Factura de proveedor
P1. ¿Qué es una “factura de proveedor”?
Una factura de proveedor es un documento recibido de un proveedor o prestador de servicios que detalla los cargos por los bienes o servicios prestados. En el contexto del módulo de Facturas de proveedor, sirve como registro formal de los gastos del negocio, como alquileres de vehículos, servicios de conductores u otros costos operativos.
P2. ¿Cómo ayuda este módulo de facturas a mi negocio?
Las facturas de proveedor ayudan a las empresas a:
- Realizar el seguimiento y la gestión de los gastos con precisión
- Garantizar pagos puntuales a los proveedores
- Mantener registros financieros para informes y presupuestos
- Vincular los gastos a los viajes o servicios relacionados
P3. ¿Cómo creo una nueva factura?
Para crear una nueva factura, ve a la sección de Facturas desde el menú principal y haz clic en el botón de más.
Se abrirá un formulario donde puedes completar los campos obligatorios, como:
- Número de factura
- Elegir proveedor
- Empresa que presta el servicio
- Seleccionar la fecha de la factura y la fecha de vencimiento
- Puedes añadir notas si es necesario
- Marcar el estado de la factura
Puedes añadir elementos de factura manualmente o asociar viajes a la factura haciendo clic en el botón Añadir elemento.
Una vez listo, haz clic en Guardar para almacenarla.
P4. ¿Qué es el N.º de factura?
El N.º de factura (Número de factura) es un identificador único asignado a cada factura.
Puedes introducir manualmente el N.º de factura al crear una nueva factura, normalmente usando el número proporcionado por el proveedor (de su factura).
P5. ¿Puedo editar una factura después de guardarla?
Sí, puedes editar una factura guardada haciendo clic en el icono de lápiz/editar en la columna Acción de esa factura.
P6. ¿Cómo puedo vincular un viaje a una factura?
Para vincular un viaje a una factura:
- Abre o crea una factura.
- Haz clic en el botón ’+ Añadir viaje’.
- Aparecerá una lista de los viajes relacionados con el proveedor seleccionado.
- Selecciona el o los viajes pertinentes y haz clic en ‘Establecer seleccionados’ para asociarlos a la factura.
- Por último, haz clic en Guardar.
P7. ¿Qué significa el estado “Abierta” en la factura?
El estado “Abierta” significa que la factura se ha creado pero aún no se ha realizado ningún pago contra ella.
P8. ¿Hay alguna forma de añadir varios servicios en una sola factura?
¡Sí! Al crear o editar una factura, usa el botón ’+ Añadir elemento’ para incluir varios servicios o añadir manualmente entradas de costos.
Cada elemento puede incluir un título, notas del elemento, costo unitario, cantidad e impuestos aplicables. El sistema calculará automáticamente el total.
P9. ¿Puedo editar una factura después de guardarla?
Sí, puedes editar una factura guardada haciendo clic en el icono de lápiz/editar en la columna Acción de la página de Facturas.
Esto te permite actualizar campos como las fechas, el estado, los elementos o los viajes asociados.
P10. ¿Puedo adjuntar documentos como recibos o PDF a una factura?
Sí, puedes subir archivos (p. ej., PDF o imágenes). También puedes añadir información importante en la sección de Notas o hacer referencia a números de documento allí.
P11. ¿Cómo puedo hacer el seguimiento de las facturas vencidas?
Puedes hacer el seguimiento fácilmente de las facturas vencidas ordenando o filtrando la lista por la fecha de vencimiento y el estado.
P12. ¿Cuál es la diferencia entre Proveedor y Empresa que presta el servicio en una factura?
El Proveedor es el vendedor que emitió la factura, y la Empresa que presta el servicio es la sucursal o el departamento interno de tu empresa responsable de esa transacción.
Esto ayuda a rastrear dónde se incurre en el costo y quién es el vendedor.