Un leader international société de gestion d'événements a été chargé d'organiser l'un des sommets les plus prestigieux de l'année des centaines de VIP, des délégués mondiaux et des invités de haut niveau de partout dans le monde. Alors que la logistique de l'événement était vaste et complexe, le plus grand défi consistait à gérer le transport sans heurts entre les vols, les hôtels et le lieu, sans compromettre l'expérience des clients.
Le défi
Transport d'invités VIP, de délégués internationaux et d'équipes organisatrices de différents points de la ville—aéroports, hôtels et lieux d'événements multiples—était un labyrinthe logistique. La coordination manuelle a entraîné des risques élevés de retards, de mauvaise communication et de dommages potentiels à la réputation.
Parmi les questions spécifiques, mentionnons :
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Pas de système centralisé: Les réservations des clients, les expéditions et la coordination des conducteurs ont été gérées manuellement, ce qui a entraîné des chevauchements et des retards.
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Manque de visibilité en temps réel : Le suivi du statut du véhicule et des mouvements des invités était presque impossible.
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Lacunes dans la communication : Pas de plate-forme unifiée pour les invités, les pilotes ou les coordonnateurs pour rester en synchronisation.
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Aucune expérience marquée : L'absence d'une plate-forme numérique marquée en blanc a dilué la sensation premium de l'événement.
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Facturation complexe : Plusieurs types de services et tarifs rendent difficile la facturation précise.
La solution Zoyride
Zoyride est entré avec Solution de gestion du transport événementiel, configuration personnalisée et portant la marque blanche pour le client. Notre plateforme les a aidés à planifier, affecter et surveiller chaque étape de chaque voyage invité, avec une expérience qui correspond aux normes premium de l'événement.
Voici les principaux produits livrables :
Invité -Faire face à l'application mobile
Chaque délégué a eu accès à une app mobile de marque, où ils pourraient:- Afficher personnalisé itinéraires y compris les vols, les informations de l'hôtel et les horaires de transport
- Suivre en temps réel arrivées en cabine ou en navette
- Communiquer directement avec conducteur assigné
- Voir Coordonnées du point de contact pour assistance immédiate
Tableau de bord Admin pour Event Team
Les organisateurs de l'événement pourraient :- Créer, attribuer et mettre à jour les réservations de transport instantanément
- Gérer plusieurs itinéraires, créneaux horaires et catégories VIP
- Surveiller l'état en direct des manèges, des non-présentations et des sorties
- sAccess rapports rapides pour audit et exécution
Application pilote
Tous les conducteurs ont reçu une application pour:- Consulter les horaires de voyage
- Recevez des mises à jour en direct
- Communiquer avec les invités ou le personnel de soutien
- Naviguer sur les routes avec GPS intégré
Labeled et sans soudure
Toutes les applications étaient entièrement identitaire de l'événement, fournissant une expérience numérique unifiée qui correspond à la classe et à l'échelle du sommet.
Les résultats
Avec des Zoyrides AI -la plate-forme de transport d'événements motorisés, le client a atteint:- Adoption 100% invité de l'application mobile
- 40 % d'amélioration de l'efficacité de la planification des véhicules
- Zéro retraits manqués ou retards majeurs
- Une expérience professionnelle de marque qui a impressionné les participants et les organisateurs
- Coordination en temps réel qui a permis des opérations d'événements sans stress et en douceur
Conclusion
Que ce soit un sommet politique, un gala d'entreprise ou un méga-événement culturel, Zoyride responsabilise les organisateurs d'événements gérer la mobilité des clients à l'échelle, de manière efficace, intelligente et impressionnante. Quand la réputation est tout, notre logiciel de gestion de la mobilité événementiel veille à ce qu'aucun détail ne soit oublié.