Bureau

Introduction

Le module Bureau permet de gérer les emplacements de bureaux, les agences, les hubs de prise en charge et les centres opérationnels au sein du système. Les administrateurs peuvent créer, modifier, supprimer et tenir à jour les fiches de bureaux avec les informations d’adresse complètes et les emplacements sur la carte.

Les fiches de bureaux sont couramment utilisées pour la planification du transport des employés, la création d’itinéraires, la gestion des clients, les opérations de réservation et le reporting.

Accéder au module Bureau

Navigation

1. Connectez-vous à la console d’administration.
2. Ouvrez le menu principal.
3. Accédez à Référentiels.
4. Cliquez sur Bureaux.

La page de liste des bureaux s’ouvrira.

Objectif du module Bureau

Le module Bureau aide les administrateurs à :

• Créer des emplacements de bureaux
• Tenir à jour les fiches d’agences
• Stocker les informations d’adresse
• Gérer la correspondance des villes et des pays
• Visualiser les emplacements des bureaux sur des cartes
• Soutenir la planification du transport
• Organiser les emplacements de l’entreprise

Page de liste des bureaux

La liste des bureaux affiche tous les bureaux configurés.

Informations disponibles

Champ	Description
Nom	Nom du bureau
Ligne d’adresse	Adresse du bureau
Ville	Ville du bureau
État	État du bureau
Pays	Pays du bureau
Action	Options de modification/suppression

Créer un nouveau bureau

Étapes

1. Ouvrez Référentiels > Bureaux.
2. Cliquez sur le bouton + Ajouter un bureau.
3. Renseignez les informations du bureau.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le bureau sera ajouté au système.

Champs d’information du bureau

Nom du bureau

Saisissez le nom du bureau ou de l’agence.

Exemples :

• Nouveau bureau Paltan
• Transport Nagar
• Siège social de l’entreprise
• Bureau de Gurgaon

Obligatoire : Oui

Informations d’adresse

L’adresse du bureau contient :

Pays

Sélectionnez le pays.

• Exemple : Inde

Ville

Saisissez le nom de la ville.

• Exemple : Dehradun

Ligne d’adresse

Saisissez l’adresse complète du bureau.

• Exemple : Paltan Bazar, Ajit Prasad Nagar

Code postal

Saisissez le code postal du bureau.

• Exemple : 248001

Obligatoire : Oui

Emplacement sur la carte

Le module Bureau affiche automatiquement l’emplacement du bureau sur une carte interactive.

Fonctionnalités

• Marqueur d’emplacement
• Commandes de zoom
• Navigation sur la carte
• Vérification de l’adresse

Commandes de la carte

Zoom avant

Cliquez sur le bouton +. Utilisé pour afficher des informations détaillées sur l’emplacement.

Zoom arrière

Cliquez sur le bouton −. Utilisé pour afficher une zone géographique plus large.

Marqueur d’emplacement

Le marqueur identifie l’emplacement exact du bureau.

Cela aide les administrateurs à :

• Vérifier l’emplacement du bureau
• Planifier les itinéraires
• Valider les adresses
• Configurer les points de prise en charge et de dépose

Enregistrer un nouveau bureau

Étapes

1. Saisissez le nom du bureau.
2. Saisissez les informations d’adresse.
3. Vérifiez l’emplacement sur la carte.
4. Saisissez le code postal.
5. Cliquez sur Enregistrer.

La fiche de bureau sera créée.

Modifier un bureau

Étapes

1. Ouvrez la liste des bureaux.
2. Repérez le bureau.
3. Cliquez sur l’icône Modifier (✏️).
4. Mettez à jour les détails du bureau.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Informations modifiables

Les administrateurs peuvent mettre à jour :

• Nom du bureau
• Pays
• Ville
• Ligne d’adresse
• Code postal
• Emplacement sur la carte

Afficher les détails d’un bureau

Lors de la modification d’un bureau, les administrateurs peuvent consulter :

Informations sur le bureau :

• Nom du bureau
• Adresse
• Code postal

Informations sur l’emplacement :

• Carte interactive
• Marqueur d’emplacement

Journal d’audit du bureau

Le module Bureau inclut une fonctionnalité de journal d’audit.

Objectif du journal d’audit

Le journal d’audit enregistre :

• Qui a créé le bureau
• Qui a mis à jour le bureau
• Quand les modifications ont été effectuées
• Quelles informations ont été modifiées

Consulter le journal d’audit

1. Ouvrez la fiche du bureau.
2. Cliquez sur Journal d’audit.
3. Examinez l’historique des activités.

Supprimer un bureau

Étapes

1. Ouvrez la liste des bureaux.
2. Cliquez sur Supprimer (🗑️).
3. Confirmez la suppression.

Avant de supprimer un bureau

Vérifiez que le bureau n’est pas actuellement utilisé dans :

• Les fiches des employés
• Les itinéraires de transport
• Les fiches clients
• Les réservations
• La planification des roulements
• Les rapports

Rechercher des bureaux

Les administrateurs peuvent rechercher des bureaux par :

• Nom du bureau
• Ville
• État
• Pays

Étapes

1. Ouvrez la liste des bureaux.
2. Saisissez un mot-clé de recherche.
3. Consultez les résultats correspondants.

Opérations en masse

Le module Bureau prend en charge des actions administratives en masse.

Suppression en masse

Supprimez plusieurs bureaux simultanément.

1. Cochez les cases des bureaux.
2. Ouvrez le menu Actions (⋮).
3. Sélectionnez Suppression en masse.
4. Confirmez l’action.

Importation

Importez des fiches de bureaux en masse.

1. Cliquez sur le menu Actions (⋮).
2. Sélectionnez Importer.
3. Chargez le fichier modèle.
4. Validez.

Le système valide et importe les fiches.

Téléchargement

Exportez les informations des bureaux.

1. Ouvrez le menu Actions (⋮).
2. Cliquez sur Télécharger.

Les fiches de bureaux seront exportées.

Personnaliser

Personnalisez les colonnes visibles dans la liste des bureaux.

1. Ouvrez le menu Actions (⋮).
2. Sélectionnez Personnaliser.
3. Choisissez les champs visibles.
4. Enregistrez les modifications.

Personnaliser les colonnes de la liste des bureaux

La liste des bureaux peut être personnalisée à l’aide de l’icône Paramètres.

Colonnes courantes :

• Nom
• Adresse
• Ville
• État
• Pays

Les administrateurs peuvent afficher ou masquer des colonnes selon les besoins opérationnels.

Comprendre les icônes d’action

• Modifier (✏️) : utilisée pour modifier les informations du bureau.
• Supprimer (🗑️) : utilisée pour supprimer les fiches de bureaux.

Processus de gestion des bureaux recommandé

1. Créez l’emplacement du bureau.
2. Saisissez les informations d’adresse complètes.
3. Vérifiez l’emplacement sur la carte.
4. Enregistrez le bureau.
5. Vérifiez périodiquement les informations du bureau.
6. Mettez à jour les informations d’adresse si nécessaire.
7. Exportez les fiches de bureaux au besoin.

Bonnes pratiques

Vérifiez toujours :

• ✓ Le nom du bureau
• ✓ Le pays
• ✓ La ville
• ✓ La ligne d’adresse
• ✓ Le code postal
• ✓ L’emplacement sur la carte
• ✓ L’accessibilité des itinéraires
• ✓ L’utilisation du bureau avant suppression

Cas d’usage courants

• Transport des employés : les emplacements des bureaux sont utilisés comme destinations de prise en charge et de dépose.
• Planification des itinéraires : les coordonnées des bureaux aident à optimiser les itinéraires de transport.
• Gestion des réservations : les fiches de bureaux peuvent être sélectionnées lors de la création d’une réservation.
• Reporting : des rapports opérationnels par bureau peuvent être générés.

Résumé du module

Le module Bureau sert de système central de gestion des emplacements de bureaux. Il permet aux administrateurs de créer et de tenir à jour les fiches de bureaux, de gérer les informations d’adresse, de valider les emplacements à l’aide de cartes, de soutenir la planification des itinéraires et de maintenir des données d’emplacement opérationnelles précises pour les activités de gestion du transport.