Facture

Q1. Comment créer une facture depuis la page de réservation ?

Pour créer une facture pour un trajet, suivez ces étapes :

  1. Localisez le trajet pour lequel vous voulez créer une facture dans la liste Réservation (par ex. N° de trajet 50903-B).
  2. Cliquez sur le menu d’actions à trois points (⋯) dans la colonne Action de cette ligne.
  3. Dans la liste déroulante, sélectionnez 🧾 Créer une facture.
  4. La fenêtre de création de facture apparaît
    Le système ouvrira une nouvelle fenêtre de création de facture pour le trajet sélectionné.

  • Vérifiez les détails du trajet
    Toutes les données essentielles du trajet (client, véhicule, chauffeur, etc.) seront préremplies. Vous pouvez les vérifier et les modifier si nécessaire avant la soumission finale.

  • Sélectionnez l’applicabilité de la taxe
    Choisissez l’option de taxe appropriée (par ex. TPS, IGST, ou exonéré) selon le trajet et le client.

  • Cliquez sur « Créer une facture »
    Une fois vérifié, cliquez sur le bouton Créer une facture en bas pour générer la facture.

  • Changement de statut
    Le statut du trajet passe de Terminé ➝ Facturé automatiquement.

  • Affichez la facture
    La facture nouvellement générée est désormais disponible dans le module Facture, où elle peut être imprimée, envoyée ou modifiée davantage (si elle est encore à l’état Créée).

💡 Assurez-vous que le trajet a un statut Terminé pour que la génération de facture soit disponible.

Q2. Comment modifier une facture depuis la page de réservation ?

Pour modifier une facture dans le système de réservation :
Localisez la réservation pour laquelle la facture est déjà créée.
→ Vous verrez une valeur dans la colonne N° de facture (par ex. DC/2025-26/01).

  1. Cliquez sur l’icône de modification ✏️ à côté.
    Cela ouvrira la facture en mode modifiable.

  2. Dans la vue de la facture, vous pouvez généralement :**

  • Modifier les détails de facturation (par ex. taxe, remise, frais supplémentaires).
  • Modifier le résumé du trajet ou les lignes.
  • Mettre à jour le numéro de facture (si les autorisations le permettent).
  • Réaffecter le client ou l’entreprise si nécessaire.
  1. Après modification, cliquez sur « Enregistrer » ou « Mettre à jour la facture » pour confirmer les changements.

⚠️ Remarques : Vous ne pouvez pas modifier les factures au statut Prête à moins de les remettre à l’état créé.

Q3. Comment modifier une facture dans le module Facture ?

Pour modifier une facture, suivez ces étapes :

Guide étape par étape :

  1. Accédez au module Facture
    Naviguez vers la page Facture où vous voyez la liste des factures.

  2. Localisez la facture
    Utilisez les filtres (plage de dates, barre de recherche, etc.) pour trouver la facture à modifier.
    Exemple : DC/2025-26/0117 ou client TCS.

  3. Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier
    Sur le côté droit, sous la colonne Action, cliquez sur l’icône crayon (✏️) à côté de la facture à modifier.

  4. Modifiez les détails de la facture
    Une fois la facture ouverte :

    • Vous pouvez modifier/ajouter des champs de facturation (comme client, montant, remarques).
    • Modifier les éléments ou services de la facture.
    • Mettre à jour la taxe, la remise ou les conditions de paiement.
    • Joindre des documents justificatifs si nécessaire.

  5. Cliquez sur « Enregistrer » ou « Mettre à jour la facture »
    Une fois vos changements effectués, enregistrez la facture pour appliquer les mises à jour.

⚠️ Remarques : Vous ne pouvez pas modifier les factures au statut Prête à moins de les remettre à l’état créé.

Q4. Comment imprimer une facture depuis une page de réservation ?

  • Trouvez le trajet au statut “Facturé”
    Dans la colonne « Statut », localisez le trajet qui affiche le badge vert Facturé.
    Exemple : N° de trajet 50903-C ou 50903-A.

  • Cliquez sur le bouton d’action ⋮ (trois points)
    Accédez à la colonne Action (tout à droite) de cette ligne de trajet et cliquez sur les trois points verticaux (⋮) pour ouvrir le menu.

  • Sélectionnez « Imprimer la facture » dans le menu déroulant
    Dans le menu développé, cliquez sur l’option 🖨️ Imprimer la facture.

  1. La fenêtre d’impression de facture s’ouvre
    Une fenêtre contextuelle intitulée “Imprimer la facture” apparaîtra.

🧾 Dans la fenêtre Imprimer la facture :

  1. Type de facture
    Sélectionnez parmi les formats disponibles comme Facture A, Facture B, etc.
    Cela définit la mise en page et le format du PDF de la facture.

  2. Trier par heure
    Choisissez comment les entrées doivent être ordonnées (par ex. Croissant par heure ou Décroissant).

  3. Filtres de case à cocher
    Personnalisez ce que vous voulez inclure ou exclure dans la facture :

OptionSignification
Sans km de début/finNe pas afficher les kilomètres de début et de fin du trajet
Sans pièce jointeIgnorer les pièces jointes
Sans adresse complèteMasquer les détails de l’adresse complète
Sans réservé parRetirer le nom « réservé par »
Imprimer sur en-têteUtiliser le format en-tête de votre entreprise
Sans cachetNe pas inclure le cachet de l’entreprise
Sans signatureIgnorer le cadre de signature autorisée
Imprimer en résuméN’inclure que les infos de résumé (sans lignes de trajet)
Imprimer en individuelSi plusieurs factures, imprimer chacune en PDF séparé
En-tête sur la première page uniquementN’afficher l’en-tête qu’une fois

  1. Étape finale :
    Cliquez sur le bouton Imprimer.

  2. Sortie :
    Un PDF de facture sera généré et téléchargé (ou prévisualisé dans un nouvel onglet selon les paramètres de votre navigateur).

Q5. Comment imprimer une facture depuis une page de factures ?

Processus étape par étape

  1. Accédez à la page Facture
    Assurez-vous d’être sur l’onglet Facture.

  2. Trouvez la facture
    Localisez la facture à imprimer en utilisant :

    • Plage de dates (en haut à gauche)
    • Barre de recherche (en haut à droite)
    • Numéro de facture / Nom du client / Entreprise

  3. Ouvrez le menu d’actions
    Dans la colonne tout à droite (Action), cliquez sur le menu à trois points (⋮) de la ligne correspondant à la facture à imprimer.

  4. Cliquez sur « Imprimer la facture »
    Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option 🖨️ Imprimer la facture (première option).

  5. La boîte de dialogue d’impression s’ouvre
    Une fenêtre peut apparaître vous demandant de :

    • Confirmer le format de la facture
    • Sélectionner les options d’impression

  6. Cliquez sur le bouton Imprimer
    Une fois le format/les options sélectionnés, cliquez sur le bouton vert Imprimer pour générer et télécharger la facture au format PDF.

Astuce de pro :

  • Vous pouvez aussi utiliser « Envoyer la facture » pour l’envoyer directement par e-mail au client.
  • L’option « Télécharger la feuille de facture » l’exportera au format Excel au lieu de PDF.

Q6. Quels formats d’impression de facture sont disponibles dans notre système ?

Formats d’impression de facture disponibles :

  • Facture A
    Facture standard au format complet. Comprend le détail du trajet, du client et du tarif.

  • Facture B
    Mise en page alternative — peut être plus épurée ou simplifiée. Adaptée à un usage interne ou aux partenaires.

  • Facture B avec sous-total
    Identique à la Facture B mais inclut des sous-totaux pour les trajets groupés.

  • Facture C
    Un autre format alternatif avec une visibilité de taxe ou de champs potentiellement différente.

  • Facture C avec sous-total
    Comme la Facture C mais inclut des sous-totaux.

  • Facture C (sans non imposable)
    Exclut les éléments non imposables du détail.

  • Facture D
    Probablement un format conçu pour l’usage d’un client/d’une région spécifique.

  • Facture D (sans non imposable)
    Identique à ci-dessus, mais ignore les éléments non imposables.

Q7. Comment modifier les informations du client dans la facture créée ?

Remarque :
Les factures marquées comme “Prêtes” ne peuvent pas être modifiées directement. Pour faire des changements, vous devez d’abord changer le statut de la facture en “Créée”. Cela déverrouillera la facture, vous permettant de mettre à jour les détails du client ou d’autres champs modifiables au besoin.

Étapes pour modifier les informations du client dans une facture créée :

  1. Accédez à la page Facture → Naviguez vers le module Facture depuis le menu supérieur.
  2. Localisez la facture → Utilisez le filtre de date, la barre de recherche ou faites défiler pour trouver la facture à mettre à jour.
  3. Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier → Dans la colonne Action, cliquez sur l’icône crayon/modifier 🖉 de la facture à modifier.
  4. Modifiez les informations du client :
    • Mettez à jour le nom du client
    • Modifiez l’entreprise du client
    • Changez tout champ trajet/client associé s’il est modifiable
  5. Enregistrez les changements → Après avoir fait les changements nécessaires, cliquez sur le bouton Enregistrer ou Mettre à jour.

Q8. D’où puis-je changer le statut de la facture ?

Vous pouvez changer le statut de la facture depuis la page Modifier la facture.

Étapes :

  1. Naviguez vers l’écran Modifier la facture.
  2. Sur le côté droit, localisez le menu déroulant “Statut”.
  3. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez “Créée” pour rendre la facture modifiable.
  4. Une fois fait, vous pouvez procéder à la mise à jour du client ou d’autres détails de la facture.

⚠️ Remarque : Les factures au statut “Prête” sont verrouillées et ne peuvent pas être modifiées tant qu’elles ne sont pas remises à “Créée”.

Q9. Comment envoyer des factures directement aux clients depuis les pages de réservation et de factures ?

Depuis la page Facture :

  1. Accédez à la page Facture.

  2. Localisez la facture à envoyer.

  3. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) dans la colonne Action.

  4. Dans le menu déroulant, sélectionnez 📤 Envoyer la facture.

  5. Une fenêtre intitulée « Envoyer la facture » apparaîtra.

  6. Dans cette fenêtre :

  • Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail où la facture doit être envoyée (séparées par des virgules).
  • Avec lien de paiement (facultatif) : Cochez ceci si vous voulez que l’e-mail inclue un lien de paiement.
  • Cliquez sur le bouton vert « Envoyer » en bas.

Depuis la page de réservation :

  1. Accédez à la page de réservation.

  2. Trouvez le trajet dont vous voulez envoyer la facture.

  3. Assurez-vous que le statut du trajet est “Facturé”.

  4. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) sous la colonne Action.

  5. Sélectionnez 📤 Envoyer la facture dans le menu déroulant.

  6. Dans cette fenêtre :

  • Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail où la facture doit être envoyée (séparées par des virgules).
  • Cochez “Avec lien de paiement” (facultatif) si vous voulez que l’e-mail inclue un lien de paiement.
  • Cliquez sur le bouton vert « Envoyer » en bas.

Q10. Comment suivre les factures payées par rapport aux impayées ?

Vous pouvez facilement suivre les factures payées par rapport aux impayées dans le module Facture en utilisant la colonne Statut de paiement et les filtres.

Façons de suivre les factures payées par rapport aux impayées :

  1. Utilisez la colonne “Statut de paiement”

    • Point vert + « Payée » → La facture est payée
    • Point gris + « Impayée » → La facture n’est pas encore payée

  2. Filtrez par statut de paiement

    • Cliquez sur l’icône de filtre/recherche en haut de la liste des factures (à côté de la plage de dates).
    • Utilisez le menu déroulant de filtre ou le champ de recherche pour filtrer les factures selon :
      • Payée
      • Impayée

📊 Astuce : Vous pouvez aussi utiliser les sélecteurs de plage de dates pour voir les factures payées/impayées de mois ou semaines spécifiques.

Q11. Comment envoyer un lien de paiement à un client avec une facture jointe ?

Pour envoyer un lien de paiement avec la facture, suivez ces étapes :

📩 Étapes pour envoyer la facture avec un lien de paiement :

  1. Accédez à la page Facture ou Réservation.
  2. Cliquez sur le bouton d’action ”⋮” (trois points) à côté de la facture.
  3. Sélectionnez « Envoyer la facture » dans le menu déroulant.
  4. Une fenêtre Envoyer la facture apparaîtra (comme dans la capture d’écran).
  5. Dans la fenêtre :
    • Saisissez l’e-mail du destinataire dans le champ E-mails.
    • Cochez la case ✅ « Avec lien de paiement » en bas.
  6. Cliquez sur Envoyer.

Q12. Puis-je changer le numéro de facture ?

Oui, vous pouvez changer le numéro de facture, mais seulement si la facture est dans un état modifiable.

✏️ Étapes pour changer le numéro de facture :

  1. Accédez à la page de modification de la facture :

    • Cliquez sur l’icône ✏️ modifier à côté de la facture à mettre à jour.

  2. Changez le statut de la facture :

    • Si la facture est à l’état Prête, changez-le en Créée depuis le menu déroulant Statut.

  3. Mettez à jour le numéro de facture :

    • Une fois le statut Créée, le champ de saisie Numéro de facture devient modifiable.
    • Saisissez le nouveau numéro de facture.

  4. Cliquez sur Enregistrer :

    • Enregistrez vos changements pour mettre à jour le numéro de facture.

Remarques :

  • Assurez-vous que le nouveau numéro n’entre pas en conflit avec les numéros de facture existants pour éviter les erreurs de duplication.
  • Cette fonction peut être limitée aux administrateurs selon les paramètres de votre organisation.

Q13. Comment ajouter le statut de paiement dans la facture ?

  1. Accédez au module Facture

    • Naviguez vers la section “Factures” depuis le menu supérieur.

  2. Recherchez la facture

    • Utilisez la barre de recherche ou appliquez des filtres (date, client, etc.) pour localiser la facture.

  3. Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier

    • Sur la ligne de la facture souhaitée, cliquez sur l’icône de modification sous la colonne “Action”.

  4. Faites défiler jusqu’à la section Paiement

    • Dans l’écran de modification de la facture, faites défiler vers le bas pour trouver le « Statut de paiement ».
    • Mettez à jour le statut de paiement : sélectionnez dans le menu déroulant (par ex. Payée / Impayée / Partiellement payée / Partiellement annulée / Totalement annulée).

  5. Cliquez sur Enregistrer / Mettre à jour la facture

    • Cliquez sur le bouton Enregistrer ou Mettre à jour la facture en bas pour confirmer vos changements.

Q14. Puis-je changer la date de la facture ?

Oui, vous pouvez changer la date de la facture — mais seulement si la facture est dans un état modifiable (c’est-à-dire que le statut est Créée, pas Prête ni Annulée).

Étapes pour changer la date de la facture :

  1. Accédez au module Facture

    • Naviguez vers la section Factures de votre système depuis le menu supérieur.

  2. Recherchez et ouvrez la facture

    • Utilisez les filtres ou recherchez par numéro de facture, nom du client ou trajet.
    • Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier**
    • À côté de la facture à mettre à jour.

  3. Changez le statut de la facture (si nécessaire)

    • Si le statut est Prête, passez-le à Créée à l’aide du menu déroulant Statut à droite.
    • Cela déverrouille les champs modifiables.

  4. Modifiez la date de la facture

    • Localisez le champ Date de la facture.
    • Saisissez ou sélectionnez la nouvelle date depuis le sélecteur de calendrier.

  5. Cliquez sur Enregistrer ou Mettre à jour la facture

    • Après avoir fait les changements, cliquez sur Enregistrer ou Mettre à jour la facture pour confirmer.

Q15. J’ai créé une facture et l’ai marquée comme prête, maintenant je ne peux plus la modifier ?

Une fois qu’une facture est marquée comme “Prête”, elle est verrouillée pour modification afin de garantir l’intégrité de la facturation. Cependant, vous pouvez encore la modifier en rétablissant le statut à “Créée”.

Voici comment déverrouiller et modifier une facture « Prête » :

  1. Accédez au module Facture

    • Naviguez vers la section Factures depuis la barre latérale ou le menu supérieur.

  2. Recherchez la facture

    • Utilisez les filtres ou la barre de recherche pour localiser la facture (par numéro, trajet, client, etc.).

  3. Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier

    • Dans la colonne Action, cliquez sur l’icône Modifier (crayon) à côté de la facture.

  4. Changez le statut en “Créée”

    • Sur le côté droit de la page de modification, cherchez le menu déroulant “Statut”.
    • Changez-le de Prête à Créée.

  5. Faites vos modifications
    Une fois le statut Créée, tous les champs modifiables seront déverrouillés :

    • Date de la facture
    • Infos client
    • Type de taxe
    • Résumé du trajet
    • Frais supplémentaires, etc.

  6. Enregistrez les changements

    • Après vos mises à jour, cliquez sur Enregistrer ou Mettre à jour la facture.

Q16. Comment rechercher une facture particulière dans la liste des factures ?

Étapes pour rechercher une facture

  1. Accédez au module Facture

    • Depuis la barre latérale ou le menu supérieur, cliquez sur « Factures » pour ouvrir la page de la liste des factures.

  2. Utilisez la barre de recherche

    • Dans le coin supérieur droit de la page, vous verrez une barre de recherche.
    • Vous pouvez rechercher en utilisant l’un des éléments suivants :
      • Numéro de facture (par ex. DC/2025-26/0117)
      • Nom du client (par ex. TCS)
      • Nom de l’entreprise
      • Numéro de trajet
      • Numéro de référence

  3. Appliquez des filtres de date (facultatif)

    • Utilisez le filtre de plage de dates en haut à gauche pour affiner vos résultats selon la date de création de la facture.

  4. Utilisez des filtres supplémentaires

    • Cliquez sur l’icône de filtre pour filtrer par :
      • Statut (Créée, Prête, Envoyée, etc.)
      • Statut de paiement (Payée, Impayée)
      • Client
      • Entreprise

💡 Astuce de pro :
Vous pouvez combiner les filtres, par exemple :

  • Rechercher client = « Infosys » ET statut = « Prête »
  • Cela aide à localiser rapidement une facture spécifique dans de grands ensembles de données.

Q17. Puis-je récupérer la facture supprimée dans le système ?

Non, une fois une facture supprimée, elle ne peut pas être récupérée dans le système.

Remarque : La suppression est permanente — procédez avec prudence lors du retrait de factures.

Q18. Comment ajouter plusieurs trajets dans une seule facture ?

Vous pouvez ajouter plusieurs trajets dans une seule facture en utilisant l’option ➕ Ajouter un élément de trajet.

Comment ajouter plusieurs trajets dans une seule facture

📍 Depuis la page de modification de la facture :

  1. Naviguez vers le module Facture.

  2. Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier de la facture à mettre à jour.

  3. Dans la page de la facture (comme dans votre capture d’écran), cliquez sur :
    👉 ➕ Ajouter un élément de trajet

  4. Une fenêtre s’ouvrira où vous pouvez :**

    • Sélectionner des trajets supplémentaires à inclure.
    • Seuls les trajets Terminés seront affichés.
    • Les trajets doivent appartenir au même client.

  5. Après avoir sélectionné les trajets souhaités, cliquez sur Ajouter ou Confirmer.

  6. Les nouveaux trajets apparaîtront désormais sous la facture.

💾 Étape finale :

  • Vérifiez toutes les lignes de trajet.
  • Appliquez tout frais supplémentaire, remise ou mise à jour de taxe.
  • Cliquez sur Enregistrer ✅.

⚠️ Remarques :

  • La facture doit être au statut Créée pour ajouter ou modifier des trajets.
  • Évitez les ajouts de trajets en double ; chaque trajet ne doit apparaître qu’une fois dans la facture.

Q19. Comment ajouter une surtaxe dans la facture ?

Pour ajouter une surtaxe dans la facture, suivez ces étapes simples :

Étapes pour ajouter une surtaxe dans la facture

  1. Depuis la page de modification de la facture (comme dans votre capture d’écran) :

    • Ouvrez la facture
    • Accédez au module Facture.
    • Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier à côté de la facture à mettre à jour.

  2. Faites défiler jusqu’à la section Résumé du trajet

    • Vous verrez des boutons comme :
      ➕ Ajouter un élément, ➕ Ajouter un élément de trajet, ➕ Ajouter une surtaxe, ➕ Ajouter une remise

  3. Cliquez sur ➕ Ajouter une surtaxe

  4. Dans la fenêtre de surtaxe :

    • Saisissez le nom de la surtaxe (par ex. Ajustement carburant, Frais de nuit).
    • Saisissez le montant (frais fixe ou pourcentage).
    • Choisissez si elle est imposable ou non imposable (selon votre configuration).

  5. Cliquez sur Ajouter/Enregistrer pour appliquer la surtaxe.

  6. La surtaxe sera ajoutée au résumé du trajet à droite et reflétée dans le Total.

Remarques :

  • Vous pouvez ajouter plusieurs surtaxes si nécessaire.
  • Les surtaxes aident à représenter tout frais supplémentaire non inclus dans le tarif de base.
  • Seules les factures au statut Créée peuvent être modifiées.

Q20. Comment mettre à jour la taxe dans la facture ?

Pour mettre à jour la taxe dans une facture, suivez ces étapes :

Étapes pour mettre à jour la taxe dans une facture :

  1. Ouvrez la facture

    • Accédez au module Facture.
    • Cliquez sur l’icône ✏️ Modifier à côté de la facture à mettre à jour.

  2. Assurez-vous que le statut est « Créée »

    • Si le statut de la facture est “Prête”, changez-le en Créée pour la rendre modifiable.

  3. Localisez le bouton “Mettre à jour la taxe”

    • Faites défiler jusqu’au coin inférieur droit.
    • Vous verrez un bouton intitulé « 🧾 Mettre à jour la taxe » à côté du bouton Enregistrer.

  4. Cliquez sur « Mettre à jour la taxe »

    • Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez :
      • Changer le taux de taxe (par ex. IGST, CGST/SGST)
      • Sélectionner le type de taxe (TPS/IGST/Aucune)
      • Ajuster les pourcentages ou montants si autorisé.

  5. Appliquez et confirmez

    • Après la mise à jour, cliquez sur Appliquer ou Enregistrer dans la fenêtre.
    • Le montant de la taxe et le total à payer seront recalculés en conséquence.

  6. Cliquez sur « Enregistrer » sur la facture

    • Enfin, cliquez sur le bouton vert Enregistrer pour valider vos changements de taxe sur la facture.

Remarques :

  • Vous ne pouvez mettre à jour la taxe que lorsque la facture est dans un état modifiable (Créée).
  • Utilisez « Mettre à jour la taxe » après l’ajout de tous les éléments et détails du trajet, pour un calcul précis.

Q21. Puis-je cloner ou dupliquer une facture précédente ?

Non, vous ne pouvez pas cloner ni dupliquer une facture dans le système actuel.
La fonction “Cloner la facture” n’est pas disponible pour le moment.

Q22. Comment rechercher des factures par nom de client ou numéro ?

Étapes pour rechercher des factures par nom de client ou numéro de facture :

  1. Accédez au module Facture
  2. Naviguez vers l’onglet Factures depuis le menu principal.
  3. Utilisez la barre de recherche
    • En haut à droite de la liste des factures, vous trouverez une barre de recherche.
    • Vous pouvez taper directement le nom du client, le nom de l’entreprise du client ou le numéro de facture.
    • Exemple :
      • Recherchez TCS → affiche toutes les factures du client TCS
      • Recherchez DC/2025-26/01 → affiche cette facture spécifique

Q23. Comment le numéro de facture est-il généré ? Puis-je le personnaliser ?

Les numéros de facture dans votre système suivent généralement un format de génération automatique prédéfini basé sur la configuration de facturation de votre organisation.

Par exemple :
DC/2025-26/0117

Pouvez-vous personnaliser le numéro de facture ?
Oui, mais avec certaines conditions :

  1. La facture doit être au statut « Créée »

    • Vous ne pouvez pas modifier le numéro s’il est au statut « Prête ».
    • Remettez le statut à « Créée » depuis la page Modifier la facture.

  2. Modifiez le champ Numéro de facture

    • Une fois au statut Créée, le champ Numéro de facture devient modifiable.
    • Vous pouvez maintenant saisir un numéro personnalisé (par ex. CORP/2025/CLIENT-TCS/001).

  3. Enregistrez les changements

    • Après avoir mis à jour le numéro de facture, cliquez sur Enregistrer pour appliquer.

⚠️ Remarques :

  • Assurez-vous que le nouveau numéro de facture est unique. Les doublons provoqueront une erreur.
  • Certains systèmes limitent cette fonction aux utilisateurs administrateurs uniquement.

Q24. Le « Code postal » est-il requis pour enregistrer une facture ?

Non, le champ « Code postal » est facultatif.
Vous pouvez enregistrer ou générer une facture avec succès même si le code postal est laissé vide.

Q25. Quels sont les champs obligatoires pour créer une facture ?

Champs obligatoires pour créer une facture
Lors de la création d’une facture (depuis le module de réservation ou de facture), les champs suivants sont requis :

  1. Client

    • Un client valide doit être sélectionné.
    • Le client doit être actif et éligible à la facturation.

  2. Trajet(s)

    • Au moins un trajet terminé doit être sélectionné.
    • Le statut du trajet doit être « Terminé » pour la création de la facture.

  3. Date de la facture

    • La date à laquelle la facture est générée.
    • Par défaut la date du jour, mais modifiable si nécessaire.

  4. Détails du tarif / montant

    • Le tarif de base, les indemnités, les frais de chauffeur, les péages, etc. doivent être renseignés à partir du/des trajet(s).
    • En cas de facture manuelle, vous pouvez ajouter des frais en cliquant sur Ajouter des éléments.
    • Le montant total de la facture doit être non nul.

  5. Enregistrer

    • Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas pour enregistrer la facture.

Q26. Comment l’« Entreprise prestataire » est-elle sélectionnée ? Peut-elle être changée ?

Comment est-elle sélectionnée ?

  • Le système sélectionne automatiquement l’« Entreprise prestataire » en fonction de l’entreprise qui fournit des services au client.

Peut-elle être changée ?

  • Oui, mais seulement si la facture est au statut Créée (pas “Prête”).
  • Vous pouvez la changer depuis la page “Modifier la facture” à l’aide du menu déroulant Entreprise prestataire.
  • Ce menu déroulant est généralement placé près du haut du formulaire de la facture.
  • Une fois changée, tous les calculs de taxe et les formats peuvent aussi se mettre à jour selon la configuration de l’entreprise sélectionnée.

⚠️ Remarques :

  • Une fois le statut de la facture changé en « Prête », l’Entreprise prestataire devient verrouillée.
  • Changer l’entreprise prestataire peut impacter :
    • La série de numéros de facture (si une série par entreprise est utilisée)
    • Les coordonnées bancaires sur la facture imprimée

Q26. Quelle est la différence entre « Entreprise prestataire » et « Nom complet » ?

Entreprise prestataire

  • Définition : Il s’agit de l’entité vendeur/entreprise enregistrée dans votre système qui fournit le service (véhicule, chauffeur, etc.) pour le trajet.
  • Source : Extraite de la base de données « Mes entreprises ».
  • But :
    • Détermine les détails d’enregistrement TPS, la marque de la facture et la taxation.
    • Utilisée dans les rapports backend, le rapprochement et la conformité.

👤 Nom complet

  • Définition : Il s’agit du nom d’affichage ou de contact de la personne ou du représentant du vendeur associé à la facture.
  • Modifiable : Oui, il peut être changé par facture.
  • But :
    • Utilisé pour la personnalisation ou pour identifier la personne de contact.
    • Apparaît sur la facture imprimée comme le nom du vendeur (facultatif).

Q27. Puis-je avoir plusieurs numéros de TPS (ID fiscaux) pour différentes agences ?

Oui, vous pouvez avoir plusieurs numéros de TPS (ID fiscaux) pour différentes agences — et c’est recommandé si votre entreprise opère dans plusieurs États.

Comment cela fonctionne dans notre système de factures :

  • Chaque « Entreprise prestataire » (c’est-à-dire entité vendeur) peut être configurée avec plusieurs agences.
  • Chaque agence peut avoir :
    • Son propre numéro de TPS
    • Sa propre adresse, État, coordonnées
    • Lors de la création de la facture, le bon numéro de TPS est sélectionné automatiquement selon l’agence/l’État.

Q28. Puis-je définir une date de facture future ?

Oui, vous pouvez définir une date de facture future dans le système.

📅 Comment définir une date future :

  1. Ouvrez la page Modifier la facture.
  2. Localisez le champ Date de la facture (section inférieure sous les infos du vendeur).
  3. Cliquez sur l’icône de calendrier et sélectionnez n’importe quelle date future.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les changements.

Q29. Que fait le bouton « Annuler » — existe-t-il sans enregistrement ?

Le bouton « Annuler » sert à annuler officiellement une facture existante dans le système.

Comment ça fonctionne :

  • Lorsque vous cliquez sur Annuler, une fenêtre de confirmation apparaît.
  • Vous devez sélectionner :
    • Un motif d’annulation (dans le menu déroulant)
    • Une remarque (explication ou note)

En cliquant sur Continuer, la facture est :

  • Marquée comme Annulée
  • Verrouillée pour toute modification ou envoi
  • Consignée dans la piste d’audit pour la transparence

⚠️ Remarques :

  • Les factures annulées ne sont pas supprimées, elles sont conservées pour archivage.
  • Vous ne pouvez pas annuler une facture non enregistrée ou incomplète.
  • C’est différent de l’action Supprimer, qui retire entièrement les factures en brouillon ou inutilisées.

Q30. Puis-je voir un historique des changements dans le « Journal d’audit » ?

Oui, vous le pouvez.
Absolument. La fonction Journal d’audit vous permet de suivre tous les changements clés apportés à une facture.

🧾 Qu’affiche le journal d’audit ?
Il enregistre :

  • Qui a fait le changement (nom d’utilisateur)
  • Ce qui a été changé (par ex. statut, montant, taxe, etc.)
  • Quand le changement a été fait (date et heure)
  • Valeurs précédentes vs mises à jour (le cas échéant)

📍 Comment le consulter :

  1. Ouvrez n’importe quelle facture (à l’état Créée, Prête ou Annulée).
  2. Faites défiler jusqu’à la barre d’outils inférieure.
  3. Cliquez sur le bouton 🧾 Journal d’audit.
  4. Une fenêtre apparaît listant toutes les actions historiques.

Q31. Puis-je restreindre qui peut modifier vs qui peut consulter les factures ?

Oui, vous pouvez restreindre qui peut modifier vs consulter les factures ✅

🔐 Comment fonctionne la restriction d’accès aux factures ?
Le système utilise un contrôle d’accès basé sur les rôles, où les autorisations des utilisateurs sont définies selon leur rôle ou désignation (par ex. Administrateur, Responsable financier, Lecteur, etc.).

Étapes pour attribuer les droits de facture à un utilisateur :

  1. Accédez à Admin → Liste des utilisateurs
  2. Cliquez sur Modifier à côté de l’utilisateur à modifier
  3. Dans le champ Rôle :
    • Utilisez l’icône de recherche pour accéder à la page Gestion des rôles
  4. Sur la page des rôles :
    • Cliquez sur Ajouter un rôle
    • Cochez les autorisations appropriées (par ex. sous Facture, cochez Ajouter, Modifier ou Supprimer)
    • Enregistrez le rôle
  5. Revenez et attribuez le rôle nouvellement créé à l’utilisateur

Q32. Comment joindre des documents supplémentaires (comme la feuille de trajet, les détails de réservation) ?

Actuellement, joindre des documents externes comme des feuilles de trajet ou des détails de réservation à une facture n’est pas pris en charge dans le système.
Cependant, cette fonctionnalité est prévue pour une future mise à jour et sera bientôt disponible.

Q33. Puis-je modifier les frais de tarif par modification ?

Oui, vous pouvez modifier les frais de tarif en suivant ces étapes :

  1. Changez le statut de la facture :
    Si la facture est en mode “Prête”, elle devient non modifiable. D’abord, remettez le statut de la facture à “Créée”.

  2. Cliquez sur l’icône Modifier :
    Localisez l’élément tarif/trajet ou tout frais personnalisé listé dans la facture et cliquez sur l’✏️ (icône de modification) à côté.

  3. Mettez à jour le montant du tarif :
    Une fenêtre modale ou une saisie en ligne apparaîtra — vous pouvez maintenant changer les frais de tarif au besoin.

  4. Enregistrez les changements :
    Après modification, cliquez sur “Enregistrer” pour mettre à jour la facture.

Q34. Comment imprimer un résumé de trajet, une feuille de trajet, un bon de service et une feuille de facture ?

Pour imprimer ou télécharger des documents comme le Résumé de trajet, la Feuille de trajet, le Bon de service et la Feuille de facture, suivez ces étapes depuis la page de la liste des factures (comme dans votre capture d’écran) :

Étapes :

  1. Accédez au module Facture → Liste des factures
  2. Localisez la facture à imprimer/télécharger.
  3. Cliquez sur les 3 points (⋯) sous la colonne “Action” de cette ligne.
  4. Vous verrez les options suivantes dans le menu déroulant :
    • 🖨️ Imprimer la facture
    • 📤 Envoyer la facture
    • 🖨️ Imprimer le bon de service
    • 🖨️ Imprimer le résumé de trajet
    • 🖨️ Imprimer la page de garde
    • 📥 Télécharger la feuille de trajet
    • 📥 Télécharger la page de garde
    • 📥 Télécharger la feuille de facture

Utilisez les options “Imprimer” pour prévisualiser et imprimer directement.
Utilisez les options “Télécharger” pour enregistrer des copies PDF localement.

Q35. Je ne veux pas voir certaines colonnes dans la page de liste. Comment les masquer ?

Pour masquer ou réorganiser les colonnes dans la page de la liste des factures :

  1. Cliquez sur l’icône d’engrenage située dans le coin inférieur droit de la page de la liste des factures.
  2. Une fenêtre « Sélectionner les colonnes » apparaîtra.
  3. Dans cette fenêtre :
    • Utilisez le glisser-déposer pour déplacer les champs entre Champs visibles et Champs masqués.
    • Vous pouvez aussi réorganiser les champs visibles en les faisant glisser vers le haut ou le bas.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les changements.

Q36. Comment supprimer des factures en masse ?

  1. Accédez à la page “Liste des factures”
    Naviguez vers la page où toutes les factures enregistrées sont listées.

  2. Sélectionnez les factures
    Utilisez les cases à cocher sur le côté gauche de chaque ligne de facture pour sélectionner plusieurs factures.
    Vous verrez le nombre d’enregistrements sélectionnés en bas (par ex. « 8 enregistrements sélectionnés »).

  3. Cliquez sur le menu à trois points (⋯)
    Situé dans le coin supérieur droit au-dessus du tableau des factures.

  4. Cliquez sur « Suppression en masse »
    Dans le menu déroulant, cliquez sur « Suppression en masse » pour lancer la suppression.

  5. Confirmez la suppression
    Une fenêtre de confirmation peut apparaître.
    Cliquez sur Oui/Supprimer pour continuer et retirer les factures sélectionnées.

Q37. Comment imprimer des factures en masse ?

Pour imprimer des factures en masse, suivez ces étapes :

  1. Accédez à la page “Liste des factures”
    Naviguez vers la page où toutes vos factures sont listées.

  2. Sélectionnez plusieurs factures
    Utilisez les cases à cocher sur le côté gauche de chaque ligne pour sélectionner les factures à imprimer.

  3. Cliquez sur le menu à trois points (⋮)
    Situé dans le coin supérieur droit de la page.

  4. Choisissez “Imprimer en masse”
    Dans le menu déroulant, cliquez sur “Imprimer en masse” pour ouvrir le modal d’options d’impression.

  5. Dans la fenêtre contextuelle :

    • Sélectionnez le type de facture
    • Choisissez l’ordre de tri (facultatif)
    • Activez/désactivez les détails comme prise en charge, dépose, pièces jointes, adresse complète, etc. (facultatif)

  6. Cliquez sur “Imprimer”
    Une fois vos préférences définies, cliquez sur le bouton vert “Imprimer” en bas pour générer les factures en masse.

Q38. Comment créer une note de crédit pour une facture ?

Pour créer une note de crédit pour une facture, suivez ces étapes :

Étapes pour créer une note de crédit :

  1. Accédez à la page “Liste des factures”
    Naviguez vers la page où toutes les factures sont listées.

  2. Cliquez sur la facture à créditer
    Cela ouvre la vue de modification de la facture.

  3. Cliquez sur le bouton “Créer une note de crédit”
    En bas de la fenêtre de la facture, localisez et cliquez sur le bouton 🧾 Créer une note de crédit (bouton le plus à gauche).

  4. Remplissez le formulaire de note de crédit dans la fenêtre ouverte

    • Saisissez la date
      Par défaut aujourd’hui ; vous pouvez antidater si nécessaire.
    • Vérifiez l’entreprise et le numéro de note de crédit
      Ceux-ci devraient être préremplis. Vous pouvez modifier le numéro de note de crédit si nécessaire.
    • Sélectionnez la devise
      Généralement INR ; modifiable si le multidevise est activé.
    • Ajoutez des lignes :
      • Type de frais : par ex. Tarif de base, Tarif kilométrique, etc.
      • Coût unitaire : par ex. 2000
      • Nbre d’unités : par ex. 1
      • ➕ Ajoutez d’autres éléments si nécessaire.
      • (Facultatif) : Cliquez sur + Groupe pour regrouper les postes de frais.
      • (Facultatif) : Cliquez sur + Remise pour appliquer des remises.

  5. Choisissez le % de taxe (TPS ou autre taxe applicable au remboursement).

  6. Vérifiez le récapitulatif

    • Sous-total
    • Déduction totale
    • Taxes totales
    • Total général

  7. Cliquez sur « Enregistrer » ✅

Une fois enregistrée :

  • La note de crédit est liée à la facture.
  • Elle est visible dans le module Note de crédit.
  • Vous pouvez la télécharger ou l’imprimer depuis le module Note de crédit.

Q39. Comment télécharger les rapports de factures ?

  1. Accédez à la page de la liste des factures
    Naviguez vers la page où toutes les factures sont affichées.

  2. Appliquez des filtres
    Utilisez les filtres en haut pour affiner les données des factures :

    • 📅 Plage de dates : Sélectionnez une plage à l’aide du sélecteur de dates.
    • 👤 Filtre client (facultatif) : Recherchez les factures par nom de client pour des téléchargements en masse ciblés.

  3. Cliquez sur le menu à trois points (⋮)
    Situé dans le coin supérieur droit du panneau de la liste des factures.

  4. Choisissez votre format de téléchargement
    Sélectionnez parmi les options disponibles selon vos besoins de reporting :

    • 📥 Télécharger → Télécharge les factures en masse (PDF ou format pris en charge par le système).
    • 📄 Télécharger la page de garde PDF → Télécharge un rapport de synthèse des factures sélectionnées au format PDF.
    • 📊 Télécharger la page de garde Excel → Exporte un résumé de factures structuré au format Excel pour analyse ou reporting.

Q40. Comment télécharger la page de garde de toutes les factures pour un client particulier ?

Pour télécharger la page de garde des factures d’un client particulier, suivez ces étapes :

Télécharger la page de garde des factures pour un client spécifique

  1. Accédez à la page de la liste des factures
    Naviguez vers la section où toutes les factures sont affichées.

  2. Filtrez par client
    Utilisez le filtre Client en haut de la liste.

    • Sélectionnez le nom du client pour lequel vous voulez générer la page de garde.
    • Vous pouvez aussi appliquer un filtre de plage de dates si nécessaire.

  3. Sélectionnez toutes les factures

    • Utilisez la case en haut à gauche pour sélectionner toutes les factures filtrées.
    • Alternativement, sélectionnez manuellement des factures spécifiques pour ce client.

  4. Ouvrez le menu à trois points (⋮)
    Situé dans le coin supérieur droit du panneau des factures.

  5. Choisissez le format de page de garde
    Choisissez l’un des éléments suivants selon vos besoins :

    • 📄 Télécharger la page de garde PDF – Téléchargez un résumé PDF des factures sélectionnées.
    • 📊 Télécharger la page de garde Excel – Exportez un fichier Excel résumant toutes les données des factures.

Remarque : Seules les factures visibles/sélectionnées selon les filtres (comme client et date) seront incluses dans la page de garde.

Q41. Comment télécharger l’Excel de toutes les factures pour un client particulier ?

Pour télécharger un rapport Excel de toutes les factures d’un client particulier, suivez ces étapes :

Étape 1 : Accédez à la page de la liste des factures

  • Naviguez vers la section où toutes les factures sont listées.

Étape 2 : Appliquez le filtre Client

  • Utilisez le filtre Client en haut (recherche ou menu déroulant).
  • Sélectionnez le client spécifique dont vous voulez les factures.
    (Facultatif) Utilisez le filtre de date pour affiner la plage.

Étape 3 : Sélectionnez les factures

  • Une fois la liste filtrée, utilisez la case en haut à gauche pour sélectionner toutes les factures visibles.
  • Alternativement, sélectionnez manuellement les factures souhaitées pour le client.

Étape 4 : Cliquez sur le menu à trois points (⋮)

  • Situé dans le coin supérieur droit du panneau de la liste des factures.

Étape 5 : Téléchargez la page de garde au format Excel

  • Choisissez 📊 « Télécharger la page de garde Excel ».
  • Cela exportera une feuille Excel résumant toutes les factures sélectionnées.

Q42. À quoi sert la fonction personnaliser dans la facture ?

Voici comment ajouter des champs personnalisés supplémentaires à la page Créer une facture à l’aide de l’option Personnaliser :

Guide étape par étape

Étape 1 : Accédez à la page de la liste des factures

  • Naviguez vers l’écran principal de listage des factures où toutes les factures sont affichées.

Étape 2 : Cliquez sur les trois points (⋮) dans le coin supérieur droit

  • Ce menu offre plusieurs options de configuration et d’exportation.

Étape 3 : Sélectionnez Personnaliser dans le menu déroulant

  • Un modal intitulé « Champs supplémentaires » s’ouvrira (comme dans votre capture d’écran).

Étape 4 : Ajoutez un ou des champs

  • Cliquez sur ➕ Ajouter un champ
  • Choisissez :
    • Type de champ (par ex. Texte court, Menu déroulant, Date, etc.)
    • Libellé (nom d’affichage du champ)
    • Espace réservé (texte d’orientation facultatif dans le champ)

Étape 5 : (Facultatif) Utilisez des groupes

  • Cliquez sur ➕ Ajouter un groupe si vous voulez organiser les champs en sections logiques.

Étape 6 : Enregistrez et fermez

  • Une fois les champs ajoutés, ils apparaîtront sur le formulaire Créer une facture ou Modifier la facture.

Q44. Comment le numéro de facture (par ex. DC/2025-26/0117) est-il généré ?

Le format du numéro de facture comme DC/2025-26/0117 est généré automatiquement selon un schéma de numérotation prédéfini configuré dans le système.
Vous pouvez gérer ou personnaliser ce format à l’aide du module Configuration de facture.

Q45. Puis-je exporter les factures filtrées vers Excel/PDF ?

Oui, vous pouvez exporter les factures filtrées vers Excel ou PDF.

🧭 Étapes pour exporter les factures filtrées

  1. Accédez à la page de la liste des factures
    Naviguez vers la page où toutes vos factures sont listées.

  2. Appliquez des filtres
    Utilisez le sélecteur de plage de dates en haut.
    Filtrez éventuellement par :

    • Nom du client
    • Entreprise prestataire
    • Statut (Créée, Payée, Annulée, etc.)
    • Statut de paiement (Payée, Impayée)

  3. Cliquez sur le menu à 3 points (⋮)
    Situé dans le coin supérieur droit du panneau de la liste des factures.

  4. Choisissez l’option d’exportation

    • 🧾 Télécharger la page de garde PDF – Exporte un rapport de synthèse au format PDF.
    • 📊 Télécharger la page de garde Excel – Exporte toutes les factures filtrées dans une feuille Excel.
    • 📥 Télécharger – Exporte des PDF de factures en masse (un par facture).

📝 Remarques

  • L’exportation n’inclura que les factures correspondant à vos filtres appliqués.
  • Assurez-vous que les bonnes cases sont sélectionnées (si vous exportez uniquement des enregistrements spécifiques).

Q46. Que signifie le statut (Créée) – est-il modifiable ?

« Créée » est le statut initial attribué à une facture après sa génération mais avant sa finalisation.

  • La facture est rédigée mais pas encore verrouillée.
  • Vous pouvez encore modifier les détails de la facture dans cet état.

Il permet des changements sur :

  • Les détails du client
  • Les frais de tarif
  • Les composants de taxe/TPS
  • Le numéro de facture
  • Les notes supplémentaires, etc.

Q47. Que signifie le statut de paiement (Impayée) – pouvons-nous la marquer comme Payée manuellement ?

Cela signifie que la facture a été générée, mais qu’aucun paiement n’a été enregistré contre elle dans le système.

  • C’est le statut par défaut pour toutes les factures nouvellement créées.

Oui, vous pouvez mettre à jour manuellement le statut de paiement à Payée :

  1. Accédez au module Facture
    Naviguez vers la liste des factures.

  2. Localisez la facture
    Utilisez la recherche ou les filtres (N° de facture, client, etc.).

  3. Cliquez sur l’icône de modification (✏️)
    Ouvrez la facture en mode modifiable.

Remarque : La facture doit être au statut « Créée ».

  1. Trouvez le champ « Statut de paiement »
    Il se trouve sous le champ statut.

  2. Changez le statut en « Payée »
    Sélectionnez “Payée” parmi les options du menu déroulant.

  3. Enregistrez la facture
    Cliquez sur Enregistrer pour confirmer le changement de statut.