Combustible

Introducción

El módulo de Combustible sirve para registrar, supervisar y analizar el consumo de combustible en toda la flota de vehículos. Ayuda a los administradores a controlar las compras de combustible, el kilometraje, las lecturas del odómetro, los gastos de combustible, los métodos de pago y los documentos justificativos, como los recibos de combustible.

El módulo facilita la supervisión operativa, la gestión de gastos, el análisis del kilometraje, el cumplimiento normativo en auditorías y el seguimiento del rendimiento de la flota.

Acceso al módulo de Combustible

  1. Inicia sesión en la consola de administración.
  2. Abre el menú principal.
  3. Ve a Informes.
  4. Haz clic en Combustible.

Se abrirá la página de Listado de Combustible con todos los registros de combustible.

Finalidad del módulo de Combustible

El módulo de Combustible ayuda a los administradores a:

  • Registrar compras de combustible
  • Controlar los gastos de combustible
  • Supervisar el kilometraje de los vehículos
  • Registrar las lecturas del odómetro
  • Controlar los métodos de pago
  • Supervisar las compras de combustible fuera de la ciudad
  • Controlar los repostajes a depósito lleno
  • Subir recibos de combustible
  • Generar informes de combustible

Página de Listado de Combustible

La página de Listado de Combustible muestra todos los registros de combustible guardados.

La información disponible incluye:

  • N.º de recibo: número de referencia del recibo de combustible
  • Vehículo: vehículo asignado
  • Empleado: persona que repostó el vehículo
  • Tipo de combustible: gasolina o diésel
  • Cantidad: combustible comprado en litros
  • Importe: coste del combustible
  • Precio unitario: coste por litro
  • Odómetro: lectura del kilometraje del vehículo
  • Kilometraje: rendimiento del vehículo
  • Fuera de ciudad: indica un repostaje fuera de la ciudad
  • Depósito lleno: indica un repostaje a depósito lleno
  • Método de pago: forma de pago
  • Añadido por: usuario que creó el registro
  • Fecha y hora: fecha de la compra de combustible
  • Acción: opciones de editar y eliminar

Añadir un registro de combustible

  1. Abre Informes > Combustible.
  2. Haz clic en + Añadir combustible.
  3. Rellena el formulario de registro de combustible.
  4. Haz clic en Guardar.

El registro se añadirá al informe de Combustible.

Campos del formulario de registro de combustible

Número de recibo

Introduce el número de recibo de la gasolinera.

Ejemplo: INV-2026-1001

Vehículo

Selecciona el vehículo para el que se compró el combustible.

Obligatorio: Sí

Empleado

Selecciona el empleado o conductor que repostó el vehículo.

Lectura del cuentakilómetros (odómetro)

Introduce la lectura actual del kilometraje del vehículo.

Ejemplo: 52.350 KM

Cantidad

Introduce la cantidad de combustible comprada.

Ejemplo: 45 litros

Importe

Introduce el coste total del combustible.

Ejemplo: 4.500

Precio unitario

El sistema calcula el precio unitario automáticamente.

Fórmula: Precio unitario = Importe / Cantidad

Ejemplo: 4.500 / 45 = 100 por litro

Método de pago

Selecciona cómo se pagó el combustible.

Opciones disponibles:

  • Efectivo
  • UPI
  • Tarjeta
  • En línea
  • Otros, si está habilitado

Tipo de combustible

Selecciona el tipo de combustible.

Opciones disponibles:

  • Gasolina
  • Diésel

Fecha y hora

Indica la fecha y la hora de la compra de combustible.

Dirección

Introduce la ubicación de la gasolinera.

Ejemplo:

  • Ciudad: Dehradun
  • Dirección: Rajpur Road Petrol Pump

Campos obligatorios

Los siguientes campos deben rellenarse antes de guardar:

  • Número de recibo
  • Vehículo
  • Cantidad
  • Tipo de combustible
  • Lectura del odómetro
  • Importe

Registros de combustible fuera de ciudad

La opción Fuera de ciudad indica el combustible comprado fuera de la ciudad de operación habitual.

Significado del indicador:

  • Marca verde: compra de combustible fuera de ciudad
  • Cruz roja: compra de combustible habitual

Registrar combustible fuera de ciudad

  1. Crea un registro de combustible.
  2. Marca Fuera de ciudad.
  3. Guarda el registro.

El registro aparecerá con el indicador de fuera de ciudad.

Repostajes a depósito lleno

La opción Depósito lleno indica un repostaje completo del depósito.

Significado del indicador:

  • Marca verde: depósito lleno
  • Cruz roja: repostaje parcial

Cálculo del kilometraje

El kilometraje se calcula automáticamente cuando hay datos suficientes.

Fórmula: Kilometraje = Distancia recorrida / Cantidad de combustible

Ejemplo:

  • Distancia recorrida: 500 KM
  • Cantidad de combustible: 25 litros
  • Kilometraje: 20 KM/litro

Requisitos del kilometraje

El sistema necesita:

  • Lectura anterior del odómetro
  • Lectura actual del odómetro
  • Registro a depósito lleno

Si no hay datos disponibles, el kilometraje se muestra como -- KM/LTR.

Búsqueda de registros de combustible

Los administradores pueden buscar registros de combustible por:

  • Número de vehículo
  • Nombre del empleado
  • Número de recibo

Pasos:

  1. Abre el módulo de Combustible.
  2. Utiliza la barra de búsqueda.
  3. Introduce el valor de búsqueda.

Aparecerán los registros coincidentes.

Filtrado por intervalo de fechas

Los administradores pueden filtrar los registros por fecha.

  1. Selecciona la Fecha de inicio.
  2. Selecciona la Fecha de fin.
  3. Haz clic en Buscar o Filtrar.

La tabla se actualiza automáticamente.

Edición de registros de combustible

  1. Abre Informes > Combustible.
  2. Localiza el registro.
  3. Haz clic en el icono Editar.
  4. Modifica los campos necesarios.
  5. Haz clic en Guardar.

La información editable incluye:

  • Cantidad
  • Importe
  • Lectura del odómetro
  • Método de pago
  • Número de recibo
  • Dirección
  • Tipo de combustible

Eliminación de registros de combustible

  1. Localiza el registro de combustible.
  2. Haz clic en Eliminar.
  3. Confirma la eliminación.

Es posible que los registros eliminados no se puedan recuperar.

Subida de recibos de combustible

El módulo de Combustible admite adjuntar recibos y facturas.

Tipos de archivo admitidos:

  • PDF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG

Tamaño máximo de archivo: 100 MB por archivo

Subir un recibo

  1. Abre el registro de combustible.
  2. Haz clic en Editar.
  3. Desplázate hasta Archivos adjuntos.
  4. Utiliza una de estas opciones:
  • Arrastra y suelta el archivo en el área de carga
  • Haz clic en Elegir archivos y selecciona el archivo
  1. Espera a que finalice la subida.
  2. Haz clic en Guardar.

Buenas prácticas al subir recibos

Asegúrate siempre de que:

  • El número de recibo coincide con el recibo subido
  • La imagen del recibo se ve nítida y legible
  • La cantidad y el importe del combustible coinciden con el recibo
  • La fecha del recibo coincide con la fecha del registro de combustible

Solución de problemas de subida

Causas habituales:

  • Archivo demasiado grande: reduce el tamaño del archivo por debajo de 100 MB
  • Formato no admitido: convierte el archivo a PDF, JPG o PNG
  • Problema de red: reintenta la subida y vuelve a guardar

Consultar los gastos de combustible de un empleado

  1. Abre el módulo de Combustible.
  2. Busca por nombre de empleado.
  3. Revisa los registros filtrados.

La tabla muestra todos los gastos de combustible asociados a ese empleado.

Consultar los gastos de combustible de un vehículo

  1. Abre el módulo de Combustible.
  2. Busca por número de vehículo.
  3. Revisa los registros filtrados.

El informe muestra las compras de combustible de ese vehículo.

Comprobar el kilometraje de un vehículo

  1. Busca por número de vehículo.
  2. Revisa la columna Kilometraje.

El kilometraje se muestra en KM/LTR.

Verificar los recibos de combustible

  1. Localiza el registro de combustible.
  2. Comprueba el Número de recibo.
  3. Compáralo con el recibo físico o digital.
  4. Actualízalo si es necesario.

Exportar informes de combustible

  1. Abre el módulo de Combustible.
  2. Haz clic en el menú de tres puntos.
  3. Selecciona Descargar.
  4. Elige Excel o PDF.

El informe se descarga automáticamente.

Personalizar las columnas de la tabla

Los administradores pueden personalizar los campos visibles.

  1. Abre el módulo de Combustible.
  2. Haz clic en el icono Configuración.
  3. Mueve los campos entre Campos visibles y Campos ocultos.
  4. Guarda los cambios.

La tabla se actualiza automáticamente.

Bloqueo de auditoría

Algunas organizaciones habilitan el Bloqueo de auditoría por motivos de cumplimiento normativo.

Cuando el Bloqueo de auditoría está habilitado:

  • La edición queda deshabilitada
  • La eliminación queda deshabilitada

Así se evitan cambios no autorizados una vez finalizada la auditoría.

Compatibilidad con la subida desde el móvil

Los recibos de combustible también se pueden subir desde dispositivos móviles.

  1. Abre el registro de combustible.
  2. Toca Elegir archivos.
  3. Selecciona Cámara, Fotos o Archivos.
  4. Sube el recibo.
  5. Guarda el registro.

Proceso diario recomendado de gestión de combustible

  • Registra las compras de combustible de inmediato
  • Introduce lecturas correctas del odómetro
  • Sube los recibos de combustible
  • Verifica la cantidad y el importe del combustible
  • Marca correctamente los registros a depósito lleno
  • Revisa los informes de kilometraje
  • Investiga los consumos de combustible anómalos
  • Exporta informes si es necesario

Buenas prácticas

Verifica siempre:

  • Número de recibo
  • Número de vehículo
  • Cantidad de combustible
  • Coste del combustible
  • Lectura del odómetro
  • Tipo de combustible
  • Método de pago
  • Cálculo del kilometraje
  • Recibos subidos
  • Información del empleado

Resumen del módulo

El módulo de Combustible es el sistema de gestión de combustible y control de gastos de la flota. Permite a los administradores registrar las compras de combustible, calcular el kilometraje de los vehículos, gestionar los gastos de combustible, subir documentos justificativos, supervisar las tendencias de consumo y mantener el cumplimiento normativo mediante registros e informes listos para auditoría.