Mantenimiento

Introducción

El Módulo de Mantenimiento se utiliza para gestionar las actividades de mantenimiento de vehículos, las reparaciones, los calendarios de servicio, la sustitución de repuestos, los gastos de mantenimiento, los registros de proveedores y los documentos justificativos. Ayuda a los administradores de flota a hacer seguimiento del estado de los vehículos, controlar los costes de mantenimiento y mantener el historial de servicio.

El módulo permite el mantenimiento preventivo, las revisiones programadas, las reparaciones por avería, la gestión de documentos y el seguimiento de los costes de mantenimiento.

Acceso al Módulo de Mantenimiento

  1. Inicia sesión en la Consola de Administración.
  2. Abre el Menú Principal.
  3. Navega hasta Masters.
  4. Haz clic en Maintenance.

Se abrirá la página de la Lista de Mantenimiento.

Página de Lista de Mantenimiento

La Lista de Mantenimiento muestra todos los registros de mantenimiento.

Información Disponible

CampoDescripción
Start DateFecha de inicio del mantenimiento
End DateFecha de finalización del mantenimiento
TypeTipo de mantenimiento
Order NoNúmero de orden/referencia de servicio
OdometerLectura del odómetro del vehículo
FuelNivel de combustible en el momento del mantenimiento
Part NameRepuestos reparados/sustituidos
CategoryCategoría de mantenimiento
AmountCoste del mantenimiento
DiscountDescuento aplicado
NotesObservaciones adicionales
ActionEditar/Eliminar

Comprensión de los Tipos de Mantenimiento

Mantenimiento Planificado

Mantenimiento programado realizado como parte del servicio preventivo.

Ejemplos:

  • Revisión periódica
  • Cambio de aceite
  • Inspección de frenos

Mantenimiento Estacional

Mantenimiento realizado según los requisitos de cada temporada.

Ejemplos:

  • Servicio de aire acondicionado antes del verano
  • Sustitución de neumáticos antes del monzón
  • Inspección de la batería antes del invierno

Mantenimiento por Avería

Reparaciones realizadas debido a fallos inesperados.

Ejemplos:

  • Pinchazo de neumático
  • Problemas de motor
  • Fallos eléctricos

Creación de un Nuevo Registro de Mantenimiento

Pasos

  1. Abre Masters > Maintenance.
  2. Haz clic en el botón + Add Maintenance.
  3. Completa el formulario de mantenimiento.
  4. Haz clic en Save.

El registro de mantenimiento se creará.

Campos de Información de Mantenimiento

Vehículo

Selecciona el vehículo que va a recibir el mantenimiento.

Obligatorio: Sí

Conductor

Selecciona el conductor asignado.

Obligatorio: Sí

Tipo de Mantenimiento

Selecciona la categoría de mantenimiento.

Ejemplos:

  • Planificado
  • Estacional
  • Por avería

Obligatorio: Sí

Nivel de Combustible

Registra el estado del combustible cuando comienza el mantenimiento.

Ejemplo:

  • Depósito lleno
  • 3/4 lleno
  • Medio depósito
  • Combustible bajo

Aprobado Por

Selecciona la autoridad que aprueba.

Ejemplo:

  • Gerente de Flota
  • Gerente de Operaciones

Estado

Define la etapa actual del mantenimiento.

Estados Disponibles:

  • Pendiente de Aprobación
  • Aprobado
  • En Progreso
  • Finalizado
  • Cancelado

Obligatorio: Sí

Fecha de Inicio

Fecha de inicio del mantenimiento.

Obligatorio: Sí

Fecha de Fin

Fecha de finalización del mantenimiento.

Obligatorio: Sí

Proveedor

Centro de servicio o taller que realiza el mantenimiento.

  • Ejemplo: Centro de Servicio Tata Kolkata

Número de Orden

Número de referencia de la orden de servicio del proveedor.

  • Ejemplo: ON4546

Duración

Duración total del mantenimiento en minutos.

  • Ejemplo: 45 Minutos

Odómetro

Lectura del odómetro del vehículo en el momento del mantenimiento.

  • Ejemplo: 234.567 KM

Notas

Observaciones adicionales sobre el mantenimiento.

Ejemplos:

  • Asiento roto y reparado.
  • Neumático sustituido.
  • Vehículo revisado correctamente.

Gestión de Repuestos

La sección de Repuestos permite a los administradores hacer seguimiento de los elementos sustituidos o reparados.

Añadir un Repuesto

  1. Abre el Registro de Mantenimiento.
  2. Haz clic en + Add Part.
  3. Completa la información del repuesto.
  4. Guarda.

Información del Repuesto

Nombre del Repuesto

Nombre del repuesto reparado o sustituido.

Ejemplos:

  • Asiento
  • Neumático
  • Parabrisas
  • Batería
  • Pastilla de Freno

Categoría

Clasificación por categoría del repuesto.

Ejemplos:

  • Interior
  • Exterior
  • Motor
  • Eléctrico
  • Pinchazo

Motivo

Motivo del mantenimiento.

Ejemplos:

  • El asiento estaba roto.
  • Neumático desgastado.
  • Parabrisas agrietado.

Unidades

Cantidad utilizada.

  • Ejemplo: 1

Coste Unitario

Coste por unidad.

  • Ejemplo: ₹2.500

Mano de Obra

Coste de mano de obra de la reparación.

  • Ejemplo: ₹200

Próxima Revisión (KM)

Define el recordatorio del próximo mantenimiento.

  • Ejemplo: 274.567 KM

Cálculo del Coste de Mantenimiento

El sistema calcula automáticamente los gastos de mantenimiento.

Total de Repuestos

Coste total de todos los repuestos.

Fórmula: Coste del Repuesto + Cargos de Mano de Obra

Descuento

Cualquier descuento proporcionado por el proveedor.

  • Ejemplo: ₹500

Importe Total

Coste final del mantenimiento.

Fórmula: Total de Repuestos − Descuento

Documentos de Mantenimiento

La sección de Documentos almacena los archivos relacionados con el mantenimiento.

Tipos de Documento Admitidos

  • Factura de Servicio: Facturas de servicio del proveedor.
  • Recibos: Facturas y recibos de mantenimiento.
  • Documentos de Garantía: Registros de garantía de sustituciones.
  • Informes de Inspección: Informes de inspección del servicio.

Carga de Documentos de Mantenimiento

  1. Abre el Registro de Mantenimiento.
  2. Desplázate hasta Documentos.
  3. Haz clic en Añadir Documento (+).
  4. Selecciona el tipo de documento.
  5. Carga el archivo.
  6. Guarda.

Tipos de Archivo Admitidos

  • PDF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG

Tamaño Máximo de Archivo: 100 MB

Información del Documento

Cada documento cargado contiene:

  • Tipo: Categoría del documento.
  • Fecha de Emisión: Fecha de emisión del documento.
  • Fecha de Caducidad: Fecha de validez del documento (si corresponde).
  • Archivo Cargado: Referencia del archivo adjunto.

Consulta del Historial de Mantenimiento

Pasos

  1. Abre el Módulo de Mantenimiento.
  2. Busca el vehículo.
  3. Revisa los registros de mantenimiento.

Los administradores pueden ver:

  • Reparaciones anteriores
  • Costes de servicio
  • Historial de proveedores
  • Repuestos sustituidos
  • Frecuencia de mantenimiento

Edición de Registros de Mantenimiento

Pasos

  1. Abre la Lista de Mantenimiento.
  2. Haz clic en Editar (✏️).
  3. Actualiza la información.
  4. Guarda los cambios.

Eliminación de Registros de Mantenimiento

Pasos

  1. Abre el Registro de Mantenimiento.
  2. Haz clic en Eliminar.
  3. Confirma la eliminación.

Nota Importante

Es posible que los registros eliminados no se puedan recuperar. Verifica siempre antes de eliminar.

Búsqueda de Registros de Mantenimiento

Los administradores pueden buscar utilizando:

  • Número de Vehículo
  • Nombre del Conductor
  • Nombre del Proveedor
  • Tipo de Mantenimiento
  • Número de Orden

Pasos

  1. Abre el Módulo de Mantenimiento.
  2. Utiliza la Barra de Búsqueda.
  3. Introduce una palabra clave.
  4. Consulta los resultados.

Filtrado de Registros de Mantenimiento

Los registros de mantenimiento se pueden filtrar por:

  • Rango de Fechas
  • Vehículo
  • Proveedor
  • Estado
  • Tipo de Mantenimiento

Seguimiento de los Costes de Mantenimiento de Vehículos

Los administradores pueden revisar:

  • Coste Total de Mantenimiento: Gasto total en reparaciones.
  • Coste de Repuestos: Gasto total en repuestos.
  • Coste de Mano de Obra: Gasto total en mano de obra.
  • Coste del Proveedor: Costes generados por los proveedores de servicios.

Buenas Prácticas de Mantenimiento

Registra siempre:

  • ✓ Número de Vehículo
  • ✓ Lectura del Odómetro
  • ✓ Información del Proveedor
  • ✓ Tipo de Mantenimiento
  • ✓ Fechas de Servicio
  • ✓ Repuestos Sustituidos
  • ✓ Cargos de Mano de Obra
  • ✓ Documentos Justificativos
  • ✓ Lectura de la Próxima Revisión

Flujo de Trabajo de Mantenimiento Recomendado

  1. Crea el registro de mantenimiento.
  2. Selecciona el vehículo y el conductor.
  3. Define el tipo de mantenimiento.
  4. Registra la lectura del odómetro.
  5. Añade la información del proveedor.
  6. Añade los repuestos sustituidos.
  7. Registra los cargos de mano de obra.
  8. Carga las facturas y los recibos.
  9. Actualiza el estado.
  10. Guarda el registro.

Gestión del Estado de Mantenimiento

  • Pendiente de Aprobación: Solicitud de mantenimiento a la espera de aprobación.
  • Aprobado: Mantenimiento aprobado y listo para proceder.
  • En Progreso: Trabajo de mantenimiento actualmente en curso.
  • Finalizado: Mantenimiento completado correctamente.
  • Cancelado: Solicitud de mantenimiento cancelada.

Resumen del Módulo

El Módulo de Mantenimiento funciona como el sistema de gestión del mantenimiento de la flota. Ayuda a los administradores a hacer seguimiento de las revisiones de los vehículos, gestionar las actividades de reparación, supervisar los gastos de mantenimiento, registrar la sustitución de repuestos, mantener los registros de proveedores, almacenar facturas y documentos justificativos, y garantizar que los vehículos permanezcan operativos, seguros y en cumplimiento normativo durante todo su ciclo de vida.