Cómo hacer coincidir la demanda de los empleados con la capacidad adecuada del vehículo
Aprenda cómo hacer coincidir la demanda de transporte de los empleados con la capacidad adecuada del vehículo para reducir los asientos vacíos, evitar el hacinamiento y utilizar su flota de manera más efectiva.
Lograr la capacidad adecuada de los vehículos es uno de los desafíos prácticos de la gestión del transporte de los empleados.
Demasiada capacidad significa que los vehículos pueden circular con asientos no utilizados, lo que aumenta los costos operativos sin mejorar el servicio. Una capacidad demasiado pequeña puede provocar que los vehículos estén abarrotados, que se pierdan recogidas o que los empleados tengan que esperar para otro viaje.
Ambos problemas a menudo comienzan con el mismo problema: las decisiones de capacidad se basan en una estimación fija en lugar de la demanda de transporte real.
La planificación de la capacidad de transporte de los empleados ayuda a resolver esto al hacer coincidir la disponibilidad y capacidad de los vehículos con la cantidad de empleados que realmente necesitan transporte a través de diferentes rutas, turnos y ubicaciones.
Para las empresas que gestionan múltiples rutas y vehículos, una plataforma de transporte como Zoyride puede ayudar a centralizar la información de programación, vehículos y viajes necesaria para tomar esas decisiones.
Comience con datos de demanda reales, no con suposiciones
El punto de partida para la planificación de la capacidad deben ser los datos reales sobre el número de pasajeros.
Observe cuántos empleados utilizan cada ruta, a qué turno pertenecen, dónde se concentran las recogidas y cómo cambia la demanda a lo largo de la semana.
Por ejemplo, una ruta puede tener 40 empleados asignados, pero sólo 25 pueden utilizar el servicio en un día normal. Otros pueden estar trabajando de forma remota, utilizando otra opción de transporte o ausentes.
Es por eso que los empleados registrados y el número real de pasajeros no deben considerarse automáticamente como el mismo número.
Con Plataforma de transporte de empleados de Zoyride, los equipos pueden administrar la información de los empleados y los viajes en un sistema centralizado, lo que facilita el trabajo con datos operativos al revisar los requisitos de transporte.
Mapear la demanda de transporte por turno y ubicación
Observar únicamente el número total de empleados puede ocultar diferencias importantes.
Una oficina puede tener un turno completo de 8 a.m. mientras que otra ubicación tiene una demanda relativamente baja al mismo tiempo. De manera similar, un turno de noche puede requerir menos vehículos pero tiene diferentes requisitos de recogida.
La planificación de la capacidad de los vehículos eficaz analiza la demanda mediante:
- Ruta
- turno
- Lugar o zona de recogida
- Día y hora
- Capacidad del vehículo
- Uso real del viaje
Esto también puede revelar rutas con lugares y horarios de recogida similares. En algunos casos, combinar o reestructurar rutas puede permitir que la capacidad de vehículos disponible se utilice de manera más eficiente.
Zoyride respalda las operaciones de transporte de empleados con programación, rutas, gestión de vehículos y visibilidad de viajes, lo que ofrece a los equipos una vista centralizada de estos factores operativos.
Elija la capacidad del vehículo según la ruta
Utilizar el mismo tipo de vehículo para cada ruta puede parecer más sencillo, pero no siempre hace un uso eficiente de la capacidad disponible.
Es posible que una ruta con 10 a 12 pasajeros regulares no necesite el mismo vehículo que una ruta con 20 o más empleados. Al mismo tiempo, una ruta con una demanda muy variable puede necesitar cierta capacidad adicional para manejar los cambios en la asistencia.
El objetivo no es mantener todos los vehículos completamente llenos. Se trata de utilizar un vehículo que sea adecuado a la demanda esperada dejando un margen razonable para las variaciones normales.
Esta es una parte importante de la optimización del transporte de empleados porque el tamaño del vehículo afecta directamente la eficiencia con la que se utiliza la flota disponible.
Mantenga cierta capacidad para cambios en la demanda
La demanda de transporte de los empleados cambia con el tiempo.
Se incorporan nuevos empleados. Otros se van. Las oficinas se mudan. Los horarios de los turnos cambian. Los patrones de asistencia varían. Una ruta que funcionó bien hace seis meses puede que ya no tenga la misma demanda.
Eso no significa que todas las rutas necesiten un gran margen de capacidad adicional.
En cambio, observe cuánto cambia realmente la demanda. Una ruta predecible puede requerir sólo una pequeña reserva, mientras que una ruta con fluctuaciones significativas puede necesitar más flexibilidad.
El objetivo es evitar dos extremos:
Muy poca capacidad: Los empleados pueden quedarse sin una opción de transporte adecuada.
Demasiada capacidad: Los vehículos pueden operar con una gran cantidad de asientos no utilizados.
Mida la utilización del vehículo periódicamente
La planificación de capacidad no termina cuando se asignan los vehículos.
También es necesario ver cómo se utilizan realmente esos vehículos.
Por ejemplo, un vehículo con 20 asientos que transporta constantemente 8 pasajeros puede indicar un exceso de capacidad. On the other hand, a vehicle regularly operating close to its maximum capacity may need a different vehicle assignment or additional capacity during certain shifts.
La utilización del vehículo se puede medir de varias formas según la operación:
- Utilización basada en el tiempo: Cuánto del tiempo de trabajo disponible del vehículo se dedica a realizar viajes.
- Utilización de capacidad: Cuánto de la capacidad de pasajeros disponible se está utilizando.
- Utilización basada en la distancia: Qué parte de la distancia recorrida está asociada con viajes programados o que generan ingresos.
La revisión periódica de estas medidas ayuda a los equipos de transporte a identificar cambios en la demanda antes de que se conviertan en problemas operativos persistentes.
Las capacidades de transporte de empleados y flotas de Zoyride pueden ayudar a los equipos a incorporar información de vehículos y viajes al mismo flujo de trabajo operativo, lo que facilita la revisión de la utilización junto con los datos de programación y despacho.
Utilice el software a medida que crece la operación
Una pequeña operación de transporte de empleados a menudo puede gestionar la capacidad con hojas de cálculo y coordinación manual.
El desafío crece cuando la operación incluye múltiples oficinas, turnos, rutas, vehículos y requisitos cambiantes de los empleados. En ese punto, comparar manualmente la demanda de los empleados con la disponibilidad de vehículos se vuelve cada vez más difícil.
Aquí es donde el software de transporte de empleados puede ayudar.
Zoyride proporciona herramientas para la gestión del transporte de los empleados, incluida la programación, la gestión de rutas, la gestión de vehículos y conductores, el seguimiento por GPS y la visibilidad operativa. Al mantener esta información en una plataforma, los equipos de transporte pueden dedicar menos tiempo a mantener registros separados y más tiempo a revisar dónde es necesario cambiar la capacidad.
Para operaciones de autobuses y lanzaderas, Zoyride también ofrece capacidades para gestionar el transporte programado y la capacidad de los vehículos, ayudando a los operadores a gestionar la demanda de pasajeros como parte de su operación de transporte más amplia.
Convierta la planificación de capacidad en un proceso continuo
La parte más importante de la planificación de la capacidad no es elegir el vehículo adecuado una sola vez. Continúa comparando la capacidad planificada con la demanda real.
Una revisión útil puede preguntar:
- ¿Los vehículos circulan regularmente con muchos asientos vacíos?
- ¿Están determinados turnos consistentemente cerca de su capacidad?
- ¿Han cambiado los números de empleados en rutas específicas?
- ¿Algunas rutas muestran una demanda menor que cuando fueron creadas?
- ¿Las nuevas oficinas, turnos o zonas de recogida han cambiado los requisitos de transporte?
Estas preguntas ayudan a los equipos a ajustar la capacidad en función de lo que realmente está sucediendo en lugar de depender de suposiciones hechas meses antes.
Con Zoyride, los equipos de transporte pueden gestionar las operaciones de transporte de los empleados y la información de la flota en un solo sistema, lo que les brinda una base operativa más sólida para realizar estos ajustes.
Conclusión
La capacidad del vehículo no debe tratarse como una decisión fija.
El número de empleados, los patrones de turnos, la ubicación de las oficinas y la demanda de transporte cambian con el tiempo. Una asignación de vehículos que funcionó bien el año pasado puede generar capacidad no utilizada o capacidad insuficiente hoy.
Una planificación efectiva de la capacidad de transporte de los empleados significa comparar periódicamente la demanda real con los vehículos disponibles, revisar la utilización y ajustar los recursos de transporte a medida que cambia la operación.
Para las empresas que gestionan múltiples rutas de transporte de empleados, Zoyride proporciona una plataforma centralizada para programación, rutas, gestión de flotas y operaciones de transporte de empleados, lo que ayuda a los equipos a gestionar estos cambios de forma más sistemática.
Vea cómo Zoyride ayuda a los equipos a gestionar el transporte, las rutas y la capacidad de los vehículos de los empleados en una sola plataforma. Ver una demostración →
Preguntas frecuentes
¿Qué es la planificación de la capacidad de transporte de los empleados?
La planificación de la capacidad de transporte de los empleados es el proceso de hacer coincidir los vehículos y los asientos disponibles con la demanda real de transporte de los empleados en todas las rutas, turnos, ubicaciones y períodos de tiempo.
¿Por qué es importante la planificación de la capacidad de los vehículos para el transporte de empleados?
Ayuda a las empresas a evitar tener una capacidad de vehículos significativamente mayor de la necesaria y, al mismo tiempo, reduce el riesgo de capacidad insuficiente durante turnos ocupados o períodos de mayor demanda.
¿Con qué frecuencia se debe revisar la capacidad de transporte de los empleados?
La capacidad debe revisarse siempre que haya cambios significativos en el número de empleados, la ubicación de las oficinas, los horarios de los turnos, las rutas o los patrones de asistencia. Las revisiones periódicas de la utilización también pueden ayudar a identificar cambios graduales en la demanda.
¿Cuál es la diferencia entre capacidad y utilización del vehículo?
La capacidad del vehículo se refiere a cuántos pasajeros puede acomodar un vehículo. La utilización del vehículo analiza qué parte de esa capacidad, tiempo o disponibilidad operativa disponible se está utilizando realmente.
¿Se puede gestionar la planificación de la capacidad de transporte de los empleados sin software?
Sí. Las operaciones más pequeñas pueden gestionar manualmente un número limitado de rutas y vehículos. A medida que la operación crece, el software de transporte de empleados puede facilitar la gestión de la programación, la gestión de vehículos, la coordinación de rutas y el seguimiento de la utilización desde un solo sistema.