Facture fournisseur

Q1. Qu’est-ce qu’une « facture fournisseur » ?

Une facture fournisseur est un document reçu d’un fournisseur ou prestataire de services qui détaille les frais pour les biens ou services rendus. Dans le contexte du module Factures fournisseurs, elle sert d’enregistrement officiel des dépenses de l’entreprise, telles que les locations de véhicules, les services de chauffeur ou d’autres coûts opérationnels.

Q2. En quoi ce module de factures aide-t-il mon entreprise ?

Les factures fournisseurs aident les entreprises à :

Suivre et gérer les dépenses avec précision
Garantir des paiements ponctuels aux fournisseurs
Tenir des registres financiers pour le reporting et la budgétisation
Lier les dépenses aux trajets ou services associés

Q3. Comment créer une nouvelle facture ?

Pour créer une nouvelle facture, accédez à la section Factures depuis le menu principal et cliquez sur le bouton plus.
Un formulaire s’ouvre où vous pouvez renseigner les champs obligatoires, tels que :

Numéro de facture
Choisir le fournisseur
Société prestataire
Sélectionner la date de facture et la date d’échéance
Vous pouvez ajouter des notes si nécessaire
Marquer le statut de la facture

Vous pouvez ajouter des éléments de facture manuellement ou associer des trajets à la facture en cliquant sur le bouton Ajouter un élément.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer pour la sauvegarder.

Q4. Qu’est-ce que le N° de facture ?

Le N° de facture (Numéro de facture) est un identifiant unique attribué à chaque facture.
Vous pouvez saisir manuellement le N° de facture lors de la création d’une nouvelle facture, généralement en utilisant le numéro fourni par le fournisseur (issu de sa facture).

Q5. Puis-je modifier une facture après l’avoir enregistrée ?

Oui, vous pouvez modifier une facture enregistrée en cliquant sur l’icône crayon/modifier dans la colonne Action de cette facture.

Q6. Comment lier un trajet à une facture ?

Pour lier un trajet à une facture :

Ouvrez ou créez une facture.
Cliquez sur le bouton « + Ajouter un trajet ».
Une liste des trajets liés au fournisseur sélectionné apparaît.
Sélectionnez le ou les trajets pertinents et cliquez sur « Définir la sélection » pour les associer à la facture.
Enfin, cliquez sur Enregistrer.

Q7. Que signifie le statut « Ouverte » dans la facture ?

Le statut « Ouverte » signifie que la facture a été créée mais qu’aucun paiement n’a encore été effectué à son encontre.

Q8. Existe-t-il un moyen d’ajouter plusieurs services sous une seule facture ?

Oui ! Lors de la création ou de la modification d’une facture, utilisez le bouton « + Ajouter un élément » pour inclure plusieurs services ou ajouter manuellement des entrées de coûts.
Chaque élément peut inclure un titre, des notes d’élément, un coût unitaire, une quantité et les taxes applicables. Le système calculera automatiquement le total.

Q9. Puis-je modifier une facture après l’avoir enregistrée ?

Oui, vous pouvez modifier une facture enregistrée en cliquant sur l’icône crayon/modifier dans la colonne Action de la page Factures.
Cela vous permet de mettre à jour des champs tels que les dates, le statut, les éléments ou les trajets associés.

Q10. Puis-je joindre des documents tels que des reçus ou des PDF à une facture ?

Oui, vous pouvez téléverser des fichiers (par ex. PDF ou images). Vous pouvez également ajouter des informations importantes dans la section Notes ou y référencer des numéros de document.

Q11. Comment suivre les factures en retard ?

Vous pouvez facilement suivre les factures en retard en triant ou filtrant la liste par date d’échéance et statut.

Q12. Quelle est la différence entre Fournisseur et Société prestataire dans une facture ?

Le Fournisseur est le vendeur qui a émis la facture, et la Société prestataire est la succursale ou le service interne de votre entreprise responsable de cette transaction.
Cela aide à suivre où le coût est engagé et qui est le vendeur.