المصروفات

س1. كيف أضيف مصروفًا جديدًا في النظام، وما أنواع المصروفات وفئاتها المتاحة؟

لإضافة مصروف جديد في النظام، اتبع هذه الخطوات:

انتقل إلى وحدة المصروفات، ثم انقر فوق زر الإضافة (+).
املأ الحقول المطلوبة في نموذج “إضافة مصروف”:

اختر نوع المصروف من بين:
- عام
- مركبة
- موظف
اختر الشركة التي تتحمّل المصروف.
اختر الفئة وتاريخ المصروف.

بالنسبة إلى عام، تشمل أمثلة الفئات:

مصروف مكتبي
شراء مواد
إيجار
أخرى

بالنسبة إلى مركبة، ستحتاج أيضًا إلى:

اختيار المركبة
الكيلومترات الحالية وكيلومترات الخدمة التالية
تاريخ الخدمة التالية

بالنسبة إلى موظف، اختر الموظف وحدّد الفئة.

عند إضافة مصروف عام، أضف رقم الفاتورة/الإيصال واسم المورد (اختياري).
بند المصروف: حدّد طبيعة المصروف.
المبلغ والضريبة (إن وُجدت).

يمكنك تفصيل المصروفات بالنقر فوق خانة التفصيل أو المتابعة مباشرةً بإرفاق المستند.

إرفاق ملفات (اختياري): يمكنك رفع الفواتير أو الإيصالات أو مستندات المركبة.
بمجرد ملء جميع التفاصيل المطلوبة، انقر فوق حفظ للإرسال.

س2. هل يمكنني إسناد المصروفات إلى الموظفين أو المركبات؟

نعم، حسب نوع المصروف:

نوع الموظف: أسند المصروف إلى موظف محدد.
نوع المركبة: اختر مركبة من القائمة وأدخل:
- قراءة الكيلومترات الحالية
- كيلومترات الخدمة التالية
- تاريخ استحقاق الخدمة التالية

س3. لماذا أرى حقولًا مختلفة عند اختيار أنواع مصروفات مختلفة (عام، مركبة، موظف)؟

يتغيّر النموذج ديناميكيًا بناءً على نوع المصروف المحدد:

عام: حقول قياسية للمكتب والإيجار والفواتير وما إلى ذلك.
مركبة: يتطلب منك اختيار مركبة وإدخال الكيلومترات الحالية وكيلومترات الخدمة التالية وتاريخ الخدمة التالية.
موظف: يطالبك باختيار موظف وتصنيف المصروف كسفر أو طعام وما إلى ذلك.

يضمن ذلك عرض الحقول ذات الصلة فقط لهذا النوع من المصروفات.

س4. ما الغرض من وحدة المصروفات؟

تساعد وحدة المصروفات على تتبّع وإدارة جميع مصروفات العمل، بما في ذلك التكاليف المتعلقة بالمركبات والمصروفات التشغيلية العامة، مع سجلات حسب الفاتورة وربط بالشركة.

س5. ما أنواع المصروفات المدرجة؟

هناك نوعان رئيسيان:

مركبة – متعلقة بمركبة محددة (مثل الإصلاح، التأمين).
عام – مصروفات تشغيلية أو إدارية غير مرتبطة بمركبة (مثل الإيجار، القرطاسية، الرواتب).

المصروفات المتعلقة بالموظفين مثل:

التعويضات (السفر، الطعام، إلخ)
البدلات
سُلف الرواتب
رسوم التدريب أو الإقامة

س6. هل يمكنني تصفية المصروفات حسب التاريخ أو الشركة؟

نعم.

استخدم منتقي نطاق التاريخ في أعلى اليسار؛ يوجد حقل إدخال “تاريخ البداية ← تاريخ النهاية” يتيح لك تصفية المصروفات حسب نطاق التاريخ.
أو استخدم شريط البحث على اليمين للتصفية حسب:
- النوع (مثل عام، مركبة، موظف)
- الشركة
- المركبة
- الحالة (مثل جديد، معتمد، إلخ)
- رقم الفاتورة
- الفئة
- المورد

س7. كيف يمكنني تعديل مصروف قائم أو حذفه؟

للتعديل: انقر فوق أيقونة القلم ✏️ في عمود الإجراء.
للحذف: انقر فوق أيقونة سلة المهملات 🗑️. قد تظهر نافذة منبثقة للتأكيد.
انقر فوق حذف لحذف السجل نهائيًا أو فوق إلغاء للخروج.

س8. ماذا لو لم تكن هناك مركبة مرتبطة بمصروف عام؟

هذا أمر طبيعي. بالنسبة إلى المصروفات العامة، يعرض حقل المركبة «لم يُعثر على سجل» لأنها غير مرتبطة بعمليات الأسطول.

س9. ماذا تعني الحالة “جديد”؟ هل يمكن تغييرها؟

تعني “جديد” أن المصروف أُضيف للتو إلى النظام.

س10. هل يمكنني تنزيل قائمة المصروفات هذه أو تصديرها؟

ميزة التصدير/التنزيل قيد التطوير حاليًا وستكون متاحة قريبًا.

س11. كيف أعدّل إدخال مصروف قائم؟

لتعديل مصروف قائم، اتبع هذه الخطوات بعناية:

الخطوة 1: افتح قائمة المصروفات

من القائمة الرئيسية، انتقل إلى وحدة “المصروفات”.
سيؤدي ذلك إلى فتح عرض جدول يسرد جميع سجلات المصروفات الحالية مع تفاصيلها مثل النوع والحالة والتاريخ ورقم الفاتورة والإجمالي وما إلى ذلك.

الخطوة 2: حدّد السجل المراد تعديله

حدّد موقع إدخال المصروف الذي تريد تعديله.
على الجانب الأيمن من الإدخال، انقر فوق أيقونة ✏️ التعديل ضمن عمود “الإجراء”.
سيؤدي ذلك إلى فتح نافذة تعديل المصروف المنبثقة مع جميع التفاصيل المحفوظة سابقًا مملوءة بالفعل.

الخطوة 3: عدّل الحقول حسب الحاجة

يمكنك الآن تحديث أي من الحقول التالية حسب الحاجة:
- نوع المصروف (غير قابل للتطبيق)
- رقم المركبة (غير قابل للتطبيق)
- اسم الشركة
- تاريخ المصروف
- فئة المصروف والفئة الفرعية
- رقم الفاتورة واسم المورد
- المبلغ والضريبة
- بند المصروف
- ملاحظة (للملاحظات الداخلية)
- تاريخ/كيلومترات الخدمة التالية (لمصروفات المركبة)

🔍 يمكنك أيضًا رفع الملفات وتعيين تاريخي الإصدار/الانتهاء أو إرفاق عدة مستندات ضمن المصروف (مثل رخصة السير، نسخ التصاريح، إلخ).

الخطوة 4: احفظ تغييراتك

بمجرد إجراء جميع التحديثات، مرّر للأسفل وانقر فوق زر حفظ الأخضر في الزاوية السفلية اليمنى.
سيتحقّق النظام من المدخلات ويحدّث المصروف بنجاح.

📝 نصيحة: إذا أردت رؤية من أجرى تغييرات سابقة على هذا السجل، انقر فوق زر سجل التدقيق بجوار خيار الحفظ.

س12. ما فائدة “بند المصروف”؟

يحدّد “بند المصروف” النوع المحدد للمصروف (مثل رخصة السير، التأمين، شهادة التلوث) وهو مطلوب للتصنيف وإعداد التقارير.

س13. ما الغرض من “كيلومترات الخدمة التالية” و”تاريخ الخدمة التالية”؟

تُستخدم هذه الحقول لتعيين تذكيرات الخدمة للمركبة المحددة، بناءً على التحديث الحالي.

س14. هل يمكنني تحديث رقم الفاتورة واسم المورد؟

نعم، هذه الحقول قابلة للتعديل إذا تغيّرت تفاصيل الفاتورة أو لم تُدخل سابقًا.

س15. هل يمكنني إدخال قيم الضريبة أو تعديلها؟

نعم، أدخل مبلغ الضريبة في حقل الضريبة وسيحدّث الإجمالي تلقائيًا.

س16. ماذا تفعل خانة “التفصيل”؟

يتيح لك خيار “التفصيل” تقسيم المصروف إلى عدة بنود (مثل الوقود، الصيانة، الرسوم) بدلاً من تسجيله كإجمالي واحد. تفعيله يوسّع حقول إدخال إضافية للتتبّع التفصيلي.

س17. هل يمكنني معرفة من عدّل هذا المصروف سابقًا؟

نعم، انقر فوق زر سجل التدقيق في الأسفل لعرض السجل الكامل لمن أجرى أي تغييرات ومتى.

س18. هل يمكنني حذف هذا المصروف إذا أُنشئ بالخطأ؟

نعم، انقر فوق زر حذف في الأسفل لإزالة المصروف نهائيًا.

س19. هل يمكنني إرفاق مستندات أو إيصالات أثناء تعديل مصروف؟

نعم! اتبع هذه الخطوات لرفع المستندات الداعمة أثناء تعديل مصروف:

دليل خطوة بخطوة:

الخطوة 1: انتقل إلى صفحة المصروفات

انتقل إلى القائمة الرئيسية وافتح قسم المصروفات.
في قائمة المصروفات، اعثر على الإدخال الذي تريد تحديثه.
انقر فوق أيقونة ✏️ التعديل بجوار ذلك الإدخال.

الخطوة 2: الوصول إلى قسم رفع المستندات

سيؤدي ذلك إلى فتح نافذة تعديل المصروف المنبثقة مع جميع البيانات المحفوظة سابقًا.
مرّر إلى أسفل النموذج للعثور على لوحة رفع المستندات:
اسحب ملفاتك وأفلتها هنا أو اختر الملفات. (الحد الأقصى لحجم الملف 100 ميجابايت).

الخطوة 3: ارفع الملفات

يمكنك سحب ملفات PDF وإفلاتها في مربع الرفع أو النقر فوق “اختر الملفات” للتصفح من نظامك.
ستُدرج الملفات المرفوعة أدناه مع أيقونات PDF وأسماء الملفات.

الخطوة 4: أضف تفاصيل المستند
لكل ملف مرفوع، املأ:

النوع – اختر من القائمة المنسدلة (مثل رخصة السير، تصريح، تأمين، إلخ)
تاريخ الإصدار – متى صدر المستند
تاريخ الانتهاء – إذا كان للمستند انتهاء (اختياري لكن يُنصح به)

يمكنك رفع عدة ملفات، ويمكن أن يكون لكل منها بياناته الوصفية الخاصة.

الخطوة 5: احفظ التغييرات

بعد إجراء جميع التغييرات وإرفاق المستندات، انقر فوق زر حفظ الأخضر في الزاوية السفلية اليمنى.

س20. هل يمكنني حذف مصروف من شاشة التعديل؟

نعم. إذا لم تعد بحاجة إلى السجل، انقر فوق زر حذف الأحمر في الشريط السفلي. ستظهر مطالبة تأكيد قبل الحذف.

س21. ما الحقول المطلوبة لحفظ مصروف؟

لحفظ إدخال مصروف بنجاح (سواء عند الإضافة أو التعديل)، يجب ملء الحقول الإلزامية التالية:

📌 الحقول المطلوبة:

اسم الحقل	الوصف
نوع المصروف*	اختر من: عام، مركبة، أو موظف — يحدّد الحقول التي ستظهر بعد ذلك.
الشركة*	يجب اختيار الشركة التي تتحمّل المصروف من القائمة المنسدلة.
التاريخ*	تاريخ المصروف (يجب أن يكون بتنسيق صالح، وليس بتاريخ مستقبلي ما لم يُسمح بذلك).
الفئة*	تحدّد طبيعة المصروف (مثل الوقود، الصيانة، الإيجار، إلخ).
بند المصروف*	وصف قصير أو عنوان للمصروف (مثل تغيير الإطارات، تجديد رخصة السير).
المبلغ*	المبلغ الرئيسي للمصروف (باستثناء الضريبة).
الضريبة (اختياري)	يمكنك إدخال الضريبة إن وُجدت — يُحسب الإجمالي تلقائيًا.
المركبة (مطلوبة فقط إذا كان النوع “مركبة”)	عند تعيين نوع المصروف على مركبة، يكون اختيار مركبة إلزاميًا أيضًا.