Pemeliharaan

Pendahuluan

Modul Pemeliharaan digunakan untuk mengelola aktivitas pemeliharaan kendaraan, perbaikan, jadwal servis, penggantian suku cadang, biaya pemeliharaan, catatan vendor, dan dokumen pendukung. Modul ini membantu administrator armada memantau kondisi kendaraan, mengendalikan biaya pemeliharaan, serta menjaga riwayat servis.

Modul ini mendukung pemeliharaan preventif, servis terjadwal, perbaikan kerusakan, pengelolaan dokumen, dan pelacakan biaya pemeliharaan.

Mengakses Modul Pemeliharaan

Navigasi

1. Masuk ke Konsol Admin.
2. Buka Menu Utama.
3. Buka Masters.
4. Klik Maintenance.

Halaman Daftar Pemeliharaan akan terbuka.

Halaman Daftar Pemeliharaan

Daftar Pemeliharaan menampilkan seluruh catatan pemeliharaan.

Informasi yang Tersedia

Kolom	Deskripsi
Tanggal Mulai	Tanggal dimulainya pemeliharaan
Tanggal Selesai	Tanggal selesainya pemeliharaan
Jenis	Jenis pemeliharaan
No. Order	Nomor order/referensi servis
Odometer	Pembacaan kilometer kendaraan
Bahan Bakar	Tingkat bahan bakar saat pemeliharaan
Nama Suku Cadang	Suku cadang yang diperbaiki/diganti
Kategori	Kategori pemeliharaan
Jumlah	Biaya pemeliharaan
Diskon	Diskon yang diterapkan
Catatan	Keterangan tambahan
Tindakan	Edit/Hapus

Memahami Jenis Pemeliharaan

Pemeliharaan Terencana

Pemeliharaan terjadwal yang dilakukan sebagai bagian dari servis preventif.

Contoh:

• Servis berkala
• Penggantian oli
• Pemeriksaan rem

Pemeliharaan Musiman

Pemeliharaan yang dilakukan sesuai kebutuhan musiman.

Contoh:

• Servis AC sebelum musim panas
• Penggantian ban sebelum musim hujan
• Pemeriksaan aki sebelum musim dingin

Pemeliharaan Kerusakan

Perbaikan yang dilakukan akibat kerusakan tak terduga.

Contoh:

• Ban bocor
• Masalah mesin
• Kerusakan kelistrikan

Membuat Catatan Pemeliharaan Baru

Langkah-langkah

1. Buka Masters > Maintenance.
2. Klik tombol + Add Maintenance.
3. Lengkapi formulir pemeliharaan.
4. Klik Save.

Catatan pemeliharaan akan dibuat.

Kolom Informasi Pemeliharaan

Kendaraan

Pilih kendaraan yang menjalani pemeliharaan.

Wajib: Ya

Pengemudi

Pilih pengemudi yang ditugaskan.

Wajib: Ya

Jenis Pemeliharaan

Pilih kategori pemeliharaan.

Contoh:

• Terencana
• Musiman
• Kerusakan

Wajib: Ya

Tingkat Bahan Bakar

Catat status bahan bakar saat pemeliharaan dimulai.

Contoh:

• Tangki Penuh
• Terisi 3/4
• Setengah Tangki
• Bahan Bakar Rendah

Disetujui Oleh

Pilih pihak yang menyetujui.

Contoh:

• Manajer Armada
• Manajer Operasional

Status

Menentukan tahap pemeliharaan saat ini.

Status yang Tersedia:

• Menunggu Persetujuan
• Disetujui
• Sedang Berlangsung
• Selesai
• Dibatalkan

Wajib: Ya

Tanggal Mulai

Tanggal dimulainya pemeliharaan.

Wajib: Ya

Tanggal Selesai

Tanggal selesainya pemeliharaan.

Wajib: Ya

Vendor

Pusat servis atau bengkel yang melakukan pemeliharaan.

• Contoh: Tata Kolkata Service Center

Nomor Order

Nomor referensi order servis vendor.

• Contoh: ON4546

Durasi

Total durasi pemeliharaan dalam menit.

• Contoh: 45 Menit

Odometer

Pembacaan kilometer kendaraan saat pemeliharaan.

• Contoh: 234,567 KM

Catatan

Keterangan tambahan mengenai pemeliharaan.

Contoh:

• Jok robek dan telah diperbaiki.
• Ban telah diganti.
• Kendaraan berhasil diservis.

Mengelola Suku Cadang

Bagian Suku Cadang memungkinkan administrator melacak item yang diganti atau diperbaiki.

Menambahkan Suku Cadang

1. Buka catatan pemeliharaan.
2. Klik + Add Part.
3. Lengkapi informasi suku cadang.
4. Simpan.

Informasi Suku Cadang

Nama Suku Cadang

Nama suku cadang yang diperbaiki atau diganti.

Contoh:

• Jok
• Ban
• Kaca Depan
• Aki
• Kampas Rem

Kategori

Klasifikasi kategori suku cadang.

Contoh:

• Interior
• Eksterior
• Mesin
• Kelistrikan
• Kebocoran Ban

Alasan

Alasan pemeliharaan.

Contoh:

• Jok robek.
• Ban aus.
• Kaca depan retak.

Jumlah Unit

Jumlah yang digunakan.

• Contoh: 1

Biaya per Unit

Biaya untuk setiap unit.

• Contoh: ₹2,500

Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja untuk perbaikan.

• Contoh: ₹200

Pemeriksaan Berikutnya (KM)

Menentukan pengingat pemeliharaan berikutnya.

• Contoh: 274,567 KM

Perhitungan Biaya Pemeliharaan

Sistem menghitung biaya pemeliharaan secara otomatis.

Total Suku Cadang

Total biaya seluruh suku cadang.

Rumus: Biaya Suku Cadang + Biaya Tenaga Kerja

Diskon

Diskon yang diberikan oleh vendor, jika ada.

• Contoh: ₹500

Total Jumlah

Biaya pemeliharaan akhir.

Rumus: Total Suku Cadang − Diskon

Dokumen Pemeliharaan

Bagian Dokumen menyimpan berkas terkait pemeliharaan.

Jenis Dokumen yang Didukung

• Faktur Servis: Faktur servis dari vendor.
• Tagihan: Tagihan dan kuitansi pemeliharaan.
• Dokumen Garansi: Catatan garansi penggantian.
• Laporan Inspeksi: Laporan inspeksi servis.

Mengunggah Dokumen Pemeliharaan

1. Buka catatan pemeliharaan.
2. Gulir ke Dokumen.
3. Klik Tambah Dokumen (+).
4. Pilih jenis dokumen.
5. Unggah berkas.
6. Simpan.

Jenis Berkas yang Didukung

• PDF
• JPG
• JPEG
• PNG

Ukuran Berkas Maksimum: 100 MB

Informasi Dokumen

Setiap dokumen yang diunggah berisi:

• Jenis: Kategori dokumen.
• Tanggal Terbit: Tanggal penerbitan dokumen.
• Tanggal Kedaluwarsa: Tanggal masa berlaku dokumen (jika berlaku).
• Berkas Terunggah: Referensi berkas yang dilampirkan.

Melihat Riwayat Pemeliharaan

Langkah-langkah

1. Buka Modul Pemeliharaan.
2. Cari kendaraan.
3. Tinjau catatan pemeliharaan.

Administrator dapat melihat:

• Perbaikan sebelumnya
• Biaya servis
• Riwayat vendor
• Suku cadang yang diganti
• Frekuensi pemeliharaan

Mengedit Catatan Pemeliharaan

Langkah-langkah

1. Buka Daftar Pemeliharaan.
2. Klik Edit (✏️).
3. Perbarui informasi.
4. Simpan perubahan.

Menghapus Catatan Pemeliharaan

Langkah-langkah

1. Buka catatan pemeliharaan.
2. Klik Hapus.
3. Konfirmasi penghapusan.

Catatan Penting

Catatan yang telah dihapus mungkin tidak dapat dipulihkan. Selalu periksa kembali sebelum menghapus.

Mencari Catatan Pemeliharaan

Administrator dapat mencari menggunakan:

• Nomor Kendaraan
• Nama Pengemudi
• Nama Vendor
• Jenis Pemeliharaan
• Nomor Order

Langkah-langkah

1. Buka Modul Pemeliharaan.
2. Gunakan Bilah Pencarian.
3. Masukkan kata kunci.
4. Lihat hasilnya.

Memfilter Catatan Pemeliharaan

Catatan pemeliharaan dapat difilter berdasarkan:

• Rentang Tanggal
• Kendaraan
• Vendor
• Status
• Jenis Pemeliharaan

Memantau Biaya Pemeliharaan Kendaraan

Administrator dapat meninjau:

• Total Biaya Pemeliharaan: Total pengeluaran perbaikan.
• Biaya Suku Cadang: Total pengeluaran suku cadang.
• Biaya Tenaga Kerja: Total pengeluaran tenaga kerja.
• Biaya Vendor: Biaya yang dikeluarkan oleh penyedia servis.

Praktik Terbaik Pemeliharaan

Selalu catat:

• ✓ Nomor Kendaraan
• ✓ Pembacaan Odometer
• ✓ Informasi Vendor
• ✓ Jenis Pemeliharaan
• ✓ Tanggal Servis
• ✓ Suku Cadang yang Diganti
• ✓ Biaya Tenaga Kerja
• ✓ Dokumen Pendukung
• ✓ Pembacaan Pemeriksaan Berikutnya

Alur Kerja Pemeliharaan yang Disarankan

1. Buat catatan pemeliharaan.
2. Pilih kendaraan dan pengemudi.
3. Tentukan jenis pemeliharaan.
4. Catat pembacaan odometer.
5. Tambahkan informasi vendor.
6. Tambahkan suku cadang yang diganti.
7. Catat biaya tenaga kerja.
8. Unggah faktur dan tagihan.
9. Perbarui status.
10. Simpan catatan.

Pengelolaan Status Pemeliharaan

• Menunggu Persetujuan: Permintaan pemeliharaan menunggu persetujuan.
• Disetujui: Pemeliharaan disetujui dan siap dilanjutkan.
• Sedang Berlangsung: Pekerjaan pemeliharaan sedang dikerjakan.
• Selesai: Pemeliharaan berhasil dituntaskan.
• Dibatalkan: Permintaan pemeliharaan dibatalkan.

Ringkasan Modul

Modul Pemeliharaan berfungsi sebagai sistem pengelolaan pemeliharaan armada. Modul ini membantu administrator memantau servis kendaraan, mengelola aktivitas perbaikan, memantau biaya pemeliharaan, mencatat penggantian suku cadang, menjaga catatan vendor, menyimpan faktur beserta dokumen pendukung, serta memastikan kendaraan tetap beroperasi, aman, dan memenuhi ketentuan sepanjang siklus hidupnya.