Note de crédit

Q1. Comment ouvrir le module Note de crédit ?

Étapes :

  1. Depuis le menu principal, accédez à Finance.
  2. Cliquez sur Note de crédit.
  3. La liste/le tableau des Notes de crédit s’ouvre, affichant des colonnes comme Client, Entreprise du client, N° de note de crédit, N° de facture(s), Factures réglées, Montant et Statut.

Q2. À quoi sert une note de crédit ?

Une note de crédit est un document officiel émis pour réduire le montant à recevoir d’un client. Elle est utilisée pour :

  • Ajuster une surfacturation
  • Traiter des remboursements ou des annulations
  • Corriger des erreurs de facturation

Elle peut être liée à une ou plusieurs factures pour réduire le montant à recevoir.

Q3. Comment créer une nouvelle note de crédit ?

Étapes :

  1. Accédez à Finance → Note de crédit.
  2. Cliquez sur le bouton « + » Ajouter en haut à droite.
  3. Dans le formulaire Ajouter une note de crédit :
    • Sélectionnez la Date (icône de calendrier)
    • Choisissez l’Entreprise (votre entreprise émettrice)
    • Saisissez le N° de note de crédit (utilisez votre règle de numérotation)
    • Sélectionnez la Devise (par ex. INR)
    • Sélectionnez le Client (payeur/client)
    • Ajoutez le Type de frais (par ex. Tarif de base, Tarif kilométrique)
    • Vérifiez les totaux : Sous-total, Déduction totale, Montant imposable, Taxe et Total
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Q4. Quels champs sont obligatoires ?

Les champs obligatoires pour créer une note de crédit sont :

  • Date
  • Entreprise
  • N° de note de crédit
  • Devise
  • Client
  • Type de frais
  • Coût unitaire
  • Nbre d’unités (au moins une ligne est requise)

Sans ligne valide, la note ne peut pas être enregistrée.

Q5. Comment ajouter une ligne (frais crédité) ?

Étapes :

  1. Dans Type de frais, sélectionnez ou saisissez l’élément (par ex. Tarif kilométrique).
  2. Saisissez le Coût unitaire (prix par unité).
  3. Saisissez le Nbre d’unités.
  4. Le Montant se calcule automatiquement (Coût unitaire × Unités).
  5. Pour ajouter d’autres lignes, cliquez sur l’icône « + » dans la colonne Action et répétez le processus.

Q6. Comment utiliser Groupe pour organiser les lignes ?

Étapes :

  1. Cliquez sur + Groupe (en haut à droite de la zone des éléments).
  2. Un nouveau bloc de groupe apparaît. Ajoutez des lignes dans ce groupe (utile pour séparer services/taxes par section).
  3. Les groupes additionnent leurs propres sous-totaux et contribuent aux totaux globaux.

Q7. Comment appliquer une remise dans une note de crédit ?

Étapes :

  1. Cliquez sur le bouton + Remise (panneau de droite).
  2. Choisissez le type (fixe ou pourcentage) et saisissez la valeur.
  3. La remise est incluse dans la Déduction totale et réduit le Montant imposable en conséquence.

Q8. Comment ajouter une taxe ?

Étapes :

  1. Dans la ligne Taxe (panneau de droite), ouvrez le menu déroulant des taux (par ex. 0 %, 5 %, 18 %).
  2. Si nécessaire, cliquez sur l’icône de recherche pour sélectionner parmi les taux de taxe prédéfinis.
  3. Le système calcule les Taxes totales sur le Montant imposable et met à jour le Total.

Q9. Comment les totaux sont-ils calculés ?

Formules :

  • Sous-total = Somme de tous les montants des lignes
  • Déduction totale = Remises + Autres déductions
  • Montant imposable = Sous-total - Déduction totale
  • Taxes totales = Montant imposable × taux de taxe sélectionné(s)
  • Total = Montant imposable + Taxes totales

Q10. Comment enregistrer et revenir à la liste ?

Étapes :

  1. Cliquez sur Enregistrer (en bas à droite).
  2. Vous reviendrez à la liste Finance → Note de crédit.
  3. La nouvelle note de crédit s’affichera avec le Statut = Non réglé jusqu’à son application aux factures.

Q11. Comment modifier une note de crédit existante ?

Étapes :

  1. Ouvrez Finance → Note de crédit.
  2. Trouvez la ligne (utilisez la barre de recherche si nécessaire).
  3. Cliquez sur l’icône Modifier (✏️) dans la colonne Action.
  4. Modifiez les champs d’en-tête, les lignes, la taxe/remise selon vos besoins.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Q12. Comment lier/appliquer la note de crédit à une ou plusieurs factures ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit.
  2. Faites défiler jusqu’à la section Factures appliquées (en bas).
  3. Cliquez sur « + » pour ajouter une facture.
  4. Sélectionnez la ou les factures à appliquer (et le montant si l’application partielle est autorisée).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Q13. Que signifie Statut = Non réglé ?

« Non réglé » signifie que la valeur de la note de crédit n’est pas entièrement appliquée aux factures.
Une fois le montant rapproché et équilibré, le statut passe à Réglé, ou le Montant dû devient 0.

Q14. Puis-je imprimer la note de crédit ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit.
  2. Cliquez sur Imprimer (barre d’actions inférieure).
  3. Une vue imprimable/PDF s’ouvre selon votre modèle.

Q15. Comment générer une facture électronique pour une note de crédit (IRN/N° d’accusé) ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit enregistrée.
  2. Cliquez sur Créer une facture électronique (barre d’actions inférieure).
  3. Attendez une réponse de succès de la passerelle de facturation électronique.
  4. En cas de succès, le N° d’IRN et le N° d’accusé se remplissent dans la liste.

Q16. Où voir le N° d’IRN et le N° d’accusé plus tard ?

Étapes :

  1. Accédez à la liste Finance → Note de crédit.
  2. Consultez les colonnes N° d’IRN et N° d’accusé pour chaque ligne.
  3. Utilisez la barre de recherche pour filtrer par N° de note de crédit ou Client si nécessaire.

Q17. Comment annuler une note de crédit, et en quoi est-ce différent de la suppression ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit.
  2. Cliquez sur Annuler (barre d’actions inférieure) pour la marquer comme annulée (conservée pour l’audit).
  3. Supprimer retire l’enregistrement entièrement (si autorisé), à utiliser avec prudence.

Q18. Comment supprimer une note de crédit ?

Étapes :

  1. Ouvrez Finance → Note de crédit.
  2. Cliquez sur l’icône Supprimer (🗑️) dans la colonne Action de la ligne.
  3. Confirmez la suppression.

Q19. Comment télécharger/exporter la liste ?

Étapes :

  1. Dans la liste des Notes de crédit, cliquez sur le menu à trois points (⋮) (en haut à droite).
  2. Choisissez Télécharger.
  3. Sélectionnez le format (Excel/PDF).
  4. Le fichier se télécharge sur votre appareil.

Q20. Comment rechercher ou filtrer les notes de crédit ?

Étapes :

  1. Utilisez la barre de recherche (en haut à droite) pour saisir le nom du client, le N° de note de crédit ou le N° de facture.
  2. Pour filtrer par Date, définissez la plage de dates.
  3. Le tableau affichera les lignes correspondantes.

Q21. Comment personnaliser les colonnes de la liste ?

Étapes :

  1. En bas à droite, près de la pagination, cliquez sur l’icône engrenage (⚙️).
  2. Dans Champs visibles / Champs masqués, déplacez les colonnes selon vos besoins.
  3. Cliquez sur Enregistrer — le tableau s’actualise avec votre disposition.

Q22. Comment ajouter une application partielle de la note de crédit à une facture (si autorisé) ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit → Factures appliquées → « + ».
  2. Sélectionnez la facture.
  3. Saisissez le Montant à appliquer (≤ crédit restant).
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Q23. Puis-je regrouper des lignes tout en appliquant un seul taux de taxe ?

Oui. Vous pouvez créer un ou plusieurs Groupes pour l’organisation et appliquer un seul taux de taxe au Montant imposable global. Les totaux incluront tous les groupes.

Q24. Comment voir qui a créé ou modifié une note de crédit ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit.
  2. Cliquez sur Journal d’audit (barre inférieure).
  3. Consultez les horodatages, les noms d’utilisateur et les modifications de champs.

Q25. Comment gérer une note de crédit multidevise ?

Étapes :

  1. Dans Ajouter/Modifier la note de crédit, définissez la Devise sur la devise de facturation du client.
  2. Saisissez les lignes normalement — les taxes et les totaux se calculent dans cette devise.
  3. Pour les rapports de conversion, reportez-vous aux Rapports financiers.

Q26. Qu’advient-il du Montant dû ?

Le Montant dû affiche le montant restant sur la note de crédit après son application aux factures.

  • Si Montant dû = 0 → Entièrement réglé.
  • Si Montant dû > 0 → Partiellement réglé ou non utilisé.

Q27. Quelle est l’utilisation principale de ce module ?

Le module Note de crédit vous aide à :

  • Enregistrer des ajustements de crédit pour les clients
  • Suivre les montants de crédit non réglés par rapport aux réglés
  • Lier les notes de crédit aux factures pour réduire les créances
  • Générer des factures électroniques conformes (si activé)

Q28. Plusieurs notes de crédit peuvent-elles être émises pour le même client ?

Oui. Vous pouvez créer plusieurs notes de crédit pour un client, chacune avec son propre N° de note de crédit, montant et factures appliquées.

Q29. Quels champs sont affichés pour chaque note de crédit ?

La liste des Notes de crédit affiche :

  • Client
  • Entreprise du client
  • N° de note de crédit
  • N° de facture(s)
  • Factures réglées
  • Date
  • Montant
  • Statut (Réglé/Non réglé)
  • Montant dû
  • N° d’IRN
  • N° d’accusé

Q30. Est-il obligatoire de lier une note de crédit à une facture ?

Non. Vous pouvez enregistrer une note de crédit sans la lier, mais elle reste Non réglée jusqu’à son application à une ou plusieurs factures.

Q31. À quoi sert le champ « N° d’IRN » ?

L’IRN (Numéro de référence de la facture) est attribué lorsque vous générez une facture électronique. Il garantit l’authenticité et la conformité à la TPS/TVA.

Q32. Les notes de crédit peuvent-elles être partiellement réglées ?

Oui. Vous pouvez appliquer une partie de la valeur d’une note de crédit à une facture et conserver le solde pour une autre.

Q33. À quoi sert le champ « Montant dû » ?

Le Montant dû affiche le solde restant sur une note de crédit après son application aux factures.

  • Si Montant dû = 0 → Entièrement réglé.
  • Si Montant dû > 0 → Partiellement réglé ou non utilisé.

Q34. Puis-je exporter toutes les notes de crédit dans Excel ?

Étapes :

  1. Dans la liste des Notes de crédit, cliquez sur le menu à trois points (⋮).
  2. Choisissez Télécharger → Excel.
  3. Le fichier se téléchargera.

Q35. Existe-t-il un journal d’audit des modifications des notes de crédit ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit.
  2. Cliquez sur Journal d’audit (barre inférieure).
  3. Voyez qui l’a créée/modifiée et quand.

Q36. Comment filtrer les notes de crédit selon le statut ?

Étapes :

  1. Sur la page de la liste, ouvrez Filtres.
  2. Sélectionnez un statut (Créé/Approuvé/Payé/Rejeté/Non réglé).
  3. Le tableau s’actualise pour afficher les notes correspondantes.

Q37. Qu’est-ce que la fonction personnaliser sur la page du tableau sous les trois points ?

Elle permet d’afficher/masquer les colonnes dans la liste des Notes de crédit — utile pour personnaliser votre vue (par ex. masquer le N° d’IRN si inutile).

Q38. Quelles actions puis-je effectuer depuis l’icône d’engrenage (⚙️) ou le menu à trois points (⋮) ?

  • ⚙️ Icône d’engrenage → Réorganiser ou basculer les colonnes visibles dans le tableau.
  • ⋮ Trois points → Télécharger/exporter, actions groupées (si activées) ou personnaliser le tableau.

Q39. Comment imprimer la note de crédit ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit.
  2. Cliquez sur Imprimer (barre d’actions inférieure).
  3. Un PDF imprimable s’ouvre.

Q40. Comment lier une note de crédit à une facture client ?

Étapes :

  1. Modifiez la note de crédit.
  2. Faites défiler jusqu’à Factures appliquées.
  3. Cliquez sur « + » pour ajouter une facture.
  4. Sélectionnez la ou les factures à appliquer et cliquez sur Enregistrer.