Carburant

Q1. Quel est le but du module Carburant ?

Le module Carburant enregistre et suit :

  • Les achats de carburant (litres, type, coût)
  • Les relevés d’odomètre (pour le calcul de la consommation)
  • Les modes de paiement (Espèces, UPI, Carte, En ligne)
  • Les pleins hors station de base ou à réservoir plein

Il fournit des rapports sur l’utilisation et les dépenses de carburant par véhicule ou employé.

Q2. Comment ouvrir le module Carburant ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal, accédez à Rapports.
  2. Cliquez sur Carburant.
  3. La page tableau/liste du Carburant s’ouvre, affichant toutes les entrées de carburant enregistrées.

Q3. Comment ajouter une nouvelle entrée de carburant ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal, cliquez sur Rapports → Carburant.
  2. Sur la page du tableau Carburant, cliquez sur le bouton « + » en haut à droite.
  3. Dans le formulaire Ajouter du carburant :
    • Saisissez le N° de reçu (obligatoire)
    • Sélectionnez le Véhicule (obligatoire)
    • Choisissez l’Employé qui a fait le plein
    • Saisissez le Relevé du compteur (KM)
    • Saisissez la Quantité (litres)
    • Saisissez le Montant (INR)
    • Le Prix unitaire est calculé automatiquement (Montant ÷ Quantité)
    • Sélectionnez le Mode de paiement (Espèces, UPI, Carte, En ligne, etc.)
    • Cochez les cases si :
      • Hors station de base → Carburant acheté en dehors de la ville de base
      • Réservoir plein → La consommation sera calculée pour cette entrée
    • Saisissez la Date et l’heure du plein
    • Sélectionnez le Type de carburant (Essence ou Diesel)
    • Saisissez l’Adresse (Ville + Ligne d’adresse) de la station-service
  4. Cliquez sur Enregistrer → L’entrée apparaîtra dans le tableau Carburant.

Q4. Quels champs sont obligatoires lors de la création d’une entrée de carburant ?

  • N° de reçu
  • Véhicule
  • Quantité (litres)
  • Type de carburant
  • Odomètre (relevé du compteur)
  • Montant (INR)

Q5. Que signifie la colonne « Hors station de base » ?

  • Coche verte (✔️) : l’entrée de carburant est marquée comme hors station de base.
  • Croix rouge (❌) : l’entrée de carburant n’est pas hors station de base.

Q6. Que signifie la colonne « Réservoir plein » ?

  • Coche verte (✔️) : indique que l’entrée était un plein à réservoir plein.
  • Croix rouge (❌) : indique un plein partiel.

Remarque : La consommation n’est calculée que si Réservoir plein est coché.

Q7. Comment la consommation est-elle calculée dans le module Carburant ?

Formule : Consommation = Distance parcourue ÷ Quantité de carburant
Affichée dans la colonne Consommation (KM/L).

Elle nécessite :

  • Un relevé d’odomètre précédent
  • Une entrée à réservoir plein

Si des données manquent → La consommation s’affiche comme -- KM/L.

Q8. Comment filtrer les entrées de carburant par date ?

Étapes :

  1. En haut du tableau Carburant, saisissez la Date de début et la Date de fin.
  2. Cliquez sur Rechercher/Filtrer → Le tableau s’actualise avec les entrées de cette plage de dates.

Q9. Comment rechercher des entrées de carburant par véhicule ou employé ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Utilisez la barre de recherche en haut à droite du tableau Carburant.
  3. Saisissez le numéro du véhicule (par ex. HR06MB5600) ou le nom de l’employé (par ex. Ramesh).
  4. Le système filtre et affiche uniquement les entrées correspondantes.

Q10. Comment modifier une entrée de carburant ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Accédez au tableau Carburant.
  3. Trouvez l’entrée que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur l’icône crayon (✏️) dans la colonne Action.
  5. Mettez à jour les détails comme Quantité, Montant, Odomètre, Mode de paiement, etc.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Q11. Comment supprimer une entrée de carburant ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Accédez au tableau Carburant.
  3. Trouvez l’entrée que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur l’icône corbeille (🗑️) dans la colonne Action.
  5. Confirmez la suppression → L’entrée sera supprimée.

Q12. Comment télécharger/exporter les rapports de carburant ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Dans le tableau Carburant, cliquez sur le menu à trois points (⋮).
  3. Sélectionnez Télécharger.
  4. Choisissez le format de fichier (Excel/PDF).
  5. Le rapport est enregistré sur votre système.

Q13. Quels modes de paiement puis-je enregistrer pour le carburant ?

  • Espèces
  • UPI
  • Carte
  • En ligne
  • Autres (si activé dans le système)

Q14. Comment vérifier les dépenses de carburant d’un employé ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Utilisez la barre de recherche → Sélectionnez l’employé dans le menu déroulant.
  3. Le tableau affiche uniquement les enregistrements de cet employé.
  4. Utilisez Télécharger si vous avez besoin d’un rapport Excel/PDF.

Q15. Comment vérifier les dépenses totales de carburant pour une période ?

Étapes :

  1. Saisissez la Date de début et la Date de fin dans le filtre.
  2. Le tableau s’actualise avec les dépenses de cette période.
  3. Utilisez l’option Télécharger pour exporter les totaux.

Q16. Puis-je personnaliser les colonnes affichées dans le tableau Carburant ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. En bas à droite du tableau Carburant, cliquez sur l’icône d’engrenage ⚙️.
  3. Une fenêtre contextuelle apparaît avec Champs visibles et Champs masqués.
  4. Déplacez les champs entre eux pour afficher/masquer.
  5. Cliquez sur Enregistrer → Le tableau s’actualise.

Q17. Comment ajouter des entrées de carburant uniquement pour les trajets hors station de base ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Cliquez sur + Ajouter du carburant.
  3. Renseignez Reçu, Véhicule, Employé, Relevé du compteur, Quantité, Montant.
  4. Cochez la case Hors station de base.
  5. Cliquez sur Enregistrer → L’entrée apparaît avec ✔️ sous Hors station de base dans le tableau.

Q18. Comment savoir qui a ajouté une entrée de carburant ?

Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
La colonne Ajouté par dans le tableau indique l’utilisateur (par ex. Alex) qui a créé l’entrée.

Q19. Puis-je corriger un relevé d’odomètre s’il a été mal saisi ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Localisez l’entrée incorrecte.
  3. Cliquez sur l’icône Modifier (✏️).
  4. Mettez à jour le champ Odomètre.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Q20. Puis-je vérifier la consommation par véhicule ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Utilisez la recherche → Saisissez le numéro du véhicule.
  3. Le tableau filtre les entrées de ce véhicule uniquement.
  4. Consultez la colonne Consommation.

Q21. Comment confirmer que les reçus des entrées de carburant sont corrects ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Vérifiez la colonne N° de reçu dans le tableau Carburant.
  3. Comparez-le avec les reçus physiques/numériques.
  4. En cas de divergence → Modifiez l’entrée → Mettez à jour le N° de reçu → Enregistrez.

Q22. Puis-je bloquer la modification/suppression après un audit ?

Oui ✅ → Si le verrouillage d’audit est activé dans votre système :

  • Une fois une entrée de carburant auditée, la modification ou la suppression est désactivée.
  • Cela garantit la conformité et empêche toute altération.

Q23. Où télécharger le reçu ou le document sur une entrée de carburant ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Dans le tableau/la liste Carburant, trouvez l’entrée et cliquez sur l’icône Modifier (✏️).
  3. Faites défiler jusqu’à la zone Pièces jointes / Téléchargement qui indique :
    « Glissez-déposez vos fichiers ici ou Choisir des fichiers. Taille de fichier max 100 Mo. »

Q24. Comment importer un fichier ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal → Rapports → Carburant.
  2. Sur la page Modifier le carburant, accédez à la section Pièces jointes.
  3. Option A (Glisser-déposer) : faites glisser le fichier de votre bureau dans la zone de téléchargement.
  4. Option B (Choisir des fichiers) : cliquez sur Choisir des fichiers → sélectionnez le fichier → Ouvrir.
  5. Attendez la fin de la progression du téléchargement, puis cliquez sur Enregistrer (en bas à droite).

Q25. Quelle est la taille maximale de fichier ?

100 Mo par fichier. Si votre fichier est plus volumineux, compressez-le (PDF/JPG/ZIP) et réessayez.

Q26. Quels types de fichiers puis-je importer ?

Généralement : PDF, JPG/JPEG, PNG (pour les reçus).
Si un autre format échoue, convertissez-le en PDF et importez-le.

Q27. Joindre un reçu est-il obligatoire ?

Généralement facultatif, mais recommandé pour les audits.
Si votre organisation l’a rendu obligatoire, le système affichera un message de validation avant l’enregistrement.

Q28. J’ai glissé un fichier mais rien ne s’est passé — pourquoi ?

Causes possibles et solutions :

  • Fichier >100 Mo → compressez et réessayez.
  • Format non pris en charge → convertissez en PDF/JPG.
  • Le navigateur a bloqué l’action → essayez le bouton Choisir des fichiers.
  • Problème réseau → réessayez le téléchargement, puis Enregistrez.

Q29. Puis-je ajouter une note reliant la pièce jointe au numéro de reçu ?

Oui (recommandé).
Étapes :

  1. Assurez-vous que le champ N° de reçu correspond au reçu importé.
  2. S’il y a un champ Notes/Description, mentionnez « Reçu joint ».
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Q30. Qui peut voir les fichiers importés ?

Les utilisateurs autorisés à consulter/modifier les entrées de Carburant peuvent généralement voir les pièces jointes.
Si l’accès doit être restreint, demandez à l’administrateur d’ajuster les autorisations de rôle.

Q31. Puis-je importer depuis un mobile ?

Oui.
Étapes :

  1. Ouvrez la page Modifier le carburant sur mobile.
  2. Appuyez sur Choisir des fichiers → sélectionnez depuis l’Appareil photo ou Fichiers/Photos.
  3. Importez → Enregistrez.