أمر الشراء
س1. ما الغرض من وحدة أمر الشراء؟
تساعد وحدة أمر الشراء (PO) على إدارة اتفاقيات الشراء مع العملاء/الشركات.
- تخزين تفاصيل أمر الشراء الخاصة بكل عميل.
- تتبّع رقم أمر الشراء والمبلغ وتاريخي الإصدار/الانتهاء.
- ربط أمر الشراء بالفوترة والفواتير.
- الاحتفاظ بالسجلات لفرق التدقيق والمالية.
س2. من الذي يستخدم هذه الوحدة عادةً؟
- الفرق المالية ← لامتثال الفوترة.
- فرق العمليات ← للتحقق من طلبات العملاء قبل تنفيذ الرحلة.
- المسؤولون ← لإنشاء أوامر الشراء أو تعديلها أو حذفها.
س3. ما الحقول المعروضة في عرض قائمة أوامر الشراء؟
في قائمة أوامر الشراء، تظهر الأعمدة التالية:
- العميل
- شركة العميل
- رقم أمر الشراء
- الإجراء (✏️ تعديل، 🗑️ حذف)
س4. كيف أنشئ أمر شراء جديدًا؟
الخطوات:
- انتقل إلى المالية ← أمر الشراء.
- انقر فوق زر ➕ إضافة.
- املأ التفاصيل:
- العميل (اختر من القائمة المنسدلة)
- شركة العميل
- رقم أمر الشراء
- تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء
- العملة والمبلغ
- ملاحظة (اختياري)
- انقر فوق حفظ ← يتم إنشاء أمر الشراء.
س5. ما الحد الأدنى من الحقول المطلوبة عند إنشاء أمر شراء؟
- العميل
- شركة العميل
- رقم أمر الشراء
- تاريخ الإصدار
- العملة
- المبلغ
س6. كيف أعدّل أمر شراء قائمًا؟
الخطوات:
- انتقل إلى المالية ← أمر الشراء.
- حدّد موقع السجل في القائمة.
- انقر فوق ✏️ تعديل.
- عدّل الحقول المطلوبة (التواريخ، المبلغ، إلخ).
- انقر فوق حفظ للتحديث.
س7. كيف أحذف أمر شراء؟
الخطوات:
- في قائمة أوامر الشراء، اعثر على السجل.
- انقر فوق أيقونة 🗑️ حذف.
- أكّد الحذف ← تُزال أمر الشراء.
س8. كيف أحذف عدة أوامر شراء بشكل مجمّع؟
الخطوات:
- حدّد خانات الاختيار بجوار عدة أوامر شراء.
- افتح قائمة النقاط الثلاث (⋮) في أعلى اليمين.
- اختر الحذف المجمّع.
- أكّد الحذف ← تُحذف جميع أوامر الشراء المحددة.
س9. كيف أبحث عن أمر شراء معين؟
الخطوات:
- استخدم شريط البحث في أعلى اليمين.
- أدخل كلمة مفتاحية ← اسم العميل.
- اضغط بحث ← تُصفّى النتائج.
س10. هل يمكنني تصفية أوامر الشراء حسب التاريخ؟
لا.
س11. كيف أرفع أوامر الشراء دفعة واحدة؟
الخطوات:
- افتح قائمة أمر الشراء.
- انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮) ← اختر رفع.
- اختر قالب الرفع المحدّد مسبقًا.
- ارفع ملف Excel/CSV الخاص بك.
- يتحقّق النظام ← يستورد أوامر الشراء بشكل مجمّع.
س12. كيف أنزّل أوامر الشراء؟
الخطوات:
- افتح قائمة أمر الشراء.
- انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮).
- اختر تنزيل ← تُصدَّر أوامر الشراء بتنسيق Excel/CSV.
س13. ما الإجراءات المتاحة ضمن قائمة النقاط الثلاث (⋮)؟
- الحذف المجمّع (حذف عدة أوامر شراء).
- الرفع (استيراد أوامر الشراء بشكل مجمّع).
- التنزيل (تصدير أوامر الشراء).
س14. ما الإجراءات المتاحة من أيقونة الترس (⚙️)؟
- تخصيص إظهار الأعمدة في الجدول/القائمة.
- إظهار/إخفاء حقول معينة (مثل شركة العميل، رقم أمر الشراء).
س15. كيف أتتبّع انتهاء أمر الشراء؟
- لكل أمر شراء تاريخ إصدار وتاريخ انتهاء.
- يمكن للمالية/الإدارة تصفية أوامر الشراء المنتهية باستخدام شريط البحث.
- يجب تجديد/تمديد أوامر الشراء المنتهية.
س16. ما فائدة حقل الملاحظات في أمر الشراء؟
يتيح لك حقل الملاحظات تسجيل معلومات إضافية مثل:
- تعليمات خاصة بالعميل.
- شروط الدفع.
- تذكيرات التجديد.
س17. هل يمكنني تغيير عملة أمر شراء قائم؟
نعم.
افتح أمر الشراء في وضع التعديل.
حدّث حقل العملة.
احفظ التغييرات ← ستعكس جميع التقارير المستقبلية العملة الجديدة.
س18. هل يوجد سجل تدقيق لأوامر الشراء؟
✅ نعم. يُسجَّل كل إجراء على أمر الشراء (إنشاء/تعديل/حذف) مع:
- اسم المستخدم
- الإجراء المُنفَّذ
- التاريخ والوقت
س19. كيف يتكامل أمر الشراء مع الفواتير؟
- يمكن الإشارة إلى أوامر الشراء في الفواتير للتحقق.
- يساعد على ضمان أن تكون الفوترة ضمن حدود أمر الشراء.
- يمنع الفوترة دون أوامر شراء صالحة من العميل.
س20. هل يمكنني تجديد أمر شراء منتهٍ؟
الخطوات:
- انتقل إلى المالية ← أمر الشراء.
- ابحث عن أمر الشراء المنتهي حسب العميل أو الرقم.
- انقر فوق ✏️ تعديل.
- حدّث تاريخ الانتهاء إلى تاريخ مستقبلي.
- اختياريًا، عدّل المبلغ أو الملاحظات.
- احفظ ← أصبح أمر الشراء مُجدَّدًا الآن.
س21. هل يمكنني تقييد من يستطيع إنشاء أوامر الشراء أو تعديلها؟
نعم، عبر الأذونات المستندة إلى الأدوار.
- ينتقل المسؤول إلى المستخدمون ← المسؤولون.
- أسند الأدوار مع حقوق الوصول (إنشاء/تعديل/حذف).
- يمكن للمستخدمين بدون حقوق عرض أوامر الشراء فقط.
س22. كيف أتحقّق من مبلغ أمر الشراء مقابل الفواتير؟
أثناء إنشاء فاتورة:
- حدّد أمر شراء العميل.
- يتحقّق النظام مما إذا كان إجمالي الفاتورة ≤ مبلغ أمر الشراء.
- إذا تجاوزت الفاتورة أمر الشراء ← يُعرَض تنبيه/حظر.
س23. هل يمكنني تتبّع حالة أمر الشراء (نشط، منتهٍ، مغلق)؟
- تُحدَّد الحالة تلقائيًا بحسب تاريخ الانتهاء.
- نشط ← ضمن نطاق التاريخ.
- منتهٍ ← بعد تاريخ الانتهاء.
- مغلق ← مُحدَّد يدويًا كمغلق من قِبل المسؤول.
تساعد الحالة المالية على التحقق سريعًا من أوامر الشراء الصالحة مقابل غير الصالحة.
س24. كيف أضمن أرقام أوامر شراء فريدة؟
- يفرض النظام التفرّد عند الإنشاء.
- إذا أُدخل رقم أمر شراء مكرر ← يُعرَض خطأ.
- استخدم اصطلاحات ترقيم خاصة بالعميل (مثل TCS/2025/001).
س25. هل يمكنني تصدير أوامر الشراء لعميل واحد فقط؟
الخطوات:
- افتح المالية ← أمر الشراء.
- ابحث/صفِّ حسب اسم العميل.
- انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮) ← تنزيل.
- تُصدَّر السجلات المصفّاة فقط.
س26. كيف أطبع أمر شراء؟
الخطوات:
- افتح سجل أمر الشراء.
- استخدم خيار طباعة/تصدير إلى PDF (إذا كان مفعّلًا).
- احفظ أمر الشراء أو اطبعه مباشرة لمشاركته مع العميل.