7 signes indiquant que vos opérations de transport d’employés ont besoin d’automatisation
Repérez les signes indiquant que les opérations de transport de vos employés ont dépassé les processus manuels, depuis les ramassages manqués et les problèmes de planification jusqu’à la hausse des coûts et une visibilité limitée.
La plupart des opérations de transport des employés ne fonctionnent pas sur des feuilles de calcul et des appels téléphoniques. Ils commencent petit – une poignée de véhicules, quelques dizaines d’employés, une équipe – et la coordination manuelle fonctionne bien. Le problème est que ce même processus évolue rarement proprement. Les itinéraires s’ajoutent, les quarts de travail se multiplient et ce qui prenait auparavant une heure à planifier commence à occuper la majeure partie de la journée de quelqu’un.
Les signes indiquant qu’une opération de transport a dépassé la capacité de gestion manuelle sont généralement visibles bien avant que quiconque décide d’y remédier. En voici sept parmi les plus clairs – et ce qui a tendance à changer une fois qu’une entreprise adopte un logiciel de transport des employés pour gérer les pièces qui n’appartiennent plus à une feuille de calcul.
1. Les itinéraires sont toujours planifiés à la main chaque jour
Si un membre de votre équipe attribue manuellement les camionnettes aux véhicules chaque matin (en jonglant avec les horaires des équipes, les adresses des employés et la capacité des véhicules dans une feuille de calcul), ce processus devient plus difficile à mesure que les effectifs augmentent. Un plan qui fonctionne pour 100 employés répartis sur deux équipes devient un problème totalement différent pour 500 employés répartis sur quatre.
La planification manuelle des itinéraires n’a pas non plus de mémoire. Chaque journée commence à partir d’une feuille blanche, même si la plupart des données sous-jacentes (adresses des employés, horaires de travail, capacité des véhicules) changent à peine d’une semaine à l’autre.
2. Votre équipe passe plus de temps à lutter contre les incendies qu’à planifier
Si le personnel RH ou administratif passe ses matinées à répondre aux appels « où est mon taxi » au lieu de faire quoi que ce soit de stratégique, c’est le signe que l’opération fonctionne de manière réactive. La gestion réactive des transports a tendance à rester réactive : on a rarement le temps de prendre du recul et de remédier à la cause profonde lorsque l’on est occupé à gérer les incendies actuels.
3. Il n’y a pas de visibilité en temps réel sur les véhicules ou les employés
Ne pas savoir où se trouve un véhicule jusqu’à ce que quelqu’un appelle pour demander est une lacune courante dans les opérations manuelles. Sans suivi en temps réel, une prise en charge retardée, un mauvais virage ou une panne n’est souvent détectée que lorsque l’employé est déjà en retard ou n’a pas été récupéré du tout - et à ce moment-là, personne ne peut faire grand-chose à part s’excuser.
4. Les employés se plaignent régulièrement des retards ou de l’incertitude
Une tendance aux plaintes concernant des prises en charge tardives, des non-présentations ou tout simplement le fait de ne pas savoir quand un taxi arrivera est généralement un problème de processus et non un problème de chauffeur. Les employés qui ne peuvent pas compter sur leurs déplacements domicile-travail ont tendance à le remarquer – et les frictions répétées ici affectent le moral d’une manière qu’il est facile de sous-estimer jusqu’à ce qu’elles apparaissent lors des entretiens de sortie.
5. La facturation et le rapprochement des fournisseurs prennent plusieurs jours chaque mois
Le rapprochement manuel des journaux de déplacement, des factures des fournisseurs et des horaires de travail à la fin de chaque mois prend du temps et est sujet aux erreurs, en particulier entre plusieurs fournisseurs ou bureaux. Si votre équipe redoute la facturation des transports en fin de mois, c’est un signe fort que les données sous-jacentes ne sont centralisées nulle part de manière utile.
6. Les lacunes en matière de sécurité passent inaperçues jusqu’à ce que quelque chose se passe mal
Il est difficile de vérifier manuellement les conducteurs, de suivre les itinéraires en cas de détournements imprévus et de donner aux employés un moyen de déclencher une alerte pendant un trajet. De nombreuses opérations ne découvrent une lacune en matière de sécurité qu’après un incident (un détour manqué, un conducteur non vérifié, une réponse tardive à une urgence) plutôt que de la détecter en temps réel.
7. La croissance continue de briser le processus actuel
Un processus qui fonctionne dans un seul bureau ou dans un seul modèle d’équipe ne tient souvent pas la route une fois qu’une entreprise ajoute un deuxième site, une équipe de nuit ou un nouveau fournisseur. Si chaque croissance implique de reconstruire le processus de transport à partir de zéro, il s’agit moins d’un problème d’échelle que d’un signe que l’outillage sous-jacent n’a pas suivi le rythme de l’entreprise.
Qu’est-ce qui change lorsque vous automatisez
Aucun de ces sept signes ne concerne vraiment une mauvaise journée – ils concernent un processus qui a été conçu pour une opération plus petite et plus simple et qui n’a pas été revisité depuis. Le logiciel de transport des employés s’adresse directement à chacun d’eux : planification d’itinéraire automatisée qui prend en compte les horaires de travail et la capacité des véhicules, suivi GPS en temps réel pour que personne n’ait à demander où se trouve un véhicule, facturation centralisée entre les fournisseurs et fonctionnalités de sécurité telles que la vérification du conducteur et les alertes en cours de route.
Il ne s’agit pas de remplacer le jugement par l’automatisation partout. Il s’agit d’arrêter de consacrer des efforts manuels aux parties du processus qui sont répétitives et basées sur des règles, afin que votre équipe ait le temps de se consacrer aux parties qui nécessitent réellement l’attention d’une personne.
Conclusion
La gestion manuelle des transports des employés fonctionne généralement, jusqu’à ce que ce ne soit plus le cas. Les sept signes ci-dessus ont tendance à apparaître progressivement, c’est exactement pourquoi il est facile de vivre avec eux plus longtemps qu’ils ne devraient l’être.
Si plusieurs de ces éléments vous semblent familiers, il vaut la peine d’examiner ce qu’une plate-forme dédiée changerait réellement dans vos opérations quotidiennes avant que le prochain cycle de croissance ne rende l’écart plus difficile à combler.
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Foire aux questions
Comment savoir si les opérations de transport de mes employés doivent être automatisées ?
Si votre équipe planifie manuellement les itinéraires chaque jour, reçoit des plaintes fréquentes concernant les retards ou consacre des jours chaque mois au rapprochement des factures, ce sont des signes évidents que le processus est devenu trop grand pour la gestion manuelle.
Ce type d’automatisation n’est-il utile qu’aux grandes entreprises ?
Non. Les petites opérations bénéficient de moins d’erreurs de planification et de moins de coordination manuelle, tandis que les plus grandes bénéficient de l’évolutivité et des rapports nécessaires pour gérer le transport sur plusieurs sites et équipes.
Quelle est la première chose à automatiser dans une opération de transport de salariés ?
La planification d’itinéraire et le suivi en temps réel ont tendance à avoir l’impact le plus immédiat, car ils suppriment les deux tâches manuelles les plus chronophages : l’attribution des véhicules et la réponse aux questions « où est-il ? ».
L’automatisation du transport des salariés réduit-elle les coûts ?
Cela est possible, principalement en réduisant le routage inefficace, en réduisant le temps administratif consacré à la coordination manuelle et en facilitant la détection des erreurs de facturation. Les économies exactes dépendent de la taille de la flotte et du degré de manuel du processus actuel.