Oficina
Introducción
El Módulo de Oficinas se utiliza para gestionar las ubicaciones de oficinas, sucursales, centros de recogida y centros operativos dentro del sistema. Los administradores pueden crear, editar, eliminar y mantener registros de oficinas junto con la información completa de dirección y ubicación en el mapa.
Los registros de oficinas se utilizan habitualmente para la planificación del transporte de empleados, la creación de rutas, la gestión de clientes, las operaciones de reserva y la elaboración de informes.
Acceso al Módulo de Oficinas
Navegación
- Inicia sesión en la Consola de Administración.
- Abre el Menú Principal.
- Navega hasta
Masters. - Haz clic en
Offices.
Se abrirá la página de la Lista de Oficinas.
Finalidad del Módulo de Oficinas
El Módulo de Oficinas ayuda a los administradores a:
- Crear ubicaciones de oficinas
- Mantener registros de sucursales
- Almacenar información de direcciones
- Gestionar la asignación de ciudades y países
- Ver las ubicaciones de las oficinas en mapas
- Dar soporte a la planificación del transporte
- Organizar las ubicaciones de la empresa
Página de Lista de Oficinas
La Lista de Oficinas muestra todas las oficinas configuradas.
Información Disponible
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Name | Nombre de la oficina |
| Address Line | Dirección de la oficina |
| City | Ciudad de la oficina |
| State | Estado o provincia de la oficina |
| Country | País de la oficina |
| Action | Opciones de editar/eliminar |
Creación de una Nueva Oficina
Pasos
- Abre
Masters > Offices. - Haz clic en el botón
+ Add Office. - Completa la información de la oficina.
- Haz clic en
Save.
La oficina se añadirá al sistema.
Campos de Información de la Oficina
Nombre de la Oficina
Introduce el nombre de la oficina o sucursal.
Ejemplos:
- Nueva Oficina Paltan
- Transport Nagar
- Sede Corporativa
- Oficina de Gurgaon
Obligatorio: Sí
Información de Dirección
La dirección de la oficina contiene:
País
Selecciona el país.
- Ejemplo: India
Ciudad
Introduce el nombre de la ciudad.
- Ejemplo: Dehradun
Línea de Dirección
Introduce la dirección completa de la oficina.
- Ejemplo: Paltan Bazar, Ajit Prasad Nagar
Código Postal
Introduce el código postal de la oficina.
- Ejemplo: 248001
Obligatorio: Sí
Ubicación en el Mapa
El Módulo de Oficinas muestra automáticamente la ubicación de la oficina en un mapa interactivo.
Funciones
- Marcador de Ubicación
- Controles de Zoom
- Navegación por el Mapa
- Verificación de Dirección
Controles del Mapa
Acercar
Haz clic en el botón +. Se utiliza para ver información detallada de la ubicación.
Alejar
Haz clic en el botón −. Se utiliza para ver una zona geográfica más amplia.
Marcador de Ubicación
El marcador identifica la ubicación exacta de la oficina.
Esto ayuda a los administradores a:
- Verificar la ubicación de la oficina
- Planificar rutas
- Validar direcciones
- Configurar puntos de recogida y entrega
Guardar una Nueva Oficina
Pasos
- Introduce el Nombre de la Oficina.
- Introduce la Información de Dirección.
- Verifica la ubicación en el mapa.
- Introduce el Código Postal.
- Haz clic en
Save.
El registro de la oficina se creará.
Edición de una Oficina
Pasos
- Abre la Lista de Oficinas.
- Localiza la oficina.
- Haz clic en el icono Editar (✏️).
- Actualiza los datos de la oficina.
- Haz clic en
Save.
Información Editable
Los administradores pueden actualizar:
- Nombre de la Oficina
- País
- Ciudad
- Línea de Dirección
- Código Postal
- Ubicación en el Mapa
Visualización de los Detalles de la Oficina
Al editar una oficina, los administradores pueden ver:
Información de la Oficina:
- Nombre de la Oficina
- Dirección
- Código Postal
Información de Ubicación:
- Mapa Interactivo
- Marcador de Ubicación
Registro de Auditoría de la Oficina
El Módulo de Oficinas incluye una función de Registro de Auditoría.
Finalidad del Registro de Auditoría
El Registro de Auditoría registra:
- Quién creó la oficina
- Quién actualizó la oficina
- Cuándo se realizaron los cambios
- Qué información cambió
Visualización del Registro de Auditoría
- Abre el Registro de la Oficina.
- Haz clic en Registro de Auditoría.
- Revisa el historial de actividad.
Eliminación de una Oficina
Pasos
- Abre la Lista de Oficinas.
- Haz clic en Eliminar (🗑️).
- Confirma la eliminación.
Antes de Eliminar una Oficina
Verifica que la oficina no se esté utilizando actualmente en:
- Registros de Empleados
- Rutas de Transporte
- Registros de Clientes
- Reservas
- Planificación de Turnos
- Informes
Búsqueda de Oficinas
Los administradores pueden buscar oficinas por:
- Nombre de la Oficina
- Ciudad
- Estado o provincia
- País
Pasos
- Abre la Lista de Oficinas.
- Introduce la palabra clave de búsqueda.
- Consulta los resultados coincidentes.
Operaciones Masivas
El Módulo de Oficinas admite acciones administrativas masivas.
Eliminación Masiva
Elimina varias oficinas simultáneamente.
- Selecciona las casillas de las oficinas.
- Abre el Menú de Acciones (⋮).
- Selecciona
Bulk Delete. - Confirma la acción.
Cargar
Importa registros de oficinas de forma masiva.
- Haz clic en el Menú de Acciones (⋮).
- Selecciona
Upload. - Carga el archivo de plantilla.
- Envía.
El sistema valida e importa los registros.
Descargar
Exporta la información de las oficinas.
- Abre el Menú de Acciones (⋮).
- Haz clic en
Download.
Los registros de oficinas se exportarán.
Personalizar
Personaliza las columnas visibles en la lista de oficinas.
- Abre el Menú de Acciones (⋮).
- Selecciona
Customise. - Elige los campos visibles.
- Guarda los cambios.
Personalización de las Columnas de la Lista de Oficinas
La Lista de Oficinas se puede personalizar utilizando el icono de Configuración.
Columnas Comunes:
- Nombre
- Dirección
- Ciudad
- Estado o provincia
- País
Los administradores pueden mostrar u ocultar columnas según los requisitos operativos.
Comprensión de los Iconos de Acción
- Editar (✏️): Se utiliza para modificar la información de la oficina.
- Eliminar (🗑️): Se utiliza para eliminar registros de oficinas.
Proceso Recomendado de Gestión de Oficinas
- Crea la ubicación de la oficina.
- Introduce la información completa de la dirección.
- Verifica la ubicación en el mapa.
- Guarda la oficina.
- Revisa periódicamente la información de la oficina.
- Actualiza la información de dirección si es necesario.
- Exporta los registros de oficinas cuando sea necesario.
Buenas Prácticas
Verifica siempre:
- ✓ Nombre de la Oficina
- ✓ País
- ✓ Ciudad
- ✓ Línea de Dirección
- ✓ Código Postal
- ✓ Ubicación en el Mapa
- ✓ Accesibilidad de la Ruta
- ✓ Uso de la Oficina Antes de Eliminarla
Casos de Uso Comunes
- Transporte de Empleados: Las ubicaciones de oficinas se utilizan como destinos de recogida y entrega.
- Planificación de Rutas: Las coordenadas de las oficinas ayudan a optimizar las rutas de transporte.
- Gestión de Reservas: Los registros de oficinas se pueden seleccionar durante la creación de una reserva.
- Informes: Se pueden generar informes operativos por oficina.
Resumen del Módulo
El Módulo de Oficinas funciona como el sistema central de gestión de ubicaciones de oficinas. Permite a los administradores crear y mantener registros de oficinas, gestionar la información de direcciones, validar ubicaciones mediante mapas, dar soporte a la planificación de rutas y mantener datos de ubicación operativos precisos para las actividades de gestión del transporte.