Réservation

Introduction

Dans Zoyride, une réservation désigne un trajet ou une demande de transport créée pour un passager, un client retail, une entreprise cliente ou un employé. Une réservation regroupe toutes les informations importantes du trajet : type de trajet, informations sur le passager, lieux de prise en charge et de dépose, horaires, véhicule, chauffeur, tarifs, frais, coût fournisseur, documents et informations de dispatch.

Le module Booking sert à créer, gérer, mettre à jour et suivre différents types de trajets, notamment Local, Rental, Transfer, Outstation, Shuttle, Adhoc, Home Commute, Daily Commute, Lease et d’autres services de transport. Il aide les administrateurs à piloter l’ensemble du parcours de réservation, de la création du trajet à l’attribution du véhicule, en passant par la sélection du tarif, les mises à jour de dispatch, le téléversement des documents et la clôture finale du service.

Ce module constitue la principale zone opérationnelle : les administrateurs y gèrent les trajets des passagers, attribuent des véhicules et des chauffeurs, appliquent des tarifs client ou retail, ajoutent des frais fournisseur, téléversent les documents de réservation et clôturent les services terminés après avoir vérifié l’odomètre, la distance, la durée et le récapitulatif du trajet.

Liste des réservations

Étape 1 : ouvrir le module Booking

Rendez-vous dans Menu > Booking.

La liste des réservations s’affiche.

Cette liste indique :

  • Trip No.
  • Ref. No.
  • Package Name
  • Invoice No.
  • Invoice Date
  • Trip Type
  • Tags
  • DutySlip #
  • Client
  • Client Company
  • Action

Étape 2 : filtrer les réservations

Utilisez les filtres situés en haut pour rechercher des réservations.

Filtres disponibles :

  • Status
  • Trip Date
  • Filtre général
  • Tri par date de création

Cliquez sur l’icône de recherche pour appliquer le filtre.

Étape 3 : ouvrir les actions de réservation

Dans la colonne Action, l’administrateur peut :

  • Cliquer sur l’icône à trois points pour accéder à d’autres actions
  • Cliquer sur l’icône de modification (crayon) pour ouvrir ou mettre à jour la réservation

Ajouter une nouvelle réservation

Étape 1 : cliquer sur le bouton Ajouter

  1. Cliquez sur le bouton + en haut à droite.
  2. Le formulaire Ajouter une réservation s’ouvre.

Étape 2 : sélectionner le type de trajet

Sélectionnez le type de réservation voulu dans la liste déroulante.

Options disponibles :

  • Local
  • Rental
  • Shared
  • Transfer
  • Self Drive
  • Outstation
  • Shuttle
  • Adhoc
  • Home Commute
  • Daily Commute
  • Lease

Étape 3 : choisir une réservation Retail ou Client

Si la réservation concerne un client retail, activez :

  • For Retail

Si elle concerne un client ou une entreprise, laissez la case décochée et sélectionnez :

  • Serving Company
  • Client
  • Client Company

Champs optionnels :

  • Duty Slip No.
  • Reference No.

Ajouter les informations du passager

Étape 4 : sélectionner le Booker

Dans la section Passengers, sélectionnez le booker ou le passager.

Renseignez les informations du passager, telles que :

  • Booker
  • Total Pax
  • Pickup Time
  • Pickup Country
  • Pickup City
  • Pickup Address
  • Drop Time
  • Drop Country
  • Drop City
  • Drop Address

Utilisez l’icône + pour ajouter d’autres passagers ou arrêts.

Informations de dispatch

Étape 5 : ajouter les informations de dispatch

La section Dispatch affiche les informations de début et de fin de trajet.

L’administrateur peut renseigner :

  • Start Odometer
  • End Odometer

Si un mouvement de garage est nécessaire, cliquez sur + Garage.

Attribuer le véhicule et le chauffeur

Étape 6 : sélectionner le type d’attribution du véhicule

Dans la section Assign Vehicle, choisissez le type d’attribution :

  • Own
  • Adhoc
  • Supplier

Étape 7 : attribuer le véhicule

Sélectionnez le véhicule voulu dans la liste déroulante Assign Vehicle.

Étape 8 : attribuer le chauffeur

Sélectionnez le chauffeur dans la liste déroulante Driver ou Select Employee.

Optionnel :

  • Activez Trip Start OTP Required si un OTP est requis avant le début du trajet
  • Ajoutez Flight No. le cas échéant
  • Ajoutez Attendant si nécessaire

Ajouter les frais client

Étape 9 : sélectionner le type de tarif

Dans la section Client Charges, choisissez :

  • Standard Rate
  • Custom Rate

Pour une tarification standard, cliquez sur l’option de sélection ou de recherche de tarif.

Étape 10 : sélectionner Rate Vehicle

La fenêtre Rate Vehicle s’ouvre.

Recherchez ou filtrez par :

  • Nom ou type de tarif
  • Rate Type
  • Requested Vehicle

Sélectionnez le tarif ou le véhicule voulu dans la liste.

Le tarif comprend des informations telles que :

  • Base Fare
  • Distance Fare
  • Time Fare
  • Driver Allowance
  • Night Charge
  • Garage Fare
  • Parking Fare

Étape 11 : ajouter des frais supplémentaires ou une remise

Si nécessaire, ajoutez :

  • Charge Type
  • Unit Cost
  • No. of Units
  • Discount
  • Tax

Le système calcule :

  • Sub Total
  • Total Deduction
  • Taxable Amount
  • Total Taxes
  • Total

Ajouter les frais fournisseur

Étape 12 : ajouter les frais fournisseur

Si un coût fournisseur s’applique, utilisez la section Supplier Charges.

Cliquez sur le bouton + et ajoutez les informations des frais fournisseur.

Étape 13 : ajouter les documents de réservation

Après avoir sélectionné le tarif, faites défiler jusqu’à la section Documents.

  1. Cliquez sur la liste déroulante du type de document et sélectionnez le type voulu.
  2. Types de documents disponibles :
  • Invoice
  • End Odometer
  • Start Odometer
  • ID Proof
  • Email
  • Duty Slip
  1. Téléversez le fichier par glisser-déposer ou en le sélectionnant depuis votre système.
  2. Cliquez sur le bouton + pour ajouter d’autres documents.

Enregistrer la réservation

Étape 13 : vérifier les informations

Avant d’enregistrer, vérifiez :

  • Le type de trajet
  • Les informations retail ou client
  • Les informations du passager
  • Les lieux de prise en charge et de dépose
  • Le véhicule et le chauffeur
  • Le tarif ou les frais
  • Les frais fournisseur, le cas échéant

Étape 14 : cliquer sur Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer pour créer la réservation.

Une fois enregistrée, la réservation apparaît dans la liste Booking.

Modifier une réservation

Étape 1 : ouvrir la liste des réservations

Accédez au module Booking.

Étape 2 : cliquer sur l’icône de modification

Repérez le trajet concerné, puis cliquez sur l’icône de modification (crayon).

Étape 3 : mettre à jour les informations de la réservation

Mettez à jour les informations nécessaires, telles que :

  • Informations du passager
  • Heure de prise en charge ou de dépose
  • Adresse de prise en charge ou de dépose
  • Véhicule
  • Chauffeur
  • Tarif
  • Frais
  • Frais fournisseur

Étape 4 : enregistrer les modifications

Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour la réservation.

Notes importantes

  • Sélectionnez le bon type de trajet avant de renseigner les informations de réservation.
  • N’activez For Retail que pour les réservations retail.
  • Pour les réservations client, sélectionnez correctement le client et l’entreprise cliente.
  • Le véhicule et le chauffeur doivent être attribués avant le dispatch.
  • Utilisez Standard Rate lorsque le tarif est déjà configuré.
  • N’utilisez Custom Rate que lorsqu’une tarification manuelle est nécessaire.
  • Vérifiez toujours les frais avant d’enregistrer la réservation.

Processus de clôture de service pour une réservation terminée

Objectif

La clôture de service (Duty Close) permet de vérifier et de clôturer un trajet terminé après contrôle des informations de dispatch : odomètre de départ, odomètre d’arrivée, distance, durée, informations du passager et récapitulatif du trajet.

Étape 1 : ouvrir la liste des réservations

Rendez-vous dans Menu > Booking.

La page de liste des réservations s’affiche.

Étape 2 : filtrer les réservations terminées

Utilisez la section de filtres pour retrouver la réservation terminée.

Vous pouvez filtrer par :

  • Status : Completed
  • Trip Date
  • Trip No.
  • Client
  • Autres filtres disponibles

Cliquez sur l’icône de recherche pour appliquer le filtre.

Étape 3 : ouvrir la réservation

Repérez le trajet concerné dans la liste, puis cliquez sur l’icône de modification (crayon) dans la colonne Action.

L’écran Edit Booking s’ouvre.

Étape 4 : vérifier les informations de dispatch

Accédez à la section Dispatch et vérifiez ou mettez à jour les informations du trajet.

Vérifiez ou saisissez :

  • Garage
  • Start Odometer
  • End Odometer
  • Trip Start
  • Trip End
  • Distance
  • Garage Checkout
  • Garage Checkin, le cas échéant

Assurez-vous que les informations d’odomètre et de distance sont correctes avant de clôturer le service.

Étape 5 : cliquer sur Duty Close

Après avoir vérifié les informations de dispatch, cliquez sur le bouton Duty Close en bas de l’écran.

Une fenêtre Duty Close apparaît.

Étape 6 : vérifier le récapitulatif de clôture de service

Dans cette fenêtre, vérifiez les informations du récapitulatif du trajet, telles que :

  • Serving Company
  • Client Name
  • Client Company
  • Pickup Location
  • Drop Location
  • Start Time
  • End Time
  • Passenger Details
  • Duration
  • Start KM
  • End KM
  • Distance
  • Garage Pickup Distance
  • Garage Drop Distance

Étape 7 : continuer la modification ou confirmer

Après avoir vérifié les informations, choisissez une option :

  • Cliquez sur Continue Editing si une information du trajet doit être corrigée
  • Cliquez sur Confirm si toutes les informations sont correctes et que le service peut être clôturé

Étape 8 : service clôturé avec succès

Une fois la confirmation effectuée, le service est clôturé pour la réservation terminée.

Notes importantes pour la clôture de service

  • La clôture de service ne doit être effectuée qu’une fois la réservation terminée.
  • Vérifiez toujours l’odomètre de départ et l’odomètre d’arrivée avant de confirmer.
  • Si une information est incorrecte, utilisez Continue Editing et mettez d’abord à jour la réservation.
  • Ne confirmez la clôture de service qu’après avoir vérifié le passager, la prise en charge ou la dépose, la durée et la distance.