דלק

מבוא

מודול הדלק משמש לרישום, מעקב וניתוח של צריכת הדלק בכל צי הרכב. הוא מסייע למנהלים לעקוב אחר רכישות דלק, קילומטראז’, קריאות מד מרחק, הוצאות דלק, אמצעי תשלום ומסמכים תומכים כגון קבלות דלק.

המודול תומך במעקב תפעולי, בניהול הוצאות, בניתוח צריכה, בעמידה בדרישות ביקורת ובמעקב אחר ביצועי הצי.

גישה למודול הדלק

התחברו למסוף הניהול.
פתחו את התפריט הראשי.
עברו אל דוחות.
לחצו על דלק.

דף רשימת הדלק ייפתח ויציג את כל רשומות הדלק.

מטרת מודול הדלק

מודול הדלק מסייע למנהלים:

לרשום רכישות דלק
לעקוב אחר הוצאות דלק
לנטר את קילומטראז’ הרכב
לרשום קריאות מד מרחק
לעקוב אחר אמצעי תשלום
לעקוב אחר תדלוק מחוץ לעיר
לעקוב אחר מילויי מיכל מלא
להעלות קבלות דלק
להפיק דוחות דלק

דף רשימת הדלק

דף רשימת הדלק מציג את כל רשומות הדלק שנשמרו.

המידע הזמין כולל:

מספר קבלה: מספר האסמכתא של קבלת הדלק
רכב: הרכב המשויך
עובד: מי שתדלק את הרכב
סוג דלק: בנזין או דיזל
כמות: כמות הדלק שנרכשה בליטרים
סכום: עלות הדלק
מחיר ליחידה: עלות לליטר
מד מרחק: קריאת הק”מ של הרכב
קילומטראז': קילומטראז’ הרכב
מחוץ לעיר: מציין תדלוק מחוץ לעיר
מיכל מלא: מציין מילוי מיכל מלא
אמצעי תשלום: שיטת התשלום
נוסף על ידי: המשתמש שיצר את הרשומה
תאריך ושעה: תאריך רכישת הדלק
פעולה: אפשרויות עריכה ומחיקה

הוספת רשומת דלק

פתחו דוחות > דלק.
לחצו על + הוספת דלק.
מלאו את טופס רשומת הדלק.
לחצו על שמירה.

הרשומה תתווסף לדוח הדלק.

שדות טופס רשומת הדלק

מספר קבלה

הזינו את מספר הקבלה של תחנת הדלק.

דוגמה: INV-2026-1001

רכב

בחרו את הרכב שעבורו נרכש הדלק.

חובה: כן

עובד

בחרו את העובד או הנהג שתדלק את הרכב.

קריאת מד מרחק

הזינו את קריאת הקילומטרים הנוכחית של הרכב.

דוגמה: 52,350 KM

כמות

הזינו את כמות הדלק שנרכשה.

דוגמה: 45 ליטר

סכום

הזינו את עלות הדלק הכוללת.

דוגמה: 4,500

מחיר ליחידה

המערכת מחשבת את המחיר ליחידה באופן אוטומטי.

נוסחה: מחיר ליחידה = סכום / כמות

דוגמה: 4,500 / 45 = 100 לליטר

אמצעי תשלום

בחרו כיצד שולם הדלק.

אפשרויות זמינות:

מזומן
UPI
כרטיס
אונליין
אחר, אם הופעל

סוג דלק

בחרו את סוג הדלק.

אפשרויות זמינות:

בנזין
דיזל

תאריך ושעה

ציינו את תאריך ושעת רכישת הדלק.

כתובת

הזינו את מיקום תחנת הדלק.

דוגמה:

עיר: Dehradun
כתובת: Rajpur Road Petrol Pump

שדות חובה

יש למלא את השדות הבאים לפני השמירה:

מספר קבלה
רכב
כמות
סוג דלק
קריאת מד מרחק
סכום

רשומות דלק מחוץ לעיר

האפשרות מחוץ לעיר מציינת דלק שנרכש מחוץ לעיר התפעול הרגילה.

משמעות המחוון:

סימון ירוק: רכישת דלק מחוץ לעיר
איקס אדום: רכישת דלק רגילה

רישום דלק מחוץ לעיר

צרו רשומת דלק.
סמנו מחוץ לעיר.
שמרו את הרשומה.

הרשומה תופיע עם מחוון “מחוץ לעיר”.

מילויי מיכל מלא

האפשרות מיכל מלא מציינת מילוי מלא של המיכל.

משמעות המחוון:

סימון ירוק: מיכל מלא
איקס אדום: מילוי חלקי

חישוב קילומטראז’

הקילומטראז’ מחושב אוטומטית כאשר קיימים מספיק נתונים.

נוסחה: קילומטראז' = מרחק שנסע / כמות דלק

דוגמה:

מרחק שנסע: 500 KM
כמות דלק: 25 ליטר
קילומטראז’: 20 KM/Liter

דרישות לחישוב הקילומטראז’

המערכת דורשת:

קריאת מד מרחק קודמת
קריאת מד מרחק נוכחית
רשומת מיכל מלא

אם הנתונים חסרים, הקילומטראז’ יוצג כ--- KM/LTR.

חיפוש רשומות דלק

מנהלים יכולים לחפש רשומות דלק לפי:

מספר רכב
שם עובד
מספר קבלה

שלבים:

פתחו את מודול הדלק.
השתמשו בשורת החיפוש.
הזינו את ערך החיפוש.

הרשומות התואמות יוצגו.

סינון לפי טווח תאריכים

מנהלים יכולים לסנן רשומות לפי תאריך.

בחרו תאריך התחלה.
בחרו תאריך סיום.
לחצו על חיפוש או סינון.

הטבלה תתרענן אוטומטית.

עריכת רשומות דלק

פתחו דוחות > דלק.
אתרו את הרשומה.
לחצו על סמל עריכה.
עדכנו את השדות הדרושים.
לחצו על שמירה.

בין השדות הניתנים לעריכה:

כמות
סכום
קריאת מד מרחק
אמצעי תשלום
מספר קבלה
כתובת
סוג דלק

מחיקת רשומות דלק

אתרו את רשומת הדלק.
לחצו על מחיקה.
אשרו את המחיקה.

ייתכן שלא ניתן יהיה לשחזר רשומות שנמחקו.

העלאת קבלות דלק

מודול הדלק תומך בצירוף קבלות וחשבוניות.

סוגי קבצים נתמכים:

PDF
JPG
JPEG
PNG

גודל קובץ מרבי: 100 MB לכל קובץ

העלאת קבלה

פתחו את רשומת הדלק.
לחצו על עריכה.
גללו אל קבצים מצורפים.
השתמשו באחת מהאפשרויות הבאות:

גררו ושחררו את הקובץ אל אזור ההעלאה
לחצו על בחירת קבצים ובחרו את הקובץ

המתינו לסיום ההעלאה.
לחצו על שמירה.

שיטות עבודה מומלצות להעלאת קבלות

הקפידו תמיד כי:

מספר הקבלה תואם לקבלה שהועלתה
תמונת הקבלה ברורה וקריאה
כמות הדלק והסכום תואמים לקבלה
תאריך הקבלה תואם לתאריך רשומת הדלק

פתרון בעיות בהעלאה

סיבות נפוצות:

קובץ גדול מדי: הקטינו את גודל הקובץ אל מתחת ל-100 MB
פורמט לא נתמך: המירו את הקובץ ל-PDF, JPG או PNG
בעיית רשת: נסו להעלות שוב ולשמור מחדש

צפייה בהוצאות דלק לפי עובד

פתחו את מודול הדלק.
חפשו לפי שם העובד.
עברו על הרשומות המסוננות.

הטבלה תציג את כל הוצאות הדלק המשויכות לאותו עובד.

צפייה בהוצאות דלק לפי רכב

פתחו את מודול הדלק.
חפשו לפי מספר רכב.
עברו על הרשומות המסוננות.

הדוח יציג את רכישות הדלק של אותו רכב.

בדיקת קילומטראז’ הרכב

חפשו לפי מספר רכב.
עיינו בעמודת קילומטראז'.

הקילומטראז’ מוצג ב-KM/LTR.

אימות קבלות דלק

אתרו את רשומת הדלק.
בדקו את מספר הקבלה.
השוו אותו לקבלה הפיזית או הדיגיטלית.
עדכנו במידת הצורך.

ייצוא דוחות דלק

פתחו את מודול הדלק.
לחצו על תפריט שלוש הנקודות.
בחרו הורדה.
בחרו Excel או PDF.

הדוח יורד אוטומטית.

התאמת עמודות הטבלה

מנהלים יכולים להתאים אישית את השדות המוצגים.

פתחו את מודול הדלק.
לחצו על סמל הגדרות.
העבירו שדות בין שדות גלויים ל-שדות מוסתרים.
שמרו את השינויים.

הטבלה תתרענן אוטומטית.

נעילת ביקורת

חלק מהארגונים מפעילים נעילת ביקורת לצורכי עמידה בדרישות.

כאשר נעילת הביקורת פעילה:

העריכה מושבתת
המחיקה מושבתת

כך נמנעים שינויים לא מורשים לאחר סיום הביקורת.

תמיכה בהעלאה מהנייד

ניתן להעלות קבלות דלק גם ממכשירים ניידים.

פתחו את רשומת הדלק.
הקישו על בחירת קבצים.
בחרו מצלמה, תמונות או קבצים.
העלו את הקבלה.
שמרו את הרשומה.

תהליך יומי מומלץ לניהול דלק

רשמו רכישות דלק באופן מיידי
הזינו קריאות מד מרחק נכונות
העלו קבלות דלק
ודאו את סכום הדלק ואת הכמות
סמנו נכון רשומות של מיכל מלא
עיינו בדוחות הקילומטראז’
בדקו צריכת דלק חריגה
ייצאו דוחות במידת הצורך

שיטות עבודה מומלצות

הקפידו תמיד לאמת:

מספר קבלה
מספר רכב
כמות דלק
עלות דלק
קריאת מד מרחק
סוג דלק
אמצעי תשלום
חישוב קילומטראז’
קבלות שהועלו
פרטי עובד

סיכום המודול

מודול הדלק משמש כמערכת לניהול דלק הצי ולמעקב אחר הוצאות. הוא מאפשר למנהלים לרשום רכישות דלק, לחשב את קילומטראז’ הרכב, לנהל הוצאות דלק, להעלות מסמכים תומכים, לעקוב אחר מגמות צריכת דלק ולשמור על עמידה בדרישות באמצעות רשומות ודוחות מוכנים לביקורת.