Pengeluaran

T1. Bagaimana cara menambahkan pengeluaran baru di sistem, dan apa saja jenis serta kategori pengeluaran yang tersedia?

Untuk menambahkan pengeluaran baru di sistem, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Navigasikan ke Modul Pengeluaran, lalu klik tombol plus.
  2. Isi Bidang Wajib pada formulir “Tambah Pengeluaran”:

  • Pilih Jenis Pengeluaran dari:

    • Umum
    • Kendaraan
    • Karyawan

  • Pilih perusahaan yang menanggung pengeluaran.

  • Pilih Kategori dan tanggal pengeluaran.

Untuk Umum, contoh kategori meliputi:

  • Pengeluaran Kantor
  • Pembelian Artikel
  • Sewa
  • Lainnya

Untuk Kendaraan, Anda juga memerlukan:

  • Pemilihan kendaraan
  • KM Saat Ini dan KM Servis Berikutnya
  • Tanggal Servis Berikutnya

Untuk Karyawan, pilih karyawan dan tentukan kategori.

  • Saat menambahkan pengeluaran umum, tambahkan No. Faktur/Tagihan dan Nama Pemasok (Opsional).
  • Kepala Pengeluaran: Tentukan sifat pengeluaran.
  • Jumlah & Pajak (jika berlaku).

Anda dapat memerinci pengeluaran dengan mengklik kotak centang perinci atau langsung melanjutkan dengan melampirkan dokumen.

  1. Lampirkan File (Opsional): Anda dapat mengunggah tagihan atau kuitansi atau dokumen kendaraan.
  2. Setelah semua detail wajib diisi, Klik Simpan untuk Mengirim.

T2. Dapatkah saya menetapkan pengeluaran ke karyawan atau kendaraan?

Ya, tergantung pada Jenis Pengeluaran:

  • Jenis Karyawan: Tetapkan pengeluaran ke karyawan tertentu.
  • Jenis Kendaraan: Pilih kendaraan dari daftar dan masukkan:
    • Pembacaan KM Saat Ini
    • KM servis berikutnya
    • Tanggal jatuh tempo servis berikutnya

T3. Mengapa saya melihat bidang berbeda saat memilih Jenis Pengeluaran berbeda (Umum, Kendaraan, Karyawan)?

Formulir berubah secara dinamis berdasarkan Jenis Pengeluaran yang dipilih:

  • Umum: Bidang standar untuk kantor, sewa, tagihan, dll.
  • Kendaraan: Mengharuskan Anda memilih kendaraan dan memasukkan KM Saat Ini, KM Servis Berikutnya, dan Tanggal Servis Berikutnya.
  • Karyawan: Meminta Anda memilih Karyawan dan mengkategorikan pengeluaran sebagai perjalanan, makanan, dll.

Ini memastikan hanya bidang relevan yang ditampilkan untuk jenis pengeluaran tersebut.

T4. Apa tujuan modul Pengeluaran?

Modul Pengeluaran membantu melacak dan mengelola semua pengeluaran bisnis, termasuk biaya terkait kendaraan dan pengeluaran operasional umum, dengan catatan per faktur dan keterkaitan perusahaan.

T5. Apa saja jenis pengeluaran yang terdaftar?

Ada dua jenis utama:

  • Kendaraan – Terkait dengan kendaraan tertentu (mis. perbaikan, asuransi).
  • Umum – Pengeluaran operasional atau administratif yang tidak terkait dengan kendaraan (mis. sewa, alat tulis, gaji).

Pengeluaran terkait karyawan seperti:

  • Penggantian (perjalanan, makanan, dll.)
  • Tunjangan
  • Uang muka gaji
  • Biaya pelatihan atau akomodasi

T6. Dapatkah saya memfilter pengeluaran berdasarkan tanggal atau perusahaan?

Ya.

  • Gunakan pemilih rentang tanggal di kiri atas; ada bidang input “Tanggal mulai → Tanggal akhir” yang memungkinkan Anda memfilter pengeluaran berdasarkan rentang tanggal.
  • Atau gunakan bilah pencarian di kanan untuk memfilter berdasarkan:
    • Jenis (mis. Umum, Kendaraan, Karyawan)
    • Perusahaan
    • Kendaraan
    • Status (mis. Baru, Disetujui, dll.)
    • No. Faktur
    • Kategori
    • Pemasok

T7. Bagaimana cara mengedit atau menghapus pengeluaran yang ada?

  • Untuk mengedit: Klik ikon pensil ✏️ di kolom Tindakan.
  • Untuk menghapus: Klik ikon tempat sampah 🗑️. Pop-up konfirmasi mungkin muncul.
  • Klik hapus untuk menghapus catatan secara permanen atau klik batal untuk keluar.

T8. Bagaimana jika tidak ada kendaraan yang tertaut ke pengeluaran umum?

Itu normal. Untuk pengeluaran umum, bidang Kendaraan menampilkan “Tidak Ada Catatan Ditemukan” karena tidak terkait dengan operasi armada.

T9. Apa arti status “Baru”? Dapatkah diubah?

“Baru” berarti pengeluaran baru saja ditambahkan ke sistem.

T10. Dapatkah saya mengunduh atau mengekspor daftar pengeluaran ini?

Fitur ekspor/unduh saat ini sedang dalam pengembangan dan akan segera tersedia.

T11. Bagaimana cara mengedit entri pengeluaran yang ada?

Untuk mengedit pengeluaran yang ada, ikuti langkah-langkah berikut dengan cermat:

Langkah 1: Buka Daftar Pengeluaran

  • Dari menu utama, buka modul “Pengeluaran”.
  • Ini akan membuka tampilan tabel yang mencantumkan semua catatan pengeluaran yang ada beserta detailnya seperti Jenis, Status, Tanggal, No. Faktur, Total, dll.

Langkah 2: Pilih Catatan untuk Diedit

  • Temukan entri pengeluaran yang ingin Anda ubah.
  • Di sisi kanan entri, klik ikon ✏️ Edit di bawah kolom “Tindakan”.
  • Ini akan membuka jendela pop-up Edit Pengeluaran dengan semua detail yang sebelumnya disimpan sudah terisi.

Langkah 3: Ubah Bidang Sesuai Kebutuhan

  • Anda sekarang dapat memperbarui salah satu bidang berikut sesuai kebutuhan:
    • Jenis Pengeluaran (Tidak berlaku)
    • No. Kendaraan (tidak berlaku)
    • Nama Perusahaan
    • Tanggal Pengeluaran
    • Kategori & Subkategori Pengeluaran
    • Nomor Faktur & Nama Pemasok
    • Jumlah & Pajak
    • Kepala Pengeluaran
    • Catatan (untuk keterangan internal)
    • Tanggal/KM Servis Berikutnya (untuk pengeluaran kendaraan)

🔍 Anda juga dapat mengunggah file, menetapkan tanggal terbit/kedaluwarsa, atau melampirkan beberapa dokumen di bawah pengeluaran (mis. RC, salinan izin, dll.).

Langkah 4: Simpan Perubahan Anda

  • Setelah semua pembaruan selesai, gulir ke bawah dan klik tombol hijau Simpan di pojok kanan bawah.
  • Sistem akan memvalidasi input dan berhasil memperbarui pengeluaran.

📝 Tips: Jika Anda ingin melihat siapa yang membuat perubahan sebelumnya pada catatan ini, klik tombol Log Audit di samping opsi Simpan.

T12. Apa kegunaan “Kepala Pengeluaran”?

“Kepala Pengeluaran” mendefinisikan jenis pengeluaran spesifik (mis. RC, Asuransi, Sertifikat Polusi) dan diperlukan untuk klasifikasi dan pelaporan.

T13. Apa tujuan “KM Servis Berikutnya” dan “Tanggal Servis Berikutnya”?

Bidang ini digunakan untuk menetapkan pengingat servis untuk kendaraan yang dipilih, berdasarkan pembaruan saat ini.

T14. Dapatkah saya memperbarui nomor faktur dan nama pemasok?

Ya, bidang ini dapat diedit jika detail faktur telah berubah atau belum dimasukkan sebelumnya.

T15. Dapatkah saya memasukkan atau mengubah nilai pajak?

Ya, masukkan jumlah pajak di bidang Pajak dan itu akan otomatis memperbarui total.

T16. Apa fungsi kotak centang “Perinci”?

Opsi “Perinci” memungkinkan Anda memecah pengeluaran menjadi beberapa item baris (mis. bahan bakar, perawatan, tol), alih-alih mencatatnya sebagai satu total. Mengaktifkannya memperluas bidang entri tambahan untuk pelacakan terperinci.

T17. Dapatkah saya melihat siapa yang sebelumnya mengedit pengeluaran ini?

Ya, klik tombol Log Audit di bagian bawah untuk melihat riwayat lengkap tentang siapa yang membuat perubahan apa dan kapan.

T18. Dapatkah saya menghapus pengeluaran ini jika dibuat karena kesalahan?

Ya, klik tombol Hapus di bagian bawah untuk menghapus pengeluaran secara permanen.

T19. Dapatkah saya melampirkan dokumen atau kuitansi saat mengedit pengeluaran?

Ya! Ikuti langkah-langkah ini untuk mengunggah dokumen pendukung saat mengedit pengeluaran:

Panduan Langkah demi Langkah:

Langkah 1: Navigasikan ke Halaman Pengeluaran

  • Buka menu utama dan buka bagian Pengeluaran.
  • Dalam daftar pengeluaran, temukan entri yang ingin Anda perbarui.
  • Klik ikon ✏️ Edit di samping entri tersebut.

Langkah 2: Akses Bagian Unggah Dokumen

  • Ini akan membuka pop-up Edit Pengeluaran dengan semua data yang sebelumnya disimpan.
  • Gulir ke bagian bawah formulir untuk menemukan panel unggah dokumen:
  • Seret & Lepas file Anda di sini atau Pilih File. (Ukuran file maks 100 MB).

Langkah 3: Unggah File

  • Anda dapat menyeret dan melepaskan file PDF ke kotak unggah atau klik “Pilih File” untuk menelusuri dari sistem Anda.
  • File yang diunggah akan tercantum di bawah dengan ikon PDF dan nama file.

Langkah 4: Tambahkan Detail Dokumen
Untuk setiap file yang diunggah, isi:

  • Jenis – Pilih dari menu tarik-turun (mis. RC, Izin, Asuransi, dll.)
  • Tanggal Terbit – Kapan dokumen diterbitkan
  • Tanggal Kedaluwarsa – Jika dokumen memiliki kedaluwarsa (opsional tetapi disarankan)

Anda dapat mengunggah beberapa file, dan masing-masing dapat memiliki metadata sendiri.

Langkah 5: Simpan Perubahan

  • Setelah membuat semua perubahan dan melampirkan dokumen, klik tombol hijau Simpan di pojok kanan bawah.

T20. Dapatkah saya menghapus pengeluaran dari layar edit?

Ya. Jika Anda tidak lagi membutuhkan catatan, klik tombol merah Hapus di bilah bawah. Permintaan konfirmasi akan muncul sebelum penghapusan.

T21. Bidang apa yang diperlukan untuk menyimpan pengeluaran?

Untuk berhasil menyimpan entri pengeluaran (baik menambahkan atau mengedit), bidang wajib berikut harus diisi:

📌 Bidang Wajib:

Nama BidangDeskripsi
Jenis Pengeluaran*Pilih dari: Umum, Kendaraan, atau Karyawan — menentukan bidang apa yang akan ditampilkan selanjutnya.
Perusahaan*Perusahaan yang menanggung pengeluaran harus dipilih dari menu tarik-turun.
Tanggal*Tanggal pengeluaran (harus dalam format valid, bukan tanggal mendatang kecuali diizinkan).
Kategori*Mendefinisikan sifat pengeluaran (mis. Bahan Bakar, Perawatan, Sewa, dll.).
Kepala Pengeluaran*Deskripsi atau judul singkat pengeluaran (mis. Ganti Ban, Pembaruan RC).
Jumlah*Jumlah pengeluaran utama (tidak termasuk pajak).
Pajak (opsional)Anda dapat memasukkan pajak jika berlaku — total dihitung otomatis.
Kendaraan (wajib hanya jika jenisnya “Kendaraan”)Saat Jenis Pengeluaran disetel ke Kendaraan, memilih kendaraan juga wajib.