Carburant

Introduction

Le module Carburant permet d’enregistrer, de surveiller et d’analyser la consommation de carburant de l’ensemble de la flotte. Il aide les administrateurs à suivre les achats de carburant, le kilométrage, les relevés du compteur kilométrique, les dépenses de carburant, les modes de paiement ainsi que les documents justificatifs tels que les reçus de carburant.

Le module prend en charge le suivi opérationnel, la gestion des dépenses, l’analyse du kilométrage, la conformité aux audits et le suivi de la performance de la flotte.

Accéder au module Carburant

1. Connectez-vous à la console d’administration.
2. Ouvrez le menu principal.
3. Accédez à Reports.
4. Cliquez sur Fuel.

La page de liste des carburants s’ouvre et affiche tous les enregistrements de carburant.

Objectif du module Carburant

Le module Carburant aide les administrateurs à :

• Enregistrer les achats de carburant
• Suivre les dépenses de carburant
• Surveiller le kilométrage des véhicules
• Enregistrer les relevés du compteur kilométrique
• Suivre les modes de paiement
• Surveiller les achats de carburant hors ville
• Suivre les pleins complets
• Téléverser les reçus de carburant
• Générer des rapports de carburant

Page de liste des carburants

La page de liste des carburants affiche toutes les entrées de carburant enregistrées.

Les informations disponibles sont les suivantes :

• Receipt No. : numéro de référence du reçu de carburant
• Vehicle : véhicule attribué
• Employee : personne ayant fait le plein du véhicule
• Fuel Type : essence ou diesel
• Quantity : quantité de carburant achetée, en litres
• Amount : coût du carburant
• Unit Price : coût par litre
• Odometer : relevé kilométrique du véhicule
• Mileage : kilométrage du véhicule
• Outstation : indique un ravitaillement hors ville
• Full Tank : indique un plein complet
• Payment Mode : mode de paiement
• Added By : utilisateur ayant créé l’entrée
• Date & Time : date de l’achat de carburant
• Action : options de modification et de suppression

Ajouter une entrée de carburant

1. Ouvrez Reports > Fuel.
2. Cliquez sur + Add Fuel.
3. Complétez le formulaire d’entrée de carburant.
4. Cliquez sur Save.

L’entrée est alors ajoutée au rapport de carburant.

Champs du formulaire d’entrée de carburant

Numéro de reçu

Saisissez le numéro de reçu de la station-service.

Exemple : INV-2026-1001

Véhicule

Sélectionnez le véhicule pour lequel le carburant a été acheté.

Obligatoire : Oui

Employé

Sélectionnez l’employé ou le chauffeur qui a fait le plein du véhicule.

Relevé du compteur (compteur kilométrique)

Saisissez le relevé kilométrique actuel du véhicule.

Exemple : 52 350 KM

Quantité

Saisissez la quantité de carburant achetée.

Exemple : 45 litres

Montant

Saisissez le coût total du carburant.

Exemple : 4 500

Prix unitaire

Le système calcule automatiquement le prix unitaire.

Formule : Prix unitaire = Montant / Quantité

Exemple : 4 500 / 45 = 100 par litre

Mode de paiement

Sélectionnez le mode de paiement du carburant.

Options disponibles :

• Espèces
• UPI
• Carte
• En ligne
• Autres, si cette option est activée

Type de carburant

Sélectionnez le type de carburant.

Options disponibles :

• Essence
• Diesel

Date et heure

Précisez la date et l’heure de l’achat de carburant.

Adresse

Saisissez l’emplacement de la station-service.

Exemple :

• Ville : Dehradun
• Adresse : Rajpur Road Petrol Pump

Champs obligatoires

Les champs suivants doivent être renseignés avant l’enregistrement :

• Numéro de reçu
• Véhicule
• Quantité
• Type de carburant
• Relevé du compteur kilométrique
• Montant

Entrées de carburant hors ville

L’option Outstation signale un achat de carburant effectué en dehors de la ville d’exploitation habituelle.

Signification des indicateurs :

• Coche verte : achat de carburant hors ville
• Croix rouge : achat de carburant standard

Enregistrer un carburant hors ville

1. Créez une entrée de carburant.
2. Cochez Outstation.
3. Enregistrez l’entrée.

L’entrée s’affiche alors avec un indicateur hors ville.

Pleins complets

L’option Full Tank signale un remplissage complet du réservoir.

Signification des indicateurs :

• Coche verte : plein complet
• Croix rouge : remplissage partiel

Calcul du kilométrage

Le kilométrage est calculé automatiquement dès que suffisamment de données sont disponibles.

Formule : Kilométrage = Distance parcourue / Quantité de carburant

Exemple :

• Distance parcourue : 500 KM
• Quantité de carburant : 25 litres
• Kilométrage : 20 KM/litre

Conditions nécessaires au calcul du kilométrage

Le système nécessite :

• Le relevé kilométrique précédent
• Le relevé kilométrique actuel
• Une entrée de plein complet

Si les données ne sont pas disponibles, le kilométrage s’affiche sous la forme -- KM/LTR.

Rechercher des entrées de carburant

Les administrateurs peuvent rechercher des entrées de carburant à partir des critères suivants :

• Numéro de véhicule
• Nom de l’employé
• Numéro de reçu

Étapes :

1. Ouvrez le module Carburant.
2. Utilisez la barre de recherche.
3. Saisissez la valeur recherchée.

Les enregistrements correspondants s’affichent.

Filtrage par plage de dates

Les administrateurs peuvent filtrer les enregistrements par date.

1. Sélectionnez Start Date.
2. Sélectionnez End Date.
3. Cliquez sur Search ou Filter.

Le tableau s’actualise automatiquement.

Modifier des entrées de carburant

1. Ouvrez Reports > Fuel.
2. Repérez l’entrée.
3. Cliquez sur l’icône Edit.
4. Modifiez les champs requis.
5. Cliquez sur Save.

Les informations modifiables sont les suivantes :

• Quantité
• Montant
• Relevé du compteur kilométrique
• Mode de paiement
• Numéro de reçu
• Adresse
• Type de carburant

Supprimer des entrées de carburant

1. Repérez l’entrée de carburant.
2. Cliquez sur Delete.
3. Confirmez la suppression.

Les entrées supprimées peuvent être irrécupérables.

Téléverser des reçus de carburant

Le module Carburant prend en charge les pièces jointes de type reçus et factures.

Types de fichiers pris en charge :

• PDF
• JPG
• JPEG
• PNG

Taille maximale par fichier : 100 Mo

Téléverser un reçu

1. Ouvrez l’entrée de carburant.
2. Cliquez sur Edit.
3. Faites défiler jusqu’à Attachments.
4. Utilisez l’une des options suivantes :

• Glissez-déposez le fichier dans la zone de téléversement
• Cliquez sur Choose Files et sélectionnez le fichier

5. Attendez la fin du téléversement.
6. Cliquez sur Save.

Bonnes pratiques pour le téléversement des reçus

Vérifiez toujours que :

• Le numéro de reçu correspond au reçu téléversé
• L’image du reçu est nette et lisible
• La quantité et le montant du carburant correspondent au reçu
• La date du reçu correspond à la date de l’entrée de carburant

Résolution des problèmes de téléversement

Causes courantes :

• Fichier trop volumineux : réduisez sa taille en dessous de 100 Mo
• Format non pris en charge : convertissez le fichier en PDF, JPG ou PNG
• Problème réseau : réessayez le téléversement puis enregistrez à nouveau

Consulter les dépenses de carburant d’un employé

1. Ouvrez le module Carburant.
2. Recherchez par nom d’employé.
3. Examinez les enregistrements filtrés.

Le tableau affiche toutes les dépenses de carburant associées à cet employé.

Consulter les dépenses de carburant d’un véhicule

1. Ouvrez le module Carburant.
2. Recherchez par numéro de véhicule.
3. Examinez les enregistrements filtrés.

Le rapport affiche les achats de carburant relatifs à ce véhicule.

Vérifier le kilométrage d’un véhicule

1. Recherchez par numéro de véhicule.
2. Examinez la colonne Mileage.

Le kilométrage s’affiche en KM/LTR.

Vérifier les reçus de carburant

1. Repérez l’entrée de carburant.
2. Vérifiez le Receipt Number.
3. Comparez-le avec le reçu physique ou numérique.
4. Mettez-le à jour si nécessaire.

Exporter les rapports de carburant

1. Ouvrez le module Carburant.
2. Cliquez sur le menu à trois points.
3. Sélectionnez Download.
4. Choisissez Excel ou PDF.

Le rapport se télécharge automatiquement.

Personnaliser les colonnes du tableau

Les administrateurs peuvent personnaliser les champs visibles.

1. Ouvrez le module Carburant.
2. Cliquez sur l’icône Settings.
3. Déplacez les champs entre Visible Fields et Hidden Fields.
4. Enregistrez les modifications.

Le tableau s’actualise automatiquement.

Verrouillage d’audit

Certaines organisations activent le verrouillage d’audit à des fins de conformité.

Lorsque le verrouillage d’audit est activé :

• La modification est désactivée
• La suppression est désactivée

Cela empêche toute modification non autorisée une fois l’audit clôturé.

Prise en charge du téléversement mobile

Les reçus de carburant peuvent également être téléversés depuis un appareil mobile.

1. Ouvrez l’entrée de carburant.
2. Appuyez sur Choose Files.
3. Sélectionnez Camera, Photos ou Files.
4. Téléversez le reçu.
5. Enregistrez l’entrée.

Processus quotidien recommandé de gestion du carburant

• Enregistrez les achats de carburant sans attendre
• Saisissez des relevés de compteur kilométrique exacts
• Téléversez les reçus de carburant
• Vérifiez le montant et la quantité de carburant
• Marquez correctement les entrées de plein complet
• Examinez les rapports de kilométrage
• Enquêtez sur toute consommation de carburant anormale
• Exportez les rapports si nécessaire

Bonnes pratiques

Vérifiez toujours :

• Le numéro de reçu
• Le numéro de véhicule
• La quantité de carburant
• Le coût du carburant
• Le relevé du compteur kilométrique
• Le type de carburant
• Le mode de paiement
• Le calcul du kilométrage
• Les reçus téléversés
• Les informations relatives à l’employé

Résumé du module

Le module Carburant fait office de système de gestion du carburant et de suivi des dépenses de la flotte. Il permet aux administrateurs d’enregistrer les achats de carburant, de calculer le kilométrage des véhicules, de gérer les dépenses de carburant, de téléverser des documents justificatifs, de surveiller les tendances de consommation de carburant et de maintenir la conformité grâce à des enregistrements et des rapports prêts pour l’audit.