משמרת
מבוא
מודול משמרת העבודה משמש ליצירה ולניהול של לוחות זמני המשמרות בחברה. הוא מסייע למנהלים להגדיר את שעות המשמרת, ימי העבודה הפעילים, לוחות זמני האיסוף, לוחות זמני ההורדה וחלונות ההזמנה המשמשים לאורך כל פעילות ההסעות.
תצורת המשמרת הנוצרת במודול זה משמשת בהזמנות, בבקשות נסיעה, בתכנון הסעות העובדים, בשיבוץ ובדיווח התפעולי.
גישה למודול משמרת העבודה
ניווט
- התחברו למסוף הניהול.
- פתחו את התפריט הראשי.
- עברו אל
Masters. - לחצו על
Shift.
דף רשימת משמרות העבודה ייפתח.
מטרת מודול משמרת העבודה
מודול משמרת העבודה מסייע למנהלים:
- להגדיר את משמרות העבודה של העובדים
- להגדיר לוחות זמני איסוף
- להגדיר לוחות זמני הורדה
- לנהל את ימי העבודה הפעילים
- לאפשר הזמנת הסעות אד-הוק
- להגדיר חלונות הזמנה
- לתמוך בתכנון השיבוץ
- לשפר את דיוק תזמון ההסעות
דף רשימת משמרות העבודה
רשימת משמרות העבודה מציגה את כל המשמרות שהוגדרו.
מידע זמין
| שדה | תיאור |
|---|---|
| שם המשמרת | שם המשמרת |
| שעת התחלה | שעת תחילת המשמרת |
| שעת סיום | שעת סיום המשמרת |
| ימי פעילות | הימים שבהם המשמרת פעילה |
| פעולה | אפשרויות עריכה ומחיקה |
יצירת משמרת חדשה
שלבים
- פתחו את
Masters > Shift. - לחצו על כפתור
+ Add Shift. - מלאו את טופס המשמרת.
- לחצו על
Save.
המשמרת תיווצר ותהיה זמינה בכל המערכת.
שדות פרטי המשמרת
שם המשמרת
מגדיר את שם המשמרת.
דוגמאות:
- משמרת בוקר
- משמרת כללית
- משמרת ערב
- משמרת לילה
- בוקר 9 עד 5
- ערב 6 עד 2
חובה: כן
שעת התחלה
מציינת מתי המשמרת מתחילה.
- דוגמה: 09:00 AM
שעת סיום
מציינת מתי המשמרת מסתיימת.
- דוגמה: 05:00 PM
משמרות חוצות לילה
המערכת תומכת במשמרות המסתיימות למחרת.
דוגמה:
- שעת התחלה: 06:00 PM
- שעת סיום: 02:00 AM
הדבר שימושי עבור:
- משמרות לילה
- פעילות מוקדים (BPO)
- פעילות בשעות הערב המאוחרות
הגדרת ימי השבוע
ימי השבוע קובעים מתי המשמרת פעילה.
הימים הזמינים
| קוד | יום |
|---|---|
| SU | ראשון |
| MO | שני |
| TU | שלישי |
| WE | רביעי |
| TH | חמישי |
| FR | שישי |
| SA | שבת |
בחירת ימי השבוע
- פתחו את טופס המשמרת.
- עברו לאזור ימי השבוע.
- לחצו על תגי הימים הנדרשים.
- שמרו את המשמרת.
הימים שנבחרו יופיעו מודגשים.
תצורות נפוצות
משמרת שני עד שישי — ימים פעילים: MO, TU, WE, TH, FR
משמרת שבוע מלא — ימים פעילים: SU, MO, TU, WE, TH, FR, SA
לוח זמנים אד-הוק קבוע
לוח זמנים אד-הוק קבוע מאפשר הזמנת הסעות קבועה על בסיס שעות המשמרת.
יתרונות:
- תהליך הזמנה מבוקר
- הסעות מתוקננות מבוססות משמרת
- תזמון צפוי
לוח זמנים אד-הוק פתוח
לוח זמנים אד-הוק פתוח מאפשר למשתמשים ליצור הזמנות בתוך חלונות ההזמנה שהוגדרו.
יתרונות:
- בקשות הסעה גמישות
- תמיכה בהזמנה דינמית
- ניהול נסיעות אד-הוק
שימוש בשני סוגי התזמון
המערכת מאפשרת להפעיל בו-זמנית את שני הסוגים:
- ✓ לוח זמנים אד-הוק קבוע
- ✓ לוח זמנים אד-הוק פתוח
שעות איסוף
שעות האיסוף מגדירות את לוחות זמני איסוף ההסעות המשויכים למשמרת.
דוגמה:
- שעת תחילת המשמרת: 09:00 AM
- שעת איסוף: 05:00 AM
הוספת שעות איסוף
- פתחו את טופס המשמרת.
- לחצו על
+ Pickup Time. - בחרו שעה.
- שמרו.
שעות איסוף מרובות
המערכת תומכת בלוחות זמני איסוף מרובים.
דוגמה:
- 05:00 AM
- 05:30 AM
- 06:00 AM
שימושי עבור:
- מחזורי איסוף מרובים
- קבוצות עובדים גדולות
- פעילות רב-מסלולית
הסרת שעות איסוף
- פתחו את טופס המשמרת.
- אתרו את שעות האיסוף.
- לחצו על הסרה (-).
- שמרו את השינויים.
שעות הורדה
שעות ההורדה מגדירות את לוחות זמני הורדת ההסעות המשויכים למשמרת.
הוספת שעות הורדה
- פתחו את טופס המשמרת.
- לחצו על
+ Drop Time. - בחרו את השעה הנדרשת.
- שמרו את השינויים.
שעות הורדה מרובות
ניתן להגדיר לוחות זמני הורדה מרובים.
דוגמה:
- 02:00 PM
- 03:00 PM
- 04:00 PM
הסרת שעות הורדה
- פתחו את טופס המשמרת.
- אתרו את שעות ההורדה.
- לחצו על הסרה (-).
- שמרו.
שעות הזמנה פתוחות
שעות ההזמנה הפתוחות מגדירות מתי מותרות הזמנות הסעה.
רכיבים
- שעת התחלה: תחילת חלון ההזמנה.
- שעת סיום: שעת סגירת חלון ההזמנה.
הוספת שעות הזמנה פתוחות
- פתחו את טופס המשמרת.
- לחצו על
+ Open Booking Time. - הזינו את שעת ההתחלה.
- הזינו את שעת הסיום.
- שמרו.
חלונות הזמנה מרובים
ניתן להגדיר חלונות הזמנה מרובים.
דוגמה:
- 08:00 AM – 12:00 PM
- 02:00 PM – 05:00 PM
עריכת משמרת
שלבים
- פתחו את
Masters > Shift. - אתרו את המשמרת.
- לחצו על סמל העריכה (✏️).
- עדכנו את המידע הנדרש.
- שמרו את השינויים.
שדות הניתנים לעריכה
מנהלים יכולים לעדכן את:
- שם המשמרת
- שעת ההתחלה
- שעת הסיום
- ימי השבוע
- לוח זמנים אד-הוק קבוע
- לוח זמנים אד-הוק פתוח
- שעות האיסוף
- שעות ההורדה
- שעות ההזמנה הפתוחות
מחיקת משמרת
שלבים
- פתחו את רשימת המשמרות.
- לחצו על מחיקה (🗑️).
- אשרו את המחיקה.
לפני מחיקת משמרת
ודאו שהמשמרת אינה בשימוש ב:
- הקצאות עובדים
- שיבוצים
- הזמנות
- בקשות נסיעה
- דוחות
- לוחות זמני הסעות פעילים
יומן ביקורת של המשמרת
יומן הביקורת עוקב אחר כל השינויים שבוצעו ברשומות המשמרת.
מידע זמין
- נוצר על ידי
- עודכן על ידי
- תאריך ושעה
- השינויים שבוצעו
צפייה ביומני הביקורת
- פתחו את רשומת המשמרת.
- לחצו על יומן הביקורת.
- עיינו בהיסטוריית השינויים.
חיפוש משמרות
שלבים
- פתחו את רשימת המשמרות.
- היעזרו בתיבת החיפוש.
- הזינו את שם המשמרת.
- לחצו על
Search.
הרשומות התואמות יופיעו.
אפשרויות תפריט שלוש הנקודות
תפריט הפעולות (⋮) מספק פונקציונליות נוספת.
אפשרויות זמינות
- Bulk Delete
- Upload
- Download
הזמינות עשויה להשתנות בהתאם להרשאות.
מחיקת משמרות בכמות גדולה
- בחרו משמרות באמצעות תיבות הסימון.
- לחצו על תפריט הפעולות (⋮).
- בחרו
Bulk Delete. - אשרו את הפעולה.
הערה חשובה
מחיקת משמרות עשויה להשפיע על:
- הזמנות
- שיבוצים
- דוחות
- בקשות נסיעה
השתמשו בזהירות.
העלאת נתוני משמרות
- פתחו את רשימת המשמרות.
- לחצו על תפריט הפעולות (⋮).
- בחרו
Upload. - בחרו את הקובץ להעלאה.
- שלחו.
המערכת מאמתת ומייבאת את הרשומות.
הורדת נתוני משמרות
- פתחו את רשימת המשמרות.
- לחצו על תפריט הפעולות (⋮).
- בחרו
Download.
פרטי המשמרות ייוצאו.
הבנת מחווני הימים הפעילים
תגי ימים ירוקים
ירוק מציין שהמשמרת פעילה באותו יום.
דוגמה: MO, TU, WE, TH, FR — המשמרת פעילה מיום שני עד יום שישי.
תגי ימים לא פעילים
תגים לבנים או לא פעילים מציינים שהמשמרת אינה זמינה באותם ימים.
דוגמה: SU — המשמרת אינה פעילה ביום ראשון.
הבנת ההבדל בין שעות המשמרת לשעות ההסעה
שעת התחלה לעומת שעת איסוף
- שעת התחלה: שעת תחילת העבודה הרשמית של העובד.
- שעת איסוף: שעת איסוף ההסעה לפני תחילת העבודה.
דוגמה:
- תחילת המשמרת: 09:00 AM
- שעת איסוף: 05:00 AM
שעת סיום לעומת שעת הורדה
- שעת סיום: שעת סיום העבודה הרשמית.
- שעת הורדה: לוח זמני הורדת ההסעה לאחר סיום המשמרת.
דוגמה:
- סיום המשמרת: 02:00 AM
- שעת הורדה: 02:30 AM
פתרון תקלות
שעות המשמרת שגויות
השפעה:
- הזמנות שגויות
- שיבוצים שגויים
- דוחות שגויים
- בעיות בתזמון ההסעות
פתרון: ערכו את המשמרת ותקנו את השעות.
שעת איסוף חסרה
פתרון: ערכו את המשמרת והוסיפו שעות איסוף.
שעת הורדה חסרה
פתרון: ערכו את המשמרת והוסיפו שעות הורדה.
ההזמנה הפתוחה אינה פועלת
ודאו:
- ✓ לוח הזמנים האד-הוק הפתוח מופעל
- ✓ חלונות ההזמנה הוגדרו
- ✓ ימי השבוע נבחרו
- ✓ המשמרת נשמרה כראוי
תהליך יצירת משמרת מומלץ
- צרו את שם המשמרת.
- הגדירו את שעת ההתחלה.
- הגדירו את שעת הסיום.
- בחרו את ימי השבוע הפעילים.
- הגדירו שעות איסוף.
- הגדירו שעות הורדה.
- הגדירו חלונות הזמנה.
- הפעילו תזמון אד-הוק, אם נדרש.
- שמרו את המשמרת.
- ודאו את התצורה.
שיטות עבודה מומלצות
אמתו תמיד:
- ✓ שם המשמרת
- ✓ שעת ההתחלה
- ✓ שעת הסיום
- ✓ ימי השבוע הפעילים
- ✓ שעות האיסוף
- ✓ שעות ההורדה
- ✓ חלונות ההזמנה הפתוחים
- ✓ אפשרויות התזמון האד-הוק
- ✓ השימוש במשמרת לפני מחיקה
סיכום המודול
מודול משמרת העבודה משמש כבסיס לתזמון ההסעות ולתכנון כוח האדם. הוא מאפשר למנהלים ליצור ולנהל מבני משמרות, להגדיר שעות תפעוליות, להגדיר לוחות זמני איסוף והורדה, לשלוט בחלונות ההזמנה ולהבטיח תכנון הסעות מדויק לאורך הזמנות, בקשות נסיעה, שיבוצים ודיווח.