Paiement effectué

Q1 — Qu’est-ce que le module Paiement effectué et qui l’utilise ?

  • Le module Paiement effectué enregistre les paiements que votre entreprise a émis (aux fournisseurs, prestataires, etc.).
  • Les équipes financières l’utilisent pour consigner, suivre et rapprocher les paiements sortants.
  • Le personnel d’exploitation ou administratif peut l’utiliser pour rattacher des trajets/factures ou ajouter des lignes de dépenses liées à ces paiements.
  • Utilisez-le pour exporter des listes de paiements, importer des paiements en masse ou gérer des enregistrements en lot via le menu à trois points.

Q2 — Où ouvrir l’écran Paiement effectué ?

Étapes :

  1. Dans le menu principal, ouvrez Finance.
  2. Cliquez sur Paiement effectué (l’élément avec une icône de paiement sous Finance).
  3. Le tableau/la liste Paiement effectué s’ouvre, affichant les lignes de paiement (Date, Payé à, Statut, Fournisseur, Total, Montant payé, N° de réf., Action).

Q3 — Quelles colonnes sont affichées dans la liste Paiement effectué ?

Étapes :

  • Date — quand le paiement a été effectué/enregistré.
  • Payé à — le type de bénéficiaire (par ex. Payé au prestataire).
  • Statut — état actuel du paiement (par ex. Effectué, En attente).
  • Fournisseur — nom du fournisseur.
  • Entreprise — entreprise liée (le cas échéant).
  • Total — valeur/devise totale du paiement.
  • Montant payé — combien a réellement été payé.
  • N° de réf. — numéro de référence du paiement.
  • Action — icônes pour Modifier (crayon) ou Supprimer (corbeille).

Q4 — Comment ajouter un nouveau paiement (étape par étape) ?

Étapes :

  1. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).

  2. Cliquez sur le bouton + (Ajouter) en haut à droite de la liste.

  3. Dans le formulaire Ajouter un paiement effectué, renseignez ces champs obligatoires :

    • Fournisseur : ouvrez le menu déroulant des fournisseurs et sélectionnez le fournisseur.
    • Compte : choisissez le compte dans le menu déroulant (compte d’où provient le paiement).
    • Numéro de référence : saisissez votre numéro de banque/reçu/référence.
    • Date de paiement : choisissez la date de paiement dans le calendrier.
    • Total : choisissez la devise et saisissez le montant total.
    • Payé à : sélectionnez le bénéficiaire (par ex. Payé au prestataire).
    • Statut du paiement : sélectionnez le statut (par ex. En attente / Effectué).
    • TDS : saisissez la valeur TDS le cas échéant.
    • Montant payé : saisissez le montant réellement payé.

  4. (Facultatif) Ajouter des dépenses :

  • Cliquez sur + Dépense → sélectionnez le fournisseur (ou texte libre) et saisissez le Montant payé pour la ligne de dépense.
  • Répétez pour ajouter plusieurs dépenses.
  • Le « Montant total payé » en bas se met à jour.
  1. (Facultatif) Lier des factures/trajets :
  • Dans la section Factures/Trajets, cliquez sur + Trajet ou + Facture.
  • Sélectionnez le trajet ou la facture concernés et saisissez le Montant payé pour chaque ligne.
  1. Vérifiez les totaux et assurez-vous que le Total et la somme(Dépenses + Factures/Trajets) correspondent aux valeurs attendues.
  2. Cliquez sur Enregistrer (en bas à droite).
  3. Le nouveau paiement apparaîtra dans la grille.

Q5 — Quels champs sont obligatoires lors de la création d’un paiement ?

Étapes :

  • Obligatoires (visibles avec un astérisque dans le formulaire) : Fournisseur, Compte, Numéro de référence, Date de paiement, Total, Payé à, Statut du paiement, Montant payé.
  • Remplissez d’abord ces champs — le formulaire ne s’enregistrera pas si un champ obligatoire est vide.

Q6 — Comment ajouter une ligne de dépense à un paiement enregistré ?

  1. Ouvrez une ligne de paiement existante en cliquant sur l’icône Modifier (crayon) dans la colonne Action.
  2. Faites défiler jusqu’à Dépenses.
  3. Cliquez sur + Dépense à droite de l’en-tête Dépenses.
  4. Dans la nouvelle ligne, sélectionnez le Fournisseur de la dépense (ou saisissez une description) et tapez le Montant payé.
  5. Répétez si vous avez besoin de plusieurs lignes de dépense.
  6. Vérifiez le récapitulatif Montant total payé sous le tableau.
  7. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour le paiement.

Q7 — Comment lier des trajets ou des factures à un paiement ?

  1. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).
  2. Ouvrez le paiement en mode Modification (cliquez sur l’icône du crayon).
  3. Dans la section Factures/Trajets, cliquez sur + Trajet pour rattacher des trajets ou + Facture pour rattacher des factures de prestataires.
  4. Dans la fenêtre contextuelle/liste, sélectionnez le trajet ou la facture que vous souhaitez payer.
  5. Saisissez le Montant payé pour cette ligne de trajet/facture.
  6. Répétez pour plusieurs trajets/factures au besoin.
  7. Confirmez que le Montant total payé correspond au montant du paiement et Enregistrez.

Q8 — Comment modifier un enregistrement de paiement existant ?

  1. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).
  2. Dans la liste Paiement effectué, localisez la ligne de paiement à modifier.
  3. Cliquez sur l’icône Modifier (crayon) dans la colonne Action.
  4. Mettez à jour n’importe quel champ dans la fenêtre de modification (Fournisseur, Compte, Total, Date de paiement, TDS, Montant payé, Dépenses, Trajets/Factures liés).
  5. Vérifiez les totaux et les éléments liés.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Q9 — Comment supprimer un seul paiement ?

Étapes :

  1. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).
  2. Dans la liste Paiement effectué, trouvez le paiement à supprimer.
  3. Cliquez sur l’icône Supprimer (corbeille) dans la colonne Action de cette ligne.
  4. Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue de confirmation (si elle s’affiche).
  5. La ligne de paiement sera retirée de la grille.

Q10 — Comment supprimer des paiements en masse ?

Étapes :

  1. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).
  2. Dans la liste Paiement effectué, cochez les cases à gauche de chaque paiement à supprimer.
  3. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) près du coin supérieur droit de la liste.
  4. Sélectionnez Suppression en masse dans le menu déroulant.
  5. Confirmez la suppression en masse dans l’invite.
  6. Les paiements sélectionnés seront supprimés.

Q11 — Comment exporter (télécharger) les enregistrements de paiements ?

Étapes :

  1. Actuellement, le téléchargement n’est pas pris en charge, mais l’option est disponible.
  2. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).
  3. Sur la page Paiement effectué, cliquez sur le menu à trois points (⋮) en haut à droite.
  4. Choisissez Télécharger.
  5. Le système préparera et téléchargera une exportation (Excel/CSV) des paiements actuellement affichés (en respectant la recherche/les filtres).
  6. Ouvrez le fichier exporté dans Excel ou l’application de votre choix.

Q12 — Comment importer des paiements ?

  1. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).
  2. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) dans la liste Paiement effectué.
  3. Sélectionnez Importer.
  4. Choisissez le modèle d’import en masse prédéfini (Excel/CSV) requis par votre système.
  5. Remplissez le modèle avec les lignes de paiement (suivez exactement les noms de colonne du modèle).
  6. Importez le fichier rempli.
  7. Le système validera et importera les paiements ou fournira un fichier d’erreurs pour les corrections.

Q13 — À quoi sert l’option Personnaliser du menu à trois points ?

  1. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).
  2. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) → choisissez Personnaliser.
  3. Une boîte de dialogue de visibilité des colonnes s’affiche (ou les options de la grille).
  4. Cochez ou décochez les colonnes que vous souhaitez afficher/masquer dans la grille des paiements (par ex. masquer Entreprise, afficher TDS).
  5. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer l’affichage de la grille (il se met à jour instantanément).

Q14 — Comment rechercher ou filtrer un paiement spécifique ?

  1. Ouvrez Paiement effectué (Finance → Paiement effectué).
  2. Utilisez la zone de recherche en haut à droite de la liste Paiement effectué.
  3. Sélectionnez Nom du paiement effectué / Paiement effectué / numéro de référence / statut.
  4. Saisissez des mots-clés (nom du fournisseur, n° de réf., etc.).
  5. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur l’icône de recherche — le tableau se met à jour pour afficher les lignes correspondantes.

Q15 — Que signifie le Statut du paiement et comment l’utiliser ?

  • Le Statut du paiement indique si le paiement est En attente, Effectué ou un autre état configuré par votre système.
  • Lors de la création d’un paiement, choisissez le bon statut dans le menu déroulant Statut du paiement.
  • Pour marquer un paiement en attente comme terminé : modifiez le paiement et définissez Statut du paiement → Effectué, mettez à jour le Montant payé et la Date de paiement au besoin, puis Enregistrez.
  • Utilisez le statut pour filtrer la liste (par ex. afficher uniquement les paiements En attente) avant d’exporter.

Q16 — Comment le TDS est-il enregistré dans un paiement ?

Étapes :

  1. Dans Ajouter/Modifier un paiement, trouvez le champ TDS.
  2. Saisissez le montant (ou code) TDS applicable à ce paiement.
  3. Le TDS est stocké avec l’enregistrement du paiement et apparaîtra lorsque vous modifiez ou exportez le paiement.
  4. Enregistrez le paiement pour conserver les détails du TDS.

Q17 — Comment changer la devise du paiement ?

Étapes :

  1. Dans le formulaire Ajouter/Modifier, cherchez le champ Total qui comprend un menu déroulant de devise (par ex. INR).
  2. Cliquez sur le menu déroulant de devise et sélectionnez la devise dont vous avez besoin.
  3. Saisissez le montant Total numérique après avoir choisi la bonne devise.
  4. Assurez-vous que les montants des Dépenses ou Factures/Trajets correspondent à la devise ou convertissez-les correctement avant d’enregistrer.

Q18 — Comment le système valide-t-il les totaux et les montants avant l’enregistrement ?

Étapes :

  1. Lorsque vous saisissez le Total et le Montant payé, le formulaire compare les totaux avec la somme des lignes de dépenses et de trajets/factures.
  2. Si les sommes ne correspondent pas ou qu’un champ obligatoire est manquant, le système affichera des erreurs de validation (ou empêchera l’enregistrement).
  3. Corrigez les champs en surbrillance (montants corrects, ajoutez les entrées requises) et cliquez à nouveau sur Enregistrer.

Q19 — Comment gérer un paiement partiel (payer moins que le total) ?

Étapes :

  1. Dans Ajouter/Modifier un paiement, définissez le Total comme le total de la facture.
  2. Saisissez le Montant payé comme le montant partiel que vous payez maintenant.
  3. Définissez le Statut du paiement sur En attente (si vous voulez indiquer qu’un paiement supplémentaire est dû) ou un autre statut utilisé par votre flux de travail.

Q20 — Comment exporter uniquement les paiements d’un fournisseur spécifique (exemple : tous les paiements à « Roadway Logistics ») ?

Étapes :

  1. Dans la zone de recherche, saisissez le nom du fournisseur (par ex. « Roadway Logistics »).
  2. Appuyez sur Entrée — la grille n’affichera que les paiements à ce fournisseur.
  3. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) et choisissez Télécharger pour exporter la liste filtrée.