Pesanan Pembelian

T1. Apa tujuan modul Pesanan Pembelian?

Modul Pesanan Pembelian (PO) membantu mengelola perjanjian pembelian dengan klien/perusahaan.

  • Menyimpan detail PO spesifik klien.
  • Melacak nomor PO, jumlah, tanggal terbit/kedaluwarsa.
  • Menautkan PO ke penagihan dan faktur.
  • Memelihara catatan untuk tim audit dan keuangan.

T2. Siapa yang biasanya menggunakan modul ini?

  • Tim Keuangan → Untuk kepatuhan penagihan.
  • Tim Operasi → Untuk memverifikasi pesanan klien sebelum eksekusi perjalanan.
  • Admin → Untuk membuat, mengedit, atau menghapus PO.

T3. Bidang apa yang ditampilkan dalam tampilan daftar PO?

Dalam daftar Pesanan Pembelian, kolom berikut muncul:

  • Klien
  • Perusahaan Klien
  • Nomor PO
  • Tindakan (✏️ Edit, 🗑️ Hapus)

T4. Bagaimana cara membuat Pesanan Pembelian baru?

Langkah-langkah:

  1. Navigasikan ke Keuangan → Pesanan Pembelian.
  2. Klik tombol ➕ Tambah.
  3. Isi detail:
    • Klien (Pilih dari menu tarik-turun)
    • Perusahaan Klien
    • Nomor PO
    • Tanggal Terbit & Tanggal Kedaluwarsa
    • Mata Uang & Jumlah
    • Catatan (opsional)
  4. Klik Simpan → PO dibuat.

T5. Apa saja bidang minimum yang wajib saat membuat PO?

  • Klien
  • Perusahaan Klien
  • Nomor PO
  • Tanggal Terbit
  • Mata Uang
  • Jumlah

T6. Bagaimana cara mengedit PO yang ada?

Langkah-langkah:

  1. Buka Keuangan → Pesanan Pembelian.
  2. Temukan catatan dalam daftar.
  3. Klik ✏️ Edit.
  4. Ubah bidang yang diperlukan (tanggal, jumlah, dll.).
  5. Klik Simpan untuk memperbarui.

T7. Bagaimana cara menghapus PO?

Langkah-langkah:

  1. Dalam daftar PO, temukan catatan.
  2. Klik ikon 🗑️ Hapus.
  3. Konfirmasikan penghapusan → PO dihapus.

T8. Bagaimana cara menghapus beberapa PO secara massal?

Langkah-langkah:

  1. Centang kotak di samping beberapa PO.
  2. Buka menu 3 titik (⋮) di kanan atas.
  3. Pilih Hapus Massal.
  4. Konfirmasikan penghapusan → Semua PO yang dipilih dihapus.

T9. Bagaimana cara mencari PO tertentu?

Langkah-langkah:

  1. Gunakan bilah Pencarian di kanan atas.
  2. Masukkan kata kunci → Nama Klien.
  3. Tekan Cari → Hasil difilter.

T10. Dapatkah saya memfilter PO berdasarkan tanggal?

Tidak.

T11. Bagaimana cara mengunggah PO sekaligus?

Langkah-langkah:

  1. Buka daftar Pesanan Pembelian.
  2. Klik menu 3 titik (⋮) → Pilih Unggah.
  3. Pilih Templat Unggah yang telah ditentukan.
  4. Unggah file Excel/CSV Anda.
  5. Sistem memvalidasi → Mengimpor PO secara massal.

T12. Bagaimana cara mengunduh PO?

Langkah-langkah:

  1. Buka daftar Pesanan Pembelian.
  2. Klik menu 3 titik (⋮).
  3. Pilih Unduh → PO diekspor dalam Excel/CSV.

T13. Tindakan apa yang tersedia di menu 3 titik (⋮)?

  • Hapus Massal (menghapus beberapa PO).
  • Unggah (impor PO secara massal).
  • Unduh (ekspor PO).

T14. Tindakan apa yang tersedia dari ikon roda gigi (⚙️)?

  • Menyesuaikan visibilitas kolom dalam Tabel/daftar.
  • Menampilkan/menyembunyikan bidang tertentu (mis. Perusahaan Klien, Nomor PO).

T15. Bagaimana cara melacak kedaluwarsa PO?

  • Setiap PO memiliki Tanggal Terbit dan Tanggal Kedaluwarsa.
  • Keuangan/Admin dapat memfilter PO yang kedaluwarsa menggunakan bilah pencarian.
  • PO yang kedaluwarsa harus diperbarui/diperpanjang.

T16. Apa kegunaan bidang Catatan di PO?

Bidang Catatan memungkinkan Anda mencatat informasi tambahan seperti:

  • Instruksi khusus klien.
  • Ketentuan pembayaran.
  • Pengingat pembaruan.

T17. Dapatkah saya mengubah mata uang PO yang ada?

Ya.
Buka PO dalam mode Edit.
Perbarui bidang Mata Uang.
Simpan perubahan → Semua laporan mendatang mencerminkan mata uang baru.

T18. Apakah ada log audit untuk PO?

✅ Ya. Setiap tindakan PO (Buat/Edit/Hapus) dicatat dengan:

  • Nama pengguna
  • Tindakan yang dilakukan
  • Tanggal & waktu

T19. Bagaimana PO terintegrasi dengan faktur?

  • PO dapat dirujuk dalam Faktur untuk validasi.
  • Membantu memastikan penagihan berada dalam batas PO.
  • Mencegah penagihan tanpa pesanan pembelian klien yang valid.

T20. Dapatkah saya memperbarui Pesanan Pembelian yang kedaluwarsa?

Langkah-langkah:

  1. Buka Keuangan → Pesanan Pembelian.
  2. Cari PO yang kedaluwarsa berdasarkan klien atau nomor.
  3. Klik ✏️ Edit.
  4. Perbarui Tanggal Kedaluwarsa ke tanggal mendatang.
  5. Secara opsional sesuaikan Jumlah atau Catatan.
  6. Simpan → PO sekarang diperbarui.

T21. Dapatkah saya membatasi siapa yang dapat membuat atau mengedit Pesanan Pembelian?

Ya, melalui izin berbasis peran.

  1. Admin menavigasi ke Pengguna → Admin.
  2. Tetapkan peran dengan hak akses (Buat/Edit/Hapus).
  3. Pengguna tanpa hak hanya dapat melihat PO.

T22. Bagaimana cara memvalidasi jumlah PO terhadap faktur?

Saat membuat faktur:

  1. Pilih PO klien.
  2. Sistem memeriksa apakah total faktur ≤ Jumlah PO.
  3. Jika faktur melebihi PO → Peringatan/Blokir ditampilkan.

T23. Dapatkah saya melacak status PO (Aktif, Kedaluwarsa, Tertutup)?

  • Status ditentukan otomatis berdasarkan Tanggal Kedaluwarsa.
  • Aktif → Dalam rentang tanggal.
  • Kedaluwarsa → Melewati Tanggal Kedaluwarsa.
  • Tertutup → Ditandai secara manual sebagai tertutup oleh admin.

Status membantu keuangan untuk dengan cepat memeriksa PO yang valid vs tidak valid.

T24. Bagaimana cara memastikan Nomor PO unik?

  • Sistem memberlakukan keunikan saat pembuatan.
  • Jika Nomor PO duplikat dimasukkan → Kesalahan ditampilkan.
  • Gunakan konvensi penomoran spesifik klien (mis. TCS/2025/001).

T25. Dapatkah saya mengekspor PO untuk satu klien saja?

Langkah-langkah:

  1. Buka Keuangan → Pesanan Pembelian.
  2. Cari/filter berdasarkan nama Klien.
  3. Klik menu 3 titik (⋮) → Unduh.
  4. Hanya catatan yang difilter yang diekspor.

T26. Bagaimana cara mencetak Pesanan Pembelian?

Langkah-langkah:

  1. Buka catatan PO.
  2. Gunakan opsi Cetak/Ekspor ke PDF (jika diaktifkan).
  3. Simpan atau langsung cetak PO untuk dibagikan dengan klien.