Ringkasan Biaya Perjalanan

Pendahuluan

Modul Ringkasan Biaya Perjalanan menyajikan tampilan terpadu atas biaya transportasi, pemanfaatan penumpang, biaya ketidakhadiran, performa ketepatan waktu, dan analisis biaya per perjalanan. Laporan ini membantu administrator memantau pengeluaran transportasi, mengevaluasi efisiensi operasional, menganalisis perilaku penumpang, serta meninjau performa pemasok, kendaraan, dan pengemudi.

Modul ini umumnya digunakan untuk tinjauan transportasi bulanan, optimalisasi biaya, pelaporan klien, dan audit operasional.

Mengakses Modul Ringkasan Biaya Perjalanan

  1. Masuk ke Admin Console.
  2. Buka Menu Utama.
  3. Buka Reports.
  4. Klik Trip Cost Summary.

Dasbor Ringkasan Biaya Perjalanan akan terbuka.

Kartu Ringkasan Dasbor

Di bagian atas halaman ditampilkan indikator kinerja utama.

Metrik Ringkasan yang Tersedia

  • Total Biaya
  • Total Penumpang
  • Penumpang Unik
  • Biaya Per Kepala
  • Biaya Ketidakhadiran
  • Periode Laporan
  • Waktu Laporan Dibuat

Memahami Metrik Ringkasan

Total Biaya

Menampilkan total biaya transportasi yang dikeluarkan selama periode yang dipilih.

  • Contoh: ₹1,16,000

Angka ini menunjukkan total pengeluaran perjalanan untuk rentang tanggal yang dipilih.

Total Penumpang

Menampilkan jumlah total perjalanan penumpang.

Penumpang yang bepergian beberapa kali akan dihitung untuk setiap perjalanan.

Penumpang Unik

Menampilkan jumlah penumpang unik yang bepergian.

Contoh: Jika satu penumpang bepergian 20 kali dalam sebulan:

  • Total Penumpang = 20
  • Penumpang Unik = 1

Biaya Per Kepala

Menampilkan rata-rata biaya transportasi per penumpang unik.

Manfaat:

  • Optimalisasi Biaya
  • Perencanaan Anggaran
  • Analisis Efisiensi Biaya

Biaya Ketidakhadiran

Menampilkan dampak finansial dari penumpang yang telah dijadwalkan tetapi tidak jadi bepergian.

Manfaat:

  • Mengidentifikasi biaya transportasi yang terbuang
  • Menyempurnakan perencanaan roster
  • Memantau pemanfaatan penumpang

Memilih Periode Laporan

Administrator dapat membuat laporan menggunakan:

  • Tampilan Bulanan: Menampilkan statistik transportasi bulanan secara lengkap.
  • Tampilan Rentang Tanggal: Menampilkan data untuk rentang tanggal khusus.

Langkah

  1. Buka Ringkasan Biaya Perjalanan.
  2. Pilih Bulan atau Rentang Tanggal.
  3. Terapkan pilihan tersebut.

Laporan akan diperbarui secara otomatis.

Ringkasan Biaya Per Shift

Bagian Ringkasan Shift menyajikan performa transportasi berdasarkan shift.

Informasi yang Tersedia

  • Nama Shift
  • Jenis Rute
  • Total Penumpang
  • Total Biaya
  • Biaya Per Penumpang
  • Biaya Ketidakhadiran
  • Penumpang Tepat Waktu
  • Persentase Tepat Waktu
  • Penumpang Terlambat
  • Persentase Terlambat

Memahami Metrik Ringkasan Shift

Nama Shift

Menampilkan waktu shift.

Contoh:

  • Shift Pagi (04:30 – 05:00)
  • Shift Malam (19:30 – 04:30)

Jenis Rute

Menampilkan kategori rute.

  • Contoh: ROUTE

Biaya Per Penumpang

Menampilkan rata-rata biaya transportasi per perjalanan penumpang.

Rumus: Biaya Per Penumpang = Total Biaya ÷ Total Penumpang

Penumpang Tepat Waktu

Menampilkan jumlah penumpang yang dilayani sesuai jadwal.

Persentase Tepat Waktu

Menampilkan persentase penumpang yang dilayani tepat waktu.

Semakin tinggi persentasenya, semakin baik performa layanannya.

Penumpang Terlambat

Menampilkan jumlah penumpang yang terdampak keterlambatan.

Persentase Terlambat

Menampilkan persentase penumpang yang mengalami keterlambatan.

Nilai yang lebih tinggi menandakan adanya masalah operasional yang perlu diselidiki.

Filter yang Tersedia

Laporan dapat difilter menggunakan:

  • Penumpang
  • Shift
  • Status Perjalanan
  • Pemasok

Filter Berdasarkan Penumpang

  1. Buka Ringkasan Biaya Perjalanan.
  2. Pilih Filter Penumpang.
  3. Pilih penumpang yang diperlukan.

Laporan akan diperbarui secara otomatis.

Filter Berdasarkan Shift

  1. Buka Filter Shift.
  2. Pilih shift yang diperlukan.

Hanya catatan untuk shift tersebut yang akan ditampilkan.

Filter Berdasarkan Status Perjalanan

Status yang tersedia:

  • Selesai
  • Tertunda
  • Bermasalah

Filter Berdasarkan Pemasok

  1. Buka Filter Pemasok.
  2. Pilih pemasok yang diinginkan.

Laporan akan menampilkan data transportasi khusus pemasok tersebut.

Tabel Detail Perjalanan

Bagian bawah laporan berisi catatan transportasi pada tingkat penumpang.

Informasi yang Tersedia

  • Nama Penumpang
  • Shift
  • Nomor Rute
  • Jenis Perjalanan
  • Tanggal
  • Pemasok
  • Kendaraan
  • Pengemudi
  • Lokasi
  • Departemen
  • Proyek
  • Waktu Penjemputan Terjadwal
  • Waktu Penjemputan Aktual
  • Status Penjemputan
  • Waktu Pengantaran Terjadwal
  • Waktu Pengantaran Aktual
  • Status Pengantaran
  • Status Naik Kendaraan
  • Status Perjalanan
  • Status Kendaraan
  • Biaya
  • Aksi

Informasi Penumpang

  • Penumpang: Menampilkan nama penumpang atau karyawan.
  • Nomor Rute: Menampilkan rute yang ditetapkan. Contoh: 02_Morning_Shift
  • Jenis Perjalanan: Menampilkan jenis transportasi. Contoh: Home Pickup, Home Drop

Informasi Kendaraan & Pengemudi

  • Pemasok: Menampilkan vendor transportasi yang bertanggung jawab atas perjalanan tersebut. Contoh: VTS
  • Kendaraan: Menampilkan nomor registrasi kendaraan yang ditetapkan. Contoh: UK07TA7286
  • Pengemudi: Menampilkan pengemudi yang ditetapkan. Contoh: Deepak

Analisis Performa Waktu

  • Waktu Penjemputan Terjadwal: Waktu penjemputan penumpang yang direncanakan.
  • Waktu Penjemputan Aktual: Waktu penjemputan penumpang yang sesungguhnya.
  • Waktu Pengantaran Terjadwal: Waktu pengantaran penumpang yang direncanakan.
  • Waktu Pengantaran Aktual: Waktu pengantaran penumpang yang sesungguhnya.

Status Penjemputan

Menampilkan performa penjemputan.

Kemungkinan Nilai:

  • Tepat Waktu
  • Terlambat
  • Tertunda

Status Pengantaran

Menampilkan performa pengantaran.

Kemungkinan Nilai:

  • Tepat Waktu
  • Terlambat
  • Tertunda

Status Naik Kendaraan

Menunjukkan apakah penumpang benar-benar bepergian.

  • Melakukan Perjalanan: Penumpang naik dan menyelesaikan perjalanan dengan sukses.
  • Tidak Hadir: Penumpang telah dijadwalkan tetapi tidak jadi bepergian.
  • Menunggu: Status perjalanan atau penumpang masih menunggu penyelesaian.

Status Perjalanan

Menampilkan status operasional perjalanan.

  • Selesai: Perjalanan selesai dengan sukses.
  • Tertunda: Perjalanan masih aktif atau menunggu pembaruan.
  • Bermasalah: Perjalanan perlu diselidiki karena data tidak lengkap atau tidak benar.

Status Kendaraan

Menampilkan status operasional kendaraan.

Nilai yang Umum:

  • Aktif
  • Tertunda
  • Selesai

Analisis Biaya

Biaya pada Tingkat Penumpang

Kolom Biaya menampilkan biaya transportasi yang dialokasikan untuk perjalanan penumpang tersebut.

  • Contoh: ₹351.51

Angka ini menunjukkan biaya yang dikeluarkan untuk perjalanan penumpang tersebut.

Analisis Ketidakhadiran

Cara Meninjau Catatan Ketidakhadiran

  1. Buka Ringkasan Biaya Perjalanan.
  2. Pilih periode yang diperlukan.
  3. Tinjau Status Naik Kendaraan.
  4. Temukan catatan yang ditandai Tidak Hadir.

Manfaat:

  • Mengurangi pemborosan transportasi
  • Meningkatkan akurasi perencanaan
  • Mengoptimalkan pemanfaatan rute

Analisis Penumpang Terlambat

Langkah

  1. Tinjau Status Penjemputan.
  2. Tinjau Status Pengantaran.
  3. Identifikasi catatan yang ditandai Terlambat.

Administrator juga dapat meninjau Penumpang Terlambat dan Persentase Terlambat pada bagian Ringkasan Shift.

Analisis Performa Pemasok

Administrator dapat mengevaluasi pemasok menggunakan:

  • Total Biaya
  • Biaya Ketidakhadiran
  • Persentase Tepat Waktu
  • Persentase Terlambat
  • Jumlah Penumpang

Manfaat:

  • Evaluasi Vendor
  • Pemantauan SLA
  • Optimalisasi Biaya

Analisis Performa Kendaraan & Pengemudi

Laporan ini dapat digunakan untuk meninjau:

Performa Kendaraan:

  • Pemanfaatan
  • Biaya
  • Keterlambatan
  • Jumlah Penumpang

Performa Pengemudi:

  • Performa Penjemputan
  • Performa Pengantaran
  • Pengiriman Tepat Waktu
  • Kualitas Layanan Penumpang

Investigasi Catatan Bermasalah

Langkah

  1. Filter Status Perjalanan = Bermasalah.
  2. Tinjau catatan yang terdampak.
  3. Buka Menu Aksi.
  4. Verifikasi: Status Penjemputan, Status Pengantaran, Status Naik Kendaraan, Status Kendaraan.

Berkoordinasilah dengan tim operasional apabila diperlukan koreksi.

Proses Tinjauan Biaya Operasional

Daftar Periksa Tinjauan Bulanan

  1. Buka Ringkasan Biaya Perjalanan.
  2. Pilih bulan yang diperlukan.
  3. Tinjau Total Biaya.
  4. Tinjau Penumpang Unik.
  5. Tinjau Biaya Per Kepala.
  6. Tinjau Biaya Ketidakhadiran.
  7. Analisis Biaya Per Shift.
  8. Tinjau Persentase Terlambat.
  9. Selidiki Ketidakhadiran.
  10. Tinjau Performa Pemasok.
  11. Tinjau Performa Pengemudi dan Kendaraan.
  12. Selidiki Catatan Bermasalah.

Praktik Terbaik

Selalu pantau:

  • ✓ Total Biaya Transportasi
  • ✓ Biaya Per Kepala
  • ✓ Biaya Ketidakhadiran
  • ✓ Pemanfaatan Penumpang
  • ✓ Performa Per Shift
  • ✓ Performa Pemasok
  • ✓ Performa Pengemudi
  • ✓ Pemanfaatan Kendaraan
  • ✓ Persentase Terlambat
  • ✓ Perjalanan Bermasalah

Ringkasan Modul

Modul Ringkasan Biaya Perjalanan memberikan gambaran menyeluruh tentang biaya transportasi, pemanfaatan penumpang, biaya ketidakhadiran, performa ketepatan waktu, efisiensi pemasok, penggunaan kendaraan, dan performa pengemudi. Modul ini memungkinkan administrator melakukan analisis biaya, mengidentifikasi inefisiensi operasional, mengurangi pemborosan transportasi, serta mengambil keputusan yang tepat untuk manajemen transportasi dan pelaporan klien.