Bon de commande

Q1. Quel est le but du module Bon de commande ?

Le module Bon de commande (BC) aide à gérer les accords d’achat avec les clients/entreprises.

  • Stocker les détails de BC spécifiques à chaque client.
  • Suivre le numéro de BC, le montant, les dates d’émission/expiration.
  • Lier le BC à la facturation et aux factures.
  • Tenir des enregistrements pour les équipes d’audit et de finance.

Q2. Qui utilise généralement ce module ?

  • Équipes financières → Pour la conformité de la facturation.
  • Équipes d’exploitation → Pour vérifier les commandes des clients avant l’exécution du trajet.
  • Administrateurs → Pour créer, modifier ou supprimer des BC.

Q3. Quels champs sont affichés dans la vue liste des BC ?

Dans la liste des bons de commande, les colonnes suivantes apparaissent :

  • Client
  • Entreprise du client
  • Numéro de BC
  • Action (✏️ Modifier, 🗑️ Supprimer)

Q4. Comment créer un nouveau bon de commande ?

Étapes :

  1. Accédez à Finance → Bon de commande.
  2. Cliquez sur le bouton ➕ Ajouter.
  3. Renseignez les détails :
    • Client (sélectionnez dans le menu déroulant)
    • Entreprise du client
    • Numéro de BC
    • Date d’émission et date d’expiration
    • Devise et montant
    • Note (facultatif)
  4. Cliquez sur Enregistrer → Le BC est créé.

Q5. Quels sont les champs minimaux requis lors de la création d’un BC ?

  • Client
  • Entreprise du client
  • Numéro de BC
  • Date d’émission
  • Devise
  • Montant

Q6. Comment modifier un BC existant ?

Étapes :

  1. Accédez à Finance → Bon de commande.
  2. Localisez l’enregistrement dans la liste.
  3. Cliquez sur ✏️ Modifier.
  4. Modifiez les champs requis (dates, montant, etc.).
  5. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour.

Q7. Comment supprimer un BC ?

Étapes :

  1. Dans la liste des BC, trouvez l’enregistrement.
  2. Cliquez sur l’icône 🗑️ Supprimer.
  3. Confirmez la suppression → Le BC est supprimé.

Q8. Comment supprimer plusieurs BC en masse ?

Étapes :

  1. Cochez les cases à côté de plusieurs BC.
  2. Ouvrez le menu à trois points (⋮) en haut à droite.
  3. Sélectionnez Suppression en masse.
  4. Confirmez la suppression → Tous les BC sélectionnés sont supprimés.

Q9. Comment rechercher un BC spécifique ?

Étapes :

  1. Utilisez la barre de recherche en haut à droite.
  2. Saisissez un mot-clé → Nom du client.
  3. Appuyez sur Rechercher → Les résultats sont filtrés.

Q10. Puis-je filtrer les BC par date ?

Non.

Q11. Comment importer des BC en une fois ?

Étapes :

  1. Ouvrez la liste Bon de commande.
  2. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) → Sélectionnez Importer.
  3. Choisissez le modèle d’import prédéfini.
  4. Importez votre fichier Excel/CSV.
  5. Le système valide → Importe les BC en masse.

Q12. Comment télécharger des BC ?

Étapes :

  1. Ouvrez la liste Bon de commande.
  2. Cliquez sur le menu à trois points (⋮).
  3. Sélectionnez Télécharger → Les BC sont exportés en Excel/CSV.

Q13. Quelles actions sont disponibles dans le menu à trois points (⋮) ?

  • Suppression en masse (supprimer plusieurs BC).
  • Importer (importer des BC en masse).
  • Télécharger (exporter des BC).

Q14. Quelles actions sont disponibles depuis l’icône d’engrenage (⚙️) ?

  • Personnaliser la visibilité des colonnes dans le tableau/la liste.
  • Afficher/masquer des champs spécifiques (par ex. Entreprise du client, Numéro de BC).

Q15. Comment suivre l’expiration d’un BC ?

  • Chaque BC a une date d’émission et une date d’expiration.
  • La finance/l’administration peut filtrer les BC expirés à l’aide de la barre de recherche.
  • Les BC expirés doivent être renouvelés/prolongés.

Q16. À quoi sert le champ Notes dans un BC ?

Le champ Notes vous permet d’enregistrer des informations supplémentaires comme :

  • Instructions spéciales du client.
  • Conditions de paiement.
  • Rappels de renouvellement.

Q17. Puis-je changer la devise d’un BC existant ?

Oui.
Ouvrez le BC en mode Modifier.
Mettez à jour le champ Devise.
Enregistrez les modifications → Tous les rapports futurs reflètent la nouvelle devise.

Q18. Existe-t-il un journal d’audit pour les BC ?

✅ Oui. Chaque action sur un BC (Créer/Modifier/Supprimer) est consignée avec :

  • Nom d’utilisateur
  • Action effectuée
  • Date et heure

Q19. Comment le BC s’intègre-t-il aux factures ?

  • Les BC peuvent être référencés dans les factures à des fins de validation.
  • Aide à garantir que la facturation reste dans les limites du BC.
  • Empêche la facturation sans bons de commande clients valides.

Q20. Puis-je renouveler un bon de commande expiré ?

Étapes :

  1. Accédez à Finance → Bon de commande.
  2. Recherchez le BC expiré par client ou par numéro.
  3. Cliquez sur ✏️ Modifier.
  4. Mettez à jour la date d’expiration à une date future.
  5. Ajustez éventuellement le montant ou les notes.
  6. Enregistrez → Le BC est désormais renouvelé.

Q21. Puis-je restreindre qui peut créer ou modifier des bons de commande ?

Oui, via des autorisations basées sur les rôles.

  1. L’administrateur accède à Utilisateurs → Administrateurs.
  2. Attribuez des rôles avec des droits d’accès (Créer/Modifier/Supprimer).
  3. Les utilisateurs sans droits peuvent uniquement consulter les BC.

Q22. Comment valider le montant du BC par rapport aux factures ?

Lors de la création d’une facture :

  1. Sélectionnez le BC du client.
  2. Le système vérifie si le total de la facture ≤ Montant du BC.
  3. Si la facture dépasse le BC → Une alerte/un blocage s’affiche.

Q23. Puis-je suivre le statut d’un BC (Actif, Expiré, Clôturé) ?

  • Le statut est déterminé automatiquement par la date d’expiration.
  • Actif → Dans la plage de dates.
  • Expiré → Date d’expiration dépassée.
  • Clôturé → Marqué manuellement comme clôturé par l’administrateur.

Le statut aide la finance à vérifier rapidement les BC valides par rapport aux invalides.

Q24. Comment garantir des numéros de BC uniques ?

  • Le système impose l’unicité à la création.
  • Si un numéro de BC en double est saisi → Une erreur s’affiche.
  • Utilisez des conventions de numérotation spécifiques au client (par ex. TCS/2025/001).

Q25. Puis-je exporter les BC d’un seul client ?

Étapes :

  1. Ouvrez Finance → Bon de commande.
  2. Recherchez/filtrez par nom de client.
  3. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) → Télécharger.
  4. Seuls les enregistrements filtrés sont exportés.

Q26. Comment imprimer un bon de commande ?

Étapes :

  1. Ouvrez l’enregistrement du BC.
  2. Utilisez l’option Imprimer/Exporter au format PDF (si activée).
  3. Enregistrez ou imprimez directement le BC pour le partager avec le client.