Factura

P1. ¿Cómo crear una factura desde la página de reservas?

Para crear una factura para un viaje, sigue estos pasos:

  1. Localiza el viaje para el que quieres crear una factura en la lista de Reservas (p. ej., N.º de viaje 50903-B).
  2. Haz clic en el menú de acciones de tres puntos (⋯) en la columna Acción de esa fila.
  3. En la lista desplegable, selecciona 🧾 Crear factura.
  4. Aparece la ventana de creación de factura
    El sistema abrirá una nueva ventana de creación de factura para el viaje seleccionado.

  • Revisa los detalles del viaje
    Todos los datos esenciales del viaje (cliente, vehículo, conductor, etc.) se rellenarán automáticamente. Puedes revisarlos y editarlos si es necesario antes del envío final.

  • Selecciona la aplicabilidad del impuesto
    Elige la opción de impuesto adecuada (p. ej., GST, IGST o exento) según el viaje y el cliente.

  • Haz clic en “Crear factura”
    Una vez revisado, haz clic en el botón Crear factura en la parte inferior para generar la factura.

  • Cambio de estado
    El estado del viaje cambia de Completado ➝ Facturado automáticamente.

  • Visualiza la factura
    La factura recién generada está ahora disponible en el módulo Factura, donde se puede imprimir, enviar o editar más (si todavía está en estado Creada).

💡 Asegúrate de que el viaje tenga estado Completado para que la generación de factura esté disponible.

P2. ¿Cómo editar una factura desde la página de reservas?

Para editar una factura en el sistema de reservas:
Localiza la reserva para la que ya se ha creado la factura.
→ Verás un valor en la columna N.º de factura (p. ej., DC/2025-26/01).

  1. Haz clic en el icono de editar ✏️ junto a ella.
    Esto abrirá la factura en modo editable.

  2. En la vista de la factura, normalmente puedes:**

  • Cambiar los datos de facturación (p. ej., impuesto, descuento, cargos adicionales).
  • Editar el resumen del viaje o las partidas.
  • Actualizar el número de factura (si los permisos lo permiten).
  • Reasignar el cliente o la empresa si es necesario.
  1. Después de editar, haz clic en “Guardar” o “Actualizar factura” para confirmar los cambios.

⚠️ Notas: No puedes editar las facturas con estado Lista a menos que las cambies a un estado creado.

P3. ¿Cómo editar una factura en el módulo de facturas?

Para editar una factura, sigue estos pasos:

Guía paso a paso:

  1. Ve al módulo Factura
    Navega a la página Factura donde ves la lista de facturas.

  2. Localiza la factura
    Usa los filtros (rango de fechas, barra de búsqueda, etc.) para encontrar la factura que quieres editar.
    Ejemplo: DC/2025-26/0117 o cliente TCS.

  3. Haz clic en el icono ✏️ Editar
    En el lado derecho, bajo la columna Acción, haz clic en el icono de lápiz (✏️) junto a la factura que quieres modificar.

  4. Edita los detalles de la factura
    Una vez abierta la factura:

    • Puedes cambiar/añadir campos de facturación (como cliente, importe, comentarios).
    • Modificar los elementos o servicios de la factura.
    • Actualizar el impuesto, el descuento o las condiciones de pago.
    • Adjuntar documentos de respaldo si es necesario.

  5. Haz clic en “Guardar” o “Actualizar factura”
    Una vez hechos los cambios, guarda la factura para aplicar las actualizaciones.

⚠️ Notas: No puedes editar las facturas con estado Lista a menos que las cambies a un estado creado.

P4. ¿Cómo imprimir una factura desde una página de reservas?

  • Encuentra el viaje con estado “Facturado”
    En la columna “Estado”, localiza el viaje que muestra la insignia verde Facturado.
    Ejemplo: N.º de viaje 50903-C o 50903-A.

  • Haz clic en el botón de acción ⋮ (tres puntos)
    Ve a la columna Acción (extremo derecho) de esa fila de viaje y haz clic en los tres puntos verticales (⋮) para abrir el menú.

  • Selecciona “Imprimir factura” del menú desplegable
    En el menú expandido, haz clic en la opción 🖨️ Imprimir factura.

  1. Se abre la ventana de impresión de factura
    Aparecerá una ventana emergente titulada “Imprimir factura”.

🧾 En la ventana de Imprimir factura:

  1. Tipo de factura
    Selecciona entre los formatos disponibles como Factura A, Factura B, etc.
    Esto define el diseño y el formato del PDF de la factura.

  2. Ordenar por hora
    Elige cómo deben ordenarse las entradas (p. ej., Ascendente por hora o Descendente).

  3. Filtros de casilla
    Personaliza lo que quieres incluir o excluir en la factura:

OpciónSignificado
Sin km de inicio/finNo mostrar los kilómetros de inicio y fin del viaje
Sin adjuntoOmitir los archivos adjuntos
Sin dirección completaOcultar los detalles de la dirección completa
Sin reservado porQuitar el nombre de “reservado por”
Imprimir en membreteUsar el formato de membrete de tu empresa
Sin selloNo incluir el sello de la empresa
Sin firmaOmitir el cuadro de firma autorizada
Imprimir como resumenIncluir solo la información de resumen (sin partidas del viaje)
Imprimir como individualSi hay varias facturas, imprimir cada una como un PDF separado
Encabezado solo en la primera páginaMostrar el encabezado solo una vez

  1. Paso final:
    Haz clic en el botón Imprimir.

  2. Salida:
    Se generará y descargará un PDF de la factura (o se previsualizará en una nueva pestaña según la configuración de tu navegador).

P5. ¿Cómo imprimir una factura desde una página de facturas?

Proceso paso a paso

  1. Ve a la página Factura
    Asegúrate de estar en la pestaña Factura.

  2. Encuentra la factura
    Localiza la factura que quieres imprimir usando:

    • Rango de fechas (parte superior izquierda)
    • Barra de búsqueda (parte superior derecha)
    • Número de factura / Nombre del cliente / Empresa

  3. Abre el menú de acciones
    En la columna del extremo derecho (Acción), haz clic en el menú de tres puntos (⋮) de la fila correspondiente a la factura que quieres imprimir.

  4. Haz clic en “Imprimir factura”
    En el menú desplegable, selecciona la opción 🖨️ Imprimir factura (primera opción).

  5. Se abre el diálogo de impresión
    Puede aparecer una ventana pidiéndote que:

    • Confirmes el formato de la factura
    • Selecciones las opciones de impresión

  6. Haz clic en el botón Imprimir
    Una vez seleccionados el formato/las opciones, haz clic en el botón verde Imprimir para generar y descargar la factura como PDF.

Consejo profesional:

  • También puedes usar “Enviar factura” para enviarla por correo directamente al cliente.
  • La opción “Descargar hoja de factura” la exportará en formato Excel en lugar de PDF.

P6. ¿Qué formatos de impresión de factura están disponibles en nuestro sistema?

Formatos de impresión de factura disponibles:

  • Factura A
    Factura estándar de formato completo. Incluye el desglose de viaje, cliente y tarifa.

  • Factura B
    Diseño alternativo, puede ser más limpio o simplificado. Adecuado para uso interno o socios.

  • Factura B con subtotal
    Igual que la Factura B pero incluye subtotales para los viajes agrupados.

  • Factura C
    Otro formato alternativo con posiblemente diferente visibilidad de impuestos o campos.

  • Factura C con subtotal
    Como la Factura C pero incluye subtotales.

  • Factura C (sin no imponibles)
    Excluye los elementos no imponibles del desglose.

  • Factura D
    Probablemente un formato diseñado para uso de un cliente/región específicos.

  • Factura D (sin no imponibles)
    Igual que la anterior, pero omite los elementos no imponibles.

P7. ¿Cómo puedo editar la información del cliente en la factura creada?

Nota:
Las facturas marcadas como “Listas” no se pueden editar directamente. Para hacer cambios, primero debes cambiar el estado de la factura a “Creada”. Esto desbloqueará la factura, permitiéndote actualizar los datos del cliente u otros campos editables según sea necesario.

Pasos para editar la información del cliente en una factura creada:

  1. Ve a la página Factura → Navega al módulo Factura desde el menú superior.
  2. Localiza la factura → Usa el filtro de fecha, la barra de búsqueda o desplázate para encontrar la factura que quieres actualizar.
  3. Haz clic en el icono ✏️ Editar → En la columna Acción, haz clic en el icono de lápiz/editar 🖉 de la factura que quieres modificar.
  4. Edita la información del cliente:
    • Actualiza el nombre del cliente
    • Modifica la empresa del cliente
    • Cambia cualquier campo de viaje/cliente asociado si es editable
  5. Guarda los cambios → Después de hacer los cambios necesarios, haz clic en el botón Guardar o Actualizar.

P8. ¿Desde dónde puedo cambiar el estado de la factura?

Puedes cambiar el estado de la factura desde la página Editar factura.

Pasos:

  1. Navega a la pantalla Editar factura.
  2. En el lado derecho, localiza el menú desplegable “Estado”.
  3. Haz clic en el menú desplegable y selecciona “Creada” para que la factura sea editable.
  4. Una vez hecho, puedes proceder a actualizar el cliente u otros detalles de la factura.

⚠️ Nota: Las facturas con estado establecido en “Lista” están bloqueadas y no se pueden editar hasta que se vuelvan a cambiar a “Creada”.

P9. ¿Cómo puedo enviar facturas directamente a los clientes desde las páginas de reservas y facturas?

Desde la página Factura:

  1. Ve a la página Factura.

  2. Localiza la factura que quieres enviar.

  3. Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) en la columna Acción.

  4. En el menú desplegable, selecciona 📤 Enviar factura.

  5. Aparecerá una ventana titulada “Enviar factura”.

  6. En esta ventana:

  • Introduce una o más direcciones de correo donde se debe enviar la factura (separadas por comas).
  • Con enlace de pago (opcional): Marca esto si quieres que el correo incluya un enlace de pago.
  • Haz clic en el botón verde “Enviar” en la parte inferior.

Desde la página de reservas:

  1. Ve a la página de reservas.

  2. Encuentra el viaje cuya factura quieres enviar.

  3. Asegúrate de que el estado del viaje sea “Facturado”.

  4. Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) bajo la columna Acción.

  5. Selecciona 📤 Enviar factura del menú desplegable.

  6. En esta ventana:

  • Introduce una o más direcciones de correo donde se debe enviar la factura (separadas por comas).
  • Marca “Con enlace de pago” (opcional) si quieres que el correo incluya un enlace de pago.
  • Haz clic en el botón verde “Enviar” en la parte inferior.

P10. ¿Cómo puedo hacer seguimiento de las facturas pagadas frente a las no pagadas?

Puedes hacer seguimiento fácilmente de las facturas pagadas frente a las no pagadas en el módulo Factura usando la columna Estado de pago y los filtros.

Formas de hacer seguimiento de las facturas pagadas frente a las no pagadas:

  1. Usa la columna “Estado de pago”

    • Punto verde + “Pagada” → La factura está pagada
    • Punto gris + “No pagada” → La factura aún no está pagada

  2. Filtra por estado de pago

    • Haz clic en el icono de filtro/búsqueda en la parte superior de la lista de facturas (junto al rango de fechas).
    • Usa el menú desplegable de filtro o el campo de búsqueda para filtrar las facturas según:
      • Pagada
      • No pagada

📊 Consejo: También puedes usar los selectores de rango de fechas para ver las facturas pagadas/no pagadas de meses o semanas específicos.

P11. ¿Cómo puedo enviar un enlace de pago a un cliente con una factura adjunta?

Para enviar un enlace de pago junto con la factura, sigue estos pasos:

📩 Pasos para enviar la factura con enlace de pago:

  1. Ve a la página Factura o Reservas.
  2. Haz clic en el botón de acción ”⋮” (tres puntos) junto a la factura.
  3. Selecciona “Enviar factura” del menú desplegable.
  4. Aparecerá una ventana de Enviar factura (como se muestra en la captura de pantalla).
  5. En la ventana:
    • Introduce el correo del destinatario en el campo Correos.
    • Marca la casilla ✅ de “Con enlace de pago” en la parte inferior.
  6. Haz clic en Enviar.

P12. ¿Puedo cambiar el número de factura?

Sí, puedes cambiar el número de factura, pero solo si la factura está en un estado editable.

✏️ Pasos para cambiar el número de factura:

  1. Ve a la página de edición de factura:

    • Haz clic en el icono ✏️ editar junto a la factura que quieres actualizar.

  2. Cambia el estado de la factura:

    • Si la factura está en estado Lista, cámbialo a Creada desde el menú desplegable Estado.

  3. Actualiza el número de factura:

    • Una vez que el estado sea Creada, el campo de entrada Número de factura se vuelve editable.
    • Introduce el nuevo número de factura.

  4. Haz clic en Guardar:

    • Guarda los cambios para actualizar el número de factura.

Notas:

  • Asegúrate de que el nuevo número no entre en conflicto con los números de factura existentes para evitar errores de duplicación.
  • Esta función puede estar restringida a los administradores según la configuración de tu organización.

P13. ¿Cómo puedo añadir el estado de pago en la factura?

  1. Ve al módulo Factura

    • Navega a la sección “Facturas” desde el menú superior.

  2. Busca la factura

    • Usa la barra de búsqueda o aplica filtros (fecha, cliente, etc.) para localizar la factura.

  3. Haz clic en el icono ✏️ Editar

    • En la fila de la factura deseada, haz clic en el icono de editar bajo la columna “Acción”.

  4. Desplázate a la sección de pago

    • Dentro de la pantalla de edición de la factura, desplázate hacia abajo para encontrar el “Estado de pago”.
    • Actualiza el estado de pago: selecciona del menú desplegable (p. ej., Pagada / No pagada / Parcialmente pagada / Parcialmente cancelada / Totalmente cancelada).

  5. Haz clic en Guardar / Actualizar factura

    • Haz clic en el botón Guardar o Actualizar factura en la parte inferior para confirmar tus cambios.

P14. ¿Puedo cambiar la fecha de la factura?

Sí, puedes cambiar la fecha de la factura, pero solo si la factura está en un estado editable (es decir, el estado está establecido en Creada, no Lista ni Cancelada).

Pasos para cambiar la fecha de la factura:

  1. Ve al módulo Factura

    • Navega a la sección Facturas en tu sistema desde el menú superior.

  2. Busca y abre la factura

    • Usa los filtros o busca por número de factura, nombre del cliente o viaje.
    • Haz clic en el icono ✏️ Editar**
    • Junto a la factura que quieres actualizar.

  3. Cambia el estado de la factura (si es necesario)

    • Si el estado es Lista, cámbialo a Creada usando el menú desplegable Estado de la derecha.
    • Esto desbloquea los campos editables.

  4. Edita la fecha de la factura

    • Localiza el campo Fecha de la factura.
    • Introduce o selecciona la nueva fecha del selector de calendario.

  5. Haz clic en Guardar o Actualizar factura

    • Después de hacer los cambios, haz clic en Guardar o Actualizar factura para confirmar.

P15. He creado una factura y la he marcado como lista, ¿ahora no puedo editarla?

Una vez que una factura se marca como “Lista”, se bloquea para edición para garantizar la integridad de la facturación. Sin embargo, todavía puedes editarla revirtiendo el estado a “Creada”.

Aquí te mostramos cómo desbloquear y editar una factura “Lista”:

  1. Ve al módulo Factura

    • Navega a la sección Facturas desde la barra lateral o el menú superior.

  2. Busca la factura

    • Usa los filtros o la barra de búsqueda para localizar la factura (por número, viaje, cliente, etc.).

  3. Haz clic en el icono ✏️ Editar

    • En la columna Acción, haz clic en el icono Editar (lápiz) junto a la factura.

  4. Cambia el estado a “Creada”

    • En el lado derecho de la página de edición, busca el menú desplegable “Estado”.
    • Cámbialo de Lista a Creada.

  5. Haz tus ediciones
    Una vez que el estado sea Creada, todos los campos editables se desbloquearán:

    • Fecha de la factura
    • Información del cliente
    • Tipo de impuesto
    • Resumen del viaje
    • Cargos adicionales, etc.

  6. Guarda los cambios

    • Después de hacer tus actualizaciones, haz clic en Guardar o Actualizar factura.

P16. ¿Cómo buscar una factura concreta en la lista de facturas?

Pasos para buscar una factura

  1. Ve al módulo Factura

    • Desde la barra lateral o el menú superior, haz clic en “Facturas” para abrir la página de la lista de facturas.

  2. Usa la barra de búsqueda

    • En la esquina superior derecha de la página, verás una barra de búsqueda.
    • Puedes buscar usando cualquiera de los siguientes:
      • Número de factura (p. ej., DC/2025-26/0117)
      • Nombre del cliente (p. ej., TCS)
      • Nombre de la empresa
      • Número de viaje
      • Número de referencia

  3. Aplica filtros de fecha (opcional)

    • Usa el filtro de rango de fechas en la parte superior izquierda para acotar tus resultados según la fecha de creación de la factura.

  4. Usa filtros adicionales

    • Haz clic en el icono de filtro para filtrar por:
      • Estado (Creada, Lista, Enviada, etc.)
      • Estado de pago (Pagada, No pagada)
      • Cliente
      • Empresa

💡 Consejo profesional:
Puedes combinar filtros, por ejemplo:

  • Buscar cliente = “Infosys” Y estado = “Lista”
  • Esto ayuda a localizar rápidamente una factura específica en grandes conjuntos de datos.

P17. ¿Puedo recuperar la factura eliminada en el sistema?

No, una vez que se elimina una factura, no se puede recuperar en el sistema.

Nota: La eliminación es permanente; procede con precaución al quitar facturas.

P18. ¿Cómo puedo añadir varios viajes en una sola factura?

Puedes añadir varios viajes en una sola factura usando la opción ➕ Añadir elemento de viaje.

Cómo añadir varios viajes en una sola factura

📍 Desde la página de edición de factura:

  1. Navega al módulo Factura.

  2. Haz clic en el icono ✏️ Editar de la factura que quieres actualizar.

  3. Dentro de la página de la factura (como se muestra en tu captura de pantalla), haz clic en:
    👉 ➕ Añadir elemento de viaje

  4. Se abrirá una ventana donde puedes:**

    • Seleccionar viajes adicionales a incluir.
    • Solo se mostrarán los viajes completados.
    • Los viajes deben pertenecer al mismo cliente.

  5. Después de seleccionar los viajes deseados, haz clic en Añadir o Confirmar.

  6. Los nuevos viajes aparecerán ahora en la factura.

💾 Paso final:

  • Revisa todas las partidas de viaje.
  • Aplica cualquier cargo adicional, descuento o actualización de impuestos.
  • Haz clic en Guardar ✅.

⚠️ Notas:

  • La factura debe estar en estado Creada para añadir o modificar viajes.
  • Evita añadir viajes duplicados; cada viaje debe aparecer solo una vez en la factura.

P19. ¿Cómo puedo añadir un recargo en la factura?

Para añadir un recargo en la factura, sigue estos sencillos pasos:

Pasos para añadir un recargo en la factura

  1. Desde la página de edición de factura (como se muestra en tu captura de pantalla):

    • Abre la factura
    • Ve al módulo Factura.
    • Haz clic en el icono ✏️ Editar junto a la factura que quieres actualizar.

  2. Desplázate a la sección Resumen del viaje

    • Verás botones como:
      ➕ Añadir elemento, ➕ Añadir elemento de viaje, ➕ Añadir recargo, ➕ Añadir descuento

  3. Haz clic en ➕ Añadir recargo

  4. En la ventana de recargo:

    • Introduce el nombre del recargo (p. ej., Ajuste de combustible, Cargo nocturno).
    • Introduce el importe (tarifa fija o porcentaje).
    • Elige si es imponible o no imponible (según tu configuración).

  5. Haz clic en Añadir/Guardar para aplicar el recargo.

  6. El recargo se añadirá al resumen del viaje a la derecha y se reflejará en el Total.

Notas:

  • Puedes añadir varios recargos si es necesario.
  • Los recargos ayudan a representar cualquier tarifa adicional no incluida en la tarifa base.
  • Solo se pueden modificar las facturas en estado Creada.

P20. ¿Cómo puedo actualizar el impuesto en la factura?

Para actualizar el impuesto en una factura, sigue estos pasos:

Pasos para actualizar el impuesto en una factura:

  1. Abre la factura

    • Ve al módulo Factura.
    • Haz clic en el icono ✏️ Editar junto a la factura que quieres actualizar.

  2. Asegúrate de que el estado sea “Creada”

    • Si el estado de la factura es “Lista”, cámbialo a Creada para que sea editable.

  3. Localiza el botón “Actualizar impuesto”

    • Desplázate a la esquina inferior derecha.
    • Verás un botón etiquetado “🧾 Actualizar impuesto” junto al botón Guardar.

  4. Haz clic en “Actualizar impuesto”

    • Esto abrirá una ventana donde puedes:
      • Cambiar la tasa de impuesto (p. ej., IGST, CGST/SGST)
      • Seleccionar el tipo de impuesto (GST/IGST/Ninguno)
      • Ajustar porcentajes o importes si está permitido.

  5. Aplica y confirma

    • Después de actualizar, haz clic en Aplicar o Guardar en la ventana.
    • El importe del impuesto y el total a pagar se recalcularán en consecuencia.

  6. Haz clic en “Guardar” en la factura

    • Por último, haz clic en el botón verde Guardar para confirmar tus cambios de impuesto en la factura.

Notas:

  • Solo puedes actualizar el impuesto cuando la factura está en estado editable (Creada).
  • Usa “Actualizar impuesto” después de añadir todos los elementos y detalles del viaje, para un cálculo preciso.

P21. ¿Puedo clonar o duplicar una factura anterior?

No, no puedes clonar ni duplicar una factura en el sistema actual.
La función “Clonar factura” no está disponible por el momento.

P22. ¿Cómo busco facturas por nombre del cliente o número?

Pasos para buscar facturas por nombre del cliente o número de factura:

  1. Ve al módulo Factura
  2. Navega a la pestaña Facturas desde el menú principal.
  3. Usa la barra de búsqueda
    • En la parte superior derecha de la lista de facturas, encontrarás una barra de búsqueda.
    • Puedes escribir el nombre del cliente, el nombre de la empresa del cliente o el número de factura directamente.
    • Ejemplo:
      • Busca TCS → muestra todas las facturas del cliente TCS
      • Busca DC/2025-26/01 → muestra esa factura específica

P23. ¿Cómo se genera el número de factura? ¿Puedo personalizarlo?

Los números de factura en tu sistema normalmente siguen un formato de generación automática predefinido basado en la configuración de facturación de tu organización.

Por ejemplo:
DC/2025-26/0117

¿Puedes personalizar el número de factura?
Sí, pero con algunas condiciones:

  1. La factura debe estar en estado “Creada”

    • No puedes editar el número si está en estado “Lista”.
    • Cambia el estado de nuevo a “Creada” desde la página Editar factura.

  2. Edita el campo Número de factura

    • Una vez en estado Creada, el campo Número de factura se vuelve editable.
    • Ahora puedes introducir un número personalizado (p. ej., CORP/2025/CLIENT-TCS/001).

  3. Guarda los cambios

    • Después de actualizar el número de factura, haz clic en Guardar para aplicar.

⚠️ Notas:

  • Asegúrate de que el nuevo número de factura sea único. Los duplicados arrojarán un error.
  • Algunos sistemas restringen esta función solo a usuarios administradores.

P24. ¿Es obligatorio el “Código postal” para guardar una factura?

No, el campo “Código postal” es opcional.
Puedes guardar o generar una factura correctamente incluso si el código postal se deja en blanco.

P25. ¿Cuáles son los campos obligatorios para crear una factura?

Campos obligatorios para crear una factura
Al crear una factura (desde el módulo de reservas o de facturas), los siguientes campos son requeridos:

  1. Cliente

    • Debe seleccionarse un cliente válido.
    • El cliente debe estar activo y ser elegible para la facturación.

  2. Viaje(s)

    • Debe seleccionarse al menos un viaje completado.
    • El estado del viaje debe ser “Completado” para la creación de la factura.

  3. Fecha de la factura

    • La fecha en que se genera la factura.
    • Por defecto la fecha actual, pero se puede modificar si es necesario.

  4. Detalles de tarifa / importe

    • La tarifa base, las asignaciones, los cargos del conductor, los peajes, etc. deben rellenarse a partir del/de los viaje(s).
    • En caso de una factura manual, puedes añadir cargos haciendo clic en Añadir elementos.
    • El importe total de la factura debe ser distinto de cero.

  5. Guardar

    • Haz clic en el botón Guardar en la parte inferior para guardar la factura.

P26. ¿Cómo se selecciona la “Empresa que presta el servicio”? ¿Se puede cambiar?

¿Cómo se selecciona?

  • El sistema selecciona automáticamente la “Empresa que presta el servicio” según la empresa que presta servicios al cliente.

¿Se puede cambiar?

  • Sí, pero solo si la factura está en estado Creada (no “Lista”).
  • Puedes cambiarla desde la página “Editar factura” usando el menú desplegable Empresa que presta el servicio.
  • Este menú desplegable suele estar cerca de la parte superior del formulario de la factura.
  • Una vez cambiada, todos los cálculos de impuestos y formatos también pueden actualizarse según la configuración de la empresa seleccionada.

⚠️ Notas:

  • Una vez que el estado de la factura cambia a “Lista”, la Empresa que presta el servicio queda bloqueada.
  • Cambiar la empresa que presta el servicio puede afectar a:
    • La serie de números de factura (si se usa una serie por empresa)
    • Los datos de la cuenta bancaria en la factura impresa

P26. ¿Cuál es la diferencia entre “Empresa que presta el servicio” y “Nombre completo”?

Empresa que presta el servicio

  • Definición: Es la entidad de vendedor/empresa registrada en tu sistema que presta el servicio (vehículo, conductor, etc.) para el viaje.
  • Origen: Se obtiene de la base de datos “Mis empresas”.
  • Propósito:
    • Determina los datos de registro de GST, la marca de la factura y la fiscalidad.
    • Se usa en informes de backend, conciliación y cumplimiento.

👤 Nombre completo

  • Definición: Es el nombre de visualización o de contacto de la persona o representante del vendedor asociado a la factura.
  • Editable: Sí, se puede cambiar por factura.
  • Propósito:
    • Se usa para personalización o para identificar a la persona de contacto.
    • Aparece en la factura impresa como el nombre del vendedor (opcional).

P27. ¿Puedo tener varios números de GST (ID fiscales) para diferentes sucursales?

Sí, puedes tener varios números de GST (ID fiscales) para diferentes sucursales, y es recomendable si tu negocio opera en varios estados.

Cómo funciona en nuestro sistema de facturas:

  • Cada “Empresa que presta el servicio” (es decir, entidad de vendedor) se puede configurar con varias sucursales.
  • Cada sucursal puede tener:
    • Su propio número de GST
    • Su propia dirección, estado, datos de contacto
    • Al crear la factura, el número de GST correcto se selecciona automáticamente según la sucursal/el estado.

P28. ¿Puedo establecer una fecha de factura futura?

Sí, puedes establecer una fecha de factura futura en el sistema.

📅 Cómo establecer una fecha futura:

  1. Abre la página Editar factura.
  2. Localiza el campo Fecha de la factura (sección inferior bajo la información del vendedor).
  3. Haz clic en el icono de calendario y selecciona cualquier fecha futura.
  4. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

P29. ¿Qué hace el botón “Cancelar” — existe sin guardar?

El botón “Cancelar” se usa para cancelar oficialmente una factura existente en el sistema.

Cómo funciona:

  • Cuando haces clic en Cancelar, aparece una ventana de confirmación.
  • Debes seleccionar:
    • Un motivo de cancelación (del menú desplegable)
    • Un comentario (explicación o nota)

Al hacer clic en Continuar, la factura se:

  • Marca como Cancelada
  • Bloquea para más ediciones o envío
  • Registra en el historial de auditoría para mayor transparencia

⚠️ Notas:

  • Las facturas canceladas no se eliminan, se almacenan para fines de registro.
  • No puedes cancelar una factura no guardada o incompleta.
  • Esto es diferente de la acción Eliminar, que quita por completo las facturas en borrador o no utilizadas.

P30. ¿Puedo ver un historial de cambios en el “Registro de auditoría”?

Sí, puedes.
Por supuesto. La función Registro de auditoría te permite rastrear todos los cambios clave realizados en una factura.

🧾 ¿Qué muestra el registro de auditoría?
Registra:

  • Quién hizo el cambio (nombre de usuario)
  • Qué se cambió (p. ej., estado, importe, impuesto, etc.)
  • Cuándo se hizo el cambio (fecha y hora)
  • Valores anteriores frente a actualizados (cuando corresponde)

📍 Cómo verlo:

  1. Abre cualquier factura (en estado Creada, Lista o Cancelada).
  2. Desplázate a la barra de herramientas inferior.
  3. Haz clic en el botón 🧾 Registro de auditoría.
  4. Aparece una ventana que lista todas las acciones históricas.

P31. ¿Puedo restringir quién puede editar frente a quién puede ver las facturas?

Sí, puedes restringir quién puede editar frente a quién puede ver las facturas ✅

🔐 ¿Cómo funciona la restricción de acceso a facturas?
El sistema usa control de acceso basado en roles, donde los permisos de usuario se definen según su rol o designación (p. ej., Administrador, Gerente financiero, Visor, etc.).

Pasos para asignar derechos de factura a un usuario:

  1. Ve a Administración → Lista de usuarios
  2. Haz clic en Editar junto al usuario que quieres modificar
  3. En el campo Rol:
    • Usa el icono de búsqueda para navegar a la página Gestión de roles
  4. En la página de roles:
    • Haz clic en Añadir rol
    • Marca los permisos apropiados (p. ej., bajo Factura, marca Añadir, Editar o Eliminar)
    • Guarda el rol
  5. Vuelve y asigna el rol recién creado al usuario

P32. ¿Cómo adjunto documentos adicionales (como hoja de viaje, datos de reserva)?

Actualmente, adjuntar documentos externos como hojas de viaje o datos de reserva a una factura no es compatible en el sistema.
Sin embargo, esta función está planificada para una actualización futura y estará disponible en breve.

P33. ¿Puedo editar los cargos de tarifa mediante edición?

Sí, puedes editar los cargos de tarifa siguiendo estos pasos:

  1. Cambia el estado de la factura:
    Si la factura está en modo “Lista”, se vuelve no editable. Primero, cambia el estado de la factura de nuevo a “Creada”.

  2. Haz clic en el icono Editar:
    Localiza el elemento de tarifa/viaje o cualquier cargo personalizado listado en la factura y haz clic en el ✏️ (icono de editar) junto a él.

  3. Actualiza el importe de la tarifa:
    Aparecerá una ventana modal o entrada en línea; ahora puedes cambiar los cargos de tarifa según sea necesario.

  4. Guarda los cambios:
    Después de editar, haz clic en “Guardar” para actualizar la factura.

P34. ¿Cómo puedo imprimir un resumen de viaje, hoja de viaje, hoja de servicio y hoja de factura?

Para imprimir o descargar documentos como Resumen de viaje, Hoja de viaje, Hoja de servicio y Hoja de factura, sigue estos pasos desde la página de la lista de facturas (como se muestra en tu captura de pantalla):

Pasos:

  1. Ve al módulo Factura → Lista de facturas
  2. Localiza la factura que quieres imprimir/descargar.
  3. Haz clic en los 3 puntos (⋯) bajo la columna “Acción” de esa fila.
  4. Verás las siguientes opciones en el menú desplegable:
    • 🖨️ Imprimir factura
    • 📤 Enviar factura
    • 🖨️ Imprimir hoja de servicio
    • 🖨️ Imprimir resumen de viaje
    • 🖨️ Imprimir portada
    • 📥 Descargar hoja de viaje
    • 📥 Descargar portada
    • 📥 Descargar hoja de factura

Usa las opciones “Imprimir” para previsualizar e imprimir directamente.
Usa las opciones “Descargar” para guardar copias en PDF localmente.

P35. No quiero ver ciertas columnas en la página de la lista. ¿Cómo puedo ocultarlas?

Para ocultar o reorganizar columnas en la página de la lista de facturas:

  1. Haz clic en el icono de engranaje ubicado en la esquina inferior derecha de la página de la lista de facturas.
  2. Aparecerá una ventana emergente “Seleccionar columnas”.
  3. En esta ventana:
    • Usa arrastrar y soltar para mover campos entre Campos visibles y Campos ocultos.
    • También puedes reordenar los campos visibles arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo.
  4. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

P36. ¿Cómo eliminar facturas de forma masiva?

  1. Ve a la página “Lista de facturas”
    Navega a la página donde se listan todas las facturas registradas.

  2. Selecciona facturas
    Usa las casillas en el lado izquierdo de cada fila de factura para seleccionar varias facturas.
    Verás el recuento de registros seleccionados en la parte inferior (p. ej., “8 registros seleccionados”).

  3. Haz clic en el menú de tres puntos (⋯)
    Ubicado en la esquina superior derecha sobre la tabla de facturas.

  4. Haz clic en “Eliminación masiva”
    En el menú desplegable, haz clic en “Eliminación masiva” para iniciar la eliminación.

  5. Confirma la eliminación
    Puede aparecer una ventana de confirmación.
    Haz clic en Sí/Eliminar para continuar y quitar las facturas seleccionadas.

P37. ¿Cómo imprimir facturas de forma masiva?

Para imprimir facturas de forma masiva, sigue estos pasos:

  1. Ve a la página “Lista de facturas”
    Navega a la página donde se listan todas tus facturas.

  2. Selecciona varias facturas
    Usa las casillas en el lado izquierdo de cada fila para seleccionar las facturas que quieres imprimir.

  3. Haz clic en el menú de tres puntos (⋮)
    Ubicado en la esquina superior derecha de la página.

  4. Elige “Imprimir en masa”
    En el menú desplegable, haz clic en “Imprimir en masa” para abrir el modal de opciones de impresión.

  5. En la ventana emergente:

    • Selecciona el tipo de factura
    • Elige el orden (opcional)
    • Habilita/deshabilita detalles como recogida, destino, adjuntos, dirección completa, etc. (opcional)

  6. Haz clic en “Imprimir”
    Una vez establecidas tus preferencias, haz clic en el botón verde “Imprimir” en la parte inferior para generar las facturas en masa.

P38. ¿Cómo crear una nota de crédito para una factura?

Para crear una nota de crédito para una factura, sigue estos pasos:

Pasos para crear una nota de crédito:

  1. Ve a la página “Lista de facturas”
    Navega a la página donde se listan todas las facturas.

  2. Haz clic en la factura a la que quieres acreditar
    Esto abre la vista de edición de la factura.

  3. Haz clic en el botón “Crear nota de crédito”
    En la parte inferior de la ventana de la factura, localiza y haz clic en el botón 🧾 Crear nota de crédito (el botón más a la izquierda).

  4. Completa el formulario de nota de crédito en la ventana abierta

    • Introduce la fecha
      Por defecto hoy; puedes ponerle una fecha anterior si es necesario.
    • Verifica la empresa y el número de nota de crédito
      Estos deben rellenarse automáticamente. Puedes editar el número de nota de crédito si es necesario.
    • Selecciona la moneda
      Normalmente INR; se puede cambiar si está habilitada la multimoneda.
    • Añade partidas:
      • Tipo de cargo: p. ej., Tarifa base, Tarifa por distancia, etc.
      • Coste unitario: p. ej., 2000
      • N.º de unidades: p. ej., 1
      • ➕ Añade más elementos si es necesario.
      • (Opcional): Haz clic en + Grupo para agrupar los conceptos de cargo.
      • (Opcional): Haz clic en + Descuento para aplicar descuentos.

  5. Elige el % de impuesto (GST u otro impuesto aplicable al reembolso).

  6. Revisa el resumen

    • Subtotal
    • Deducción total
    • Impuestos totales
    • Total general

  7. Haz clic en “Guardar” ✅

Una vez guardada:

  • La nota de crédito queda vinculada a la factura.
  • Es visible en el módulo Nota de crédito.
  • Puedes descargarla o imprimirla desde el módulo Nota de crédito.

P39. ¿Cómo puedo descargar los informes de facturas?

  1. Ve a la página de la lista de facturas
    Navega a la página donde se muestran todas las facturas.

  2. Aplica filtros
    Usa los filtros de la parte superior para acotar los datos de las facturas:

    • 📅 Rango de fechas: Selecciona un rango usando el selector de fechas.
    • 👤 Filtro de cliente (opcional): Busca facturas por nombre del cliente para descargas masivas enfocadas.

  3. Haz clic en el menú de tres puntos (⋮)
    Ubicado en la esquina superior derecha del panel de la lista de facturas.

  4. Elige tu formato de descarga
    Selecciona entre las opciones disponibles según tus necesidades de informe:

    • 📥 Descargar → Descarga las facturas de forma masiva (PDF o formato compatible con el sistema).
    • 📄 Descargar portada PDF → Descarga un informe de resumen de las facturas seleccionadas en formato PDF.
    • 📊 Descargar portada Excel → Exporta un resumen estructurado de facturas en formato Excel para análisis o informes.

P40. ¿Cómo puedo descargar la portada de todas las facturas de un cliente concreto?

Para descargar la portada de facturas de un cliente concreto, sigue estos pasos:

Descargar la portada de facturas de un cliente específico

  1. Ve a la página de la lista de facturas
    Navega a la sección donde se muestran todas las facturas.

  2. Filtra por cliente
    Usa el filtro de cliente en la parte superior de la lista.

    • Selecciona el nombre del cliente para el que quieres generar la portada.
    • También puedes aplicar un filtro de rango de fechas si es necesario.

  3. Selecciona todas las facturas

    • Usa la casilla en la parte superior izquierda para seleccionar todas las facturas filtradas.
    • Alternativamente, selecciona manualmente facturas específicas de ese cliente.

  4. Abre el menú de tres puntos (⋮)
    Ubicado en la esquina superior derecha del panel de facturas.

  5. Elige el formato de portada
    Elige una de las siguientes según tu necesidad:

    • 📄 Descargar portada PDF – Descarga un resumen en PDF de las facturas seleccionadas.
    • 📊 Descargar portada Excel – Exporta un archivo Excel que resume todos los datos de las facturas.

Nota: Solo se incluirán en la portada las facturas visibles/seleccionadas según los filtros (como cliente y fecha).

P41. ¿Cómo puedo descargar el Excel de todas las facturas de un cliente concreto?

Para descargar un informe Excel de todas las facturas de un cliente concreto, sigue estos pasos:

Paso 1: Ve a la página de la lista de facturas

  • Navega a la sección donde se listan todas las facturas.

Paso 2: Aplica el filtro de cliente

  • Usa el filtro de cliente en la parte superior (búsqueda o menú desplegable).
  • Selecciona el cliente específico cuyas facturas quieres.
    (Opcional) Usa el filtro de fecha para acotar el rango.

Paso 3: Selecciona las facturas

  • Una vez filtrada la lista, usa la casilla en la parte superior izquierda para seleccionar todas las facturas visibles.
  • Alternativamente, selecciona manualmente las facturas deseadas del cliente.

Paso 4: Haz clic en el menú de tres puntos (⋮)

  • Ubicado en la esquina superior derecha del panel de la lista de facturas.

Paso 5: Descarga la portada en formato Excel

  • Elige 📊 “Descargar portada Excel”.
  • Esto exportará una hoja Excel que resume todas las facturas seleccionadas.

P42. ¿Para qué sirve la función personalizar en la factura?

Así puedes añadir campos personalizados adicionales a la página Crear factura usando la opción Personalizar:

Guía paso a paso

Paso 1: Ve a la página de la lista de facturas

  • Navega a la pantalla principal de listado de facturas donde se muestran todas las facturas.

Paso 2: Haz clic en los tres puntos (⋮) en la esquina superior derecha

  • Este menú ofrece varias opciones de configuración y exportación.

Paso 3: Selecciona Personalizar del menú desplegable

  • Se abrirá un modal titulado “Campos adicionales” (como se muestra en tu captura de pantalla).

Paso 4: Añade campo(s)

  • Haz clic en ➕ Añadir campo
  • Elige:
    • Tipo de campo (p. ej., Texto corto, Menú desplegable, Fecha, etc.)
    • Etiqueta (nombre de visualización del campo)
    • Marcador de posición (texto de orientación opcional dentro de la entrada)

Paso 5: (Opcional) Usa grupos

  • Haz clic en ➕ Añadir grupo si quieres organizar los campos en secciones lógicas.

Paso 6: Guarda y cierra

  • Una vez añadidos los campos, aparecerán en el formulario Crear factura o Editar factura.

P44. ¿Cómo se genera el número de factura (p. ej., DC/2025-26/0117)?

El formato del número de factura como DC/2025-26/0117 se genera automáticamente según un esquema de numeración predefinido configurado en el sistema.
Puedes gestionar o personalizar este formato usando el módulo Configuración de factura.

P45. ¿Puedo exportar las facturas filtradas a Excel/PDF?

Sí, puedes exportar las facturas filtradas a Excel o PDF.

🧭 Pasos para exportar las facturas filtradas

  1. Ve a la página de la lista de facturas
    Navega a la página donde se listan todas tus facturas.

  2. Aplica filtros
    Usa el selector de rango de fechas en la parte superior.
    Opcionalmente, filtra por:

    • Nombre del cliente
    • Empresa que presta el servicio
    • Estado (Creada, Pagada, Cancelada, etc.)
    • Estado de pago (Pagada, No pagada)

  3. Haz clic en el menú de 3 puntos (⋮)
    Ubicado en la esquina superior derecha del panel de la lista de facturas.

  4. Elige la opción de exportación

    • 🧾 Descargar portada PDF – Exporta un informe de resumen en formato PDF.
    • 📊 Descargar portada Excel – Exporta todas las facturas filtradas a una hoja Excel.
    • 📥 Descargar – Exporta PDF de facturas en masa (uno por factura).

📝 Notas

  • La exportación incluirá solo aquellas facturas que coincidan con tus filtros aplicados.
  • Asegúrate de que las casillas correctas estén seleccionadas (si exportas solo registros específicos).

P46. ¿Qué significa el estado (Creada) — es editable?

“Creada” es el estado inicial asignado a una factura después de generarse pero antes de finalizarse.

  • La factura está redactada pero aún no bloqueada.
  • Todavía puedes editar los detalles de la factura en este estado.

Permite cambios en:

  • Datos del cliente
  • Cargos de tarifa
  • Componentes de impuesto/GST
  • Número de factura
  • Notas adicionales, etc.

P47. ¿Qué significa el estado de pago (No pagada) — podemos marcarla como Pagada manualmente?

Esto significa que la factura se ha generado, pero no se ha registrado ningún pago contra ella en el sistema.

  • Es el estado predeterminado para todas las facturas recién creadas.

Sí, puedes actualizar manualmente el estado de pago a Pagada:

  1. Ve al módulo Factura
    Navega a la lista de facturas.

  2. Localiza la factura
    Usa la búsqueda o los filtros (N.º de factura, cliente, etc.).

  3. Haz clic en el icono de editar (✏️)
    Abre la factura en modo editable.

Nota: La factura debe estar en estado “Creada”.

  1. Encuentra el campo “Estado de pago”
    Está debajo del campo de estado.

  2. Cambia el estado a “Pagada”
    Selecciona “Pagada” de las opciones del menú desplegable.

  3. Guarda la factura
    Haz clic en Guardar para confirmar el cambio de estado.