Karyawan

Pendahuluan

Modul Karyawan digunakan untuk mengelola seluruh karyawan, pengemudi, penjaga, pemandu, tenaga penjualan, dan staf pemasok di dalam sistem. Modul ini memungkinkan administrator membuat profil karyawan, menetapkan peran, mengelola izin serta dokumen kepatuhan, memantau kinerja perjalanan, melacak status karyawan, dan memelihara catatan tenaga kerja.

Modul ini berfungsi sebagai sistem pengelolaan karyawan terpusat untuk operasi transportasi.

Mengakses Modul Karyawan

Navigasi

1. Masuk ke Admin Console.
2. Buka Menu Utama.
3. Buka Employees.
4. Klik Employee.

Halaman Daftar Karyawan akan terbuka.

Ikhtisar Daftar Karyawan

Daftar Karyawan menampilkan seluruh catatan karyawan yang ada di dalam sistem.

Informasi yang Tersedia

• Nama Karyawan
• Nomor Telepon
• Alamat Email
• Peran
• Pemasok
• Status
• Status Kepatuhan
• Tag
• Aksi

Menambahkan Karyawan Baru

Langkah-Langkah

1. Buka Employees > Employee.
2. Klik tombol + Add Employee.
3. Lengkapi formulir karyawan.
4. Klik Save.

Catatan karyawan akan dibuat.

Kolom Informasi Karyawan

Jenis Karyawan

Pilih kepemilikan karyawan.

Pilihan yang Tersedia:

• Self
• Supplier

Self: Karyawan merupakan bagian dari organisasi Anda.

Supplier: Karyawan berasal dari vendor atau pemasok eksternal.

Nama

Masukkan nama lengkap karyawan.

Wajib: Ya

Nomor Telepon

Masukkan nomor kontak karyawan.

Wajib: Ya

Fitur:

• Pemilihan Kode Negara
• Validasi Nomor Ponsel

Alamat Email

Alamat email karyawan yang bersifat opsional.

• Contoh: employee@company.com

Kolom Wajib

Kolom berikut wajib diisi:

• ✓ Nama
• ✓ Nomor Telepon

Peran Karyawan

Sistem memungkinkan penetapan beberapa peran sekaligus untuk satu karyawan.

Peran yang Tersedia

• Pengemudi
• Penjaga
• Pemandu
• Tenaga Penjualan

Menetapkan Beberapa Peran

Contoh: Satu karyawan dapat berperan sebagai:

• ✓ Pengemudi
• ✓ Pemandu
• ✓ Tenaga Penjualan

Langkah-Langkah:

1. Buka Profil Karyawan.
2. Buka Peran.
3. Centang beberapa kotak.
4. Klik Save.

Informasi Alamat

Alamat Saat Ini

Masukkan:

• Kota
• Baris Alamat

Alamat Tetap

Masukkan:

• Kota
• Baris Alamat

Informasi Karyawan Tambahan

Bahasa yang Dikuasai

Pilih bahasa yang dikuasai oleh karyawan.

Contoh:

• English
• Hindi
• Bengali
• Tamil

Pengalaman

Masukkan lama pengalaman dalam tahun.

• Contoh: 5 Years

Status Karyawan

Status karyawan menentukan kelayakan penugasan.

Aktif

• 🟢 Indikator Hijau
• Karyawan tersedia untuk penugasan.

Tidak Aktif

• 🟡 Indikator Kuning
• Karyawan tetap berada di sistem tetapi tidak dapat ditugaskan.

Diblokir

• 🔴 Indikator Merah
• Karyawan dibatasi dari penugasan.

Mengubah Status Karyawan

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Klik Edit (✏️).
3. Pilih Status.
4. Pilih: Aktif, Tidak Aktif, atau Diblokir.
5. Klik Save.

Memulihkan Karyawan yang Diblokir

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Klik Edit.
3. Ubah Status menjadi Aktif.
4. Simpan perubahan.

Karyawan kembali tersedia.

Tag Karyawan

Tag membantu mengelompokkan karyawan.

Contoh:

• Part-Time
• Roadway Logistics
• New Era Transport
• Contract Driver
• VIP Driver

Menambahkan Tag

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Klik Edit.
3. Pilih ikon Tag.
4. Tambahkan atau pilih tag.
5. Simpan perubahan.

Dasbor Ikhtisar Karyawan

Bagian Ikhtisar menyajikan statistik kinerja karyawan.

Informasi yang Tersedia

• Total Pendapatan
• Pertumbuhan Bulanan
• Total Perjalanan
• Jarak Tempuh
• Durasi Tempuh
• Perjalanan Terbaru

Pelacakan Kinerja Perjalanan

Administrator dapat memantau aktivitas karyawan.

Metrik yang Tersedia

• Total Perjalanan: Jumlah perjalanan yang diselesaikan.
• Jarak Tempuh: Total kilometer yang ditempuh.
• Durasi Tempuh: Total waktu mengemudi atau operasional.
• Kontribusi Pendapatan: Pendapatan yang dihasilkan dari perjalanan yang diselesaikan.

Izin Karyawan

Bagian Izin mengelola sertifikasi dan lisensi karyawan.

Contoh Izin

• Driving License
• Commercial Driving Permit
• Security License
• Guide Certification

Menambahkan Izin

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Klik Tab Izin.
3. Klik Tambah Izin.
4. Lengkapi informasi izin.
5. Klik Save.

Informasi Izin

• Nama Izin — Contoh: Driving License
• Info Izin — Contoh: Nomor Lisensi
• Biaya — Biaya perolehan izin.
• Otoritas Penerbit — Wajib: Ya — Contoh: RTO Delhi
• Tanggal Mulai — Tanggal penerbitan izin.
• Tanggal Kedaluwarsa — Tanggal berakhirnya masa berlaku izin.

Dokumen Karyawan

Dokumen dapat diunggah untuk keperluan pelacakan kepatuhan.

Dokumen yang Didukung

• Aadhaar Card
• Driving License
• PAN Card
• Passport
• Dokumen Izin
• Perjanjian Kerja

Mengunggah Dokumen

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Buka Dokumen.
3. Klik Tambah Dokumen.
4. Pilih Jenis Dokumen.
5. Unggah file.
6. Simpan perubahan.

Jenis File yang Didukung

• PDF
• JPG
• JPEG
• PNG

Ukuran File Maksimum: 100 MB

Pengelolaan Kepatuhan

Status kepatuhan membantu memantau masa berlaku dokumen.

Status Kepatuhan

• Patuh: Semua dokumen yang diperlukan masih berlaku.
• Tidak Patuh: Dokumen tidak ada atau telah kedaluwarsa.

Melihat Karyawan yang Tidak Patuh

1. Buka Daftar Karyawan.
2. Filter Status Kepatuhan.
3. Pilih Tidak Patuh.

Sistem menampilkan seluruh karyawan yang tidak patuh.

Log Audit Karyawan

Log Audit mencatat seluruh perubahan yang dilakukan pada catatan karyawan.

Informasi yang Tersedia

• Dibuat Oleh
• Diperbarui Oleh
• Dihapus Oleh
• Tanggal & Waktu
• Perubahan Kolom

Melihat Log Audit

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Gulir ke Log Audit.
3. Tinjau riwayat perubahan.

Menelepon Pengemudi

Modul Karyawan mendukung kontak langsung dengan pengemudi.

Langkah-Langkah

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Klik 📞 Call Driver.

Sistem memulai proses panggilan yang telah dikonfigurasi.

Mencari Karyawan

Administrator dapat melakukan pencarian menggunakan:

• Nama Karyawan
• Alamat Email
• Nomor Telepon
• Peran
• Status
• Status Kepatuhan

Langkah-Langkah

1. Buka Daftar Karyawan.
2. Pilih kriteria pencarian.
3. Masukkan nilai pencarian.
4. Klik Search.

Memfilter Karyawan

Filter yang Tersedia

• Karyawan Aktif
• Karyawan Tidak Aktif
• Karyawan yang Diblokir
• Pengemudi
• Penjaga
• Pemandu
• Tenaga Penjualan
• Status Kepatuhan

Unggah Massal Karyawan

Impor beberapa karyawan sekaligus.

Langkah-Langkah

1. Buka Daftar Karyawan.
2. Klik Menu Aksi (⋮).
3. Pilih Bulk Upload.
4. Unduh Templat.
5. Isi informasi karyawan.
6. Unggah file yang telah dilengkapi.
7. Kirim.

Sistem memvalidasi dan mengimpor catatan.

Edit Massal Karyawan

Perbarui beberapa karyawan sekaligus.

Langkah-Langkah

1. Pilih karyawan.
2. Klik Menu Aksi (⋮).
3. Pilih Bulk Edit.
4. Unduh templat.
5. Lakukan perubahan.
6. Unggah file yang telah diperbarui.

Karyawan yang dipilih akan diperbarui.

Hapus Massal Karyawan

Langkah-Langkah

1. Pilih catatan karyawan.
2. Klik Menu Aksi (⋮).
3. Pilih Bulk Delete.
4. Konfirmasikan penghapusan.

Catatan Penting

Karyawan yang telah dihapus mungkin tidak dapat dipulihkan. Selalu verifikasi sebelum menghapus.

Mengekspor Data Karyawan

Langkah-Langkah

1. Buka Daftar Karyawan.
2. Terapkan filter jika diperlukan.
3. Klik Menu Aksi (⋮).
4. Pilih Download.
5. Pilih templat.
6. Unduh file Excel.

Menyesuaikan Kolom Daftar Karyawan

Langkah-Langkah

1. Klik ikon Pengaturan (⚙️).
2. Buka Pengaturan Kolom.
3. Pindahkan kolom antara Kolom Terlihat dan Kolom Tersembunyi.
4. Simpan perubahan.

Tabel akan diperbarui secara otomatis.

Menautkan Karyawan ke Pemasok

Karyawan dapat dikaitkan dengan pemasok atau vendor.

Langkah-Langkah

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Pilih opsi Supplier Vehicle.
3. Pilih pemasok.
4. Simpan perubahan.

Karyawan menjadi tertaut ke pemasok tersebut.

Memahami Menu Aksi

Menu Aksi (⋮) menyediakan berbagai fungsi lanjutan.

Pilihan yang Tersedia

• Bulk Delete
• Bulk Edit
• Bulk Upload
• Download
• Customise

Ketersediaan bergantung pada izin dan konfigurasi.

Menonaktifkan Karyawan

Karyawan dapat dinonaktifkan tanpa harus dihapus.

Langkah-Langkah

1. Buka Catatan Karyawan.
2. Klik Edit.
3. Ubah Status menjadi Tidak Aktif.
4. Simpan perubahan.

Karyawan tetap berada di basis data tetapi tidak dapat ditugaskan.

Proses Pengelolaan Karyawan yang Disarankan

1. Tambahkan detail karyawan.
2. Tetapkan peran yang sesuai.
3. Unggah dokumen kepatuhan.
4. Tambahkan izin.
5. Tetapkan pemasok jika berlaku.
6. Verifikasi status kepatuhan.
7. Pantau kinerja perjalanan.
8. Tinjau log audit.
9. Ekspor laporan secara berkala.

Praktik Terbaik

Selalu verifikasi:

• ✓ Nama Karyawan
• ✓ Nomor Telepon
• ✓ Peran yang Ditetapkan
• ✓ Informasi Izin
• ✓ Dokumen Kepatuhan
• ✓ Status Karyawan
• ✓ Penetapan Pemasok
• ✓ Informasi Kontak
• ✓ Riwayat Audit
• ✓ Kinerja Perjalanan

Ringkasan Modul

Modul Karyawan berfungsi sebagai sistem pengelolaan tenaga kerja untuk operasi transportasi. Modul ini memungkinkan administrator mengelola catatan karyawan, menetapkan peran, melacak izin dan kepatuhan, memantau kinerja perjalanan, mengelola staf pemasok, memelihara log audit, serta memastikan karyawan tetap terdokumentasi dengan baik dan siap untuk penugasan operasional.