Bagaimana Mencocokkan Permintaan Karyawan Dengan Kapasitas Kendaraan yang Tepat
Pelajari cara menyesuaikan permintaan transportasi karyawan dengan kapasitas kendaraan yang tepat untuk mengurangi kursi kosong, menghindari kepadatan berlebih, dan menggunakan armada Anda dengan lebih efektif.
Mendapatkan kapasitas kendaraan yang tepat adalah salah satu tantangan praktis dalam mengelola transportasi karyawan.
Kapasitas yang terlalu besar berarti kendaraan dapat berjalan dengan kursi yang tidak terpakai, sehingga meningkatkan biaya pengoperasian tanpa meningkatkan layanan. Kapasitas yang terlalu kecil dapat menyebabkan kendaraan penuh sesak, ketinggalan penjemputan, atau karyawan harus menunggu untuk perjalanan berikutnya.
Kedua masalah tersebut sering kali berawal dari masalah yang sama: keputusan kapasitas didasarkan pada perkiraan tetap, bukan berdasarkan permintaan transportasi yang sebenarnya.
Perencanaan kapasitas transportasi karyawan membantu mengatasi masalah ini dengan mencocokkan ketersediaan dan kapasitas kendaraan dengan jumlah karyawan yang benar-benar membutuhkan transportasi di berbagai rute, shift, dan lokasi.
Untuk bisnis yang mengelola banyak rute dan kendaraan, platform transportasi seperti Zoyride dapat membantu memusatkan informasi penjadwalan, kendaraan, dan perjalanan yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut.
Mulailah Dengan Data Permintaan Riil, Bukan Asumsi
Titik awal untuk perencanaan kapasitas harus berupa data jumlah penumpang yang sebenarnya.
Lihatlah berapa banyak karyawan yang menggunakan setiap rute, pada shift mana mereka berada, di mana penjemputan terkonsentrasi, dan bagaimana permintaan berubah sepanjang minggu.
Misalnya, suatu rute mungkin memiliki 40 karyawan yang ditugaskan padanya, namun hanya 25 orang yang dapat menggunakan layanan tersebut pada hari-hari biasa. Yang lain mungkin bekerja dari jarak jauh, menggunakan pilihan transportasi lain, atau tidak hadir.
Inilah sebabnya mengapa karyawan terdaftar dan penumpang sebenarnya tidak secara otomatis diperlakukan sebagai nomor yang sama.
Dengan platform transportasi karyawan Zoyride, tim dapat mengelola informasi karyawan dan perjalanan dalam sistem terpusat, sehingga lebih mudah untuk bekerja dengan data operasional saat meninjau kebutuhan transportasi.
Petakan Permintaan Transportasi berdasarkan Shift dan Lokasi
Hanya dengan melihat jumlah total karyawan dapat menyembunyikan perbedaan penting.
Satu kantor mungkin mempunyai shift penuh pukul 08.00 sementara lokasi lain memiliki permintaan yang relatif rendah pada waktu yang sama. Demikian pula, shift malam mungkin memerlukan lebih sedikit kendaraan tetapi memiliki persyaratan penjemputan yang berbeda.
Perencanaan kapasitas kendaraan yang efektif memperhatikan permintaan dengan:
- Rute
- Pergeseran
- Lokasi atau zona penjemputan
- Hari dan waktu
- Kapasitas kendaraan
- Penggunaan perjalanan sebenarnya
Ini juga dapat mengungkapkan rute dengan lokasi dan waktu penjemputan yang serupa. Dalam beberapa kasus, penggabungan atau restrukturisasi rute memungkinkan kapasitas kendaraan yang tersedia dapat digunakan secara lebih efisien.
Zoyride mendukung operasi transportasi karyawan dengan penjadwalan, perutean, manajemen kendaraan, dan visibilitas perjalanan, sehingga memberikan tim pandangan terpusat tentang faktor-faktor operasional ini.
Pilih Kapasitas Kendaraan Berdasarkan Rute
Menggunakan jenis kendaraan yang sama untuk setiap rute mungkin tampak lebih sederhana, namun hal ini tidak selalu membuat penggunaan kapasitas yang tersedia menjadi efisien.
Rute dengan 10–12 penumpang reguler mungkin tidak memerlukan kendaraan yang sama dengan rute yang membawa 20 karyawan atau lebih. Pada saat yang sama, rute dengan permintaan yang sangat bervariasi mungkin memerlukan kapasitas tambahan untuk menangani perubahan jumlah penumpang.
Tujuannya bukan untuk membuat setiap kendaraan terisi penuh. Hal ini dilakukan dengan menggunakan kendaraan yang sesuai dengan permintaan yang diharapkan dan memberikan ruang yang wajar untuk variasi normal.
Ini adalah bagian penting dari optimasi antar-jemput karyawan karena ukuran kendaraan secara langsung memengaruhi seberapa efisien armada yang tersedia digunakan.
Pertahankan Beberapa Kapasitas untuk Perubahan Permintaan
Permintaan transportasi karyawan berubah seiring waktu.
Karyawan baru bergabung. Yang lain pergi. Perkantoran berpindah. Waktu shift berubah. Pola kehadiran berbeda-beda. Rute yang berhasil dengan baik enam bulan lalu mungkin tidak lagi memiliki permintaan yang sama.
Hal ini tidak berarti setiap rute memerlukan margin kapasitas cadangan yang besar.
Sebaliknya, lihatlah seberapa banyak permintaan yang sebenarnya berubah. Rute yang dapat diprediksi mungkin hanya memerlukan buffer yang kecil, sedangkan rute dengan fluktuasi yang signifikan mungkin memerlukan lebih banyak fleksibilitas.
Tujuannya adalah untuk menghindari dua hal ekstrem:
Kapasitas terlalu sedikit: Karyawan mungkin dibiarkan tanpa pilihan transportasi yang sesuai.
Kapasitas terlalu banyak: Kendaraan dapat beroperasi dengan banyak kursi yang tidak terpakai.
Ukur Pemanfaatan Kendaraan Secara Teratur
Perencanaan kapasitas tidak berakhir ketika kendaraan ditugaskan.
Anda juga perlu melihat bagaimana sebenarnya kendaraan tersebut digunakan.
Misalnya, kendaraan dengan 20 kursi yang secara konsisten mengangkut 8 penumpang mungkin mengindikasikan kelebihan kapasitas. Di sisi lain, kendaraan yang beroperasi secara teratur mendekati kapasitas maksimumnya mungkin memerlukan penugasan kendaraan yang berbeda atau kapasitas tambahan pada shift tertentu.
Pemanfaatan kendaraan dapat diukur dengan beberapa cara tergantung pada pengoperasiannya:
- Pemanfaatan berdasarkan waktu: Berapa banyak waktu kerja kendaraan yang tersedia digunakan untuk melayani perjalanan.
- Pemanfaatan kapasitas: Berapa banyak kapasitas penumpang yang tersedia yang digunakan.
- Pemanfaatan berbasis jarak: Seberapa besar jarak yang ditempuh dikaitkan dengan perjalanan yang menghasilkan pendapatan atau terjadwal.
Meninjau langkah-langkah ini secara berkala akan membantu tim transportasi mengidentifikasi perubahan permintaan sebelum menjadi masalah operasional yang berkepanjangan.
Kemampuan armada dan transportasi karyawan Zoyride dapat membantu tim membawa informasi kendaraan dan perjalanan ke dalam alur kerja operasional yang sama, membuat pemanfaatan lebih mudah untuk ditinjau bersamaan dengan penjadwalan dan pengiriman data.
Gunakan Perangkat Lunak seiring Pertumbuhan Operasi
Operasi transportasi karyawan skala kecil seringkali dapat mengelola kapasitas dengan spreadsheet dan koordinasi manual.
Tantangannya bertambah ketika operasi mencakup banyak kantor, shift, rute, kendaraan, dan perubahan kebutuhan karyawan. Pada saat itu, membandingkan permintaan karyawan dengan ketersediaan kendaraan secara manual menjadi semakin sulit.
Di sinilah perangkat lunak transportasi karyawan dapat membantu.
Zoyride menyediakan alat untuk manajemen transportasi karyawan, termasuk penjadwalan, manajemen rute, manajemen kendaraan dan pengemudi, pelacakan GPS, dan visibilitas operasional. Dengan menyimpan informasi ini dalam satu platform, tim transportasi dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyimpan catatan terpisah dan lebih banyak waktu untuk meninjau perubahan kapasitas yang perlu dilakukan.
Untuk operasi antar-jemput dan bus, Zoyride juga menyediakan kemampuan untuk mengelola transportasi terjadwal dan kapasitas kendaraan, membantu operator mengelola permintaan penumpang sebagai bagian dari operasi transportasi mereka yang lebih luas.
Ubah Perencanaan Kapasitas Menjadi Proses Berkelanjutan
Bagian terpenting dari perencanaan kapasitas bukanlah memilih kendaraan yang tepat satu kali saja. Perusahaan terus membandingkan kapasitas yang direncanakan dengan permintaan aktual.
Ulasan yang bermanfaat dapat menanyakan:
- Apakah kendaraan sering berjalan dengan banyak kursi kosong?
- Apakah shift tertentu selalu mendekati kapasitasnya?
- Apakah nomor karyawan berubah pada rute tertentu?
- Apakah beberapa rute menunjukkan permintaan yang lebih rendah dibandingkan saat rute tersebut dibuat?
- Apakah kantor baru, shift, atau zona penjemputan mengubah persyaratan transportasi?
Pertanyaan-pertanyaan ini membantu tim menyesuaikan kapasitas berdasarkan apa yang sebenarnya terjadi dibandingkan mengandalkan asumsi yang dibuat beberapa bulan sebelumnya.
Dengan Zoyride, tim transportasi dapat mengelola operasi transportasi karyawan dan informasi armada dalam satu sistem, sehingga memberi mereka landasan operasional yang lebih kuat untuk melakukan penyesuaian ini.
Kesimpulan
Kapasitas kendaraan tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang pasti.
Jumlah karyawan, pola shift, lokasi kantor, dan permintaan transportasi berubah seiring waktu. Alokasi kendaraan yang berjalan dengan baik pada tahun lalu dapat menimbulkan kapasitas yang tidak terpakai atau kapasitas yang tidak mencukupi saat ini.
Perencanaan kapasitas transportasi karyawan yang efektif berarti membandingkan permintaan aktual dengan kendaraan yang tersedia secara rutin, meninjau pemanfaatan, dan menyesuaikan sumber daya transportasi seiring perubahan operasi.
Untuk bisnis yang mengelola beberapa rute transportasi karyawan, Zoyride menyediakan platform terpusat untuk penjadwalan, perutean, manajemen armada, dan operasi transportasi karyawan, membantu tim mengelola perubahan ini secara lebih sistematis.
Lihat bagaimana Zoyride membantu tim mengelola transportasi karyawan, rute, dan kapasitas kendaraan dalam satu platform. Lihat Demo →
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa yang dimaksud dengan perencanaan kapasitas transportasi karyawan?
Perencanaan kapasitas transportasi karyawan adalah proses mencocokkan kendaraan dan kursi yang tersedia dengan permintaan transportasi karyawan aktual di seluruh rute, shift, lokasi, dan periode waktu.
Mengapa perencanaan kapasitas kendaraan penting untuk transportasi karyawan?
Hal ini membantu dunia usaha menghindari kapasitas kendaraan yang jauh lebih besar dari yang dibutuhkan sekaligus mengurangi risiko ketidakcukupan kapasitas selama jam kerja sibuk atau periode permintaan yang lebih tinggi.
Seberapa sering kapasitas transportasi karyawan harus ditinjau?
Kapasitas harus ditinjau setiap kali ada perubahan berarti dalam jumlah karyawan, lokasi kantor, waktu shift, rute, atau pola kehadiran. Tinjauan pemanfaatan rutin juga dapat membantu mengidentifikasi perubahan permintaan secara bertahap.
Apa perbedaan antara kapasitas kendaraan dan pemanfaatan kendaraan?
Kapasitas kendaraan mengacu pada berapa banyak penumpang yang dapat ditampung oleh suatu kendaraan. Pemanfaatan kendaraan melihat seberapa banyak kapasitas, waktu, atau ketersediaan operasional yang tersedia sebenarnya digunakan.
Dapatkah perencanaan kapasitas transportasi karyawan dikelola tanpa perangkat lunak?
Ya. Operasi yang lebih kecil dapat mengelola sejumlah rute dan kendaraan secara manual. Seiring berkembangnya operasi, perangkat lunak transportasi karyawan dapat membuat penjadwalan, pengelolaan kendaraan, koordinasi rute, dan pelacakan pemanfaatan menjadi lebih mudah untuk dikelola dari satu sistem.