الدفعة الصادرة

س1 — ما هي وحدة الدفعة الصادرة ومن يستخدمها؟

  • تسجّل وحدة الدفعة الصادرة المدفوعات التي أصدرتها شركتك (للموردين والبائعين وغيرهم).
  • تستخدمها الفرق المالية لتدوين المدفوعات الصادرة وتتبّعها وتسويتها.
  • قد يستخدمها موظفو العمليات أو الإدارة لإرفاق الرحلات/الفواتير أو إضافة بنود مصروفات مرتبطة بتلك المدفوعات.
  • استخدمها لتصدير قوائم المدفوعات أو رفع المدفوعات بشكل مجمّع أو إدارة السجلات بشكل مجمّع عبر قائمة النقاط الثلاث.

س2 — أين أفتح شاشة الدفعة الصادرة؟

الخطوات:

  1. من القائمة الرئيسية، افتح المالية.
  2. انقر فوق الدفعة الصادرة (العنصر الذي يحمل أيقونة دفع ضمن المالية).
  3. سيُفتح جدول/قائمة الدفعة الصادرة موضّحًا صفوف المدفوعات (التاريخ، المدفوع له، الحالة، المورد، الإجمالي، المبلغ المدفوع، الرقم المرجعي، الإجراء).

س3 — ما الأعمدة المعروضة في قائمة الدفعة الصادرة؟

الخطوات:

  • التاريخ — متى تمت الدفعة/سُجّلت.
  • المدفوع له — نوع المستلم (مثل المدفوع للبائع).
  • الحالة — الحالة الحالية للدفعة (مثل تم، قيد الانتظار).
  • المورد — اسم المورد.
  • الشركة — الشركة ذات الصلة (إن وجدت).
  • الإجمالي — القيمة/العملة الإجمالية للدفعة.
  • المبلغ المدفوع — المبلغ المدفوع فعليًا.
  • الرقم المرجعي — الرقم المرجعي للدفعة.
  • الإجراء — أيقونات للتعديل (القلم) أو الحذف (سلة المهملات).

س4 — كيف أضيف دفعة جديدة (خطوة بخطوة)؟

الخطوات:

  1. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).

  2. انقر فوق زر + (إضافة) في أعلى يمين القائمة.

  3. في نموذج إضافة دفعة صادرة، املأ هذه الحقول المطلوبة:

    • المورد: افتح قائمة الموردين المنسدلة وحدّد المورد.
    • الحساب: اختر الحساب من القائمة المنسدلة (الحساب الذي صدرت منه الدفعة).
    • الرقم المرجعي: أدخل رقم البنك/الإيصال/المرجع الخاص بك.
    • تاريخ الدفع: اختر تاريخ الدفع من التقويم.
    • الإجمالي: اختر العملة وأدخل المبلغ الإجمالي.
    • المدفوع له: حدّد من تمت الدفعة له (مثل المدفوع للبائع).
    • حالة الدفع: حدّد الحالة (مثل قيد الانتظار / تم).
    • TDS: أدخل قيمة TDS إن وُجدت.
    • المبلغ المدفوع: أدخل المبلغ المدفوع فعليًا.

  4. (اختياري) إضافة مصروفات:

  • انقر فوق + مصروف ← حدّد المورد (أو نصًا حرًّا) وأدخل المبلغ المدفوع لبند المصروف.
  • كرّر لإضافة عدة مصروفات.
  • سيُحدَّث “إجمالي المبلغ المدفوع” في الأسفل.
  1. (اختياري) ربط الفواتير/الرحلات:
  • في قسم الفواتير/الرحلات، انقر فوق + رحلة أو + فاتورة.
  • حدّد الرحلة أو الفاتورة ذات الصلة وأدخل المبلغ المدفوع لكل صف.
  1. راجع الإجماليات وتأكّد من أن الإجمالي ومجموع(المصروفات + الفواتير/الرحلات) يطابقان القيم المتوقعة.
  2. انقر فوق حفظ (أسفل اليمين).
  3. ستظهر الدفعة الجديدة في الشبكة.

س5 — ما الحقول الإلزامية عند إنشاء دفعة؟

الخطوات:

  • الإلزامية (تظهر بعلامة نجمية في النموذج): المورد، الحساب، الرقم المرجعي، تاريخ الدفع، الإجمالي، المدفوع له، حالة الدفع، المبلغ المدفوع.
  • املأ هذه الحقول أولًا — لن يُحفظ النموذج إذا كان أي حقل إلزامي فارغًا.

س6 — كيف أضيف بند مصروف إلى دفعة محفوظة؟

  1. افتح صف دفعة قائم بالنقر فوق أيقونة التعديل (القلم) في عمود الإجراء.
  2. مرّر إلى المصروفات.
  3. انقر فوق + مصروف على يمين عنوان المصروفات.
  4. في الصف الجديد، حدّد مورد المصروف (أو أدخل وصفًا) واكتب المبلغ المدفوع.
  5. كرّر إذا كنت بحاجة إلى عدة بنود مصروفات.
  6. تحقّق من ملخص إجمالي المبلغ المدفوع أسفل الجدول.
  7. انقر فوق حفظ لتحديث الدفعة.

س7 — كيف أربط رحلات أو فواتير بدفعة؟

  1. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).
  2. افتح الدفعة في وضع التعديل (انقر فوق أيقونة القلم).
  3. في قسم الفواتير/الرحلات، انقر فوق + رحلة لإرفاق الرحلات أو + فاتورة لإرفاق فواتير البائعين.
  4. من النافذة المنبثقة/القائمة، حدّد الرحلة أو الفاتورة التي تريد دفعها.
  5. أدخل المبلغ المدفوع لصف تلك الرحلة/الفاتورة.
  6. كرّر لعدة رحلات/فواتير حسب الحاجة.
  7. تأكّد من أن إجمالي المبلغ المدفوع يطابق مبلغ الدفعة واحفظ.

س8 — كيف أعدّل سجل دفعة قائم؟

  1. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).
  2. في قائمة الدفعة الصادرة، حدّد موقع صف الدفعة الذي تريد تغييره.
  3. انقر فوق أيقونة التعديل (القلم) في عمود الإجراء.
  4. حدّث أي حقل في نافذة التعديل (المورد، الحساب، الإجمالي، تاريخ الدفع، TDS، المبلغ المدفوع، المصروفات، الرحلات/الفواتير المرتبطة).
  5. تحقّق من الإجماليات والعناصر المرتبطة.
  6. انقر فوق حفظ لتطبيق التغييرات.

س9 — كيف أحذف دفعة واحدة؟

الخطوات:

  1. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).
  2. في قائمة الدفعة الصادرة، اعثر على الدفعة المراد إزالتها.
  3. انقر فوق أيقونة الحذف (سلة المهملات) في عمود الإجراء لذلك الصف.
  4. أكّد الحذف في مربع حوار التأكيد (إن ظهر).
  5. ستُزال الدفعة من الشبكة.

س10 — كيف أحذف المدفوعات بشكل مجمّع؟

الخطوات:

  1. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).
  2. في قائمة الدفعة الصادرة، حدّد خانات الاختيار على اليسار لكل دفعة تريد إزالتها.
  3. انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮) قرب أعلى يمين القائمة.
  4. اختر الحذف المجمّع من القائمة المنسدلة.
  5. أكّد الحذف المجمّع في المطالبة.
  6. ستُحذف المدفوعات المحددة.

س11 — كيف أصدّر (أنزّل) سجلات المدفوعات؟

الخطوات:

  1. التنزيل غير مدعوم حاليًا، لكن الخيار متاح.
  2. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).
  3. في صفحة الدفعة الصادرة، انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮) في أعلى اليمين.
  4. اختر تنزيل.
  5. سيُجهّز النظام ويُنزّل تصديرًا (Excel/CSV) للمدفوعات المعروضة حاليًا (مع مراعاة البحث/المرشّحات).
  6. افتح الملف المُصدَّر في Excel أو التطبيق الذي تفضّله.

س12 — كيف أرفع المدفوعات؟

  1. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).
  2. انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮) في قائمة الدفعة الصادرة.
  3. اختر رفع.
  4. اختر قالب الرفع المجمّع المُحدَّد مسبقًا (Excel/CSV) الذي يطلبه نظامك.
  5. املأ القالب بصفوف المدفوعات (اتبع أسماء أعمدة القالب بدقة).
  6. ارفع الملف المعبّأ.
  7. سيتحقّق النظام ويستورد المدفوعات أو يوفّر ملف أخطاء لإجراء التصحيحات.

س13 — ماذا يفعل خيار التخصيص في قائمة النقاط الثلاث؟

  1. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).
  2. انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮) ← اختر تخصيص.
  3. سيظهر مربع حوار لإظهار الأعمدة (أو خيارات الشبكة).
  4. حدّد أو ألغِ تحديد الأعمدة التي تريد إظهارها/إخفاءها في شبكة المدفوعات (مثل إخفاء الشركة وإظهار TDS).
  5. انقر فوق تطبيق لحفظ عرض الشبكة (يُحدَّث فورًا).

س14 — كيف أبحث عن دفعة معينة أو أصفّيها؟

  1. افتح الدفعة الصادرة (المالية ← الدفعة الصادرة).
  2. استخدم مربع البحث في أعلى يمين قائمة الدفعة الصادرة.
  3. اختر اسم الدفعة الصادرة / الدفعة الصادرة / الرقم المرجعي / الحالة.
  4. أدخل كلمات مفتاحية (اسم المورد، الرقم المرجعي، إلخ).
  5. اضغط Enter أو انقر فوق أيقونة البحث — يُحدَّث الجدول لعرض الصفوف المطابقة.

س15 — ماذا تعني حالة الدفع وكيف أستخدمها؟

  • تشير حالة الدفع إلى ما إذا كانت الدفعة قيد الانتظار أو تمت أو حالة أخرى يهيّئها نظامك.
  • عند إنشاء دفعة، اختر الحالة الصحيحة من قائمة حالة الدفع المنسدلة.
  • لتمييز دفعة قيد الانتظار بأنها مكتملة: عدّل الدفعة واضبط حالة الدفع ← تم، وحدّث المبلغ المدفوع وتاريخ الدفع حسب الحاجة، ثم احفظ.
  • استخدم الحالة لتصفية القائمة (مثل عرض المدفوعات قيد الانتظار فقط) قبل التصدير.

س16 — كيف يُسجَّل TDS في الدفعة؟

الخطوات:

  1. في إضافة/تعديل الدفعة، اعثر على حقل TDS.
  2. أدخل مبلغ (أو رمز) TDS المنطبق على هذه الدفعة.
  3. يُخزَّن TDS مع سجل الدفعة ويظهر عند تعديل الدفعة أو تصديرها.
  4. احفظ الدفعة للاحتفاظ بتفاصيل TDS.

س17 — كيف أغيّر عملة الدفعة؟

الخطوات:

  1. في نموذج الإضافة/التعديل، ابحث عن حقل الإجمالي الذي يتضمّن قائمة عملات منسدلة (مثل INR).
  2. انقر فوق قائمة العملات المنسدلة وحدّد العملة التي تحتاجها.
  3. أدخل مبلغ الإجمالي الرقمي بعد اختيار العملة الصحيحة.
  4. تأكّد من أن المبالغ في المصروفات أو الفواتير/الرحلات تطابق العملة أو حوّلها بشكل مناسب قبل الحفظ.

س18 — كيف يتحقّق النظام من الإجماليات والمبالغ قبل الحفظ؟

الخطوات:

  1. عند إدخال الإجمالي والمبلغ المدفوع، يقارن النموذج الإجماليات بمجموع صفوف المصروفات والرحلات/الفواتير.
  2. إذا لم تتطابق المجاميع أو غاب حقل إلزامي، سيعرض النظام أخطاء التحقق (أو يمنع الحفظ).
  3. صحّح الحقول المميَّزة (المبالغ الصحيحة، أضف الإدخالات المطلوبة) وانقر فوق حفظ مرة أخرى.

س19 — كيف أتعامل مع دفعة جزئية (دفع أقل من الإجمالي)؟

الخطوات:

  1. في إضافة/تعديل الدفعة، اضبط الإجمالي على إجمالي الفاتورة.
  2. أدخل المبلغ المدفوع كالمبلغ الجزئي الذي تدفعه الآن.
  3. اضبط حالة الدفع على قيد الانتظار (إذا أردت الإشارة إلى استحقاق دفعة إضافية) أو حالة أخرى يستخدمها سير عملك.

س20 — كيف أصدّر مدفوعات مورد معين فقط (مثال: جميع المدفوعات إلى “Roadway Logistics”)؟

الخطوات:

  1. في مربع البحث، أدخل اسم المورد (مثل “Roadway Logistics”).
  2. اضغط Enter — ستعرض الشبكة المدفوعات إلى ذلك المورد فقط.
  3. انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮) واختر تنزيل لتصدير القائمة المصفّاة.