Gastos

P1. ¿Cómo añado un nuevo gasto en el sistema y cuáles son los tipos y categorías de gastos disponibles?

Para añadir un nuevo gasto en el sistema, sigue estos pasos:

Ve al módulo Gastos y luego haz clic en el botón más.
Completa los campos requeridos en el formulario “Añadir gasto”:

Selecciona el tipo de gasto entre:
- General
- Vehículo
- Empleado
Selecciona la empresa que incurre en el gasto.
Selecciona la categoría y la fecha del gasto.

Para General, ejemplos de categorías incluyen:

Gasto de oficina
Compra de artículos
Alquiler
Otros

Para Vehículo, también necesitarás:

Selección de vehículo
KM actuales y KM del próximo servicio
Fecha del próximo servicio

Para Empleado, elige el empleado y especifica la categoría.

Al añadir un gasto general, añade el N.º de factura/recibo y el Nombre del proveedor (opcional).
Concepto de gasto: define la naturaleza del gasto.
Importe e impuestos (si corresponde).

Puedes desglosar los gastos haciendo clic en la casilla desglosar o continuar directamente adjuntando el documento.

Adjuntar archivos (opcional): Puedes subir facturas, recibos o documentos del vehículo.
Una vez completados todos los datos requeridos, haz clic en Guardar para enviar.

P2. ¿Puedo asignar gastos a empleados o vehículos?

Sí, según el tipo de gasto:

Tipo Empleado: asigna el gasto a un empleado específico.
Tipo Vehículo: selecciona un vehículo de la lista e introduce:
- Lectura de KM actuales
- KM del próximo servicio
- Fecha de vencimiento del próximo servicio

P3. ¿Por qué veo campos diferentes al seleccionar distintos tipos de gasto (General, Vehículo, Empleado)?

El formulario cambia dinámicamente según el tipo de gasto seleccionado:

General: campos estándar para oficina, alquiler, facturas, etc.
Vehículo: requiere que selecciones un vehículo e introduzcas los KM actuales, los KM del próximo servicio y la fecha del próximo servicio.
Empleado: te solicita seleccionar un empleado y categorizar el gasto como viaje, comida, etc.

Esto garantiza que solo se muestren los campos relevantes para ese tipo de gasto.

P4. ¿Cuál es el propósito del módulo Gastos?

El módulo Gastos ayuda a hacer seguimiento y gestionar todos los gastos del negocio, incluidos los costes relacionados con vehículos y los gastos operativos generales, con registros por factura y vinculación a la empresa.

P5. ¿Cuáles son los tipos de gastos listados?

Hay principalmente dos tipos:

Vehículo: relacionado con un vehículo específico (p. ej., reparación, seguro).
General: gastos operativos o administrativos no vinculados a un vehículo (p. ej., alquiler, papelería, salarios).

Gastos relacionados con empleados como:

Reembolsos (viajes, comida, etc.)
Asignaciones
Anticipos de salario
Cargos de formación o alojamiento

P6. ¿Puedo filtrar los gastos por fecha o empresa?

Sí.

Usa el selector de rango de fechas en la parte superior izquierda; hay un campo de entrada “Fecha de inicio → Fecha de fin” que te permite filtrar los gastos por rango de fechas.
O usa la barra de búsqueda de la derecha para filtrar por:
- Tipo (p. ej., General, Vehículo, Empleado)
- Empresa
- Vehículo
- Estado (p. ej., Nuevo, Aprobado, etc.)
- N.º de factura
- Categoría
- Proveedor

P7. ¿Cómo puedo editar o eliminar un gasto existente?

Para editar: haz clic en el icono de lápiz ✏️ en la columna Acción.
Para eliminar: haz clic en el icono de papelera 🗑️. Puede aparecer una ventana de confirmación.
Haz clic en eliminar para borrar permanentemente el registro o en cancelar para salir.

P8. ¿Qué ocurre si no hay ningún vehículo vinculado a un gasto general?

Es normal. En los gastos generales, el campo Vehículo muestra “No se encontró ningún registro” porque no están relacionados con las operaciones de la flota.

P9. ¿Qué significa el estado “Nuevo”? ¿Se puede cambiar?

“Nuevo” significa que el gasto se acaba de añadir al sistema.

P10. ¿Puedo descargar o exportar esta lista de gastos?

La función de exportación/descarga está actualmente en desarrollo y estará disponible pronto.

P11. ¿Cómo edito una entrada de gasto existente?

Para editar un gasto existente, sigue estos pasos cuidadosamente:

Paso 1: Abre la lista de gastos

En el menú principal, ve al módulo “Gastos”.
Se abrirá una vista de tabla que lista todos los registros de gastos existentes junto con sus datos como Tipo, Estado, Fecha, N.º de factura, Total, etc.

Paso 2: Selecciona el registro a editar

Localiza la entrada de gasto que deseas modificar.
En el lado derecho de la entrada, haz clic en el icono ✏️ Editar en la columna “Acción”.
Se abrirá la ventana emergente Editar gasto con todos los datos guardados previamente ya rellenados.

Paso 3: Modifica los campos según sea necesario

Ahora puedes actualizar cualquiera de los siguientes campos según sea necesario:
- Tipo de gasto (no aplicable)
- N.º de vehículo (no aplicable)
- Nombre de la empresa
- Fecha del gasto
- Categoría y subcategoría del gasto
- Número de factura y nombre del proveedor
- Importe e impuestos
- Concepto de gasto
- Nota (para comentarios internos)
- Fecha/KM del próximo servicio (para gastos de vehículo)

🔍 También puedes subir archivos, establecer fechas de emisión/vencimiento o adjuntar varios documentos al gasto (p. ej., RC, copias de permisos, etc.).

Paso 4: Guarda tus cambios

Una vez realizadas todas las actualizaciones, desplázate hacia abajo y haz clic en el botón verde Guardar en la esquina inferior derecha.
El sistema validará las entradas y actualizará el gasto correctamente.

📝 Consejo: Si quieres ver quién realizó cambios anteriores en este registro, haz clic en el botón Registro de auditoría junto a la opción Guardar.

P12. ¿Para qué sirve el “Concepto de gasto”?

El “Concepto de gasto” define el tipo específico de gasto (p. ej., RC, seguro, certificado de contaminación) y es necesario para la clasificación y los informes.

P13. ¿Cuál es el propósito de “KM del próximo servicio” y “Fecha del próximo servicio”?

Estos campos se usan para establecer recordatorios de servicio para el vehículo seleccionado, según la actualización actual.

P14. ¿Puedo actualizar el número de factura y el nombre del proveedor?

Sí, estos campos son editables si los datos de la factura han cambiado o no se introdujeron antes.

P15. ¿Puedo introducir o modificar los valores de impuestos?

Sí, introduce el importe del impuesto en el campo Impuesto y actualizará automáticamente el total.

P16. ¿Qué hace la casilla “Desglosar”?

La opción “Desglosar” te permite dividir el gasto en varias líneas de partidas (p. ej., combustible, mantenimiento, peajes) en lugar de registrarlo como un único total. Al activarla se expanden campos de entrada adicionales para un seguimiento detallado.

P17. ¿Puedo ver quién editó anteriormente este gasto?

Sí, haz clic en el botón Registro de auditoría en la parte inferior para ver el historial completo de quién realizó qué cambios y cuándo.

P18. ¿Puedo eliminar este gasto si se creó por error?

Sí, haz clic en el botón Eliminar en la parte inferior para quitar permanentemente el gasto.

P19. ¿Puedo adjuntar documentos o recibos al editar un gasto?

¡Sí! Sigue estos pasos para subir documentos de respaldo al editar un gasto:

Guía paso a paso:

Paso 1: Ve a la página de gastos

Ve al menú principal y abre la sección Gastos.
En la lista de gastos, encuentra la entrada que deseas actualizar.
Haz clic en el icono ✏️ Editar junto a esa entrada.

Paso 2: Accede a la sección de carga de documentos

Se abrirá la ventana emergente Editar gasto con todos los datos guardados previamente.
Desplázate hasta la parte inferior del formulario para encontrar el panel de carga de documentos:
Arrastra y suelta tus archivos aquí o Elige archivos. (Tamaño máximo de archivo 100 MB).

Paso 3: Sube los archivos

Puedes arrastrar y soltar archivos PDF en la caja de carga o hacer clic en “Elegir archivos” para buscar en tu sistema.
Los archivos subidos aparecerán listados a continuación con iconos de PDF y nombres de archivo.

Paso 4: Añade los datos del documento
Para cada archivo subido, completa:

Tipo: selecciona del menú desplegable (p. ej., RC, permiso, seguro, etc.)
Fecha de emisión: cuándo se emitió el documento
Fecha de vencimiento: si el documento tiene vencimiento (opcional pero recomendado)

Puedes subir varios archivos, y cada uno puede tener sus propios metadatos.

Paso 5: Guarda los cambios

Tras realizar todos los cambios y adjuntar los documentos, haz clic en el botón verde Guardar en la esquina inferior derecha.

P20. ¿Puedo eliminar un gasto desde la pantalla de edición?

Sí. Si ya no necesitas el registro, haz clic en el botón rojo Eliminar en la barra inferior. Aparecerá un aviso de confirmación antes de la eliminación.

P21. ¿Qué campos son necesarios para guardar un gasto?

Para guardar correctamente una entrada de gasto (ya sea al añadir o editar), deben completarse los siguientes campos obligatorios:

📌 Campos requeridos:

Nombre del campo	Descripción
Tipo de gasto*	Selecciona entre: General, Vehículo o Empleado — determina qué campos se mostrarán a continuación.
Empresa*	La empresa que incurre en el gasto debe seleccionarse del menú desplegable.
Fecha*	Fecha del gasto (debe tener un formato válido, no con fecha futura a menos que se permita).
Categoría*	Define la naturaleza del gasto (p. ej., combustible, mantenimiento, alquiler, etc.).
Concepto de gasto*	Una breve descripción o título del gasto (p. ej., cambio de neumáticos, renovación de RC).
Importe*	El importe principal del gasto (sin impuestos).
Impuesto (opcional)	Puedes introducir el impuesto si corresponde; el total se calcula automáticamente.
Vehículo (requerido solo si el tipo es “Vehículo”)	Cuando el tipo de gasto es Vehículo, seleccionar un vehículo también es obligatorio.