Maintenance
Introduction
Le module Maintenance permet de gérer les activités de maintenance des véhicules, les réparations, les calendriers de service, le remplacement des pièces détachées, les dépenses de maintenance, les fiches fournisseurs et les documents justificatifs. Il aide les administrateurs de flotte à suivre l’état des véhicules, à maîtriser les coûts de maintenance et à conserver l’historique de service.
Le module prend en charge la maintenance préventive, les entretiens programmés, les réparations de panne, la gestion documentaire et le suivi des coûts de maintenance.
Accéder au module Maintenance
Navigation
- Connectez-vous à la console d’administration.
- Ouvrez le menu principal.
- Accédez à
Référentiels. - Cliquez sur
Maintenance.
La page de liste des maintenances s’ouvrira.
Page de liste des maintenances
La liste des maintenances affiche toutes les fiches de maintenance.
Informations disponibles
| Champ | Description |
|---|---|
| Date de début | Date de début de la maintenance |
| Date de fin | Date d’achèvement de la maintenance |
| Type | Type de maintenance |
| N° de commande | Numéro de commande/référence de service |
| Kilométrage | Relevé kilométrique du véhicule |
| Carburant | Niveau de carburant au moment de la maintenance |
| Nom de la pièce | Pièces réparées/remplacées |
| Catégorie | Catégorie de maintenance |
| Montant | Coût de la maintenance |
| Remise | Remise appliquée |
| Remarques | Remarques supplémentaires |
| Action | Modifier/Supprimer |
Comprendre les types de maintenance
Maintenance planifiée
Maintenance programmée réalisée dans le cadre de l’entretien préventif.
Exemples :
- Entretien périodique
- Vidange
- Inspection des freins
Maintenance saisonnière
Maintenance réalisée en fonction des besoins saisonniers.
Exemples :
- Entretien de la climatisation avant l’été
- Remplacement des pneus avant la mousson
- Inspection de la batterie avant l’hiver
Maintenance de panne
Réparations réalisées à la suite de pannes imprévues.
Exemples :
- Crevaison
- Problèmes moteur
- Pannes électriques
Créer une nouvelle fiche de maintenance
Étapes
- Ouvrez
Référentiels > Maintenance. - Cliquez sur le bouton
+ Ajouter une maintenance. - Complétez le formulaire de maintenance.
- Cliquez sur
Enregistrer.
La fiche de maintenance sera créée.
Champs d’information de la maintenance
Véhicule
Sélectionnez le véhicule en maintenance.
Obligatoire : Oui
Chauffeur
Sélectionnez le chauffeur affecté.
Obligatoire : Oui
Type de maintenance
Sélectionnez la catégorie de maintenance.
Exemples :
- Planifiée
- Saisonnière
- Panne
Obligatoire : Oui
Niveau de carburant
Enregistrez l’état du carburant au début de la maintenance.
Exemple :
- Réservoir plein
- 3/4 plein
- Demi-réservoir
- Carburant faible
Approuvé par
Sélectionnez l’autorité approbatrice.
Exemple :
- Responsable de flotte
- Responsable des opérations
Statut
Définit l’étape actuelle de la maintenance.
Statuts disponibles :
- En attente d’approbation
- Approuvé
- En cours
- Terminé
- Annulé
Obligatoire : Oui
Date de début
Date de début de la maintenance.
Obligatoire : Oui
Date de fin
Date d’achèvement de la maintenance.
Obligatoire : Oui
Fournisseur
Centre de service ou atelier réalisant la maintenance.
- Exemple : Centre de service Tata Kolkata
Numéro de commande
Numéro de référence de la commande de service du fournisseur.
- Exemple : ON4546
Durée
Durée totale de la maintenance en minutes.
- Exemple : 45 minutes
Kilométrage
Relevé kilométrique du véhicule au moment de la maintenance.
- Exemple : 234 567 KM
Remarques
Remarques supplémentaires sur la maintenance.
Exemples :
- Siège déchiré et réparé.
- Pneu remplacé.
- Véhicule entretenu avec succès.
Gérer les pièces
La section Pièces permet aux administrateurs de suivre les éléments remplacés ou réparés.
Ajouter une pièce
- Ouvrez la fiche de maintenance.
- Cliquez sur
+ Ajouter une pièce. - Complétez les informations de la pièce.
- Enregistrez.
Informations sur la pièce
Nom de la pièce
Nom de la pièce réparée ou remplacée.
Exemples :
- Siège
- Pneu
- Pare-brise
- Batterie
- Plaquette de frein
Catégorie
Classification par catégorie de pièce.
Exemples :
- Intérieur
- Extérieur
- Moteur
- Électrique
- Crevaison
Motif
Motif de la maintenance.
Exemples :
- Le siège était déchiré.
- Pneu usé.
- Pare-brise fissuré.
Unités
Quantité utilisée.
- Exemple : 1
Coût unitaire
Coût par unité.
- Exemple : ₹2 500
Main-d’œuvre
Frais de main-d’œuvre pour la réparation.
- Exemple : ₹200
Prochain contrôle (KM)
Définit le prochain rappel de maintenance.
- Exemple : 274 567 KM
Calcul du coût de maintenance
Le système calcule automatiquement les dépenses de maintenance.
Total des pièces
Coût total de toutes les pièces.
Formule : Coût des pièces + Frais de main-d’œuvre
Remise
Toute remise accordée par le fournisseur.
- Exemple : ₹500
Montant total
Coût final de la maintenance.
Formule : Total des pièces − Remise
Documents de maintenance
La section Documents stocke les fichiers liés à la maintenance.
Types de documents pris en charge
- Facture de service : factures de service du fournisseur.
- Factures : factures et reçus de maintenance.
- Documents de garantie : fiches de garantie de remplacement.
- Rapports d’inspection : rapports d’inspection de service.
Téléverser des documents de maintenance
- Ouvrez la fiche de maintenance.
- Faites défiler jusqu’à Documents.
- Cliquez sur Ajouter un document (
+). - Sélectionnez le type de document.
- Téléversez le fichier.
- Enregistrez.
Types de fichiers pris en charge
- JPG
- JPEG
- PNG
Taille maximale du fichier : 100 Mo
Informations sur le document
Chaque document téléversé contient :
- Type : catégorie du document.
- Date d’émission : date d’émission du document.
- Date d’expiration : date de validité du document (le cas échéant).
- Fichier téléversé : référence du fichier joint.
Consulter l’historique de maintenance
Étapes
- Ouvrez le module Maintenance.
- Recherchez le véhicule.
- Examinez les fiches de maintenance.
Les administrateurs peuvent consulter :
- Les réparations précédentes
- Les coûts de service
- L’historique des fournisseurs
- Les pièces remplacées
- La fréquence de maintenance
Modifier des fiches de maintenance
Étapes
- Ouvrez la liste des maintenances.
- Cliquez sur Modifier (✏️).
- Mettez à jour les informations.
- Enregistrez les modifications.
Supprimer des fiches de maintenance
Étapes
- Ouvrez la fiche de maintenance.
- Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez la suppression.
Remarque importante
Les fiches supprimées peuvent ne pas être récupérables. Vérifiez toujours avant la suppression.
Rechercher des fiches de maintenance
Les administrateurs peuvent effectuer une recherche à l’aide de :
- Numéro de véhicule
- Nom du chauffeur
- Nom du fournisseur
- Type de maintenance
- Numéro de commande
Étapes
- Ouvrez le module Maintenance.
- Utilisez la barre de recherche.
- Saisissez un mot-clé.
- Consultez les résultats.
Filtrer les fiches de maintenance
Les fiches de maintenance peuvent être filtrées par :
- Plage de dates
- Véhicule
- Fournisseur
- Statut
- Type de maintenance
Suivre les coûts de maintenance des véhicules
Les administrateurs peuvent examiner :
- Coût total de maintenance : dépenses totales de réparation.
- Coût des pièces : dépenses totales de pièces.
- Coût de main-d’œuvre : dépenses totales de main-d’œuvre.
- Coût fournisseur : coûts engagés par les prestataires de service.
Bonnes pratiques de maintenance
Enregistrez toujours :
- ✓ Numéro de véhicule
- ✓ Relevé du compteur kilométrique
- ✓ Informations sur le fournisseur
- ✓ Type de maintenance
- ✓ Dates de service
- ✓ Pièces remplacées
- ✓ Frais de main-d’œuvre
- ✓ Documents justificatifs
- ✓ Relevé du prochain contrôle
Flux de travail de maintenance recommandé
- Créez la fiche de maintenance.
- Sélectionnez le véhicule et le chauffeur.
- Définissez le type de maintenance.
- Enregistrez le relevé kilométrique.
- Ajoutez les informations sur le fournisseur.
- Ajoutez les pièces remplacées.
- Enregistrez les frais de main-d’œuvre.
- Téléversez les factures et les reçus.
- Mettez à jour le statut.
- Enregistrez la fiche.
Gestion du statut de la maintenance
- En attente d’approbation : demande de maintenance en attente d’approbation.
- Approuvé : maintenance approuvée et prête à être lancée.
- En cours : travaux de maintenance actuellement en cours.
- Terminé : maintenance achevée avec succès.
- Annulé : demande de maintenance annulée.
Résumé du module
Le module Maintenance sert de système de gestion de la maintenance de flotte. Il aide les administrateurs à suivre l’entretien des véhicules, à gérer les activités de réparation, à surveiller les dépenses de maintenance, à enregistrer le remplacement des pièces détachées, à tenir à jour les fiches fournisseurs, à stocker les factures et les documents justificatifs, et à garantir que les véhicules restent opérationnels, sûrs et conformes tout au long de leur cycle de vie.