Bahan Bakar

T1. Apa tujuan modul Bahan Bakar?

Modul Bahan Bakar mencatat dan melacak:

  • Pembelian bahan bakar (liter, jenis, biaya)
  • Pembacaan odometer (untuk perhitungan jarak tempuh)
  • Mode pembayaran (Tunai, UPI, Kartu, Online)
  • Pengisian luar kota atau tangki penuh

Ini memberikan laporan penggunaan dan pengeluaran bahan bakar per kendaraan atau karyawan.

T2. Bagaimana cara membuka modul Bahan Bakar?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama, buka Laporan.
  2. Klik Bahan Bakar.
  3. Halaman tabel/daftar Bahan Bakar akan terbuka, menampilkan semua entri bahan bakar yang tercatat.

T3. Bagaimana cara menambahkan entri bahan bakar baru?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama, klik Laporan → Bahan Bakar.
  2. Dari halaman tabel Bahan Bakar, klik tombol “+” di kanan atas.
  3. Pada formulir Tambah Bahan Bakar:
    • Masukkan No. Kuitansi (wajib)
    • Pilih Kendaraan (wajib)
    • Pilih Karyawan yang mengisi bahan bakar
    • Masukkan Pembacaan Meter (KM)
    • Masukkan Kuantitas (Liter)
    • Masukkan Jumlah (INR)
    • Harga Satuan dihitung otomatis (Jumlah ÷ Kuantitas)
    • Pilih Mode Pembayaran (Tunai, UPI, Kartu, Online, dll.)
    • Centang kotak jika:
      • Luar Kota → Bahan bakar dibeli di luar kota basis
      • Tangki Penuh → Jarak tempuh akan dihitung untuk entri ini
    • Masukkan Tanggal & Waktu pengisian
    • Pilih Jenis Bahan Bakar (Bensin atau Diesel)
    • Masukkan Alamat (Kota + Baris Alamat) SPBU
  4. Klik Simpan → Entri akan muncul di tabel Bahan Bakar.

T4. Bidang apa yang wajib saat membuat entri bahan bakar?

  • No. Kuitansi
  • Kendaraan
  • Kuantitas (Liter)
  • Jenis Bahan Bakar
  • Odometer (Pembacaan Meter)
  • Jumlah (INR)

T5. Apa arti kolom “Luar Kota”?

  • Centang hijau (✔️): Entri bahan bakar ditandai sebagai luar kota.
  • Silang merah (❌): Entri bahan bakar bukan luar kota.

T6. Apa arti kolom “Tangki Penuh”?

  • Centang hijau (✔️): Menunjukkan entri adalah pengisian tangki penuh.
  • Silang merah (❌): Menunjukkan pengisian sebagian.

Catatan: Jarak tempuh dihitung hanya jika Tangki Penuh dicentang.

T7. Bagaimana jarak tempuh dihitung di modul Bahan Bakar?

Rumus: Jarak tempuh = Jarak yang ditempuh ÷ Kuantitas Bahan Bakar
Ditampilkan di kolom Jarak Tempuh (KM/L).

Memerlukan:

  • Pembacaan odometer sebelumnya
  • Entri Tangki Penuh

Jika data hilang → Jarak tempuh ditampilkan sebagai -- KM/L.

T8. Bagaimana cara memfilter entri bahan bakar berdasarkan tanggal?

Langkah-langkah:

  1. Di bagian atas tabel Bahan Bakar, masukkan Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir.
  2. Klik Cari/Filter → Tabel disegarkan dengan entri dalam rentang tanggal tersebut.

T9. Bagaimana cara mencari entri bahan bakar berdasarkan kendaraan atau karyawan?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Gunakan bilah pencarian di kanan atas tabel Bahan Bakar.
  3. Ketik nomor kendaraan (mis. HR06MB5600) atau nama karyawan (mis. Ramesh).
  4. Sistem memfilter dan menampilkan hanya entri yang cocok.

T10. Bagaimana cara mengedit entri bahan bakar?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Buka tabel Bahan Bakar.
  3. Temukan entri yang ingin Anda ubah.
  4. Klik ikon Pensil (✏️) di kolom Tindakan.
  5. Perbarui detail seperti Kuantitas, Jumlah, Odometer, Mode Pembayaran, dll.
  6. Klik Simpan.

T11. Bagaimana cara menghapus entri bahan bakar?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Buka tabel Bahan Bakar.
  3. Temukan entri yang ingin Anda hapus.
  4. Klik ikon Tempat sampah (🗑️) di kolom Tindakan.
  5. Konfirmasikan penghapusan → Entri akan dihapus.

T12. Bagaimana cara mengunduh/mengekspor laporan bahan bakar?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Pada tabel Bahan Bakar, klik menu 3 titik (⋮).
  3. Pilih Unduh.
  4. Pilih format file (Excel/PDF).
  5. Laporan disimpan ke sistem Anda.

T13. Mode pembayaran apa yang dapat saya catat untuk bahan bakar?

  • Tunai
  • UPI
  • Kartu
  • Online
  • Lainnya (jika diaktifkan di sistem)

T14. Bagaimana cara memeriksa pengeluaran bahan bakar oleh karyawan?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Gunakan bilah pencarian → Pilih karyawan dari menu tarik-turun.
  3. Tabel hanya menampilkan catatan karyawan tersebut.
  4. Gunakan Unduh jika Anda memerlukan laporan Excel/PDF.

T15. Bagaimana cara memeriksa total pengeluaran bahan bakar untuk suatu periode?

Langkah-langkah:

  1. Masukkan Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir di filter.
  2. Tabel disegarkan dengan pengeluaran dari periode tersebut.
  3. Gunakan opsi Unduh untuk mengekspor total.

T16. Dapatkah saya menyesuaikan kolom yang ditampilkan di tabel Bahan Bakar?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Di kanan bawah tabel Bahan Bakar, klik ikon roda gigi ⚙️.
  3. Pop-up muncul dengan Bidang Terlihat dan Bidang Tersembunyi.
  4. Pindahkan bidang di antara keduanya untuk menampilkan/menyembunyikan.
  5. Klik Simpan → Tabel disegarkan.

T17. Bagaimana cara menambahkan entri bahan bakar hanya untuk perjalanan luar kota?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Klik + Tambah Bahan Bakar.
  3. Isi Kuitansi, Kendaraan, Karyawan, Pembacaan Meter, Kuantitas, Jumlah.
  4. Centang kotak Luar Kota.
  5. Klik Simpan → Entri muncul dengan ✔️ di bawah Luar Kota pada tabel.

T18. Bagaimana cara melacak siapa yang menambahkan entri bahan bakar?

Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
Kolom Ditambahkan Oleh di tabel menampilkan pengguna (mis. Alex) yang membuat entri.

T19. Dapatkah saya memperbaiki pembacaan odometer jika dimasukkan salah?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Temukan entri yang salah.
  3. Klik ikon Edit (✏️).
  4. Perbarui bidang Odometer.
  5. Klik Simpan.

T20. Dapatkah saya memeriksa jarak tempuh per kendaraan?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Gunakan pencarian → Masukkan nomor kendaraan.
  3. Tabel memfilter entri hanya untuk kendaraan tersebut.
  4. Periksa kolom Jarak Tempuh.

T21. Bagaimana cara memastikan kuitansi entri bahan bakar benar?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Periksa kolom No. Kuitansi di tabel Bahan Bakar.
  3. Cocokkan dengan kuitansi fisik/digital.
  4. Jika tidak cocok → Edit entri → Perbarui No. Kuitansi → Simpan.

T22. Dapatkah saya memblokir pengeditan/penghapusan setelah audit?

Ya ✅ → Jika kunci audit diaktifkan di sistem Anda:

  • Setelah entri bahan bakar diaudit, pengeditan atau penghapusan dinonaktifkan.
  • Ini memastikan kepatuhan dan mencegah perusakan.

T23. Di mana saya mengunggah kuitansi atau dokumen pada entri bahan bakar?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Di tabel/daftar Bahan Bakar, temukan entri dan klik ikon Edit (✏️).
  3. Gulir ke area Lampiran / Unggah yang bertuliskan:
    “Seret & Lepas file Anda di sini atau Pilih File. Ukuran file maks 100 MB.”

T24. Bagaimana cara mengunggah file?

Langkah-langkah:

  1. Dari menu utama → Laporan → Bahan Bakar.
  2. Pada halaman Edit Bahan Bakar, buka bagian Lampiran.
  3. Opsi A (Seret & Lepas): seret file dari desktop Anda ke kotak unggah.
  4. Opsi B (Pilih File): klik Pilih File → pilih file → Buka.
  5. Tunggu hingga proses unggah selesai, lalu klik Simpan (kanan bawah).

T25. Berapa ukuran file maksimum?

100 MB per file. Jika file Anda lebih besar, kompres (PDF/JPG/ZIP) dan coba lagi.

T26. Jenis file apa yang dapat saya unggah?

Biasanya: PDF, JPG/JPEG, PNG (untuk kuitansi).
Jika format lain gagal, konversikan ke PDF dan unggah.

T27. Apakah melampirkan kuitansi wajib?

Biasanya opsional, tetapi disarankan untuk audit.
Jika organisasi Anda mewajibkannya, sistem akan menampilkan pesan validasi sebelum menyimpan.

T28. Saya menyeret file tetapi tidak terjadi apa-apa — mengapa?

Kemungkinan penyebab & solusi:

  • File >100 MB → kompres dan coba lagi.
  • Format tidak didukung → konversikan ke PDF/JPG.
  • Browser memblokir tindakan → coba tombol Pilih File.
  • Gangguan jaringan → coba unggah lagi, lalu Simpan.

T29. Dapatkah saya menambahkan catatan yang menautkan lampiran ke nomor kuitansi?

Ya (disarankan).
Langkah-langkah:

  1. Pastikan bidang No. Kuitansi cocok dengan kuitansi yang diunggah.
  2. Jika ada bidang Catatan/Deskripsi, sebutkan “Kuitansi terlampir”.
  3. Klik Simpan.

T30. Siapa yang dapat melihat file yang diunggah?

Pengguna dengan izin untuk melihat/mengedit entri Bahan Bakar biasanya dapat melihat lampiran.
Jika akses harus dibatasi, minta admin untuk menyesuaikan izin peran.

T31. Dapatkah saya mengunggah dari ponsel?

Ya.
Langkah-langkah:

  1. Buka halaman Edit Bahan Bakar di ponsel.
  2. Ketuk Pilih File → pilih dari Kamera atau File/Foto.
  3. Unggah → Simpan.