Otimizando o transporte de eventos para uma empresa líder em gerenciamento de eventos internacionais

Uma empresalíder internacional em gerenciamento de eventos foi encarregada de organizar uma das cúpulas de negócios mais prestigiadas do ano, recebendo centenas de VIPs, delegados globais e convidados de alto nível de todo o mundo. Embora a logística do evento fosse vasta e complexa, o maior desafio residia na gestão integrada do transporte entre voos, hotéis e local do evento, sem comprometer a experiência dos hóspedes.

O Desafio

Transportar convidados VIP, delegados internacionais e organizar equipes de vários pontos da cidade —aeroportos, hotéis e vários locais de eventos— era um labirinto logístico. A coordenação manual significava grandes chances de atrasos, falhas de comunicação e possíveis danos à reputação.

Problemas específicos incluídos:

• Sem sistema centralizado: As reservas de hóspedes, despachos e coordenação de motoristas eram gerenciados manualmente, causando sobreposições e atrasos.

• Falta de visibilidade em tempo real: Rastrear o status do veículo e os movimentos dos hóspedes era quase impossível.

• Lacunas de comunicação: Nenhuma plataforma unificada para convidados, motoristas ou coordenadores permanecerem sincronizados.

• Sem experiência de marca: A ausência de uma plataforma digital com marca branca diluiu a sensação premium do evento.

• Faturamento Complexo: Vários tipos de serviços e taxas dificultaram o faturamento preciso.

A solução Zoyride

Zoyride entrou em cena com seu Solução de gerenciamento de transporte de eventos, configurada de forma personalizada e etiquetada em branco para o cliente. Nossa plataforma os ajudou a planejar, atribuir e monitorar cada etapa da jornada de cada convidado, com uma experiência que correspondia aos padrões premium do evento.

Principais resultados incluídos:

Aplicativo móvel voltado para convidados

Cada delegado recebeu acesso a um aplicativo móvel da marca, onde poderia:

• Veja itinerários personalizados, incluindo voos, informações sobre hotéis e horários de transporte
• Acompanhe em tempo real chegadas de táxi ou ônibus
• Comunique-se diretamente com o motorista atribuído
• Consulte os detalhes do ponto de contato (POC) para obter assistência instantânea

Painel de administração da equipe do evento

Os organizadores do evento poderiam:

• Crie, atribua e atualize reservas de transporte instantaneamente
• Gerencie várias rotas, horários e categorias VIP
• Monitore o status ao vivo de viagens, não comparecimentos e conclusões de viagens
• Acesse relatórios rápidos para auditoria e desempenho

Aplicativo de motorista

Todos os motoristas receberam um aplicativo para:

• Ver horários de viagem
• Receba atualizações ao vivo
• Comunique-se com convidados ou equipe de suporte
• Navegue rotas com GPS integrado

Etiqueta Branca e Sem Costura

Todos os aplicativos foram totalmente com a marca do evento, proporcionando uma experiência digital unificada que correspondia à classe e à escala do evento.

Os resultados

Com a plataforma de transporte de eventos baseada em IA da Zoyride, o cliente alcançou:

• 100% de adoção do aplicativo móvel pelos convidados
• Melhoria de 40% na eficiência de agendamento de veículos
• Zero coletas perdidas ou grandes atrasos
• Uma experiência profissional e de marca que impressionou os participantes e os organizadores
• Coordenação em tempo real que permitiu operações de eventos tranquilas e sem estresse

Conclusão

Quer se trate de uma cúpula política, uma gala corporativa ou um megaevento cultural, Zoyride capacita os organizadores de eventos a lidar com a mobilidade dos convidados em grande escala – de forma eficiente, inteligente e impressionante. Quando a reputação é tudo, nosso software de gerenciamento de mobilidade para eventos garante que nenhum detalhe seja perdido.