Faktur

T1. Bagaimana cara membuat faktur dari halaman pemesanan?

Untuk membuat faktur untuk sebuah perjalanan, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Temukan perjalanan yang ingin Anda buatkan faktur dalam daftar Pemesanan (mis. No. Perjalanan 50903-B).
  2. Klik menu tindakan tiga titik (⋯) di kolom Tindakan baris tersebut.
  3. Dari daftar tarik-turun, pilih 🧾 Buat Faktur.
  4. Pop-up Pembuatan Faktur Muncul
    Sistem akan membuka pop-up pembuatan faktur baru untuk perjalanan yang dipilih.

  • Tinjau Detail Perjalanan
    Semua data perjalanan penting (klien, kendaraan, pengemudi, dll.) akan terisi otomatis. Anda dapat meninjau dan mengedit jika diperlukan sebelum pengiriman akhir.

  • Pilih Keberlakuan Pajak
    Pilih opsi pajak yang sesuai (mis. GST, IGST, atau dibebaskan) berdasarkan perjalanan dan klien.

  • Klik “Buat Faktur”
    Setelah ditinjau, klik tombol Buat Faktur di bagian bawah untuk menghasilkan faktur.

  • Perubahan Status
    Status perjalanan berubah dari Selesai ➝ Difakturkan secara otomatis.

  • Lihat Faktur
    Faktur yang baru dibuat sekarang tersedia di Modul Faktur, di mana faktur dapat dicetak, dikirim, atau diedit lebih lanjut (jika masih dalam status Dibuat).

💡 Pastikan perjalanan memiliki status Selesai agar pembuatan faktur tersedia.

T2. Bagaimana cara mengedit Faktur dari halaman pemesanan?

Untuk mengedit faktur di sistem pemesanan:
Temukan pemesanan yang fakturnya sudah dibuat.
→ Anda akan melihat nilai di kolom No. Faktur (mis. DC/2025-26/01).

  1. Klik ikon edit ✏️ di sampingnya.
    Ini akan membuka faktur dalam mode editabel.

  2. Dalam tampilan faktur, Anda biasanya dapat:**

  • Mengubah detail penagihan (mis. pajak, diskon, biaya tambahan).
  • Mengedit ringkasan perjalanan atau item baris.
  • Memperbarui nomor faktur (jika izin memungkinkan).
  • Menetapkan ulang klien atau perusahaan jika perlu.
  1. Setelah mengedit, klik “Simpan” atau “Perbarui Faktur” untuk mengonfirmasi perubahan.

⚠️ Catatan: Anda tidak dapat mengedit faktur dengan status Siap kecuali Anda mengubahnya ke status dibuat.

T3. Bagaimana cara mengedit faktur di modul faktur?

Untuk mengedit faktur, ikuti langkah-langkah berikut:

Panduan Langkah demi Langkah:

  1. Buka Modul Faktur
    Navigasikan ke halaman Faktur tempat Anda melihat daftar faktur.

  2. Temukan Faktur
    Gunakan filter (rentang tanggal, bilah pencarian, dll.) untuk menemukan faktur yang ingin Anda edit.
    Contoh: DC/2025-26/0117 atau klien TCS.

  3. Klik Ikon ✏️ Edit
    Di sisi kanan, di bawah kolom Tindakan, klik ikon pensil (✏️) di samping faktur yang ingin Anda ubah.

  4. Edit Detail Faktur
    Setelah faktur terbuka:

    • Anda dapat mengubah/menambahkan bidang penagihan (seperti klien, jumlah, keterangan).
    • Memodifikasi item atau layanan faktur.
    • Memperbarui pajak, diskon, atau ketentuan pembayaran.
    • Melampirkan dokumen pendukung jika diperlukan.

  5. Klik “Simpan” atau “Perbarui Faktur”
    Setelah membuat perubahan, simpan faktur untuk menerapkan pembaruan.

⚠️ Catatan: Anda tidak dapat mengedit faktur dengan status Siap kecuali Anda mengubahnya ke status dibuat.

T4. Bagaimana cara Mencetak Faktur dari Halaman Pemesanan?

  • Temukan Perjalanan dengan Status “Difakturkan”
    Di kolom “Status”, temukan perjalanan yang menampilkan lencana Difakturkan hijau.
    Contoh: No. Perjalanan 50903-C atau 50903-A.

  • Klik Tombol Tindakan ⋮ (tiga titik)
    Buka kolom Tindakan (paling kanan) baris perjalanan tersebut dan klik tiga titik vertikal (⋮) untuk membuka menu.

  • Pilih “Cetak Faktur” dari menu tarik-turun
    Dari menu yang diperluas, klik opsi 🖨️ Cetak Faktur.

  1. Pop-up Cetak Faktur Terbuka
    Jendela pop-up berjudul “Cetak Faktur” akan muncul.

🧾 Di Pop-up Cetak Faktur:

  1. Jenis Faktur
    Pilih dari format yang tersedia seperti Faktur A, Faktur B, dll.
    Ini mendefinisikan tata letak dan format PDF faktur.

  2. Urutkan berdasarkan Waktu
    Pilih bagaimana entri harus diurutkan (mis. Naik berdasarkan Waktu atau Turun).

  3. Filter Kotak Centang
    Sesuaikan apa yang ingin Anda sertakan atau kecualikan dalam faktur:

OpsiArti
Tanpa Km Mulai/AkhirJangan tampilkan kilometer mulai & akhir perjalanan
Tanpa LampiranLewati lampiran file
Tanpa Alamat LengkapSembunyikan detail alamat lengkap
Tanpa Dipesan OlehHapus nama “dipesan oleh”
Cetak di kop suratGunakan format kop surat perusahaan Anda
Tanpa StempelJangan sertakan stempel perusahaan
Tanpa Tanda TanganLewati kotak tanda tangan resmi
Cetak sebagai RingkasanHanya sertakan info ringkasan (tanpa item baris perjalanan)
Cetak sebagai IndividualJika beberapa faktur, cetak masing-masing sebagai PDF terpisah
Header hanya di halaman pertamaHanya tampilkan header sekali

  1. Langkah Terakhir:
    Klik Tombol Cetak.

  2. Hasil:
    PDF faktur akan dibuat dan diunduh (atau ditampilkan pratinjau di tab baru tergantung pengaturan browser Anda).

T5. Bagaimana cara Mencetak Faktur dari Halaman Faktur?

Proses Langkah demi Langkah

  1. Buka Halaman Faktur
    Pastikan Anda berada di tab Faktur.

  2. Temukan Faktur
    Temukan faktur yang ingin Anda cetak menggunakan:

    • Rentang Tanggal (kiri atas)
    • Bilah Pencarian (kanan atas)
    • Nomor Faktur / Nama Klien / Perusahaan

  3. Buka Menu Tindakan
    Di kolom paling kanan (Tindakan), klik menu tiga titik (⋮) untuk baris yang sesuai dengan faktur yang ingin Anda cetak.

  4. Klik “Cetak Faktur”
    Dari menu tarik-turun, pilih opsi 🖨️ Cetak Faktur (opsi pertama).

  5. Dialog Cetak Terbuka
    Pop-up mungkin muncul meminta Anda untuk:

    • Mengonfirmasi format faktur
    • Memilih opsi cetak

  6. Klik Tombol Cetak
    Setelah memilih format/opsi, klik tombol Cetak hijau untuk menghasilkan dan mengunduh faktur sebagai PDF.

Tips Pro:

  • Anda juga dapat menggunakan “Kirim Faktur” untuk mengirimnya langsung ke klien via email.
  • Opsi “Unduh Lembar Faktur” akan mengekspornya dalam format Excel alih-alih PDF.

T6. Format cetak faktur mana yang tersedia di sistem kami?

Format Cetak Faktur yang Tersedia:

  • Faktur A
    Faktur format penuh standar. Mencakup rincian perjalanan, klien, dan tarif.

  • Faktur B
    Tata letak alternatif — mungkin lebih bersih atau disederhanakan. Cocok untuk penggunaan internal atau mitra.

  • Faktur B Subtotal
    Sama seperti Faktur B tetapi menyertakan subtotal untuk perjalanan yang dikelompokkan.

  • Faktur C
    Format alternatif lain dengan visibilitas pajak atau bidang yang berpotensi berbeda.

  • Faktur C Subtotal
    Seperti Faktur C tetapi menyertakan subtotal.

  • Faktur C (tanpa Non-Kena Pajak)
    Mengecualikan item non-kena pajak dari rincian.

  • Faktur D
    Kemungkinan format yang dirancang untuk penggunaan klien/wilayah tertentu.

  • Faktur D (tanpa Non-Kena Pajak)
    Sama seperti di atas, tetapi melewati item non-kena pajak.

T7. Bagaimana cara mengedit informasi Klien dalam faktur yang dibuat?

Catatan:
Faktur yang ditandai sebagai “Siap” tidak dapat diedit secara langsung. Untuk membuat perubahan, Anda harus terlebih dahulu mengubah status faktur menjadi “Dibuat”. Ini akan membuka kunci faktur, memungkinkan Anda memperbarui detail klien atau bidang lain yang dapat diedit sesuai kebutuhan.

Langkah-langkah Mengedit Informasi Klien dalam Faktur yang Dibuat:

  1. Buka Halaman Faktur → Navigasikan ke modul Faktur dari menu atas.
  2. Temukan Faktur → Gunakan filter tanggal, bilah pencarian, atau gulir untuk menemukan faktur yang ingin Anda perbarui.
  3. Klik Ikon ✏️ Edit → Di kolom Tindakan, klik ikon pensil/edit 🖉 untuk faktur yang ingin Anda ubah.
  4. Edit Informasi Klien:
    • Perbarui Nama Klien
    • Modifikasi Perusahaan Klien
    • Ubah bidang perjalanan/klien terkait jika dapat diedit
  5. Simpan Perubahan → Setelah membuat perubahan yang diperlukan, klik tombol Simpan atau Perbarui.

T8. Dari mana saya dapat mengubah status faktur?

Anda dapat mengubah status faktur dari halaman Edit Faktur.

Langkah-langkah:

  1. Navigasikan ke layar Edit Faktur.
  2. Di sisi kanan, temukan menu tarik-turun “Status”.
  3. Klik menu tarik-turun dan pilih “Dibuat” agar faktur dapat diedit.
  4. Setelah selesai, Anda dapat melanjutkan untuk memperbarui klien atau detail faktur lainnya.

⚠️ Catatan: Faktur dengan status disetel ke “Siap” terkunci dan tidak dapat diedit sampai diubah kembali ke “Dibuat”.

T9. Bagaimana cara mengirim faktur langsung ke klien dari halaman pemesanan dan faktur?

Dari Halaman Faktur:

  1. Buka halaman Faktur.

  2. Temukan faktur yang ingin Anda kirim.

  3. Klik menu tiga titik (⋮) di kolom Tindakan.

  4. Dari menu tarik-turun, pilih 📤 Kirim Faktur.

  5. Pop-up berjudul “Kirim Faktur” akan muncul.

  6. Di pop-up ini:

  • Masukkan satu atau beberapa alamat email tujuan pengiriman faktur (dipisahkan koma).
  • Dengan Tautan Pembayaran (opsional): Centang ini jika Anda ingin email menyertakan tautan pembayaran.
  • Klik tombol “Kirim” hijau di bagian bawah.

Dari Halaman Pemesanan:

  1. Buka halaman Pemesanan.

  2. Temukan perjalanan yang fakturnya ingin Anda kirim.

  3. Pastikan Status Perjalanan adalah “Difakturkan”.

  4. Klik menu tiga titik (⋮) di bawah kolom Tindakan.

  5. Pilih 📤 Kirim Faktur dari menu tarik-turun.

  6. Di pop-up ini:

  • Masukkan satu atau beberapa alamat email tujuan pengiriman faktur (dipisahkan koma).
  • Centang “Dengan Tautan Pembayaran” (opsional) jika Anda ingin email menyertakan tautan pembayaran.
  • Klik tombol “Kirim” hijau di bagian bawah.

T10. Bagaimana cara melacak faktur lunas vs belum lunas?

Anda dapat dengan mudah melacak faktur Lunas vs Belum Lunas di modul Faktur menggunakan kolom Status Pembayaran dan filter.

Cara Melacak Faktur Lunas vs Belum Lunas:

  1. Gunakan Kolom “Status Pembayaran”

    • Titik hijau + “Lunas” → Faktur lunas
    • Titik abu-abu + “Belum Lunas” → Faktur belum dibayar

  2. Filter berdasarkan Status Pembayaran

    • Klik ikon filter/pencarian di bagian atas daftar faktur (di samping rentang tanggal).
    • Gunakan menu tarik-turun filter atau bidang pencarian untuk memfilter faktur berdasarkan:
      • Lunas
      • Belum Lunas

📊 Tips: Anda juga dapat menggunakan pemilih rentang tanggal untuk melihat faktur lunas/belum lunas untuk bulan atau minggu tertentu.

T11. Bagaimana cara mengirim tautan pembayaran ke pelanggan dengan faktur terlampir?

Untuk mengirim tautan pembayaran beserta faktur, ikuti langkah-langkah berikut:

📩 Langkah-langkah Mengirim Faktur dengan Tautan Pembayaran:

  1. Buka halaman Faktur atau Pemesanan.
  2. Klik tombol tindakan ”⋮” (3 titik) di samping faktur.
  3. Pilih “Kirim Faktur” dari menu tarik-turun.
  4. Pop-up Kirim Faktur akan muncul (seperti yang ditunjukkan di tangkapan layar).
  5. Di pop-up:
    • Masukkan email penerima di bidang Email.
    • Centang kotak ✅ untuk “Dengan Tautan Pembayaran” di bagian bawah.
  6. Klik Kirim.

T12. Dapatkah saya mengubah nomor faktur?

Ya, Anda dapat mengubah Nomor Faktur, tetapi hanya jika faktur dalam status yang dapat diedit.

✏️ Langkah-langkah Mengubah Nomor Faktur:

  1. Buka Halaman Edit Faktur:

    • Klik ikon ✏️ edit di samping faktur yang ingin Anda perbarui.

  2. Ubah Status Faktur:

    • Jika faktur dalam status Siap, ubah ke Dibuat dari menu tarik-turun Status.

  3. Perbarui Nomor Faktur:

    • Setelah status Dibuat, bidang input Nomor Faktur menjadi dapat diedit.
    • Masukkan nomor faktur baru.

  4. Klik Simpan:

    • Simpan perubahan Anda untuk memperbarui nomor faktur.

Catatan:

  • Pastikan nomor baru tidak berkonflik dengan nomor faktur yang ada untuk menghindari kesalahan duplikasi.
  • Fitur ini mungkin dibatasi untuk admin tergantung pengaturan organisasi Anda.

T13. Bagaimana cara menambahkan status pembayaran di faktur?

  1. Buka Modul Faktur

    • Navigasikan ke bagian “Faktur” dari menu atas.

  2. Cari Faktur

    • Gunakan bilah pencarian atau terapkan filter (tanggal, klien, dll.) untuk menemukan faktur.

  3. Klik Ikon ✏️ Edit

    • Pada baris faktur yang diinginkan, klik ikon edit di bawah kolom “Tindakan”.

  4. Gulir ke Bagian Pembayaran

    • Di dalam layar edit faktur, gulir ke bawah untuk menemukan “Status Pembayaran”.
    • Perbarui Status Pembayaran: Pilih dari menu tarik-turun (mis. Lunas / Belum Lunas / Lunas Sebagian / Dihapus Sebagian / Dihapus Penuh).

  5. Klik Simpan / Perbarui Faktur

    • Klik tombol Simpan atau Perbarui Faktur di bagian bawah untuk mengonfirmasi perubahan Anda.

T14. Dapatkah saya mengubah tanggal faktur?

Ya, Anda dapat mengubah tanggal faktur — tetapi hanya jika faktur dalam status yang dapat diedit (yaitu status disetel ke Dibuat, bukan Siap atau Dibatalkan).

Langkah-langkah Mengubah Tanggal Faktur:

  1. Buka Modul Faktur

    • Navigasikan ke bagian Faktur di sistem Anda dari menu atas.

  2. Cari & Buka Faktur

    • Gunakan filter atau cari berdasarkan nomor faktur, nama klien, atau perjalanan.
    • Klik ikon ✏️ Edit**
    • Di samping faktur yang ingin Anda perbarui.

  3. Ubah Status Faktur (jika perlu)

    • Jika statusnya Siap, alihkan ke Dibuat menggunakan menu tarik-turun Status di kanan.
    • Ini membuka kunci bidang yang dapat diedit.

  4. Edit Tanggal Faktur

    • Temukan bidang Tanggal Faktur.
    • Masukkan atau Pilih tanggal baru dari pemilih kalender.

  5. Klik Simpan atau Perbarui Faktur

    • Setelah membuat perubahan, klik Simpan atau Perbarui Faktur untuk mengonfirmasi.

T15. Saya telah membuat faktur dan menandainya siap, sekarang tidak dapat mengeditnya?

Setelah faktur ditandai sebagai “Siap”, faktur menjadi terkunci untuk pengeditan guna memastikan integritas penagihan. Namun, Anda masih dapat mengeditnya dengan mengembalikan status ke “Dibuat”.

Berikut cara membuka kunci dan mengedit faktur “Siap”:

  1. Buka Modul Faktur

    • Navigasikan ke bagian Faktur dari bilah sisi atau menu atas.

  2. Cari Faktur

    • Gunakan filter atau bilah pencarian untuk menemukan faktur (berdasarkan nomor, perjalanan, klien, dll.).

  3. Klik Ikon ✏️ Edit

    • Di kolom Tindakan, klik ikon Edit (pensil) di samping faktur.

  4. Ubah Status ke “Dibuat”

    • Di sisi kanan halaman edit, cari menu tarik-turun “Status”.
    • Ubah dari Siap ke Dibuat.

  5. Buat Edit Anda
    Setelah status Dibuat, semua bidang yang dapat diedit akan terbuka:

    • Tanggal faktur
    • Info klien
    • Jenis pajak
    • Ringkasan perjalanan
    • Biaya tambahan, dll.

  6. Simpan Perubahan

    • Setelah membuat pembaruan, klik Simpan atau Perbarui Faktur.

T16. Bagaimana cara mencari faktur tertentu dalam daftar faktur?

Langkah-langkah Mencari Faktur

  1. Buka Modul Faktur

    • Dari bilah sisi atau menu atas, klik “Faktur” untuk membuka halaman daftar faktur.

  2. Gunakan Bilah Pencarian

    • Di pojok kanan atas halaman, Anda akan melihat bilah pencarian.
    • Anda dapat mencari menggunakan salah satu dari berikut:
      • Nomor Faktur (mis. DC/2025-26/0117)
      • Nama Klien (mis. TCS)
      • Nama Perusahaan
      • Nomor Perjalanan
      • Nomor Referensi

  3. Terapkan Filter Tanggal (Opsional)

    • Gunakan filter rentang tanggal di kiri atas untuk mempersempit hasil berdasarkan tanggal pembuatan faktur.

  4. Gunakan Filter Tambahan

    • Klik ikon filter untuk memfilter berdasarkan:
      • Status (Dibuat, Siap, Dikirim, dll.)
      • Status Pembayaran (Lunas, Belum Lunas)
      • Klien
      • Perusahaan

💡 Tips Pro:
Anda dapat menggabungkan filter, misalnya:

  • Cari klien = “Infosys” DAN status = “Siap”
  • Ini membantu menemukan faktur tertentu dengan cepat dalam kumpulan data besar.

T17. Dapatkah saya memulihkan faktur yang dihapus di sistem?

Tidak, setelah faktur dihapus, faktur tidak dapat dipulihkan di sistem.

Catatan: Penghapusan bersifat permanen — harap lanjutkan dengan hati-hati saat menghapus faktur.

T18. Bagaimana cara menambahkan beberapa perjalanan dalam satu faktur?

Anda dapat menambahkan beberapa perjalanan dalam satu faktur menggunakan opsi ➕ Tambah Item Perjalanan.

Cara Menambahkan Beberapa Perjalanan dalam Satu Faktur

📍 Dari Halaman Edit Faktur:

  1. Navigasikan ke Modul Faktur.

  2. Klik ikon ✏️ Edit untuk faktur yang ingin Anda perbarui.

  3. Di dalam halaman faktur (seperti yang ditunjukkan di tangkapan layar), klik:
    👉 ➕ Tambah Item Perjalanan

  4. Pop-up akan terbuka di mana Anda dapat:**

    • Memilih perjalanan tambahan untuk disertakan.
    • Hanya perjalanan Selesai yang akan ditampilkan.
    • Perjalanan harus milik klien yang sama.

  5. Setelah memilih perjalanan yang diinginkan, klik Tambah atau Konfirmasi.

  6. Perjalanan baru sekarang akan muncul di bawah faktur.

💾 Langkah Terakhir:

  • Tinjau semua item baris perjalanan.
  • Terapkan biaya tambahan, diskon, atau pembaruan pajak apa pun.
  • Klik Simpan ✅.

⚠️ Catatan:

  • Faktur harus dalam status Dibuat untuk menambah atau memodifikasi perjalanan.
  • Hindari penambahan perjalanan duplikat; setiap perjalanan hanya boleh muncul sekali dalam faktur.

T19. Bagaimana cara menambahkan biaya tambahan di faktur?

Untuk menambahkan biaya tambahan di faktur, ikuti langkah-langkah sederhana ini:

Langkah-langkah Menambahkan Biaya Tambahan di Faktur

  1. Dari Halaman Edit Faktur (seperti yang ditunjukkan di tangkapan layar):

    • Buka Faktur
    • Buka Modul Faktur.
    • Klik ikon ✏️ Edit di samping faktur yang ingin Anda perbarui.

  2. Gulir ke Bagian Ringkasan Perjalanan

    • Anda akan melihat tombol seperti:
      ➕ Tambah Item, ➕ Tambah Item Perjalanan, ➕ Tambah Biaya Tambahan, ➕ Tambah Diskon

  3. Klik ➕ Tambah Biaya Tambahan

  4. Di Pop-up Biaya Tambahan:

    • Masukkan Nama biaya tambahan (mis. Penyesuaian Bahan Bakar, Biaya Larut Malam).
    • Masukkan Jumlah (biaya tetap atau persentase).
    • Pilih apakah kena pajak atau non-kena pajak (berdasarkan konfigurasi Anda).

  5. Klik Tambah/Simpan untuk menerapkan biaya tambahan.

  6. Biaya tambahan akan ditambahkan ke ringkasan perjalanan di kanan dan tercermin dalam Total.

Catatan:

  • Anda dapat menambahkan beberapa biaya tambahan jika diperlukan.
  • Biaya tambahan membantu merepresentasikan biaya tambahan apa pun yang tidak termasuk dalam tarif dasar.
  • Hanya faktur dalam status Dibuat yang dapat dimodifikasi.

T20. Bagaimana cara memperbarui pajak di faktur?

Untuk memperbarui pajak dalam faktur, ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah-langkah Memperbarui Pajak dalam Faktur:

  1. Buka Faktur

    • Buka modul Faktur.
    • Klik ikon ✏️ Edit di samping faktur yang ingin Anda perbarui.

  2. Pastikan Status “Dibuat”

    • Jika status faktur “Siap”, ubah ke Dibuat agar dapat diedit.

  3. Temukan Tombol “Perbarui Pajak”

    • Gulir ke pojok kanan bawah.
    • Anda akan melihat tombol berlabel “🧾 Perbarui Pajak” di samping tombol Simpan.

  4. Klik “Perbarui Pajak”

    • Ini akan membuka pop-up di mana Anda dapat:
      • Mengubah tarif pajak (mis. IGST, CGST/SGST)
      • Memilih jenis pajak (GST/IGST/Tidak Ada)
      • Menyesuaikan persentase atau jumlah jika diizinkan.

  5. Terapkan dan Konfirmasi

    • Setelah memperbarui, klik Terapkan atau Simpan di pop-up.
    • Jumlah pajak dan total yang harus dibayar akan dihitung ulang sesuai dengan itu.

  6. Klik “Simpan” pada Faktur

    • Terakhir, klik tombol Simpan hijau untuk mengonfirmasi perubahan pajak Anda pada faktur.

Catatan:

  • Anda hanya dapat memperbarui pajak ketika faktur dalam status yang dapat diedit (Dibuat).
  • Gunakan “Perbarui Pajak” setelah semua item dan detail perjalanan ditambahkan, untuk perhitungan yang akurat.

T21. Dapatkah saya mengkloning atau menduplikasi faktur sebelumnya?

Tidak, Anda tidak dapat mengkloning atau menduplikasi faktur di sistem saat ini.
Fitur “Kloning Faktur” tidak tersedia saat ini.

T22. Bagaimana cara mencari faktur berdasarkan nama pelanggan atau nomor?

Langkah-langkah Mencari Faktur berdasarkan Nama Pelanggan atau Nomor Faktur:

  1. Buka Modul Faktur
  2. Navigasikan ke tab Faktur dari menu utama.
  3. Gunakan Bilah Pencarian
    • Di kanan atas daftar faktur, Anda akan menemukan bilah pencarian.
    • Anda dapat mengetik nama pelanggan, nama perusahaan klien, atau nomor faktur secara langsung.
    • Contoh:
      • Cari TCS → menampilkan semua faktur untuk klien TCS
      • Cari DC/2025-26/01 → menampilkan faktur spesifik tersebut

T23. Bagaimana nomor faktur dihasilkan? Dapatkah saya menyesuaikannya?

Nomor faktur di sistem Anda biasanya mengikuti format pembuatan otomatis yang telah ditentukan berdasarkan konfigurasi faktur organisasi Anda.

Misalnya:
DC/2025-26/0117

Dapatkah Anda Menyesuaikan Nomor Faktur?
Ya, tetapi dengan beberapa kondisi:

  1. Faktur harus dalam status “Dibuat”

    • Anda tidak dapat mengedit nomor jika dalam status “Siap”.
    • Ubah status kembali ke “Dibuat” dari halaman Edit Faktur.

  2. Edit Bidang Nomor Faktur

    • Setelah dalam status Dibuat, bidang Nomor Faktur menjadi dapat diedit.
    • Anda sekarang dapat memasukkan nomor khusus (mis. CORP/2025/CLIENT-TCS/001).

  3. Simpan Perubahan

    • Setelah memperbarui nomor faktur, klik Simpan untuk menerapkan.

⚠️ Catatan:

  • Pastikan nomor faktur baru unik. Duplikat akan menimbulkan kesalahan.
  • Beberapa sistem membatasi fitur ini hanya untuk pengguna admin.

T24. Apakah “Kode Pos” diperlukan untuk menyimpan faktur?

Tidak, bidang “Kode Pos” bersifat opsional.
Anda dapat berhasil menyimpan atau menghasilkan faktur bahkan jika Kode Pos dibiarkan kosong.

T25. Apa bidang wajib untuk membuat faktur?

Bidang Wajib untuk Membuat Faktur
Saat membuat faktur (dari modul pemesanan atau faktur), bidang berikut diperlukan:

  1. Klien

    • Klien yang valid harus dipilih.
    • Klien harus aktif dan memenuhi syarat untuk faktur.

  2. Perjalanan

    • Setidaknya satu perjalanan selesai harus dipilih.
    • Status perjalanan harus “Selesai” untuk pembuatan faktur.

  3. Tanggal Faktur

    • Tanggal saat faktur dibuat.
    • Default ke tanggal saat ini, tetapi dapat dimodifikasi jika diperlukan.

  4. Detail Tarif / Jumlah

    • Tarif dasar, tunjangan, biaya pengemudi, tol, dll. harus terisi dari perjalanan.
    • Dalam kasus faktur manual, Anda dapat menambahkan biaya dengan mengklik Tambah Item.
    • Jumlah total faktur harus bukan nol.

  5. Simpan

    • Klik tombol Simpan di bagian bawah untuk menyimpan faktur.

T26. Bagaimana “Perusahaan Pelayan” dipilih? Dapatkah diubah?

Bagaimana dipilih?

  • Sistem otomatis memilih “Perusahaan Pelayan” berdasarkan perusahaan yang menyediakan layanan kepada klien.

Dapatkah diubah?

  • Ya, tetapi hanya jika faktur dalam status Dibuat (bukan “Siap”).
  • Anda dapat mengubahnya dari halaman “Edit Faktur” menggunakan menu tarik-turun Perusahaan Pelayan.
  • Menu tarik-turun ini biasanya ditempatkan di dekat bagian atas formulir faktur.
  • Setelah diubah, semua perhitungan pajak dan format juga dapat diperbarui berdasarkan konfigurasi perusahaan yang dipilih.

⚠️ Catatan:

  • Setelah status faktur diubah menjadi “Siap”, Perusahaan Pelayan menjadi terkunci.
  • Mengubah perusahaan pelayan dapat memengaruhi:
    • Seri Nomor Faktur (jika seri per perusahaan digunakan)
    • Detail Rekening Bank dalam faktur tercetak

T26. Apa perbedaan antara “Perusahaan Pelayan” dan “Nama Lengkap”?

Perusahaan Pelayan

  • Definisi: Ini adalah entitas vendor/perusahaan terdaftar di sistem Anda yang menyediakan layanan (kendaraan, pengemudi, dll.) untuk perjalanan.
  • Sumber: Ditarik dari Basis Data “Perusahaan saya”.
  • Tujuan:
    • Menentukan detail pendaftaran GST, merek faktur, dan perpajakan.
    • Digunakan dalam laporan backend, rekonsiliasi, dan kepatuhan.

👤 Nama Lengkap

  • Definisi: Ini adalah nama tampilan atau kontak dari orang atau perwakilan vendor yang terkait dengan faktur.
  • Dapat Diedit: Ya, ini dapat diubah per faktur.
  • Tujuan:
    • Digunakan untuk personalisasi atau mengidentifikasi orang kontak.
    • Muncul pada faktur tercetak sebagai nama vendor (opsional).

T27. Dapatkah saya memiliki beberapa nomor GST (ID Pajak) untuk cabang berbeda?

Ya, Anda dapat memiliki beberapa nomor GST (ID Pajak) untuk cabang berbeda — dan ini disarankan jika bisnis Anda beroperasi di beberapa negara bagian.

Cara Kerjanya di Sistem Faktur Kami:

  • Setiap “Perusahaan Pelayan” (yaitu entitas vendor) dapat dikonfigurasi dengan beberapa cabang.
  • Setiap cabang dapat memiliki:
    • Nomor GST sendiri
    • Alamat, negara bagian, detail kontak sendiri
    • Saat membuat faktur, nomor GST yang benar dipilih otomatis berdasarkan cabang/negara bagian.

T28. Dapatkah saya menetapkan tanggal faktur di masa depan?

Ya, Anda dapat menetapkan tanggal faktur di masa depan di sistem.

📅 Cara menetapkan tanggal di masa depan:

  1. Buka halaman Edit Faktur.
  2. Temukan bidang Tanggal Faktur (bagian bawah di bawah info vendor).
  3. Klik ikon kalender dan pilih tanggal masa depan mana pun.
  4. Klik Simpan untuk menerapkan perubahan.

T29. Apa fungsi tombol “Batal” — apakah ada tanpa menyimpan?

Tombol “Batal” digunakan untuk secara resmi membatalkan faktur yang ada di sistem.

Cara kerjanya:

  • Saat Anda mengklik Batal, pop-up konfirmasi muncul.
  • Anda harus memilih:
    • Alasan Pembatalan (dari menu tarik-turun)
    • Keterangan (penjelasan atau catatan)

Saat mengklik Lanjutkan, faktur:

  • Ditandai sebagai Dibatalkan
  • Terkunci untuk pengeditan atau pengiriman lebih lanjut
  • Dicatat dalam Jejak Audit untuk transparansi

⚠️ Catatan:

  • Faktur yang dibatalkan tidak dihapus, faktur disimpan untuk pencatatan.
  • Anda tidak dapat membatalkan faktur yang belum disimpan atau tidak lengkap.
  • Ini berbeda dari tindakan Hapus, yang menghapus sepenuhnya faktur draf atau yang tidak digunakan.

T30. Dapatkah saya melihat riwayat perubahan di “Log Audit”?

Ya, Anda bisa.
Tentu saja. Fitur Log Audit memungkinkan Anda melacak semua perubahan utama yang dibuat pada faktur.

🧾 Apa yang ditampilkan Log Audit?
Ini mencatat:

  • Siapa yang membuat perubahan (nama pengguna)
  • Apa yang diubah (mis. status, jumlah, pajak, dll.)
  • Kapan perubahan dibuat (tanggal & waktu)
  • Nilai sebelumnya vs yang diperbarui (jika berlaku)

📍 Cara melihatnya:

  1. Buka faktur mana pun (dalam status Dibuat, Siap, atau Dibatalkan).
  2. Gulir ke bilah alat bawah.
  3. Klik tombol 🧾 Log Audit.
  4. Pop-up muncul yang mencantumkan semua tindakan historis.

T31. Dapatkah saya membatasi siapa yang dapat mengedit vs siapa yang dapat melihat faktur?

Ya, Anda dapat membatasi siapa yang dapat mengedit vs melihat faktur ✅

🔐 Bagaimana cara kerja pembatasan akses faktur?
Sistem menggunakan kontrol akses berbasis peran, di mana izin pengguna ditentukan berdasarkan peran atau jabatan mereka (mis. Admin, Manajer Keuangan, Penampil, dll.).

Langkah-langkah Menetapkan Hak Faktur ke Pengguna:

  1. Buka Admin → Daftar Pengguna
  2. Klik Edit di samping pengguna yang ingin Anda modifikasi
  3. Di bidang Peran:
    • Gunakan ikon pencarian untuk menavigasi ke halaman Manajemen Peran
  4. Di halaman Peran:
    • Klik Tambah Peran
    • Centang izin yang sesuai (mis. di bawah Faktur, centang Tambah, Edit, atau Hapus)
    • Simpan peran
  5. Kembali dan tetapkan peran yang baru dibuat ke pengguna

T32. Bagaimana cara melampirkan dokumen tambahan (seperti lembar perjalanan, detail pemesanan)?

Saat ini, melampirkan dokumen eksternal seperti lembar perjalanan atau detail pemesanan ke faktur tidak didukung di sistem.
Namun, fitur ini direncanakan untuk pembaruan di masa depan dan akan segera tersedia.

T33. Dapatkah saya mengedit biaya tarif melalui edit?

Ya, Anda dapat mengedit biaya tarif dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Ubah Status Faktur:
    Jika faktur dalam mode “Siap”, faktur menjadi tidak dapat diedit. Pertama, ubah status faktur kembali ke “Dibuat”.

  2. Klik Ikon Edit:
    Temukan item tarif/perjalanan atau biaya khusus apa pun yang tercantum dalam faktur dan klik ✏️ (ikon edit) di sampingnya.

  3. Perbarui Jumlah Tarif:
    Modal atau input sebaris akan muncul — Anda sekarang dapat mengubah biaya tarif sesuai kebutuhan.

  4. Simpan Perubahan:
    Setelah mengedit, klik “Simpan” untuk memperbarui faktur.

T34. Bagaimana cara mencetak ringkasan perjalanan, lembar perjalanan, lembar tugas, dan lembar faktur?

Untuk mencetak atau mengunduh dokumen seperti Ringkasan Perjalanan, Lembar Perjalanan, Lembar Tugas, dan Lembar Faktur, ikuti langkah-langkah berikut dari Halaman Daftar Faktur (seperti yang ditunjukkan di tangkapan layar):

Langkah-langkah:

  1. Buka Modul Faktur → Daftar Faktur
  2. Temukan Faktur yang ingin Anda cetak/unduh.
  3. Klik 3 titik (⋯) di bawah kolom “Tindakan” untuk baris tersebut.
  4. Anda akan melihat opsi berikut di menu tarik-turun:
    • 🖨️ Cetak Faktur
    • 📤 Kirim Faktur
    • 🖨️ Cetak Lembar Tugas
    • 🖨️ Cetak Ringkasan Perjalanan
    • 🖨️ Cetak Lembar Sampul
    • 📥 Unduh Lembar Perjalanan
    • 📥 Unduh Lembar Sampul
    • 📥 Unduh Lembar Faktur

Gunakan opsi “Cetak” untuk pratinjau dan mencetak langsung.
Gunakan opsi “Unduh” untuk menyimpan salinan PDF secara lokal.

T35. Saya tidak ingin melihat kolom tertentu di halaman Daftar. Bagaimana cara menyembunyikannya?

Untuk menyembunyikan atau mengatur ulang kolom di halaman daftar Faktur:

  1. Klik ikon roda gigi yang terletak di pojok kanan bawah halaman daftar faktur.
  2. Pop-up “Pilih Kolom” akan muncul.
  3. Di pop-up ini:
    • Gunakan seret dan lepas untuk memindahkan bidang antara Bidang Terlihat dan Bidang Tersembunyi.
    • Anda juga dapat mengatur ulang bidang terlihat dengan menyeretnya ke atas atau ke bawah.
  4. Klik Simpan untuk menerapkan perubahan.

T36. Bagaimana cara menghapus faktur secara massal?

  1. Buka Halaman “Daftar Faktur”
    Navigasikan ke halaman tempat semua faktur terdaftar dicantumkan.

  2. Pilih Faktur
    Gunakan kotak centang di sisi kiri setiap baris faktur untuk memilih beberapa faktur.
    Anda akan melihat jumlah catatan yang dipilih di bagian bawah (mis. “8 Catatan Dipilih”).

  3. Klik Menu Tiga Titik (⋯)
    Terletak di pojok kanan atas di atas tabel faktur.

  4. Klik “Hapus Massal”
    Dari menu tarik-turun, klik “Hapus Massal” untuk memulai penghapusan.

  5. Konfirmasi Penghapusan
    Pop-up konfirmasi mungkin muncul.
    Klik Ya/Hapus untuk melanjutkan dan menghapus faktur yang dipilih.

T37. Bagaimana cara mencetak faktur secara massal?

Untuk mencetak faktur secara massal, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Buka halaman “Daftar Faktur”
    Navigasikan ke halaman tempat semua faktur Anda dicantumkan.

  2. Pilih beberapa faktur
    Gunakan kotak centang di sisi kiri setiap baris untuk memilih faktur yang ingin Anda cetak.

  3. Klik menu tiga titik (⋮)
    Terletak di pojok kanan atas halaman.

  4. Pilih “Cetak Massal”
    Dari menu tarik-turun, klik “Cetak Massal” untuk membuka modal opsi cetak.

  5. Di pop-up:

    • Pilih Jenis Faktur
    • Pilih Urutan Pengurutan (opsional)
    • Aktifkan/nonaktifkan detail seperti penjemputan, pengantaran, lampiran, alamat lengkap, dll. (opsional)

  6. Klik “Cetak”
    Setelah preferensi Anda diatur, klik tombol “Cetak” hijau di bagian bawah untuk menghasilkan faktur massal.

T38. Bagaimana cara membuat nota kredit untuk faktur?

Untuk membuat Nota Kredit untuk faktur, ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah-langkah Membuat Nota Kredit:

  1. Buka halaman “Daftar Faktur”
    Navigasikan ke halaman tempat semua faktur dicantumkan.

  2. Klik faktur yang ingin Anda kredit
    Ini membuka tampilan Edit Faktur.

  3. Klik tombol “Buat Nota Kredit”
    Di bagian bawah pop-up faktur, temukan dan klik tombol 🧾 Buat Nota Kredit (tombol paling kiri).

  4. Isi formulir Nota Kredit di pop-up yang terbuka

    • Masukkan Tanggal
      Default ke hari ini; Anda dapat mundur ke tanggal sebelumnya jika perlu.
    • Verifikasi Perusahaan & Nomor Nota Kredit
      Ini seharusnya terisi otomatis. Anda dapat mengedit nomor Nota Kredit jika diperlukan.
    • Pilih Mata Uang
      Biasanya INR; dapat diubah jika multi-mata uang diaktifkan.
    • Tambahkan Item Baris:
      • Jenis Biaya: mis. Tarif Dasar, Tarif Jarak, dll.
      • Biaya Satuan: mis. 2000
      • Jumlah Unit: mis. 1
      • ➕ Tambahkan lebih banyak item jika diperlukan.
      • (Opsional): Klik + Grup untuk mengelompokkan kepala biaya.
      • (Opsional): Klik + Diskon untuk menerapkan diskon.

  5. Pilih % Pajak (GST atau pajak lain yang berlaku atas pengembalian dana).

  6. Tinjau Ringkasan

    • Subtotal
    • Total Pengurangan
    • Total Pajak
    • Total Keseluruhan

  7. Klik “Simpan” ✅

Setelah disimpan:

  • Nota Kredit tertaut ke faktur.
  • Terlihat di modul Nota Kredit.
  • Anda dapat mengunduh atau mencetaknya dari modul Nota Kredit.

T39. Bagaimana cara mengunduh laporan faktur?

  1. Buka Halaman Daftar Faktur
    Navigasikan ke halaman tempat semua faktur ditampilkan.

  2. Terapkan Filter
    Gunakan filter di bagian atas untuk mempersempit data faktur:

    • 📅 Rentang Tanggal: Pilih rentang menggunakan pemilih tanggal.
    • 👤 Filter Klien (opsional): Cari faktur berdasarkan nama klien untuk unduhan massal yang terfokus.

  3. Klik Menu Tiga Titik (⋮)
    Terletak di pojok kanan atas panel daftar faktur.

  4. Pilih Format Unduhan Anda
    Pilih dari opsi yang tersedia berdasarkan kebutuhan pelaporan Anda:

    • 📥 Unduh → Mengunduh faktur secara massal (PDF atau format yang didukung sistem).
    • 📄 Unduh Lembar Sampul PDF → Mengunduh laporan ringkasan faktur yang dipilih dalam format PDF.
    • 📊 Unduh Lembar Sampul Excel → Mengekspor ringkasan faktur terstruktur dalam format Excel untuk analisis atau pelaporan.

T40. Bagaimana cara mengunduh lembar sampul untuk klien tertentu untuk semua faktur?

Untuk mengunduh lembar sampul faktur untuk klien tertentu, ikuti langkah-langkah berikut:

Unduh Lembar Sampul Faktur untuk Klien Tertentu

  1. Buka Halaman Daftar Faktur
    Navigasikan ke bagian tempat semua faktur ditampilkan.

  2. Filter berdasarkan Klien
    Gunakan filter Klien di bagian atas daftar.

    • Pilih nama klien yang ingin Anda buatkan lembar sampul.
    • Anda juga dapat menerapkan filter rentang tanggal jika perlu.

  3. Pilih Semua Faktur

    • Gunakan kotak centang di kiri atas untuk memilih semua faktur yang difilter.
    • Sebagai alternatif, pilih faktur tertentu untuk klien tersebut secara manual.

  4. Buka Menu Tiga Titik (⋮)
    Terletak di pojok kanan atas panel faktur.

  5. Pilih Format Lembar Sampul
    Pilih salah satu dari berikut berdasarkan kebutuhan Anda:

    • 📄 Unduh Lembar Sampul PDF – Unduh ringkasan PDF untuk faktur yang dipilih.
    • 📊 Unduh Lembar Sampul Excel – Ekspor file Excel yang meringkas semua data faktur.

Catatan: Hanya faktur yang terlihat/dipilih berdasarkan filter (seperti klien dan tanggal) yang akan disertakan dalam lembar sampul.

T41. Bagaimana cara mengunduh Excel untuk klien tertentu untuk semua faktur?

Untuk mengunduh laporan Excel semua faktur untuk klien tertentu, ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Buka Halaman Daftar Faktur

  • Navigasikan ke bagian tempat semua faktur dicantumkan.

Langkah 2: Terapkan Filter Klien

  • Gunakan filter Klien di bagian atas (pencarian atau tarik-turun).
  • Pilih klien tertentu yang fakturnya Anda inginkan.
    (Opsional) Gunakan filter tanggal untuk mempersempit rentang.

Langkah 3: Pilih Faktur

  • Setelah daftar difilter, gunakan kotak centang di kiri atas untuk memilih semua faktur yang terlihat.
  • Sebagai alternatif, pilih faktur yang diinginkan untuk klien secara manual.

Langkah 4: Klik Menu Tiga Titik (⋮)

  • Terletak di pojok kanan atas panel daftar faktur.

Langkah 5: Unduh Lembar Sampul dalam Format Excel

  • Pilih 📊 “Unduh Lembar Sampul Excel”.
  • Ini akan mengekspor lembar Excel yang meringkas semua faktur yang dipilih.

T42. Apa kegunaan fitur sesuaikan di faktur?

Berikut cara menambahkan bidang khusus tambahan ke halaman Buat Faktur menggunakan opsi Sesuaikan:

Panduan Langkah demi Langkah

Langkah 1: Buka Halaman Daftar Faktur

  • Navigasikan ke layar daftar faktur utama tempat semua faktur ditampilkan.

Langkah 2: Klik Tiga Titik (⋮) di Pojok Kanan Atas

  • Menu ini menyediakan beberapa opsi konfigurasi dan ekspor.

Langkah 3: Pilih Sesuaikan dari Menu Tarik-turun

  • Modal berjudul “Bidang Tambahan” akan terbuka (seperti yang ditunjukkan di tangkapan layar).

Langkah 4: Tambahkan Bidang

  • Klik ➕ Tambah Bidang
  • Pilih:
    • Jenis Bidang (mis. Teks Pendek, Tarik-turun, Tanggal, dll.)
    • Label (Nama tampilan bidang)
    • Placeholder (Teks panduan opsional di dalam input)

Langkah 5: (Opsional) Gunakan Grup

  • Klik ➕ Tambah Grup jika Anda ingin mengatur bidang ke dalam bagian logis.

Langkah 6: Simpan & Tutup

  • Setelah bidang ditambahkan, bidang akan muncul pada formulir Buat Faktur atau Edit Faktur.

T44. Bagaimana nomor faktur (mis. DC/2025-26/0117) dihasilkan?

Format nomor faktur seperti DC/2025-26/0117 dihasilkan secara otomatis berdasarkan skema penomoran yang telah ditentukan yang dikonfigurasi di sistem.
Anda dapat mengelola atau menyesuaikan format ini menggunakan modul Konfigurasi Faktur.

T45. Dapatkah saya mengekspor faktur yang difilter ke Excel/PDF?

Ya, Anda dapat mengekspor faktur yang difilter ke Excel atau PDF.

🧭 Langkah-langkah Mengekspor Faktur yang Difilter

  1. Buka Halaman Daftar Faktur
    Navigasikan ke halaman tempat semua faktur Anda dicantumkan.

  2. Terapkan Filter
    Gunakan pemilih rentang tanggal di bagian atas.
    Secara opsional filter berdasarkan:

    • Nama Klien
    • Perusahaan Pelayan
    • Status (Dibuat, Lunas, Dibatalkan, dll.)
    • Status Pembayaran (Lunas, Belum Lunas)

  3. Klik Menu 3 Titik (⋮)
    Terletak di pojok kanan atas panel daftar faktur.

  4. Pilih Opsi Ekspor

    • 🧾 Unduh Lembar Sampul PDF – Mengekspor laporan ringkasan dalam format PDF.
    • 📊 Unduh Lembar Sampul Excel – Mengekspor semua faktur yang difilter ke lembar Excel.
    • 📥 Unduh – Mengekspor PDF faktur secara massal (satu per faktur).

📝 Catatan

  • Ekspor hanya akan menyertakan faktur yang cocok dengan filter yang Anda terapkan.
  • Pastikan kotak centang yang benar dipilih (jika hanya mengekspor catatan tertentu).

T46. Apa arti Status (Dibuat) – apakah dapat diedit?

“Dibuat” adalah status awal yang ditetapkan ke faktur setelah dihasilkan tetapi sebelum diselesaikan.

  • Faktur dibuat draf tetapi belum terkunci.
  • Anda masih dapat mengedit detail faktur dalam status ini.

Ini memungkinkan perubahan pada:

  • Detail klien
  • Biaya tarif
  • Komponen pajak/GST
  • Nomor faktur
  • Catatan tambahan, dll.

T47. Apa arti Status Pembayaran (Belum Lunas) – dapatkah kita menandainya sebagai Lunas secara manual?

Ini berarti faktur telah dibuat, tetapi tidak ada pembayaran yang dicatat terhadapnya di sistem.

  • Ini adalah status default untuk semua faktur yang baru dibuat.

Ya, Anda dapat memperbarui status pembayaran ke Lunas secara manual:

  1. Buka Modul Faktur
    Navigasikan ke daftar faktur.

  2. Temukan Faktur
    Gunakan pencarian atau filter (No. Faktur, Klien, dll.).

  3. Klik Ikon Edit (✏️)
    Buka faktur dalam mode editabel.

Catatan: Faktur harus dalam status “Dibuat”.

  1. Temukan Bidang “Status Pembayaran”
    Ini di bawah bidang status.

  2. Ubah Status ke “Lunas”
    Pilih “Lunas” dari opsi menu tarik-turun.

  3. Simpan Faktur
    Klik Simpan untuk mengonfirmasi perubahan status.