הזמנת רכש
ש1. מה מטרת מודול הזמנת הרכש?
מודול הזמנת הרכש (PO) עוזר לנהל הסכמי רכש עם לקוחות/חברות.
- אחסון פרטי הזמנת רכש ספציפיים ללקוח.
- מעקב אחר מספר הזמנת הרכש, הסכום, תאריכי הנפקה/תפוגה.
- קישור הזמנת הרכש לחיוב ולחשבוניות.
- שמירת רשומות עבור צוותי ביקורת וכספים.
ש2. מי בדרך כלל משתמש במודול זה?
- צוותי כספים ← לתאימות חיוב.
- צוותי תפעול ← לאימות הזמנות לקוחות לפני ביצוע הנסיעה.
- מנהלים ← ליצירה, עריכה או מחיקה של הזמנות רכש.
ש3. אילו שדות מוצגים בתצוגת רשימת הזמנות הרכש?
ברשימת הזמנות הרכש מופיעות העמודות הבאות:
- לקוח
- חברת הלקוח
- מספר הזמנת רכש
- פעולה (✏️ עריכה, 🗑️ מחיקה)
ש4. כיצד אני יוצר הזמנת רכש חדשה?
שלבים:
- נווטו אל כספים ← הזמנת רכש.
- לחצו על הכפתור ➕ הוספה.
- מלאו את הפרטים:
- לקוח (בחרו מהתפריט הנפתח)
- חברת הלקוח
- מספר הזמנת רכש
- תאריך הנפקה ותאריך תפוגה
- מטבע וסכום
- הערה (אופציונלי)
- לחצו על שמירה ← הזמנת הרכש נוצרת.
ש5. מהם השדות המינימליים הנדרשים ביצירת הזמנת רכש?
- לקוח
- חברת הלקוח
- מספר הזמנת רכש
- תאריך הנפקה
- מטבע
- סכום
ש6. כיצד אני עורך הזמנת רכש קיימת?
שלבים:
- עברו אל כספים ← הזמנת רכש.
- אתרו את הרשומה ברשימה.
- לחצו על ✏️ עריכה.
- שנו את השדות הנדרשים (תאריכים, סכום וכו’).
- לחצו על שמירה לעדכון.
ש7. כיצד אני מוחק הזמנת רכש?
שלבים:
- ברשימת הזמנות הרכש, מצאו את הרשומה.
- לחצו על סמל 🗑️ מחיקה.
- אשרו את המחיקה ← הזמנת הרכש מוסרת.
ש8. כיצד אני מוחק מספר הזמנות רכש בכמות גדולה?
שלבים:
- סמנו את תיבות הסימון לצד מספר הזמנות רכש.
- פתחו את תפריט שלוש הנקודות (⋮) בפינה הימנית העליונה.
- בחרו מחיקה בכמות גדולה.
- אשרו את המחיקה ← כל הזמנות הרכש שנבחרו נמחקות.
ש9. כיצד אני מחפש הזמנת רכש מסוימת?
שלבים:
- השתמשו בסרגל החיפוש בפינה הימנית העליונה.
- הזינו מילת מפתח ← שם הלקוח.
- הקישו חיפוש ← התוצאות מסוננות.
ש10. האם אוכל לסנן הזמנות רכש לפי תאריך?
לא.
ש11. כיצד אני מעלה הזמנות רכש בבת אחת?
שלבים:
- פתחו את רשימת הזמנת הרכש.
- לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) ← בחרו העלאה.
- בחרו את תבנית ההעלאה המוגדרת מראש.
- העלו את קובץ ה-Excel/CSV שלכם.
- המערכת מאמתת ← מייבאת הזמנות רכש בכמות גדולה.
ש12. כיצד אני מוריד הזמנות רכש?
שלבים:
- פתחו את רשימת הזמנת הרכש.
- לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮).
- בחרו הורדה ← הזמנות הרכש מיוצאות ב-Excel/CSV.
ש13. אילו פעולות זמינות תחת תפריט שלוש הנקודות (⋮)?
- מחיקה בכמות גדולה (מחיקת מספר הזמנות רכש).
- העלאה (ייבוא הזמנות רכש בכמות גדולה).
- הורדה (ייצוא הזמנות רכש).
ש14. אילו פעולות זמינות מסמל גלגל השיניים (⚙️)?
- התאמה אישית של נראות העמודות בטבלה/ברשימה.
- הצגה/הסתרה של שדות מסוימים (למשל חברת הלקוח, מספר הזמנת רכש).
ש15. כיצד אני עוקב אחר תפוגת הזמנת רכש?
- לכל הזמנת רכש יש תאריך הנפקה ותאריך תפוגה.
- כספים/מנהל יכולים לסנן הזמנות רכש שפג תוקפן באמצעות סרגל החיפוש.
- יש לחדש/להאריך הזמנות רכש שפג תוקפן.
ש16. מה השימוש בשדה ההערות בהזמנת רכש?
שדה ההערות מאפשר לכם לרשום מידע נוסף כגון:
- הוראות מיוחדות של הלקוח.
- תנאי תשלום.
- תזכורות חידוש.
ש17. האם אוכל לשנות את המטבע של הזמנת רכש קיימת?
כן.
פתחו את הזמנת הרכש במצב עריכה.
עדכנו את שדה המטבע.
שמרו את השינויים ← כל הדוחות העתידיים ישקפו את המטבע החדש.
ש18. האם קיים יומן ביקורת להזמנות רכש?
✅ כן. כל פעולה בהזמנת רכש (יצירה/עריכה/מחיקה) נרשמת עם:
- שם משתמש
- הפעולה שבוצעה
- תאריך ושעה
ש19. כיצד הזמנת הרכש משתלבת עם חשבוניות?
- ניתן להפנות להזמנות רכש בחשבוניות לצורך אימות.
- עוזר להבטיח שהחיוב נמצא בגבולות הזמנת הרכש.
- מונע חיוב ללא הזמנות רכש תקפות של הלקוח.
ש20. האם אוכל לחדש הזמנת רכש שפג תוקפה?
שלבים:
- עברו אל כספים ← הזמנת רכש.
- חפשו את הזמנת הרכש שפג תוקפה לפי לקוח או מספר.
- לחצו על ✏️ עריכה.
- עדכנו את תאריך התפוגה לתאריך עתידי.
- באופן אופציונלי, התאימו את הסכום או ההערות.
- שמרו ← הזמנת הרכש מחודשת כעת.
ש21. האם אוכל להגביל מי יכול ליצור או לערוך הזמנות רכש?
כן, באמצעות הרשאות מבוססות תפקיד.
- המנהל מנווט אל משתמשים ← מנהלים.
- הקצו תפקידים עם זכויות גישה (יצירה/עריכה/מחיקה).
- משתמשים ללא זכויות יכולים רק לצפות בהזמנות רכש.
ש22. כיצד אני מאמת את סכום הזמנת הרכש מול חשבוניות?
בעת יצירת חשבונית:
- בחרו את הזמנת הרכש של הלקוח.
- המערכת בודקת אם סך החשבונית ≤ סכום הזמנת הרכש.
- אם החשבונית חורגת מהזמנת הרכש ← מוצגת התראה/חסימה.
ש23. האם אוכל לעקוב אחר סטטוס הזמנת רכש (פעילה, פג תוקף, סגורה)?
- הסטטוס נקבע אוטומטית לפי תאריך התפוגה.
- פעילה ← בטווח התאריכים.
- פג תוקף ← לאחר תאריך התפוגה.
- סגורה ← מסומנת ידנית כסגורה על ידי המנהל.
הסטטוס עוזר לכספים לבדוק במהירות הזמנות רכש תקפות מול לא תקפות.
ש24. כיצד אני מבטיח מספרי הזמנת רכש ייחודיים?
- המערכת אוכפת ייחודיות ביצירה.
- אם מוזן מספר הזמנת רכש כפול ← מוצגת שגיאה.
- השתמשו במוסכמות מספור ספציפיות ללקוח (למשל TCS/2025/001).
ש25. האם אוכל לייצא הזמנות רכש של לקוח יחיד בלבד?
שלבים:
- פתחו כספים ← הזמנת רכש.
- חפשו/סננו לפי שם לקוח.
- לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) ← הורדה.
- רק הרשומות המסוננות מיוצאות.
ש26. כיצד אני מדפיס הזמנת רכש?
שלבים:
- פתחו את רשומת הזמנת הרכש.
- השתמשו באפשרות הדפסה/ייצוא ל-PDF (אם מופעלת).
- שמרו או הדפיסו ישירות את הזמנת הרכש לשיתוף עם הלקוח.