الوقود

المقدمة

تُستخدم وحدة الوقود لتسجيل استهلاك الوقود ومراقبته وتحليله عبر أسطول المركبات، وهي تساعد المسؤولين على تتبع مشتريات الوقود، ومعدلات الاستهلاك، وقراءات عداد الكيلومترات، ومصروفات الوقود، وطرق الدفع، والمستندات الداعمة مثل إيصالات الوقود.

تدعم الوحدة المراقبة التشغيلية، وإدارة المصروفات، وتحليل الاستهلاك، والامتثال للتدقيق، ومتابعة أداء الأسطول.

الوصول إلى وحدة الوقود

1. سجّل الدخول إلى لوحة الإدارة.
2. افتح القائمة الرئيسية.
3. انتقل إلى التقارير.
4. انقر على الوقود.

تُفتح صفحة قائمة الوقود لتعرض جميع سجلات الوقود.

الغرض من وحدة الوقود

تساعد وحدة الوقود المسؤولين على:

• تسجيل مشتريات الوقود
• تتبع مصروفات الوقود
• مراقبة استهلاك المركبات
• تسجيل قراءات عداد الكيلومترات
• تتبع طرق الدفع
• متابعة مشتريات الوقود خارج المدينة
• تتبع عمليات التعبئة الكاملة للخزان
• رفع إيصالات الوقود
• إنشاء تقارير الوقود

صفحة قائمة الوقود

تعرض صفحة قائمة الوقود جميع سجلات الوقود المُدخلة.

وتشمل المعلومات المتاحة:

• رقم الإيصال: الرقم المرجعي لإيصال الوقود
• المركبة: المركبة المرتبطة بالسجل
• الموظف: الشخص الذي قام بتعبئة الوقود
• نوع الوقود: بنزين أو ديزل
• الكمية: كمية الوقود المشتراة باللترات
• المبلغ: تكلفة الوقود
• سعر الوحدة: تكلفة اللتر الواحد
• عداد الكيلومترات: قراءة المركبة بالكيلومتر
• الاستهلاك: معدل استهلاك المركبة
• خارج المدينة: يوضّح ما إذا كانت التعبئة تمّت خارج المدينة
• خزان ممتلئ: يوضّح ما إذا كانت التعبئة كاملة
• طريقة الدفع: وسيلة الدفع
• أُضيف بواسطة: المستخدم الذي أنشأ السجل
• التاريخ والوقت: تاريخ شراء الوقود
• الإجراء: خيارات التعديل والحذف

إضافة سجل وقود

1. افتح التقارير > الوقود.
2. انقر على + إضافة وقود.
3. أكمل نموذج إدخال الوقود.
4. انقر على حفظ.

سيُضاف السجل إلى تقرير الوقود.

حقول نموذج إدخال الوقود

رقم الإيصال

أدخل رقم إيصال محطة الوقود.

مثال: INV-2026-1001

المركبة

اختر المركبة التي اشتُري لها الوقود.

إلزامي: نعم

الموظف

اختر الموظف أو السائق الذي قام بتعبئة الوقود.

قراءة العداد

أدخل قراءة الكيلومترات الحالية للمركبة.

مثال: 52,350 KM

الكمية

أدخل كمية الوقود المشتراة.

مثال: 45 لتر

المبلغ

أدخل إجمالي تكلفة الوقود.

مثال: 4,500

سعر الوحدة

يحسب النظام سعر الوحدة تلقائيًا.

المعادلة: سعر الوحدة = المبلغ / الكمية

مثال: 4,500 / 45 = 100 لكل لتر

طريقة الدفع

اختر طريقة دفع قيمة الوقود.

الخيارات المتاحة:

• نقدًا
• UPI
• بطاقة
• عبر الإنترنت
• أخرى، إذا كانت مفعّلة

نوع الوقود

اختر نوع الوقود.

الخيارات المتاحة:

• بنزين
• ديزل

التاريخ والوقت

حدّد تاريخ شراء الوقود ووقته.

العنوان

أدخل موقع محطة الوقود.

مثال:

• المدينة: دهرادون
• العنوان: محطة وقود راجبور رود

الحقول الإلزامية

يجب إكمال الحقول التالية قبل الحفظ:

• رقم الإيصال
• المركبة
• الكمية
• نوع الوقود
• قراءة العداد
• المبلغ

سجلات الوقود خارج المدينة

يشير خيار خارج المدينة إلى الوقود المشترى خارج مدينة التشغيل المعتادة.

معنى المؤشر:

• علامة خضراء: شراء وقود خارج المدينة
• علامة حمراء: شراء وقود عادي

تسجيل وقود خارج المدينة

1. أنشئ سجل وقود.
2. فعّل خيار خارج المدينة.
3. احفظ السجل.

سيظهر السجل مصحوبًا بمؤشر خارج المدينة.

التعبئة الكاملة للخزان

يشير خيار خزان ممتلئ إلى تعبئة الخزان بالكامل.

معنى المؤشر:

• علامة خضراء: خزان ممتلئ
• علامة حمراء: تعبئة جزئية

حساب الاستهلاك

يُحسب معدل الاستهلاك تلقائيًا عند توفّر بيانات كافية.

المعادلة: الاستهلاك = المسافة المقطوعة / كمية الوقود

مثال:

• المسافة المقطوعة: 500 KM
• كمية الوقود: 25 لتر
• الاستهلاك: 20 KM/Liter

متطلبات حساب الاستهلاك

يتطلب النظام ما يلي:

• قراءة العداد السابقة
• قراءة العداد الحالية
• سجل تعبئة كاملة

في حال عدم توفّر البيانات، يظهر الاستهلاك بالشكل -- KM/LTR.

البحث في سجلات الوقود

يمكن للمسؤولين البحث عن سجلات الوقود باستخدام:

• رقم المركبة
• اسم الموظف
• رقم الإيصال

الخطوات:

1. افتح وحدة الوقود.
2. استخدم شريط البحث.
3. أدخل قيمة البحث.

ستظهر السجلات المطابقة.

التصفية حسب نطاق التاريخ

يمكن للمسؤولين تصفية السجلات حسب التاريخ.

1. حدّد تاريخ البداية.
2. حدّد تاريخ النهاية.
3. انقر على بحث أو تصفية.

يُحدَّث الجدول تلقائيًا.

تعديل سجلات الوقود

1. افتح التقارير > الوقود.
2. حدّد موقع السجل.
3. انقر على أيقونة تعديل.
4. عدّل الحقول المطلوبة.
5. انقر على حفظ.

وتشمل المعلومات القابلة للتعديل:

• الكمية
• المبلغ
• قراءة العداد
• طريقة الدفع
• رقم الإيصال
• العنوان
• نوع الوقود

حذف سجلات الوقود

1. حدّد موقع سجل الوقود.
2. انقر على حذف.
3. أكّد الحذف.

قد يتعذّر استرجاع السجلات المحذوفة.

رفع إيصالات الوقود

تدعم وحدة الوقود إرفاق الإيصالات والفواتير.

أنواع الملفات المدعومة:

• PDF
• JPG
• JPEG
• PNG

الحد الأقصى لحجم الملف: 100 MB لكل ملف

كيفية رفع إيصال

1. افتح سجل الوقود.
2. انقر على تعديل.
3. مرّر إلى قسم المرفقات.
4. استخدم إحدى الطريقتين التاليتين:

• اسحب الملف وأفلِته في منطقة الرفع
• انقر على اختيار الملفات ثم حدّد الملف

5. انتظر حتى يكتمل الرفع.
6. انقر على حفظ.

أفضل ممارسات رفع الإيصالات

تأكّد دائمًا مما يلي:

• تطابق رقم الإيصال مع الإيصال المرفوع
• وضوح صورة الإيصال وسهولة قراءتها
• تطابق كمية الوقود والمبلغ مع الإيصال
• تطابق تاريخ الإيصال مع تاريخ سجل الوقود

حل مشكلات الرفع

الأسباب الشائعة:

• حجم الملف كبير جدًا: قلّل حجم الملف ليصبح أقل من 100 MB
• صيغة غير مدعومة: حوّل الملف إلى PDF أو JPG أو PNG
• مشكلة في الشبكة: أعد محاولة الرفع ثم احفظ مرة أخرى

عرض مصروفات الوقود حسب الموظف

1. افتح وحدة الوقود.
2. ابحث باسم الموظف.
3. راجع السجلات المُصفّاة.

يعرض الجدول جميع مصروفات الوقود المرتبطة بذلك الموظف.

عرض مصروفات الوقود حسب المركبة

1. افتح وحدة الوقود.
2. ابحث برقم المركبة.
3. راجع السجلات المُصفّاة.

يعرض التقرير مشتريات الوقود الخاصة بتلك المركبة.

التحقق من استهلاك المركبة

1. ابحث برقم المركبة.
2. راجع عمود الاستهلاك.

يُعرض الاستهلاك بوحدة KM/LTR.

التحقق من إيصالات الوقود

1. حدّد موقع سجل الوقود.
2. تحقّق من رقم الإيصال.
3. قارنه بالإيصال الورقي أو الرقمي.
4. حدّثه إذا لزم الأمر.

تصدير تقارير الوقود

1. افتح وحدة الوقود.
2. انقر على قائمة النقاط الثلاث.
3. اختر تنزيل.
4. اختر Excel أو PDF.

يُنزَّل التقرير تلقائيًا.

تخصيص أعمدة الجدول

يمكن للمسؤولين تخصيص الحقول الظاهرة.

1. افتح وحدة الوقود.
2. انقر على أيقونة الإعدادات.
3. انقل الحقول بين الحقول الظاهرة والحقول المخفية.
4. احفظ التغييرات.

يُحدَّث الجدول تلقائيًا.

قفل التدقيق

تُفعّل بعض المؤسسات خيار قفل التدقيق لأغراض الامتثال.

عند تفعيل قفل التدقيق:

• يُعطَّل التعديل
• يُعطَّل الحذف

يمنع ذلك أي تغييرات غير مصرّح بها بعد اكتمال التدقيق.

دعم الرفع من الهاتف المحمول

يمكن أيضًا رفع إيصالات الوقود من الأجهزة المحمولة.

1. افتح سجل الوقود.
2. انقر على اختيار الملفات.
3. اختر الكاميرا أو الصور أو الملفات.
4. ارفع الإيصال.
5. احفظ السجل.

العملية اليومية الموصى بها لإدارة الوقود

• سجّل مشتريات الوقود فور حدوثها
• أدخل قراءات العداد الصحيحة
• ارفع إيصالات الوقود
• تحقّق من مبلغ الوقود وكميته
• حدّد سجلات التعبئة الكاملة بشكل صحيح
• راجع تقارير الاستهلاك
• افحص أي استهلاك غير طبيعي للوقود
• صدّر التقارير عند الحاجة

أفضل الممارسات

تحقّق دائمًا من:

• رقم الإيصال
• رقم المركبة
• كمية الوقود
• تكلفة الوقود
• قراءة العداد
• نوع الوقود
• طريقة الدفع
• حساب الاستهلاك
• الإيصالات المرفوعة
• بيانات الموظف

ملخص الوحدة

تُعد وحدة الوقود نظام إدارة وقود الأسطول وتتبع مصروفاته، وهي تمكّن المسؤولين من تسجيل مشتريات الوقود، وحساب استهلاك المركبات، وإدارة مصروفات الوقود، ورفع المستندات الداعمة، ومراقبة اتجاهات الاستهلاك، والحفاظ على الامتثال من خلال سجلات وتقارير جاهزة للتدقيق.