المكتب
المقدمة
تُستخدم وحدة المكتب لإدارة مواقع المكاتب والفروع ومراكز الالتقاط والمراكز التشغيلية داخل النظام. ويمكن للمسؤولين إنشاء سجلات المكاتب وتعديلها وحذفها وصيانتها مع معلومات العنوان الكاملة ومواقع الخريطة.
وتُستخدم سجلات المكاتب عادةً لتخطيط نقل الموظفين وإنشاء المسارات وإدارة العملاء وعمليات الحجز وإعداد التقارير.
الوصول إلى وحدة المكتب
التنقّل
- سجّل الدخول إلى لوحة تحكم المسؤول.
- افتح القائمة الرئيسية.
- انتقل إلى
Masters. - انقر فوق
Offices.
ستُفتح صفحة قائمة المكاتب.
الغرض من وحدة المكتب
تساعد وحدة المكتب المسؤولين على:
- إنشاء مواقع المكاتب
- صيانة سجلات الفروع
- تخزين معلومات العنوان
- إدارة ربط المدينة والدولة
- عرض مواقع المكاتب على الخرائط
- دعم تخطيط النقل
- تنظيم مواقع الشركة
صفحة قائمة المكاتب
تعرض قائمة المكاتب جميع المكاتب المُعدّة.
المعلومات المتاحة
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| الاسم | اسم المكتب |
| العنوان | عنوان المكتب |
| المدينة | مدينة المكتب |
| الولاية | ولاية المكتب |
| الدولة | دولة المكتب |
| الإجراء | خيارات التعديل/الحذف |
إنشاء مكتب جديد
الخطوات
- افتح
Masters > Offices. - انقر فوق زر
+ Add Office. - أكمل معلومات المكتب.
- انقر فوق
Save.
ستُضاف المكتب إلى النظام.
حقول معلومات المكتب
اسم المكتب
أدخل اسم المكتب أو الفرع.
أمثلة:
- New Office Paltan
- Transport Nagar
- Corporate Headquarters
- Gurgaon Office
إلزامي: نعم
معلومات العنوان
يتضمّن عنوان المكتب ما يلي:
الدولة
اختر الدولة.
- مثال: India
المدينة
أدخل اسم المدينة.
- مثال: Dehradun
العنوان
أدخل عنوان المكتب الكامل.
- مثال: Paltan Bazar, Ajit Prasad Nagar
الرمز البريدي
أدخل الرمز البريدي للمكتب.
- مثال: 248001
إلزامي: نعم
موقع الخريطة
تعرض وحدة المكتب موقع المكتب تلقائيًا على خريطة تفاعلية.
الميزات
- علامة الموقع
- عناصر التحكم في التكبير والتصغير
- التنقّل في الخريطة
- التحقق من العنوان
عناصر التحكم في الخريطة
التكبير
انقر فوق زر +. يُستخدم لعرض معلومات الموقع التفصيلية.
التصغير
انقر فوق زر −. يُستخدم لعرض منطقة جغرافية أوسع.
علامة الموقع
تحدّد العلامة الموقع الدقيق للمكتب.
ويساعد ذلك المسؤولين على:
- التحقق من موقع المكتب
- تخطيط المسارات
- التحقق من صحة العناوين
- إعداد نقاط الالتقاط والإنزال
حفظ مكتب جديد
الخطوات
- أدخل اسم المكتب.
- أدخل معلومات العنوان.
- تحقّق من الموقع على الخريطة.
- أدخل الرمز البريدي.
- انقر فوق
Save.
سيُنشأ سجل المكتب.
تعديل مكتب
الخطوات
- افتح قائمة المكاتب.
- حدّد المكتب المطلوب.
- انقر فوق أيقونة التعديل (✏️).
- حدّث تفاصيل المكتب.
- انقر فوق
Save.
المعلومات القابلة للتعديل
يمكن للمسؤولين تحديث:
- اسم المكتب
- الدولة
- المدينة
- العنوان
- الرمز البريدي
- موقع الخريطة
عرض تفاصيل المكتب
عند تعديل مكتب، يمكن للمسؤولين عرض:
معلومات المكتب:
- اسم المكتب
- العنوان
- الرمز البريدي
معلومات الموقع:
- خريطة تفاعلية
- علامة الموقع
سجل تدقيق المكتب
تتضمّن وحدة المكتب ميزة سجل التدقيق.
الغرض من سجل التدقيق
يسجّل سجل التدقيق ما يلي:
- من أنشأ المكتب
- من حدّث المكتب
- متى أُجريت التغييرات
- ما المعلومات التي تغيّرت
عرض سجل التدقيق
- افتح سجل المكتب.
- انقر فوق سجل التدقيق.
- راجع سجل النشاط.
حذف مكتب
الخطوات
- افتح قائمة المكاتب.
- انقر فوق حذف (🗑️).
- أكّد الحذف.
قبل حذف مكتب
تأكّد من أن المكتب غير مستخدَم حاليًا في:
- سجلات الموظفين
- مسارات النقل
- سجلات العملاء
- الحجوزات
- تخطيط الورديات
- التقارير
البحث عن المكاتب
يمكن للمسؤولين البحث عن المكاتب حسب:
- اسم المكتب
- المدينة
- الولاية
- الدولة
الخطوات
- افتح قائمة المكاتب.
- أدخل كلمة البحث.
- اعرض النتائج المطابقة.
العمليات المجمّعة
تدعم وحدة المكتب الإجراءات الإدارية المجمّعة.
الحذف المجمّع
احذف عدة مكاتب في وقت واحد.
- حدّد مربعات اختيار المكاتب.
- افتح قائمة الإجراءات (⋮).
- اختر
Bulk Delete. - أكّد الإجراء.
الرفع
استورد سجلات المكاتب بشكل مجمّع.
- انقر فوق قائمة الإجراءات (⋮).
- اختر
Upload. - ارفع ملف القالب.
- أرسِل.
يتحقّق النظام من صحة السجلات ويستوردها.
التنزيل
صدّر معلومات المكتب.
- افتح قائمة الإجراءات (⋮).
- انقر فوق
Download.
ستُصدَّر سجلات المكاتب.
التخصيص
خصّص الأعمدة الظاهرة في قائمة المكاتب.
- افتح قائمة الإجراءات (⋮).
- اختر
Customise. - اختر الحقول الظاهرة.
- احفظ التغييرات.
تخصيص أعمدة قائمة المكاتب
يمكن تخصيص قائمة المكاتب باستخدام أيقونة الإعدادات.
الأعمدة الشائعة:
- الاسم
- العنوان
- المدينة
- الولاية
- الدولة
يمكن للمسؤولين إظهار الأعمدة أو إخفاؤها وفقًا لمتطلبات التشغيل.
فهم أيقونات الإجراءات
- التعديل (✏️): يُستخدم لتعديل معلومات المكتب.
- الحذف (🗑️): يُستخدم لإزالة سجلات المكاتب.
عملية إدارة المكاتب الموصى بها
- أنشئ موقع المكتب.
- أدخل معلومات العنوان الكاملة.
- تحقّق من موقع الخريطة.
- احفظ المكتب.
- راجع معلومات المكتب دوريًا.
- حدّث معلومات العنوان عند الحاجة.
- صدّر سجلات المكاتب عند اللزوم.
أفضل الممارسات
تحقّق دائمًا من:
- ✓ اسم المكتب
- ✓ الدولة
- ✓ المدينة
- ✓ العنوان
- ✓ الرمز البريدي
- ✓ موقع الخريطة
- ✓ إمكانية الوصول إلى المسار
- ✓ استخدام المكتب قبل الحذف
حالات الاستخدام الشائعة
- نقل الموظفين: تُستخدم مواقع المكاتب كوجهات للالتقاط والإنزال.
- تخطيط المسارات: تساعد إحداثيات المكتب على تحسين مسارات النقل.
- إدارة الحجوزات: يمكن اختيار سجلات المكاتب أثناء إنشاء الحجز.
- إعداد التقارير: يمكن إنشاء تقارير تشغيلية حسب المكتب.
ملخّص الوحدة
تُعدّ وحدة المكتب نظام إدارة مواقع المكاتب المركزي. فهي تتيح للمسؤولين إنشاء سجلات المكاتب وصيانتها وإدارة معلومات العنوان والتحقق من المواقع باستخدام الخرائط ودعم تخطيط المسارات والحفاظ على بيانات مواقع تشغيلية دقيقة لأنشطة إدارة النقل.