Simplificación del transporte de eventos para una empresa líder internacional de gestión de eventos

Internacional líder event management company se le encomendó la organización de una de las cumbres comerciales más prestigiosas del año: la organización cientos de VIPs, delegados globales e invitados de alto perfil de todo el mundo. Si bien la logística del evento era vasta y compleja, el mayor desafío radicaba en gestionar el transporte sin problemas en vuelos, hoteles y lugares, sin comprometer la experiencia de los huéspedes.

El desafío

Transporte de invitados VIP, delegados internacionales y la organización de equipos de varios puntos de la ciudad:aeropuertos, hoteles y sedes de eventos múltiples- era un laberinto logístico. La coordinación manual significaba altas posibilidades de retrasos, mala comunicación y posibles daños a la reputación.

Cuestiones específicas incluidas:

• Ningún sistema centralizado: Las reservas, los envíos y la coordinación del conductor se gestionaron manualmente, causando superposiciones y retrasos.

• Falta de visibilidad en tiempo real: Rastrear el estado del vehículo y los movimientos de invitados era casi imposible.

• Gaps de comunicación: No hay plataforma unificada para que los huéspedes, conductores o coordinadores se queden sincronizados.

• Ninguna experiencia de marca: La ausencia de una plataforma digital de marca blanca diluyó la sensación premium del evento.

• Complejo de facturación: Múltiples tipos y tarifas de servicio dificultaron la facturación precisa.

La Solución Zoyride

Zoyride entró con su Solución de gestión del transporte de eventos, personalizado-configurado y blanco etiquetado para el cliente. Nuestra plataforma les ayudó a planificar, asignar y supervisar cada etapa del viaje de cada huésped, con una experiencia que coincidía con los estándares premium del evento.

Entregas clave incluidas:

Aplicación móvil orientada al cliente

Cada delegado recibió acceso a un aplicación móvil de marca, donde podrían:

• Ver personalizado itinerarios incluyendo vuelos, información del hotel y horario de transporte
• Pista en tiempo real llegadas de taxi o transbordador
• Comunicar directamente con sus Conductor asignado
• Véase Punto de contacto (POC) detalles asistencia instantánea

Panel de mando para el equipo de eventos

Los organizadores del evento podrían:

• Crear, asignar y actualizar las reservas de transporte al instante
• Gestión múltiples rutas, ranuras de tiempo y categorías VIP
• Supervisar el estado de vida de los paseos, no-shows y las terminaciones de viaje
• sAcces rápido informes para auditoría y ejecución

App

Se proporcionó a todos los conductores una aplicación para:

• Ver horarios de viaje
• Recibir actualizaciones en vivo
• Comuníquese con los huéspedes o personal de apoyo
• Rutas de navegación con GPS integrado

Sin marca blanca

Todas las aplicaciones eran completamente marcada bajo la identidad del evento, proporcionando una experiencia digital unificada que coincida con la clase y escala de la cumbre.

Los resultados

Con Zoyride Plataforma de transporte de eventos impulsada por AI, el cliente logró:

• 100% de adopción de invitados de la aplicación móvil
• 40% de mejora en eficiencia de programación de vehículos
• Cero falta de camionetas o retrasos importantes
• Una experiencia profesional y de marca que impresionó a los asistentes y organizadores
• Coordinación en tiempo real que permitió operaciones de eventos sin estrés y sin estrés

Conclusión

Ya sea una cumbre política, una gala corporativa o un megaevento cultural, Zoyride habilita a los organizadores del evento para manejar la movilidad de los huéspedes a escala, eficiente, inteligente e impresionante. Cuando la reputación es todo, nuestra software de gestión de movilidad de eventos asegura que no se pierda ningún detalle.