Véhicules

Introduction

Le module Véhicule est le référentiel central de gestion des véhicules de la flotte au sein du système de gestion du transport. Il permet aux administrateurs d’ajouter, de modifier, d’attribuer, de catégoriser, de suivre et de gérer les véhicules utilisés pour les opérations de transport.

Le module prend en charge la gestion des immatriculations, l’attribution des fournisseurs, l’attribution des chauffeurs, le suivi GPS, la gestion des documents, les opérations en masse et le reporting de flotte.

Accéder au module Véhicule

  1. Connectez-vous à la console d’administration.
  2. Ouvrez le menu principal.
  3. Accédez à Référentiels.
  4. Cliquez sur Véhicule.

La page Liste des véhicules s’ouvre.

Aperçu de la liste des véhicules

La liste des véhicules affiche tous les véhicules enregistrés dans le système.

Informations disponibles

  • Fournisseur
  • Marque et modèle
  • Numéro d’immatriculation
  • Statut
  • Année de fabrication
  • Étiquettes de véhicule
  • Menu d’actions

Ajouter un nouveau véhicule

Étapes

  1. Ouvrez Référentiels > Véhicule.
  2. Cliquez sur + Ajouter un véhicule.
  3. Complétez le formulaire du véhicule.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Le véhicule sera ajouté à la flotte.

Champs d’information du véhicule

Type de propriété

Sélectionnez la propriété du véhicule.

Options disponibles :

  • Propre
  • Fournisseur

Numéro d’immatriculation

Saisissez le numéro d’immatriculation du véhicule.

  • Exemple : HR06MB5600
  • Obligatoire : Oui

Configuration des sièges

Sélectionnez la configuration des sièges.

Exemples :

  • Configuration berline
  • Configuration SUV
  • Configuration fourgon
  • Configuration bus

Obligatoire : Oui

Marque et modèle

Saisissez le constructeur et le modèle.

  • Exemple : Toyota Innova Crysta

Zone

Attribuez la zone opérationnelle.

  • Exemple : Zone Nord

Année de fabrication

Saisissez l’année de fabrication.

  • Exemple : 2024

Type de carburant

Sélectionnez la catégorie de carburant.

Options disponibles :

  • Essence
  • Diesel
  • GNC
  • Électrique

Fournisseur GPS

Sélectionnez le fournisseur de suivi GPS.

  • Exemple : Fournisseur VTS

Couleur du véhicule

Saisissez la couleur du véhicule.

  • Exemple : Blanc

Statut du véhicule

Sélectionnez le statut opérationnel.

Options disponibles :

  • Actif
  • Inactif

Statut de conformité

Affiche les informations de conformité du véhicule.

Exemples :

  • Conforme
  • Expiré
  • Renouvellement en attente

Champs obligatoires

Les champs suivants doivent être complétés avant l’enregistrement :

  • ✓ Numéro d’immatriculation
  • ✓ Configuration des sièges

Attribuer un fournisseur

Les véhicules peuvent être liés à des fournisseurs lors de leur création ou de leur modification.

Avantages :

  • Gestion des fournisseurs
  • Suivi de la propriété de la flotte
  • Reporting fournisseur

Modifier les informations du véhicule

Étapes

  1. Ouvrez la liste des véhicules.
  2. Localisez le véhicule.
  3. Cliquez sur l’icône de modification (✏️).
  4. Mettez à jour les champs requis.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Indicateurs de statut du véhicule

Les indicateurs de statut offrent une visibilité rapide de la disponibilité des véhicules.

Actif

  • 🟢 Indicateur vert
  • Le véhicule est opérationnel et disponible.

Inactif

  • 🔴 Indicateur rouge
  • Le véhicule est indisponible ou retiré du service.

Rechercher des véhicules

Les administrateurs peuvent localiser rapidement les véhicules.

Critères de recherche

  • Numéro d’immatriculation
  • Marque
  • Modèle
  • Fournisseur

Étapes

  1. Ouvrez la liste des véhicules.
  2. Utilisez la barre de recherche.
  3. Saisissez le mot-clé souhaité.

La liste se met à jour automatiquement.

Filtrer les véhicules

Les véhicules peuvent être filtrés selon :

  • La marque et le modèle
  • L’année de fabrication
  • Le fournisseur
  • Le statut

Avantages :

  • Analyse de la flotte
  • Segmentation des véhicules
  • Reporting

Étiquettes de véhicule

Les étiquettes de véhicule permettent de catégoriser les véhicules.

Exemples :

  • Climatisé
  • Non climatisé
  • Luxe
  • Réservé
  • Longue distance
  • Entretenu
  • Maintenance requise

Appliquer des étiquettes

  1. Localisez le véhicule.
  2. Cliquez sur l’icône d’étiquette (🏷️).
  3. Sélectionnez une étiquette existante ou créez-en une nouvelle.
  4. Enregistrez les modifications.

Attribuer des chauffeurs

Les véhicules peuvent être attribués directement à des chauffeurs.

Étapes

  1. Localisez le véhicule.
  2. Cliquez sur le menu d’actions (⋯).
  3. Sélectionnez Attribuer un chauffeur.
  4. Choisissez le chauffeur.
  5. Enregistrez.

Le chauffeur sera lié au véhicule.

Vue à vol d’oiseau

La fonction Vue à vol d’oiseau fournit un suivi des véhicules en temps réel.

Informations disponibles

  • Position GPS en direct
  • Statut du véhicule
  • Résumé de l’itinéraire
  • Position actuelle

Accéder à la vue à vol d’oiseau

  1. Localisez le véhicule.
  2. Cliquez sur le menu d’actions (⋯).
  3. Sélectionnez Vue à vol d'oiseau.

La vue cartographique GPS s’ouvre.

Documents du véhicule

Les fiches des véhicules peuvent contenir des documents téléversés.

Exemples :

  • Certificat d’immatriculation (RC)
  • Assurance
  • Permis
  • Certificat d’aptitude
  • Certificat antipollution

Télécharger les documents du véhicule

  1. Ouvrez la liste des véhicules.
  2. Sélectionnez les véhicules.
  3. Cliquez sur le menu d’actions (⋯).
  4. Sélectionnez Télécharger les documents.

Un fichier ZIP contenant tous les documents sera généré.

Opérations en masse

Le module Véhicule prend en charge plusieurs actions en masse.

Suppression en masse

Supprimez plusieurs véhicules simultanément.

  1. Cochez les cases des véhicules.
  2. Ouvrez le menu d’actions (⋯).
  3. Sélectionnez Suppression en masse.
  4. Confirmez la suppression.

Import en masse

Importez plusieurs véhicules à l’aide d’un modèle Excel ou CSV.

  1. Ouvrez le menu d’actions (⋯).
  2. Sélectionnez Import en masse.
  3. Téléchargez le modèle.
  4. Renseignez les informations des véhicules.
  5. Téléversez le fichier complété.
  6. Soumettez.

Le système valide et importe les enregistrements.

Modification en masse

Mettez à jour plusieurs fiches de véhicules à la fois.

  1. Sélectionnez les véhicules.
  2. Ouvrez le menu d’actions (⋯).
  3. Sélectionnez Modification en masse.
  4. Téléchargez le modèle.
  5. Effectuez les modifications.
  6. Téléversez le fichier modifié.

Les véhicules sélectionnés seront mis à jour.

Exporter les données des véhicules

Les administrateurs peuvent exporter les fiches des véhicules.

Étapes

  1. Ouvrez le menu d’actions (⋯).
  2. Sélectionnez Télécharger.
  3. Choisissez le modèle d’export, le cas échéant.

Le rapport est téléchargé au format Excel.

Personnaliser les colonnes de la liste des véhicules

La liste des véhicules peut être personnalisée pour n’afficher que les informations pertinentes.

Étapes

  1. Cliquez sur l’icône Paramètres (⚙️) en bas à droite.
  2. Ouvrez la fenêtre Sélectionner les colonnes.
  3. Déplacez les champs entre Champs visibles et Champs masqués.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Le tableau se met à jour automatiquement.

Comprendre le menu d’actions

Le menu d’actions (⋯) propose des fonctions avancées.

Options disponibles

  • Suppression en masse
  • Import en masse
  • Modification en masse
  • Télécharger les documents
  • Télécharger
  • Personnaliser
  • Attribuer un chauffeur
  • Vue à vol d’oiseau

La disponibilité dépend des autorisations et de la configuration.

Sélectionner plusieurs véhicules

Étapes

  1. Utilisez les cases à cocher situées à côté des fiches de véhicules.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs véhicules.
  3. Ouvrez le menu d’actions.
  4. Choisissez l’opération en masse souhaitée.

Supprimer un véhicule

Suppression d’un seul véhicule

  1. Localisez le véhicule.
  2. Cliquez sur l’icône de suppression (🗑️).
  3. Confirmez la suppression.

Remarque importante

Les véhicules supprimés peuvent ne pas être récupérables. Vérifiez toujours avant de supprimer.

Processus de gestion de flotte recommandé

  1. Ajoutez les nouveaux véhicules à mesure qu’ils rejoignent la flotte.
  2. Téléversez les documents des véhicules.
  3. Attribuez les fournisseurs et les chauffeurs.
  4. Appliquez les étiquettes de véhicule.
  5. Surveillez les véhicules actifs et inactifs.
  6. Tenez à jour la documentation de conformité.
  7. Exportez périodiquement les rapports.

Bonnes pratiques

Vérifiez toujours :

  • ✓ Le numéro d’immatriculation
  • ✓ La configuration des sièges
  • ✓ L’attribution du fournisseur
  • ✓ L’attribution du chauffeur
  • ✓ Le statut du véhicule
  • ✓ La configuration GPS
  • ✓ Les documents de conformité
  • ✓ L’année de fabrication
  • ✓ Le type de carburant
  • ✓ Les étiquettes de véhicule

Résumé du module

Le module Véhicule constitue le système maître de gestion de flotte pour les opérations de transport. Il permet aux administrateurs de gérer les informations des véhicules, d’attribuer des chauffeurs et des fournisseurs, de suivre la disponibilité des véhicules, de surveiller les positions GPS en direct, de gérer les documents, d’effectuer des opérations en masse et de tenir des fiches de flotte complètes depuis une plateforme centralisée.