Orden de compra
P1. ¿Cuál es el propósito del módulo Orden de compra?
El módulo Orden de compra (OC) ayuda a gestionar los acuerdos de compra con clientes/empresas.
- Almacenar los datos de OC específicos de cada cliente.
- Hacer seguimiento del número de OC, el importe y las fechas de emisión/vencimiento.
- Vincular la OC con la facturación y las facturas.
- Mantener registros para los equipos de auditoría y finanzas.
P2. ¿Quién suele usar este módulo?
- Equipos de finanzas → Para el cumplimiento de la facturación.
- Equipos de operaciones → Para verificar los pedidos de los clientes antes de ejecutar el viaje.
- Administradores → Para crear, editar o eliminar OC.
P3. ¿Qué campos se muestran en la vista de lista de OC?
En la lista de órdenes de compra aparecen las siguientes columnas:
- Cliente
- Empresa del cliente
- Número de OC
- Acción (✏️ Editar, 🗑️ Eliminar)
P4. ¿Cómo creo una nueva orden de compra?
Pasos:
- Ve a Finanzas → Orden de compra.
- Haz clic en el botón ➕ Añadir.
- Completa los datos:
- Cliente (selecciona del menú desplegable)
- Empresa del cliente
- Número de OC
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento
- Moneda e importe
- Nota (opcional)
- Haz clic en Guardar → La OC se crea.
P5. ¿Cuáles son los campos mínimos requeridos al crear una OC?
- Cliente
- Empresa del cliente
- Número de OC
- Fecha de emisión
- Moneda
- Importe
P6. ¿Cómo edito una OC existente?
Pasos:
- Ve a Finanzas → Orden de compra.
- Localiza el registro en la lista.
- Haz clic en ✏️ Editar.
- Modifica los campos necesarios (fechas, importe, etc.).
- Haz clic en Guardar para actualizar.
P7. ¿Cómo elimino una OC?
Pasos:
- En la lista de OC, encuentra el registro.
- Haz clic en el icono 🗑️ Eliminar.
- Confirma la eliminación → La OC se elimina.
P8. ¿Cómo elimino varias OC de forma masiva?
Pasos:
- Marca las casillas junto a varias OC.
- Abre el menú de tres puntos (⋮) en la parte superior derecha.
- Selecciona Eliminación masiva.
- Confirma la eliminación → Todas las OC seleccionadas se eliminan.
P9. ¿Cómo busco una OC específica?
Pasos:
- Usa la barra de búsqueda en la parte superior derecha.
- Introduce una palabra clave → Nombre del cliente.
- Pulsa Buscar → Los resultados se filtran.
P10. ¿Puedo filtrar las OC por fecha?
No.
P11. ¿Cómo subo OC de una vez?
Pasos:
- Abre la lista de Órdenes de compra.
- Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) → Selecciona Subir.
- Elige la plantilla de carga predefinida.
- Sube tu archivo Excel/CSV.
- El sistema valida → Importa las OC de forma masiva.
P12. ¿Cómo descargo OC?
Pasos:
- Abre la lista de Órdenes de compra.
- Haz clic en el menú de tres puntos (⋮).
- Selecciona Descargar → Las OC se exportan en Excel/CSV.
P13. ¿Qué acciones están disponibles en el menú de tres puntos (⋮)?
- Eliminación masiva (eliminar varias OC).
- Subir (importar OC de forma masiva).
- Descargar (exportar OC).
P14. ¿Qué acciones están disponibles desde el icono de engranaje (⚙️)?
- Personalizar la visibilidad de las columnas en la tabla/lista.
- Mostrar/ocultar campos específicos (p. ej., Empresa del cliente, Número de OC).
P15. ¿Cómo hago seguimiento del vencimiento de una OC?
- Cada OC tiene una fecha de emisión y una fecha de vencimiento.
- Finanzas/Administración puede filtrar las OC vencidas usando la barra de búsqueda.
- Las OC vencidas deben renovarse/prorrogarse.
P16. ¿Para qué sirve el campo Notas en la OC?
El campo Notas te permite registrar información adicional como:
- Instrucciones especiales del cliente.
- Condiciones de pago.
- Recordatorios de renovación.
P17. ¿Puedo cambiar la moneda de una OC existente?
Sí.
Abre la OC en modo Editar.
Actualiza el campo Moneda.
Guarda los cambios → Todos los informes futuros reflejarán la nueva moneda.
P18. ¿Existe un registro de auditoría para las OC?
✅ Sí. Cada acción de OC (Crear/Editar/Eliminar) se registra con:
- Nombre del usuario
- Acción realizada
- Fecha y hora
P19. ¿Cómo se integra la OC con las facturas?
- Las OC pueden referenciarse en las facturas para su validación.
- Ayuda a garantizar que la facturación esté dentro de los límites de la OC.
- Evita la facturación sin órdenes de compra válidas del cliente.
P20. ¿Puedo renovar una orden de compra vencida?
Pasos:
- Ve a Finanzas → Orden de compra.
- Busca la OC vencida por cliente o número.
- Haz clic en ✏️ Editar.
- Actualiza la fecha de vencimiento a una fecha futura.
- Opcionalmente, ajusta el importe o las notas.
- Guarda → La OC ahora está renovada.
P21. ¿Puedo restringir quién puede crear o editar órdenes de compra?
Sí, mediante permisos basados en roles.
- El administrador va a Usuarios → Administradores.
- Asigna roles con derechos de acceso (Crear/Editar/Eliminar).
- Los usuarios sin derechos solo pueden ver las OC.
P22. ¿Cómo valido el importe de la OC frente a las facturas?
Al crear una factura:
- Selecciona la OC del cliente.
- El sistema comprueba si el total de la factura ≤ Importe de la OC.
- Si la factura supera la OC → Se muestra una alerta/bloqueo.
P23. ¿Puedo hacer seguimiento del estado de una OC (Activa, Vencida, Cerrada)?
- El estado se determina automáticamente por la fecha de vencimiento.
- Activa → Dentro del rango de fechas.
- Vencida → Pasada la fecha de vencimiento.
- Cerrada → Marcada manualmente como cerrada por el administrador.
El estado ayuda a finanzas a comprobar rápidamente las OC válidas frente a las no válidas.
P24. ¿Cómo garantizo números de OC únicos?
- El sistema impone la unicidad en la creación.
- Si se introduce un número de OC duplicado → Se muestra un error.
- Usa convenciones de numeración específicas del cliente (p. ej., TCS/2025/001).
P25. ¿Puedo exportar las OC de un solo cliente?
Pasos:
- Abre Finanzas → Orden de compra.
- Busca/filtra por nombre de cliente.
- Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) → Descargar.
- Solo se exportan los registros filtrados.
P26. ¿Cómo imprimo una orden de compra?
Pasos:
- Abre el registro de la OC.
- Usa la opción Imprimir/Exportar a PDF (si está habilitada).
- Guarda o imprime directamente la OC para compartirla con el cliente.