Combustível

Introdução

O módulo de Combustível é usado para registrar, monitorar e analisar o consumo de combustível em toda a frota de veículos. Ele ajuda os administradores a acompanhar compras de combustível, quilometragem, leituras do odômetro, despesas de combustível, formas de pagamento e documentos de suporte, como recibos de combustível.

O módulo oferece suporte ao monitoramento operacional, à gestão de despesas, à análise de quilometragem, à conformidade de auditoria e ao acompanhamento do desempenho da frota.

Acessando o módulo de Combustível

  1. Faça login no Admin Console.
  2. Abra o menu principal.
  3. Navegue até Reports.
  4. Clique em Fuel.

A página de listagem de Combustível é aberta e exibe todos os registros de combustível.

Finalidade do módulo de Combustível

O módulo de Combustível ajuda os administradores a:

  • Registrar compras de combustível
  • Acompanhar despesas de combustível
  • Monitorar a quilometragem dos veículos
  • Registrar leituras do odômetro
  • Acompanhar formas de pagamento
  • Monitorar compras de combustível fora da cidade
  • Acompanhar abastecimentos de tanque cheio
  • Enviar recibos de combustível
  • Gerar relatórios de combustível

Página de listagem de Combustível

A página de listagem de Combustível exibe todas as entradas de combustível registradas.

As informações disponíveis incluem:

  • Receipt No.: Número de referência do recibo de combustível
  • Vehicle: Veículo atribuído
  • Employee: Pessoa que abasteceu o veículo
  • Fuel Type: Gasolina ou Diesel
  • Quantity: Combustível comprado em litros
  • Amount: Custo do combustível
  • Unit Price: Custo por litro
  • Odometer: Leitura de KM do veículo
  • Mileage: Quilometragem do veículo
  • Outstation: Indica abastecimento fora da cidade
  • Full Tank: Indica abastecimento com tanque cheio
  • Payment Mode: Forma de pagamento
  • Added By: Usuário que criou o registro
  • Date & Time: Data da compra de combustível
  • Action: Opções de editar e excluir

Adicionando uma entrada de Combustível

  1. Abra Reports > Fuel.
  2. Clique em + Add Fuel.
  3. Preencha o formulário de entrada de combustível.
  4. Clique em Save.

A entrada será adicionada ao relatório de Combustível.

Campos do formulário de entrada de Combustível

Número do recibo

Informe o número do recibo do posto de combustível.

Exemplo: INV-2026-1001

Veículo

Selecione o veículo para o qual o combustível foi comprado.

Obrigatório: Sim

Funcionário

Selecione o funcionário ou motorista que abasteceu o veículo.

Leitura do medidor (odômetro)

Informe a leitura atual de quilometragem do veículo.

Exemplo: 52,350 KM

Quantidade

Informe a quantidade de combustível comprada.

Exemplo: 45 Litros

Valor

Informe o custo total do combustível.

Exemplo: 4,500

Preço unitário

O sistema calcula o preço unitário automaticamente.

Fórmula: Preço unitário = Valor / Quantidade

Exemplo: 4,500 / 45 = 100 por litro

Forma de pagamento

Selecione como o combustível foi pago.

Opções disponíveis:

  • Dinheiro
  • UPI
  • Cartão
  • Online
  • Outras, se habilitado

Tipo de combustível

Selecione o tipo de combustível.

Opções disponíveis:

  • Gasolina
  • Diesel

Data e hora

Especifique a data e a hora da compra de combustível.

Endereço

Informe a localização do posto de combustível.

Exemplo:

  • Cidade: Dehradun
  • Endereço: Rajpur Road Petrol Pump

Campos obrigatórios

Os seguintes campos devem ser preenchidos antes de salvar:

  • Número do recibo
  • Veículo
  • Quantidade
  • Tipo de combustível
  • Leitura do odômetro
  • Valor

Entradas de combustível fora da cidade

A opção Outstation indica combustível comprado fora da cidade de operação habitual.

Significado do indicador:

  • Marca de verificação verde: compra de combustível fora da cidade
  • Cruz vermelha: compra de combustível regular

Registrando combustível fora da cidade

  1. Crie uma entrada de combustível.
  2. Marque Outstation.
  3. Salve o registro.

A entrada aparece com um indicador de fora da cidade.

Abastecimentos de tanque cheio

A opção Full Tank indica um abastecimento completo do tanque.

Significado do indicador:

  • Marca de verificação verde: tanque cheio
  • Cruz vermelha: abastecimento parcial

Cálculo de quilometragem

A quilometragem é calculada automaticamente quando há dados suficientes disponíveis.

Fórmula: Quilometragem = Distância percorrida / Quantidade de combustível

Exemplo:

  • Distância percorrida: 500 KM
  • Quantidade de combustível: 25 Litros
  • Quilometragem: 20 KM/Litro

Requisitos de quilometragem

O sistema requer:

  • Leitura anterior do odômetro
  • Leitura atual do odômetro
  • Entrada de tanque cheio

Se os dados não estiverem disponíveis, a quilometragem é exibida como -- KM/LTR.

Pesquisando registros de Combustível

Os administradores podem pesquisar entradas de combustível usando:

  • Número do veículo
  • Nome do funcionário
  • Número do recibo

Passos:

  1. Abra o módulo de Combustível.
  2. Use a barra de pesquisa.
  3. Informe o valor de pesquisa.

Os registros correspondentes aparecerão.

Filtragem por intervalo de datas

Os administradores podem filtrar registros por data.

  1. Selecione Start Date.
  2. Selecione End Date.
  3. Clique em Search ou Filter.

A tabela é atualizada automaticamente.

Editando entradas de Combustível

  1. Abra Reports > Fuel.
  2. Localize a entrada.
  3. Clique no ícone Edit.
  4. Modifique os campos necessários.
  5. Clique em Save.

As informações editáveis incluem:

  • Quantidade
  • Valor
  • Leitura do odômetro
  • Forma de pagamento
  • Número do recibo
  • Endereço
  • Tipo de combustível

Excluindo entradas de Combustível

  1. Localize a entrada de combustível.
  2. Clique em Delete.
  3. Confirme a exclusão.

Entradas excluídas podem não ser recuperáveis.

Enviando recibos de Combustível

O módulo de Combustível oferece suporte a anexos de recibos e faturas.

Tipos de arquivo suportados:

  • PDF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG

Tamanho máximo do arquivo: 100 MB por arquivo

Enviando um recibo

  1. Abra a entrada de combustível.
  2. Clique em Edit.
  3. Role até Attachments.
  4. Use uma das seguintes opções:
  • Arraste e solte o arquivo na área de upload
  • Clique em Choose Files e selecione o arquivo
  1. Aguarde a conclusão do envio.
  2. Clique em Save.

Boas práticas para envio de recibos

Sempre garanta que:

  • O número do recibo corresponda ao recibo enviado
  • A imagem do recibo esteja clara e legível
  • A quantidade e o valor de combustível correspondam ao recibo
  • A data do recibo corresponda à data da entrada de combustível

Solução de problemas de upload

Causas comuns:

  • Arquivo muito grande: reduza o tamanho do arquivo para menos de 100 MB
  • Formato não suportado: converta o arquivo para PDF, JPG ou PNG
  • Problema de rede: tente novamente o upload e salve outra vez

Visualizando despesas de combustível por funcionário

  1. Abra o módulo de Combustível.
  2. Pesquise pelo nome do funcionário.
  3. Revise os registros filtrados.

A tabela exibe todas as despesas de combustível associadas a esse funcionário.

Visualizando despesas de combustível por veículo

  1. Abra o módulo de Combustível.
  2. Pesquise pelo número do veículo.
  3. Revise os registros filtrados.

O relatório exibe as compras de combustível referentes a esse veículo.

Verificando a quilometragem do veículo

  1. Pesquise pelo número do veículo.
  2. Revise a coluna Mileage.

A quilometragem é exibida em KM/LTR.

Verificando recibos de Combustível

  1. Localize a entrada de combustível.
  2. Verifique o Receipt Number.
  3. Compare com o recibo físico ou digital.
  4. Atualize, se necessário.

Exportando relatórios de Combustível

  1. Abra o módulo de Combustível.
  2. Clique no menu de três pontos.
  3. Selecione Download.
  4. Escolha Excel ou PDF.

O relatório é baixado automaticamente.

Personalizando colunas da tabela

Os administradores podem personalizar os campos visíveis.

  1. Abra o módulo de Combustível.
  2. Clique no ícone Settings.
  3. Mova os campos entre Visible Fields e Hidden Fields.
  4. Salve as alterações.

A tabela é atualizada automaticamente.

Bloqueio de auditoria

Algumas organizações habilitam o Bloqueio de Auditoria para fins de conformidade.

Quando o Bloqueio de Auditoria está habilitado:

  • A edição fica desativada
  • A exclusão fica desativada

Isso evita alterações não autorizadas após a conclusão da auditoria.

Suporte para upload no celular

Os recibos de combustível também podem ser enviados a partir de dispositivos móveis.

  1. Abra a entrada de combustível.
  2. Toque em Choose Files.
  3. Selecione Camera, Photos ou Files.
  4. Envie o recibo.
  5. Salve o registro.

Processo diário recomendado de gestão de combustível

  • Registre as compras de combustível imediatamente
  • Informe leituras corretas do odômetro
  • Envie os recibos de combustível
  • Verifique o valor e a quantidade de combustível
  • Marque corretamente as entradas de tanque cheio
  • Revise os relatórios de quilometragem
  • Investigue consumo anormal de combustível
  • Exporte relatórios quando necessário

Boas práticas

Sempre verifique:

  • Número do recibo
  • Número do veículo
  • Quantidade de combustível
  • Custo do combustível
  • Leitura do odômetro
  • Tipo de combustível
  • Forma de pagamento
  • Cálculo de quilometragem
  • Recibos enviados
  • Informações do funcionário

Resumo do módulo

O módulo de Combustível funciona como o sistema de gestão de combustível da frota e de controle de despesas. Ele permite que os administradores registrem compras de combustível, calculem a quilometragem dos veículos, gerenciem despesas de combustível, enviem documentos de suporte, monitorem tendências de consumo de combustível e mantenham a conformidade por meio de registros e relatórios prontos para auditoria.