Dépenses

Q1. Comment ajouter une nouvelle dépense dans le système, et quels sont les types et catégories de dépenses disponibles ?

Pour ajouter une nouvelle dépense dans le système, suivez ces étapes :

Accédez au module Dépenses, puis cliquez sur le bouton plus.
Renseignez les champs requis dans le formulaire « Ajouter une dépense » :

Sélectionnez le type de dépense parmi :
- Général
- Véhicule
- Employé
Sélectionnez l’entreprise qui engage la dépense.
Sélectionnez la catégorie et la date de la dépense.

Pour Général, les catégories d’exemple incluent :

Dépense de bureau
Achat d’articles
Loyer
Autres

Pour Véhicule, vous aurez également besoin de :

Sélection du véhicule
KM actuels et KM du prochain entretien
Date du prochain entretien

Pour Employé, choisissez l’employé et précisez la catégorie.

Lors de l’ajout d’une dépense générale, ajoutez le N° de facture/reçu et le Nom du fournisseur (facultatif).
Poste de dépense : définissez la nature de la dépense.
Montant et taxe (le cas échéant).

Vous pouvez détailler les dépenses en cliquant sur la case détailler ou continuer directement en joignant le document.

Joindre des fichiers (facultatif) : Vous pouvez importer des factures, des reçus ou des documents de véhicule.
Une fois tous les détails requis remplis, cliquez sur Enregistrer pour soumettre.

Q2. Puis-je affecter des dépenses à des employés ou des véhicules ?

Oui, selon le type de dépense :

Type Employé : affectez la dépense à un employé spécifique.
Type Véhicule : sélectionnez un véhicule dans la liste et saisissez :
- Relevé KM actuel
- KM du prochain entretien
- Date d’échéance du prochain entretien

Q3. Pourquoi vois-je des champs différents lorsque je sélectionne différents types de dépenses (Général, Véhicule, Employé) ?

Le formulaire change dynamiquement en fonction du type de dépense sélectionné :

Général : champs standard pour bureau, loyer, factures, etc.
Véhicule : nécessite de sélectionner un véhicule et de saisir les KM actuels, les KM du prochain entretien et la date du prochain entretien.
Employé : vous invite à sélectionner un employé et à catégoriser la dépense comme déplacement, repas, etc.

Cela garantit que seuls les champs pertinents sont affichés pour ce type de dépense.

Q4. Quel est le but du module Dépenses ?

Le module Dépenses aide à suivre et gérer toutes les dépenses de l’entreprise, y compris les coûts liés aux véhicules et les dépenses opérationnelles générales, avec des enregistrements par facture et un lien avec l’entreprise.

Q5. Quels sont les types de dépenses répertoriés ?

Il existe principalement deux types :

Véhicule – Liée à un véhicule spécifique (par ex. réparation, assurance).
Général – Dépenses opérationnelles ou administratives non liées à un véhicule (par ex. loyer, fournitures, salaires).

Dépenses liées aux employés comme :

Remboursements (déplacements, repas, etc.)
Indemnités
Avances sur salaire
Frais de formation ou d’hébergement

Q6. Puis-je filtrer les dépenses par date ou par entreprise ?

Oui.

Utilisez le sélecteur de plage de dates en haut à gauche ; il y a un champ « Date de début → Date de fin » qui vous permet de filtrer les dépenses par plage de dates.
Ou utilisez la barre de recherche à droite pour filtrer par :
- Type (par ex. Général, Véhicule, Employé)
- Entreprise
- Véhicule
- Statut (par ex. Nouveau, Approuvé, etc.)
- N° de facture
- Catégorie
- Fournisseur

Q7. Comment modifier ou supprimer une dépense existante ?

Pour modifier : cliquez sur l’icône crayon ✏️ dans la colonne Action.
Pour supprimer : cliquez sur l’icône corbeille 🗑️. Une fenêtre de confirmation peut apparaître.
Cliquez sur supprimer pour effacer définitivement l’enregistrement ou sur annuler pour quitter.

Q8. Que se passe-t-il si aucun véhicule n’est lié à une dépense générale ?

C’est normal. Pour les dépenses générales, le champ Véhicule affiche « Aucun enregistrement trouvé » car elles ne sont pas liées aux opérations de la flotte.

Q9. Que signifie le statut « Nouveau » ? Peut-il être modifié ?

« Nouveau » signifie que la dépense vient d’être ajoutée au système.

Q10. Puis-je télécharger ou exporter cette liste de dépenses ?

La fonction d’export/téléchargement est actuellement en cours de développement et sera bientôt disponible.

Q11. Comment modifier une entrée de dépense existante ?

Pour modifier une dépense existante, suivez ces étapes attentivement :

Étape 1 : Ouvrez la liste des dépenses

Depuis le menu principal, accédez au module « Dépenses ».
Cela ouvre une vue tableau répertoriant tous les enregistrements de dépenses existants ainsi que leurs détails tels que Type, Statut, Date, N° de facture, Total, etc.

Étape 2 : Sélectionnez l’enregistrement à modifier

Localisez l’entrée de dépense que vous souhaitez modifier.
Sur le côté droit de l’entrée, cliquez sur l’icône ✏️ Modifier dans la colonne « Action ».
Cela ouvre la fenêtre contextuelle Modifier la dépense avec tous les détails précédemment enregistrés déjà remplis.

Étape 3 : Modifiez les champs selon vos besoins

Vous pouvez maintenant mettre à jour l’un des champs suivants selon vos besoins :
- Type de dépense (non applicable)
- N° de véhicule (non applicable)
- Nom de l’entreprise
- Date de la dépense
- Catégorie et sous-catégorie de la dépense
- Numéro de facture et nom du fournisseur
- Montant et taxe
- Poste de dépense
- Note (pour remarques internes)
- Date/KM du prochain entretien (pour les dépenses de véhicule)

🔍 Vous pouvez également importer des fichiers, définir des dates d’émission/expiration ou joindre plusieurs documents à la dépense (par ex. carte grise, copies de permis, etc.).

Étape 4 : Enregistrez vos modifications

Une fois toutes les mises à jour effectuées, faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton vert Enregistrer dans le coin inférieur droit.
Le système validera les saisies et mettra à jour la dépense avec succès.

📝 Astuce : Si vous voulez voir qui a effectué des modifications antérieures sur cet enregistrement, cliquez sur le bouton Journal d’audit à côté de l’option Enregistrer.

Q12. À quoi sert le « Poste de dépense » ?

Le « Poste de dépense » définit le type spécifique de dépense (par ex. carte grise, assurance, certificat de pollution) et est requis pour la classification et le reporting.

Q13. Quel est le but des « KM du prochain entretien » et de la « Date du prochain entretien » ?

Ces champs servent à définir des rappels d’entretien pour le véhicule sélectionné, en fonction de la mise à jour actuelle.

Q14. Puis-je mettre à jour le numéro de facture et le nom du fournisseur ?

Oui, ces champs sont modifiables si les détails de la facture ont changé ou n’avaient pas été saisis auparavant.

Q15. Puis-je saisir ou modifier les valeurs de taxe ?

Oui, saisissez le montant de la taxe dans le champ Taxe et il mettra automatiquement à jour le total.

Q16. Que fait la case « Détailler » ?

L’option « Détailler » vous permet de décomposer la dépense en plusieurs lignes (par ex. carburant, entretien, péages) au lieu de l’enregistrer comme un seul total. L’activer développe des champs de saisie supplémentaires pour un suivi détaillé.

Q17. Puis-je voir qui a modifié cette dépense auparavant ?

Oui, cliquez sur le bouton Journal d’audit en bas pour consulter l’historique complet de qui a effectué quelles modifications et quand.

Q18. Puis-je supprimer cette dépense si elle a été créée par erreur ?

Oui, cliquez sur le bouton Supprimer en bas pour retirer définitivement la dépense.

Q19. Puis-je joindre des documents ou des reçus lors de la modification d’une dépense ?

Oui ! Suivez ces étapes pour importer des documents justificatifs lors de la modification d’une dépense :

Guide étape par étape :

Étape 1 : Accédez à la page des dépenses

Accédez au menu principal et ouvrez la section Dépenses.
Dans la liste des dépenses, trouvez l’entrée que vous souhaitez mettre à jour.
Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier à côté de cette entrée.

Étape 2 : Accédez à la section de téléchargement de documents

Cela ouvre la fenêtre contextuelle Modifier la dépense avec toutes les données précédemment enregistrées.
Faites défiler vers le bas du formulaire pour trouver le panneau de téléchargement de documents :
Glissez-déposez vos fichiers ici ou Choisir des fichiers. (Taille de fichier max 100 Mo).

Étape 3 : Importez les fichiers

Vous pouvez glisser-déposer des fichiers PDF dans la zone de téléchargement ou cliquer sur « Choisir des fichiers » pour parcourir votre système.
Les fichiers importés seront répertoriés ci-dessous avec des icônes PDF et des noms de fichiers.

Étape 4 : Ajoutez les détails du document
Pour chaque fichier importé, renseignez :

Type – Sélectionnez dans le menu déroulant (par ex. carte grise, permis, assurance, etc.)
Date d’émission – Quand le document a été émis
Date d’expiration – Si le document a une expiration (facultatif mais recommandé)

Vous pouvez importer plusieurs fichiers, et chacun peut avoir ses propres métadonnées.

Étape 5 : Enregistrez les modifications

Après avoir effectué toutes les modifications et joint les documents, cliquez sur le bouton vert Enregistrer dans le coin inférieur droit.

Q20. Puis-je supprimer une dépense depuis l’écran de modification ?

Oui. Si vous n’avez plus besoin de l’enregistrement, cliquez sur le bouton rouge Supprimer dans la barre inférieure. Une invite de confirmation apparaîtra avant la suppression.

Q21. Quels champs sont requis pour enregistrer une dépense ?

Pour enregistrer correctement une entrée de dépense (que ce soit en ajout ou en modification), les champs obligatoires suivants doivent être remplis :

📌 Champs requis :

Nom du champ	Description
Type de dépense*	Sélectionnez parmi : Général, Véhicule ou Employé — détermine les champs qui seront affichés ensuite.
Entreprise*	L’entreprise qui engage la dépense doit être sélectionnée dans le menu déroulant.
Date*	Date de la dépense (doit être dans un format valide, pas postdatée sauf si autorisé).
Catégorie*	Définit la nature de la dépense (par ex. carburant, entretien, loyer, etc.).
Poste de dépense*	Une courte description ou un titre de la dépense (par ex. changement de pneus, renouvellement carte grise).
Montant*	Le montant principal de la dépense (hors taxe).
Taxe (facultatif)	Vous pouvez saisir la taxe le cas échéant — le total est calculé automatiquement.
Véhicule (requis uniquement si le type est « Véhicule »)	Lorsque le type de dépense est défini sur Véhicule, la sélection d’un véhicule est également obligatoire.