7 علامات تشير إلى أن عملية نقل موظفيك تحتاج إلى التشغيل الآلي

اكتشف العلامات التي تشير إلى أن عملية نقل موظفيك قد تجاوزت العمليات اليدوية، بدءًا من عمليات الالتقاط المفقودة ومشكلات الجدولة وحتى ارتفاع التكاليف ومحدودية الرؤية.

لا يتم إعداد معظم عمليات نقل الموظفين للتشغيل على جداول البيانات والمكالمات الهاتفية. إنهم يبدأون صغيرًا - عدد قليل من المركبات، وبضعة عشرات من الموظفين، وردية واحدة - والتنسيق اليدوي يعمل بشكل جيد. المشكلة هي أن هذه العملية نفسها نادرًا ما يتم قياسها بشكل نظيف. تتم إضافة الطرق، وتتضاعف الورديات، وما كان يستغرق ساعة واحدة للتخطيط يبدأ في تناول الطعام معظم يوم شخص ما.

عادة ما تكون العلامات التي تشير إلى أن عملية النقل قد تجاوزت الإدارة اليدوية واضحة قبل أن يقرر أي شخص إصلاحها. فيما يلي سبعة من أوضحها - وما الذي يميل إلى التغيير عندما تقوم الشركة بإدخال برنامج نقل الموظفين للتعامل مع الأجزاء التي لم تعد تنتمي إلى جدول البيانات.

1. لا يزال يتم تخطيط الطرق يدويًا كل يوم

إذا كان أحد أعضاء فريقك يقوم بتعيين عمليات النقل للمركبات يدويًا كل صباح — من خلال التوفيق بين توقيت الورديات وعناوين الموظفين وسعة المركبة في جدول بيانات — تصبح هذه العملية أكثر صعوبة في كل مرة يتزايد فيها عدد الموظفين. إن الخطة التي تعمل لصالح 100 موظف عبر نوبتين تصبح مشكلة مختلفة تمامًا عند 500 موظف عبر أربعة.

لا يحتوي تخطيط المسار اليدوي أيضًا على ذاكرة. يبدأ كل يوم من صفحة فارغة، على الرغم من أن معظم البيانات الأساسية - عناوين الموظفين، وأنماط الورديات، وسعة المركبات - بالكاد تتغير من أسبوع لآخر.

2. يقضي فريقك وقتًا أطول في مكافحة الحرائق مقارنة بالتخطيط

إذا كان موظفو الموارد البشرية أو الإدارة يقضون فترة الصباح في الرد على مكالمات “أين سيارة الأجرة” بدلاً من القيام بأي شيء استراتيجي، فهذه علامة على أن العملية تعمل بشكل تفاعلي. تميل إدارة النقل التفاعلية إلى البقاء تفاعلية — نادرًا ما يكون هناك وقت للتراجع وإصلاح السبب الجذري عندما تكون مشغولاً بالتعامل مع حرائق اليوم.

3. ليس هناك رؤية في الوقت الحقيقي للمركبات أو الموظفين

إن عدم معرفة مكان وجود السيارة حتى يتصل شخص ما ليسألها هو ثغرة شائعة في العمليات اليدوية. بدون التتبع في الوقت الفعلي، لا يتم اكتشاف تأخر استلام السيارة، أو الانعطاف الخاطئ، أو العطل في كثير من الأحيان حتى يتأخر الموظف بالفعل أو لم يتم التقاطه على الإطلاق - وبحلول ذلك الوقت، لن يكون هناك الكثير مما يمكن لأي شخص فعله باستثناء الاعتذار.

4. يشكو الموظفون بانتظام من التأخير أو عدم اليقين

عادةً ما يكون نمط الشكاوى حول تأخر سيارات الأجرة، أو عدم الحضور، أو ببساطة عدم معرفة موعد وصول سيارة الأجرة، مشكلة عملية، وليست مشكلة سائق. يميل الموظفون الذين لا يستطيعون الاعتماد على تنقلاتهم إلى ملاحظة ذلك، ويؤثر الاحتكاك المتكرر هنا على الروح المعنوية بطريقة يسهل الاستهانة بها حتى تظهر في مقابلات الخروج.

5. تستغرق عملية إعداد الفواتير وتسوية البائعين أيامًا كل شهر

إن تسوية سجلات الرحلات وفواتير البائعين وجداول المناوبات يدويًا في نهاية كل شهر تستغرق وقتًا طويلاً وتكون عرضة للأخطاء، خاصة عبر البائعين المتعددين أو مواقع المكاتب. إذا كان فريقك يخشى فواتير النقل في نهاية الشهر، فهذه علامة قوية على أن البيانات الأساسية ليست مركزية في أي مكان مفيد.

6. فجوات السلامة تمر دون أن يلاحظها أحد حتى يحدث خطأ ما

إن التحقق من السائقين، وتتبع مسارات التحويلات غير المخطط لها، ومنح الموظفين وسيلة لرفع مستوى التنبيه أثناء الرحلة، من الصعب القيام بها يدويًا بشكل متسق. لا تكتشف العديد من العمليات ثغرة أمان إلا بعد وقوع حادث - مثل تجاوز المنعطف، أو عدم التحقق من السائق، أو الاستجابة المتأخرة لحالة الطوارئ - بدلاً من اكتشافها في الوقت الفعلي.

7. يستمر النمو في كسر العملية الحالية

غالبًا ما لا تصمد العملية التي تعمل في موقع مكتب واحد أو نمط وردية واحدة بمجرد أن تضيف الشركة موقعًا ثانيًا، أو نوبة ليلية، أو بائعًا جديدًا. إذا كان كل جزء من النمو يعني إعادة بناء عملية النقل من الصفر، فهذه ليست مشكلة توسيع بقدر ما هي علامة على أن الأدوات الأساسية لم تواكب الأعمال.

ما الذي يتغير عندما تقوم بالأتمتة؟

لا تتعلق أي من هذه العلامات السبعة بأي يوم سيء - إنها تتعلق بعملية تم تصميمها لعملية أصغر وأبسط ولم تتم إعادة النظر فيها منذ ذلك الحين. يعالج برنامج نقل الموظفين كل واحد منهم بشكل مباشر: تخطيط الطريق الآلي الذي يأخذ في الاعتبار أنماط التحول وقدرة المركبة، وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في الوقت الفعلي بحيث لا يضطر أحد إلى السؤال عن مكان وجود السيارة، والفوترة المركزية عبر البائعين، وميزات السلامة مثل التحقق من السائق والتنبيهات أثناء الرحلة.

الهدف ليس استبدال الحكم بالأتمتة في كل مكان. إنه التوقف عن إنفاق الجهد اليدوي على أجزاء العملية المتكررة والمبنية على القواعد، بحيث يكون لدى فريقك الوقت للأجزاء التي تحتاج بالفعل إلى اهتمام الشخص.

الاستنتاج

عادةً ما تعمل إدارة نقل الموظفين يدويًا - حتى لا تعمل. تميل العلامات السبعة المذكورة أعلاه إلى الظهور تدريجيًا، وهذا هو بالضبط سبب سهولة التعايش معها لفترة أطول مما ينبغي.

إذا كان أكثر من اثنين من هذه الأمور يبدو مألوفًا، فمن المفيد النظر في ما يمكن أن تغيره المنصة المخصصة فعليًا في عملياتك اليومية قبل أن تؤدي الجولة التالية من النمو إلى صعوبة سد الفجوة.

تعرف على كيفية تعامل برنامج نقل الموظفين الخاص بـ Zoyride مع التوجيه والتتبع والفوترة في نظام أساسي واحد. اكتشف حل نقل الموظفين →

الأسئلة المتداولة

كيف أعرف ما إذا كانت عملية نقل الموظفين بحاجة إلى التشغيل الآلي؟

إذا كان فريقك يقوم بتخطيط المسارات يدويًا كل يوم، أو إرسال شكاوى متكررة حول التأخير، أو قضاء أيام كل شهر في تسوية الفواتير، فهذه علامات قوية على أن العملية قد تجاوزت الإدارة اليدوية.

هل هذا النوع من الأتمتة مفيد فقط للشركات الكبيرة؟

لا. تستفيد العمليات الأصغر حجمًا من عدد أقل من أخطاء الجدولة وتنسيق يدوي أقل، بينما تكتسب العمليات الأكبر حجمًا قابلية التوسع وإعداد التقارير اللازمة لإدارة النقل عبر مواقع ومناوبات متعددة.

ما هو أول شيء يجب أتمتة عملية نقل الموظفين؟

يميل تخطيط الطريق والتتبع في الوقت الفعلي إلى التأثير الأكثر فورية، حيث إنهما يزيلان المهمتين اليدويتين الأكثر استهلاكًا للوقت - تعيين المركبات والإجابة على أسئلة “أين هي”.

هل أتمتة نقل الموظفين تقلل التكاليف؟

يمكن تحقيق ذلك، بشكل رئيسي عن طريق تقليل التوجيه غير الفعال، وتقليل وقت الإدارة الذي يقضيه في التنسيق اليدوي، وتسهيل اكتشاف أخطاء الفوترة. تعتمد المدخرات الدقيقة على حجم الأسطول ومدى العملية الحالية.