הוצאות

ש1. כיצד אני מוסיף הוצאה חדשה במערכת, ומהם סוגי וקטגוריות ההוצאות הזמינים?

כדי להוסיף הוצאה חדשה במערכת, בצעו את השלבים הבאים:

נווטו אל מודול ההוצאות, ולאחר מכן לחצו על כפתור הפלוס.
מלאו את השדות הנדרשים בטופס “הוספת הוצאה”:

בחרו את סוג ההוצאה מתוך:
- כללי
- כלי רכב
- עובד
בחרו את החברה שנושאת בהוצאה.
בחרו את הקטגוריה ואת תאריך ההוצאה.

עבור כללי, דוגמאות לקטגוריות כוללות:

הוצאת משרד
רכישת פריטים
שכירות
אחר

עבור כלי רכב, תזדקקו גם ל:

בחירת כלי רכב
ק”מ נוכחי וק”מ לטיפול הבא
תאריך הטיפול הבא

עבור עובד, בחרו את העובד וציינו את הקטגוריה.

בעת הוספת הוצאה כללית, הוסיפו מס’ חשבונית/קבלה ושם ספק (אופציונלי).
סעיף הוצאה: הגדירו את אופי ההוצאה.
סכום ומס (אם רלוונטי).

תוכלו לפרט את ההוצאות בלחיצה על תיבת פירוט או להמשיך ישירות בצירוף המסמך.

צירוף קבצים (אופציונלי): תוכלו להעלות חשבונות, קבלות או מסמכי כלי רכב.
לאחר מילוי כל הפרטים הנדרשים, לחצו על שמירה לשליחה.

ש2. האם אוכל לשייך הוצאות לעובדים או לכלי רכב?

כן, בהתאם לסוג ההוצאה:

סוג עובד: שייכו את ההוצאה לעובד מסוים.
סוג כלי רכב: בחרו כלי רכב מהרשימה והזינו:
- קריאת ק”מ נוכחית
- ק”מ לטיפול הבא
- תאריך יעד לטיפול הבא

ש3. מדוע אני רואה שדות שונים כשאני בוחר סוגי הוצאות שונים (כללי, כלי רכב, עובד)?

הטופס משתנה באופן דינמי בהתאם לסוג ההוצאה שנבחר:

כללי: שדות סטנדרטיים למשרד, שכירות, חשבונות וכו’.
כלי רכב: דורש מכם לבחור כלי רכב ולהזין ק”מ נוכחי, ק”מ לטיפול הבא ותאריך הטיפול הבא.
עובד: מבקש מכם לבחור עובד ולסווג את ההוצאה כנסיעה, אוכל וכו’.

הדבר מבטיח שרק שדות רלוונטיים מוצגים לסוג הוצאה זה.

ש4. מה מטרת מודול ההוצאות?

מודול ההוצאות עוזר לעקוב ולנהל את כל הוצאות העסק, כולל עלויות הקשורות לכלי רכב והוצאות תפעוליות כלליות, עם רשומות לפי חשבונית וקישור לחברה.

ש5. מהם סוגי ההוצאות המפורטים?

ישנם בעיקר שני סוגים:

כלי רכב – קשורה לכלי רכב מסוים (למשל תיקון, ביטוח).
כללי – הוצאות תפעוליות או ניהוליות שאינן קשורות לכלי רכב (למשל שכירות, צורכי משרד, משכורות).

הוצאות הקשורות לעובדים כגון:

החזרים (נסיעות, אוכל וכו’)
קצבאות
מקדמות שכר
חיובי הכשרה או לינה

ש6. האם אוכל לסנן הוצאות לפי תאריך או חברה?

כן.

השתמשו בבורר טווח התאריכים בפינה השמאלית העליונה; יש שדה קלט “תאריך התחלה ← תאריך סיום” המאפשר לכם לסנן הוצאות לפי טווח תאריכים.
או השתמשו בסרגל החיפוש מימין כדי לסנן לפי:
- סוג (למשל כללי, כלי רכב, עובד)
- חברה
- כלי רכב
- סטטוס (למשל חדש, מאושר וכו’)
- מס’ חשבונית
- קטגוריה
- ספק

ש7. כיצד אוכל לערוך או למחוק הוצאה קיימת?

לעריכה: לחצו על סמל העיפרון ✏️ בעמודת הפעולה.
למחיקה: לחצו על סמל פח האשפה 🗑️. ייתכן שתופיע חלונית אישור.
לחצו על מחיקה כדי למחוק את הרשומה לצמיתות או על ביטול כדי לצאת.

ש8. מה קורה אם אין כלי רכב מקושר להוצאה כללית?

זה תקין. עבור הוצאות כלליות, שדה כלי הרכב מציג „לא נמצאה רשומה” משום שהן אינן קשורות לתפעול הצי.

ש9. מה משמעות הסטטוס “חדש”? האם ניתן לשנותו?

„חדש” פירושו שההוצאה רק עכשיו נוספה למערכת.

ש10. האם אוכל להוריד או לייצא את רשימת ההוצאות הזו?

תכונת הייצוא/הורדה נמצאת כעת בפיתוח ותהיה זמינה בקרוב.

ש11. כיצד אני עורך רשומת הוצאה קיימת?

כדי לערוך הוצאה קיימת, בצעו את השלבים הבאים בקפידה:

שלב 1: פתחו את רשימת ההוצאות

מהתפריט הראשי, עברו אל מודול “ההוצאות”.
פעולה זו תפתח תצוגת טבלה המציגה את כל רשומות ההוצאות הקיימות יחד עם פרטיהן כגון סוג, סטטוס, תאריך, מס’ חשבונית, סך הכול וכו’.

שלב 2: בחרו את הרשומה לעריכה

אתרו את רשומת ההוצאה שברצונכם לשנות.
בצד הימני של הרשומה, לחצו על סמל ✏️ העריכה תחת עמודת „פעולה”.
פעולה זו תפתח את חלון העריכה הקופץ של ההוצאה עם כל הפרטים שנשמרו קודם לכן כבר ממולאים.

שלב 3: שנו את השדות לפי הצורך

כעת תוכלו לעדכן כל אחד מהשדות הבאים לפי הצורך:
- סוג הוצאה (לא ישים)
- מס’ כלי רכב (לא ישים)
- שם חברה
- תאריך ההוצאה
- קטגוריית הוצאה ותת-קטגוריה
- מספר חשבונית ושם ספק
- סכום ומס
- סעיף הוצאה
- הערה (להערות פנימיות)
- תאריך/ק”מ לטיפול הבא (להוצאות כלי רכב)

🔍 תוכלו גם להעלות קבצים, להגדיר תאריכי הנפקה/תפוגה או לצרף מספר מסמכים תחת ההוצאה (למשל רישיון רכב, עותקי היתרים וכו’).

שלב 4: שמרו את השינויים

לאחר ביצוע כל העדכונים, גללו למטה ולחצו על כפתור שמירה הירוק בפינה הימנית התחתונה.
המערכת תאמת את הקלטים ותעדכן את ההוצאה בהצלחה.

📝 טיפ: אם ברצונכם לראות מי ביצע שינויים קודמים ברשומה זו, לחצו על כפתור יומן ביקורת ליד אפשרות השמירה.

ש12. מה השימוש ב”סעיף הוצאה”?

„סעיף הוצאה” מגדיר את הסוג הספציפי של ההוצאה (למשל רישיון רכב, ביטוח, תעודת זיהום) והוא נדרש לסיווג ולדיווח.

ש13. מה מטרת “ק”מ לטיפול הבא” ו”תאריך הטיפול הבא”?

שדות אלו משמשים להגדרת תזכורות טיפול עבור כלי הרכב שנבחר, בהתבסס על העדכון הנוכחי.

ש14. האם אוכל לעדכן את מספר החשבונית ושם הספק?

כן, שדות אלו ניתנים לעריכה אם פרטי החשבונית השתנו או לא הוזנו קודם לכן.

ש15. האם אוכל להזין או לשנות ערכי מס?

כן, הזינו את סכום המס בשדה מס והוא יעדכן אוטומטית את הסך הכול.

ש16. מה עושה תיבת הסימון “פירוט”?

האפשרות “פירוט” מאפשרת לכם לפצל את ההוצאה למספר שורות פריטים (למשל דלק, תחזוקה, אגרות) במקום לרשום אותה כסך כולל יחיד. הפעלתה מרחיבה שדות קלט נוספים למעקב מפורט.

ש17. האם אוכל לראות מי ערך הוצאה זו קודם לכן?

כן, לחצו על כפתור יומן ביקורת בתחתית כדי לצפות בהיסטוריה המלאה של מי ביצע אילו שינויים ומתי.

ש18. האם אוכל למחוק הוצאה זו אם נוצרה בטעות?

כן, לחצו על כפתור מחיקה בתחתית כדי להסיר את ההוצאה לצמיתות.

ש19. האם אוכל לצרף מסמכים או קבלות בעת עריכת הוצאה?

כן! בצעו שלבים אלו כדי להעלות מסמכים תומכים בעת עריכת הוצאה:

מדריך שלב אחר שלב:

שלב 1: נווטו לדף ההוצאות

עברו לתפריט הראשי ופתחו את מקטע ההוצאות.
ברשימת ההוצאות, מצאו את הרשומה שברצונכם לעדכן.
לחצו על סמל ✏️ העריכה ליד אותה רשומה.

שלב 2: גשו למקטע העלאת המסמכים

פעולה זו תפתח את חלון העריכה הקופץ של ההוצאה עם כל הנתונים שנשמרו קודם לכן.
גללו לתחתית הטופס כדי למצוא את לוח העלאת המסמכים:
גררו ושחררו את הקבצים שלכם כאן או בחרו קבצים. (גודל קובץ מרבי 100 MB).

שלב 3: העלו את הקבצים

תוכלו לגרור ולשחרר קובצי PDF לתיבת ההעלאה או ללחוץ על „בחירת קבצים” כדי לעיין במערכת שלכם.
הקבצים שהועלו יוצגו למטה עם סמלי PDF ושמות קבצים.

שלב 4: הוסיפו פרטי מסמך
עבור כל קובץ שהועלה, מלאו:

סוג – בחרו מהתפריט הנפתח (למשל רישיון רכב, היתר, ביטוח וכו’)
תאריך הנפקה – מתי המסמך הונפק
תאריך תפוגה – אם למסמך יש תפוגה (אופציונלי אך מומלץ)

תוכלו להעלות מספר קבצים, ולכל אחד יכולים להיות מטא-נתונים משלו.

שלב 5: שמרו את השינויים

לאחר ביצוע כל השינויים וצירוף המסמכים, לחצו על כפתור שמירה הירוק בפינה הימנית התחתונה.

ש20. האם אוכל למחוק הוצאה ממסך העריכה?

כן. אם אינכם זקוקים יותר לרשומה, לחצו על כפתור מחיקה האדום בסרגל התחתון. תופיע הנחיית אישור לפני המחיקה.

ש21. אילו שדות נדרשים לשמירת הוצאה?

כדי לשמור בהצלחה רשומת הוצאה (בין אם בהוספה או בעריכה), יש למלא את שדות החובה הבאים:

📌 שדות נדרשים:

שם השדה	תיאור
סוג הוצאה*	בחרו מתוך: כללי, כלי רכב או עובד — קובע אילו שדות יוצגו בהמשך.
חברה*	יש לבחור מהתפריט הנפתח את החברה שנושאת בהוצאה.
תאריך*	תאריך ההוצאה (חייב להיות בפורמט תקין, לא בתאריך עתידי אלא אם מותר).
קטגוריה*	מגדירה את אופי ההוצאה (למשל דלק, תחזוקה, שכירות וכו’).
סעיף הוצאה*	תיאור קצר או כותרת של ההוצאה (למשל החלפת צמיגים, חידוש רישיון רכב).
סכום*	סכום ההוצאה העיקרי (לא כולל מס).
מס (אופציונלי)	תוכלו להזין מס אם רלוונטי — הסך הכול מחושב אוטומטית.
כלי רכב (נדרש רק אם הסוג הוא “כלי רכב”)	כאשר סוג ההוצאה מוגדר ככלי רכב, בחירת כלי רכב היא גם חובה.