Internacional líder event management company se le encomendó la organización de una de las cumbres comerciales más prestigiosas del año: la organización cientos de VIPs, delegados globales e invitados de alto perfil de todo el mundo. Si bien la logística del evento era vasta y compleja, el mayor desafío radicaba en gestionar el transporte sin problemas en vuelos, hoteles y lugares, sin comprometer la experiencia de los huéspedes.
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El desafío
Transporte de invitados VIP, delegados internacionales y la organización de equipos de varios puntos de la ciudad:aeropuertos, hoteles y sedes de eventos múltiples- era un laberinto logístico. La coordinación manual significaba altas posibilidades de retrasos, mala comunicación y posibles daños a la reputación.
Cuestiones específicas incluidas:
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Ningún sistema centralizado: Las reservas, los envíos y la coordinación del conductor se gestionaron manualmente, causando superposiciones y retrasos.
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Falta de visibilidad en tiempo real: Rastrear el estado del vehículo y los movimientos de invitados era casi imposible.
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Gaps de comunicación: No hay plataforma unificada para que los huéspedes, conductores o coordinadores se queden sincronizados.
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Ninguna experiencia de marca: La ausencia de una plataforma digital de marca blanca diluyó la sensación premium del evento.
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Complejo de facturación: Múltiples tipos y tarifas de servicio dificultaron la facturación precisa.
La Solución Zoyride
Zoyride entró con su Solución de gestión del transporte de eventos, personalizado-configurado y blanco etiquetado para el cliente. Nuestra plataforma les ayudó a planificar, asignar y supervisar cada etapa del viaje de cada huésped, con una experiencia que coincidía con los estándares premium del evento.
Entregas clave incluidas:
Aplicación móvil orientada al cliente
Cada delegado recibió acceso a un aplicación móvil de marca, donde podrían:- Ver personalizado itinerarios incluyendo vuelos, información del hotel y horario de transporte
- Pista en tiempo real llegadas de taxi o transbordador
- Comunicar directamente con sus Conductor asignado
- Véase Punto de contacto (POC) detalles asistencia instantánea
Panel de mando para el equipo de eventos
Los organizadores del evento podrían:- Crear, asignar y actualizar las reservas de transporte al instante
- Gestión múltiples rutas, ranuras de tiempo y categorías VIP
- Supervisar el estado de vida de los paseos, no-shows y las terminaciones de viaje
- sAcces rápido informes para auditoría y ejecución
App
Se proporcionó a todos los conductores una aplicación para:- Ver horarios de viaje
- Recibir actualizaciones en vivo
- Comuníquese con los huéspedes o personal de apoyo
- Rutas de navegación con GPS integrado
Sin marca blanca
Todas las aplicaciones eran completamente marcada bajo la identidad del evento, proporcionando una experiencia digital unificada que coincida con la clase y escala de la cumbre.
Los resultados
Con Zoyride Plataforma de transporte de eventos impulsada por AI, el cliente logró:- 100% de adopción de invitados de la aplicación móvil
- 40% de mejora en eficiencia de programación de vehículos
- Cero falta de camionetas o retrasos importantes
- Una experiencia profesional y de marca que impresionó a los asistentes y organizadores
- Coordinación en tiempo real que permitió operaciones de eventos sin estrés y sin estrés
Conclusión
Ya sea una cumbre política, una gala corporativa o un megaevento cultural, Zoyride habilita a los organizadores del evento para manejar la movilidad de los huéspedes a escala, eficiente, inteligente e impresionante. Cuando la reputación es todo, nuestra software de gestión de movilidad de eventos asegura que no se pierda ningún detalle.