Employé

Introduction

Le module Employé permet de gérer l’ensemble des employés, chauffeurs, agents de sécurité, guides, personnel commercial et personnel des fournisseurs au sein du système. Il permet aux administrateurs de créer des profils d’employés, d’attribuer des rôles, de gérer les permis et les documents de conformité, de suivre la performance des trajets, de surveiller le statut des employés et de tenir à jour les registres du personnel.

Le module fait office de système central de gestion des employés pour les opérations de transport.

Accéder au module Employé

  1. Connectez-vous à la console d’administration.
  2. Ouvrez le menu principal.
  3. Rendez-vous dans Employés.
  4. Cliquez sur Employé.

La page de liste des employés s’ouvre.

Aperçu de la liste des employés

La liste des employés affiche tous les enregistrements d’employés présents dans le système.

Informations disponibles

  • Nom de l’employé
  • Numéro de téléphone
  • Adresse e-mail
  • Rôles
  • Fournisseur
  • Statut
  • Statut de conformité
  • Étiquettes
  • Actions

Ajouter un nouvel employé

Étapes

  1. Ouvrez Employés > Employé.
  2. Cliquez sur le bouton + Ajouter un employé.
  3. Complétez le formulaire de l’employé.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

L’enregistrement de l’employé est créé.

Champs d’information de l’employé

Type d’employé

Sélectionnez le rattachement de l’employé.

Options disponibles :

  • Interne
  • Fournisseur

Interne : l’employé appartient à votre organisation.

Fournisseur : l’employé appartient à un fournisseur ou prestataire externe.

Nom

Saisissez le nom complet de l’employé.

Obligatoire : oui

Numéro de téléphone

Saisissez le numéro de contact de l’employé.

Obligatoire : oui

Fonctionnalités :

  • Sélection de l’indicatif du pays
  • Validation du numéro de mobile

Adresse e-mail

Adresse e-mail facultative de l’employé.

Champs obligatoires

Les champs suivants sont requis :

  • ✓ Nom
  • ✓ Numéro de téléphone

Rôles des employés

Le système autorise plusieurs rôles pour un même employé.

Rôles disponibles

  • Chauffeur
  • Agent de sécurité
  • Guide
  • Commercial

Attribuer plusieurs rôles

Exemple : un même employé peut être à la fois :

  • ✓ Chauffeur
  • ✓ Guide
  • ✓ Commercial

Étapes :

  1. Ouvrez le profil de l’employé.
  2. Rendez-vous dans Rôles.
  3. Cochez plusieurs cases.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Informations d’adresse

Adresse actuelle

Saisissez :

  • Ville
  • Ligne d’adresse

Adresse permanente

Saisissez :

  • Ville
  • Ligne d’adresse

Informations complémentaires sur l’employé

Langues parlées

Sélectionnez les langues maîtrisées par l’employé.

Exemples :

  • Anglais
  • Hindi
  • Bengali
  • Tamoul

Expérience

Saisissez le nombre d’années d’expérience.

  • Exemple : 5 ans

Statut de l’employé

Le statut de l’employé détermine son éligibilité aux affectations.

Actif

  • 🟢 Indicateur vert
  • L’employé est disponible pour des affectations.

Inactif

  • 🟡 Indicateur jaune
  • L’employé reste dans le système mais ne peut pas être affecté.

Bloqué

  • 🔴 Indicateur rouge
  • L’employé ne peut pas être affecté.

Modifier le statut de l’employé

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Cliquez sur Modifier (✏️).
  3. Sélectionnez Statut.
  4. Choisissez : Actif, Inactif ou Bloqué.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Rétablir un employé bloqué

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Faites passer le statut à Actif.
  4. Enregistrez les modifications.

L’employé redevient disponible.

Étiquettes des employés

Les étiquettes aident à catégoriser les employés.

Exemples :

  • Temps partiel
  • Roadway Logistics
  • New Era Transport
  • Chauffeur sous contrat
  • Chauffeur VIP

Ajouter des étiquettes

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Sélectionnez l’icône Étiquette.
  4. Ajoutez ou sélectionnez des étiquettes.
  5. Enregistrez les modifications.

Tableau de bord de synthèse de l’employé

La section Aperçu fournit les statistiques de performance de l’employé.

Informations disponibles

  • Revenu total
  • Croissance mensuelle
  • Nombre total de trajets
  • Distance parcourue
  • Durée de trajet
  • Trajets récents

Suivi de la performance des trajets

Les administrateurs peuvent surveiller l’activité des employés.

Indicateurs disponibles

  • Nombre total de trajets : nombre de trajets effectués.
  • Distance parcourue : total des kilomètres couverts.
  • Durée de trajet : temps total de conduite ou d’exploitation.
  • Contribution aux revenus : revenus générés par les trajets effectués.

Permis des employés

La section Permis gère les certifications et licences des employés.

Exemples de permis

  • Permis de conduire
  • Permis de conduire commercial
  • Licence de sécurité
  • Certification de guide

Ajouter un permis

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Cliquez sur l’onglet Permis.
  3. Cliquez sur Ajouter un permis.
  4. Complétez les informations du permis.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Informations du permis

  • Nom du permis — Exemple : Permis de conduire
  • Informations du permis — Exemple : numéro de licence
  • Coût — coût d’obtention du permis.
  • Autorité de délivrance — Obligatoire : oui — Exemple : RTO Delhi
  • Date de début — date de délivrance du permis.
  • Date d’expiration — date d’expiration du permis.

Documents des employés

Des documents peuvent être téléversés à des fins de suivi de la conformité.

Documents pris en charge

  • Carte Aadhaar
  • Permis de conduire
  • Carte PAN
  • Passeport
  • Documents de permis
  • Contrats de travail

Téléverser des documents

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Rendez-vous dans Documents.
  3. Cliquez sur Ajouter un document.
  4. Sélectionnez le type de document.
  5. Téléversez le fichier.
  6. Enregistrez les modifications.

Types de fichiers pris en charge

  • PDF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG

Taille maximale du fichier : 100 Mo

Gestion de la conformité

Le statut de conformité permet de surveiller la validité des documents.

Statut de conformité

  • Conforme : tous les documents requis sont valides.
  • Non conforme : des documents sont manquants ou expirés.

Consulter les employés non conformes

  1. Ouvrez la liste des employés.
  2. Filtrez par statut de conformité.
  3. Sélectionnez Non conforme.

Le système affiche tous les employés non conformes.

Journal d’audit des employés

Le journal d’audit enregistre toutes les modifications apportées aux enregistrements des employés.

Informations disponibles

  • Créé par
  • Modifié par
  • Supprimé par
  • Date et heure
  • Modifications des champs

Consulter les journaux d’audit

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Faites défiler jusqu’au journal d’audit.
  3. Examinez l’historique des modifications.

Appeler les chauffeurs

Le module Employé permet de contacter directement les chauffeurs.

Étapes

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Cliquez sur 📞 Appeler le chauffeur.

Le système lance le processus d’appel configuré.

Rechercher des employés

Les administrateurs peuvent effectuer une recherche à partir de :

  • Nom de l’employé
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone
  • Rôle
  • Statut
  • Statut de conformité

Étapes

  1. Ouvrez la liste des employés.
  2. Sélectionnez le critère de recherche.
  3. Saisissez la valeur recherchée.
  4. Cliquez sur Rechercher.

Filtrer les employés

Filtres disponibles

  • Employés actifs
  • Employés inactifs
  • Employés bloqués
  • Chauffeurs
  • Agents de sécurité
  • Guides
  • Commerciaux
  • Statut de conformité

Téléversement en masse des employés

Importez plusieurs employés simultanément.

Étapes

  1. Ouvrez la liste des employés.
  2. Cliquez sur le menu Actions (⋮).
  3. Sélectionnez Téléversement en masse.
  4. Téléchargez le modèle.
  5. Renseignez les informations des employés.
  6. Téléversez le fichier complété.
  7. Envoyez.

Le système valide et importe les enregistrements.

Modification en masse des employés

Mettez à jour plusieurs employés simultanément.

Étapes

  1. Sélectionnez les employés.
  2. Cliquez sur le menu Actions (⋮).
  3. Sélectionnez Modification en masse.
  4. Téléchargez le modèle.
  5. Apportez les modifications.
  6. Téléversez le fichier mis à jour.

Les employés sélectionnés sont mis à jour.

Suppression en masse des employés

Étapes

  1. Sélectionnez les enregistrements des employés.
  2. Cliquez sur le menu Actions (⋮).
  3. Sélectionnez Suppression en masse.
  4. Confirmez la suppression.

Remarque importante

Les employés supprimés peuvent ne pas être récupérables. Vérifiez toujours avant de supprimer.

Exporter les données des employés

Étapes

  1. Ouvrez la liste des employés.
  2. Appliquez des filtres si nécessaire.
  3. Cliquez sur le menu Actions (⋮).
  4. Sélectionnez Télécharger.
  5. Choisissez le modèle.
  6. Téléchargez le fichier Excel.

Personnaliser les colonnes de la liste des employés

Étapes

  1. Cliquez sur l’icône Paramètres (⚙️).
  2. Ouvrez les paramètres des colonnes.
  3. Déplacez les champs entre Champs visibles et Champs masqués.
  4. Enregistrez les modifications.

Le tableau s’actualise automatiquement.

Associer des employés à des fournisseurs

Les employés peuvent être associés à des fournisseurs ou prestataires.

Étapes

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Sélectionnez l’option Véhicule du fournisseur.
  3. Choisissez le fournisseur.
  4. Enregistrez les modifications.

L’employé est désormais associé à ce fournisseur.

Comprendre le menu Actions

Le menu Actions (⋮) donne accès à des fonctions avancées.

Options disponibles

  • Suppression en masse
  • Modification en masse
  • Téléversement en masse
  • Télécharger
  • Personnaliser

La disponibilité dépend des autorisations et de la configuration.

Désactiver des employés

Les employés peuvent être désactivés sans être supprimés.

Étapes

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’employé.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Faites passer le statut à Inactif.
  4. Enregistrez les modifications.

L’employé reste dans la base de données mais ne peut pas être affecté.

Processus recommandé de gestion des employés

  1. Ajoutez les informations de l’employé.
  2. Attribuez les rôles appropriés.
  3. Téléversez les documents de conformité.
  4. Ajoutez des permis.
  5. Attribuez un fournisseur le cas échéant.
  6. Vérifiez le statut de conformité.
  7. Surveillez la performance des trajets.
  8. Consultez les journaux d’audit.
  9. Exportez les rapports périodiquement.

Bonnes pratiques

Vérifiez toujours :

  • ✓ Le nom de l’employé
  • ✓ Le numéro de téléphone
  • ✓ Les rôles attribués
  • ✓ Les informations sur les permis
  • ✓ Les documents de conformité
  • ✓ Le statut de l’employé
  • ✓ L’affectation au fournisseur
  • ✓ Les coordonnées
  • ✓ L’historique d’audit
  • ✓ La performance des trajets

Résumé du module

Le module Employé fait office de système de gestion du personnel pour les opérations de transport. Il permet aux administrateurs de gérer les enregistrements des employés, d’attribuer des rôles, de suivre les permis et la conformité, de surveiller la performance des trajets, de gérer le personnel des fournisseurs, de tenir des journaux d’audit et de garantir que les employés restent correctement documentés et disponibles pour les affectations opérationnelles.