Bahan Bakar

Pendahuluan

Modul Bahan Bakar digunakan untuk mencatat, memantau, dan menganalisis konsumsi bahan bakar di seluruh armada kendaraan. Modul ini membantu administrator melacak pembelian bahan bakar, efisiensi, pembacaan odometer, biaya bahan bakar, metode pembayaran, serta dokumen pendukung seperti struk bahan bakar.

Modul ini mendukung pemantauan operasional, pengelolaan biaya, analisis efisiensi, kepatuhan audit, dan pelacakan kinerja armada.

Mengakses Modul Bahan Bakar

  1. Masuk ke Konsol Admin.
  2. Buka menu utama.
  3. Buka Laporan.
  4. Klik Bahan Bakar.

Halaman Daftar Bahan Bakar akan terbuka dan menampilkan seluruh catatan bahan bakar.

Tujuan Modul Bahan Bakar

Modul Bahan Bakar membantu administrator untuk:

  • Mencatat pembelian bahan bakar
  • Melacak biaya bahan bakar
  • Memantau efisiensi kendaraan
  • Mencatat pembacaan odometer
  • Melacak metode pembayaran
  • Memantau pembelian bahan bakar di luar kota
  • Melacak pengisian tangki penuh
  • Mengunggah struk bahan bakar
  • Membuat laporan bahan bakar

Halaman Daftar Bahan Bakar

Halaman Daftar Bahan Bakar menampilkan seluruh entri bahan bakar yang telah dicatat.

Informasi yang tersedia meliputi:

  • No. Struk: Nomor referensi struk bahan bakar
  • Kendaraan: Kendaraan yang ditugaskan
  • Karyawan: Orang yang mengisi bahan bakar kendaraan
  • Jenis Bahan Bakar: Bensin atau Diesel
  • Jumlah: Bahan bakar yang dibeli dalam liter
  • Nominal: Biaya bahan bakar
  • Harga Satuan: Biaya per liter
  • Odometer: Pembacaan KM kendaraan
  • Efisiensi: Efisiensi bahan bakar kendaraan
  • Luar Kota: Menunjukkan pengisian di luar kota
  • Tangki Penuh: Menunjukkan pengisian tangki penuh
  • Mode Pembayaran: Metode pembayaran
  • Ditambahkan Oleh: Pengguna yang membuat entri
  • Tanggal & Waktu: Tanggal pembelian bahan bakar
  • Aksi: Opsi edit dan hapus

Menambahkan Entri Bahan Bakar

  1. Buka Laporan > Bahan Bakar.
  2. Klik + Tambah Bahan Bakar.
  3. Lengkapi formulir entri bahan bakar.
  4. Klik Simpan.

Entri akan ditambahkan ke laporan bahan bakar.

Kolom Formulir Entri Bahan Bakar

Nomor Struk

Masukkan nomor struk dari stasiun bahan bakar.

Contoh: INV-2026-1001

Kendaraan

Pilih kendaraan yang dibelikan bahan bakar.

Wajib: Ya

Karyawan

Pilih karyawan atau pengemudi yang mengisi bahan bakar kendaraan.

Pembacaan Meter (Odometer)

Masukkan pembacaan kilometer kendaraan saat ini.

Contoh: 52,350 KM

Jumlah

Masukkan jumlah bahan bakar yang dibeli.

Contoh: 45 Liter

Nominal

Masukkan total biaya bahan bakar.

Contoh: 4,500

Harga Satuan

Sistem menghitung harga satuan secara otomatis.

Rumus: Harga Satuan = Nominal / Jumlah

Contoh: 4,500 / 45 = 100 per liter

Mode Pembayaran

Pilih cara pembayaran bahan bakar.

Opsi yang tersedia:

  • Tunai
  • UPI
  • Kartu
  • Online
  • Lainnya, jika diaktifkan

Jenis Bahan Bakar

Pilih jenis bahan bakar.

Opsi yang tersedia:

  • Bensin
  • Diesel

Tanggal & Waktu

Tentukan tanggal dan waktu pembelian bahan bakar.

Alamat

Masukkan lokasi stasiun bahan bakar.

Contoh:

  • Kota: Dehradun
  • Alamat: Rajpur Road Petrol Pump

Kolom Wajib

Kolom berikut harus diisi sebelum menyimpan:

  • Nomor Struk
  • Kendaraan
  • Jumlah
  • Jenis Bahan Bakar
  • Pembacaan Odometer
  • Nominal

Entri Bahan Bakar Luar Kota

Opsi Luar Kota menandakan bahan bakar yang dibeli di luar kota operasional reguler.

Arti indikator:

  • Tanda centang hijau: Pembelian bahan bakar di luar kota
  • Tanda silang merah: Pembelian bahan bakar reguler

Mencatat Bahan Bakar Luar Kota

  1. Buat entri bahan bakar.
  2. Centang Luar Kota.
  3. Simpan catatan.

Entri akan tampil disertai indikator luar kota.

Pengisian Tangki Penuh

Opsi Tangki Penuh menandakan pengisian tangki secara penuh.

Arti indikator:

  • Tanda centang hijau: Tangki penuh
  • Tanda silang merah: Pengisian sebagian

Perhitungan Efisiensi

Efisiensi dihitung secara otomatis apabila data yang tersedia mencukupi.

Rumus: Efisiensi = Jarak Tempuh / Jumlah Bahan Bakar

Contoh:

  • Jarak Tempuh: 500 KM
  • Jumlah Bahan Bakar: 25 Liter
  • Efisiensi: 20 KM/Liter

Persyaratan Efisiensi

Sistem memerlukan:

  • Pembacaan odometer sebelumnya
  • Pembacaan odometer saat ini
  • Entri tangki penuh

Jika data tidak tersedia, efisiensi ditampilkan sebagai -- KM/LTR.

Mencari Catatan Bahan Bakar

Administrator dapat mencari entri bahan bakar menggunakan:

  • Nomor kendaraan
  • Nama karyawan
  • Nomor struk

Langkah-langkah:

  1. Buka modul Bahan Bakar.
  2. Gunakan bilah pencarian.
  3. Masukkan kata kunci pencarian.

Catatan yang cocok akan ditampilkan.

Filter Rentang Tanggal

Administrator dapat memfilter catatan berdasarkan tanggal.

  1. Pilih Tanggal Mulai.
  2. Pilih Tanggal Selesai.
  3. Klik Cari atau Filter.

Tabel akan diperbarui secara otomatis.

Mengedit Entri Bahan Bakar

  1. Buka Laporan > Bahan Bakar.
  2. Temukan entri yang bersangkutan.
  3. Klik ikon Edit.
  4. Ubah kolom yang diperlukan.
  5. Klik Simpan.

Informasi yang dapat diedit meliputi:

  • Jumlah
  • Nominal
  • Pembacaan odometer
  • Mode pembayaran
  • Nomor struk
  • Alamat
  • Jenis bahan bakar

Menghapus Entri Bahan Bakar

  1. Temukan entri bahan bakar.
  2. Klik Hapus.
  3. Konfirmasikan penghapusan.

Entri yang telah dihapus mungkin tidak dapat dipulihkan.

Mengunggah Struk Bahan Bakar

Modul Bahan Bakar mendukung lampiran struk dan faktur.

Jenis file yang didukung:

  • PDF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG

Ukuran maksimum file: 100 MB per file

Mengunggah Struk

  1. Buka entri bahan bakar.
  2. Klik Edit.
  3. Gulir ke bagian Lampiran.
  4. Gunakan salah satu opsi berikut:
  • Seret dan lepas file ke area unggahan
  • Klik Pilih File lalu pilih file
  1. Tunggu hingga proses unggah selesai.
  2. Klik Simpan.

Praktik Terbaik Mengunggah Struk

Selalu pastikan:

  • Nomor struk sesuai dengan struk yang diunggah
  • Gambar struk jelas dan mudah dibaca
  • Jumlah dan nominal bahan bakar sesuai dengan struk
  • Tanggal struk sesuai dengan tanggal entri bahan bakar

Mengatasi Masalah Unggahan

Penyebab umum:

  • File terlalu besar: perkecil ukuran file hingga di bawah 100 MB
  • Format tidak didukung: ubah file ke PDF, JPG, atau PNG
  • Masalah jaringan: ulangi proses unggah lalu simpan kembali

Melihat Biaya Bahan Bakar per Karyawan

  1. Buka modul Bahan Bakar.
  2. Cari berdasarkan nama karyawan.
  3. Tinjau catatan yang telah difilter.

Tabel akan menampilkan seluruh biaya bahan bakar yang terkait dengan karyawan tersebut.

Melihat Biaya Bahan Bakar per Kendaraan

  1. Buka modul Bahan Bakar.
  2. Cari berdasarkan nomor kendaraan.
  3. Tinjau catatan yang telah difilter.

Laporan akan menampilkan pembelian bahan bakar untuk kendaraan tersebut.

Memeriksa Efisiensi Kendaraan

  1. Cari berdasarkan nomor kendaraan.
  2. Tinjau kolom Efisiensi.

Efisiensi ditampilkan dalam satuan KM/LTR.

Memverifikasi Struk Bahan Bakar

  1. Temukan entri bahan bakar.
  2. Periksa Nomor Struk.
  3. Bandingkan dengan struk fisik atau digital.
  4. Perbarui jika diperlukan.

Mengekspor Laporan Bahan Bakar

  1. Buka modul Bahan Bakar.
  2. Klik menu tiga titik.
  3. Pilih Unduh.
  4. Pilih Excel atau PDF.

Laporan akan diunduh secara otomatis.

Menyesuaikan Kolom Tabel

Administrator dapat menyesuaikan kolom yang ditampilkan.

  1. Buka modul Bahan Bakar.
  2. Klik ikon Pengaturan.
  3. Pindahkan kolom antara Kolom Terlihat dan Kolom Tersembunyi.
  4. Simpan perubahan.

Tabel akan diperbarui secara otomatis.

Kunci Audit

Sebagian organisasi mengaktifkan Kunci Audit untuk keperluan kepatuhan.

Ketika Kunci Audit diaktifkan:

  • Pengeditan dinonaktifkan
  • Penghapusan dinonaktifkan

Hal ini mencegah perubahan tanpa izin setelah audit selesai.

Dukungan Unggah dari Perangkat Seluler

Struk bahan bakar juga dapat diunggah dari perangkat seluler.

  1. Buka entri bahan bakar.
  2. Ketuk Pilih File.
  3. Pilih Kamera, Foto, atau File.
  4. Unggah struk.
  5. Simpan catatan.

Proses Manajemen Bahan Bakar Harian yang Disarankan

  • Catat pembelian bahan bakar segera
  • Masukkan pembacaan odometer yang benar
  • Unggah struk bahan bakar
  • Verifikasi jumlah dan nominal bahan bakar
  • Tandai entri tangki penuh dengan benar
  • Tinjau laporan efisiensi
  • Selidiki konsumsi bahan bakar yang tidak wajar
  • Ekspor laporan bila diperlukan

Praktik Terbaik

Selalu verifikasi:

  • Nomor struk
  • Nomor kendaraan
  • Jumlah bahan bakar
  • Biaya bahan bakar
  • Pembacaan odometer
  • Jenis bahan bakar
  • Metode pembayaran
  • Perhitungan efisiensi
  • Struk yang diunggah
  • Informasi karyawan

Ringkasan Modul

Modul Bahan Bakar berfungsi sebagai sistem manajemen bahan bakar armada sekaligus pelacakan biaya. Modul ini memungkinkan administrator mencatat pembelian bahan bakar, menghitung efisiensi kendaraan, mengelola biaya bahan bakar, mengunggah dokumen pendukung, memantau tren konsumsi bahan bakar, dan menjaga kepatuhan melalui catatan serta laporan yang siap diaudit.