فاتورة المورّد
س1. ما هي “فاتورة المورّد”؟
فاتورة المورّد هي مستند يُستلَم من مورّد أو مقدّم خدمة يوضّح رسوم السلع أو الخدمات المقدّمة. وفي سياق وحدة فواتير المورّدين، تُعدّ سجلًا رسميًا لنفقات الأعمال مثل استئجار المركبات أو خدمات السائقين أو غيرها من التكاليف التشغيلية.
س2. كيف تساعد وحدة الفواتير هذه عملي؟
تساعد فواتير المورّدين الشركات على:
- تتبّع النفقات وإدارتها بدقة
- ضمان سداد المدفوعات للمورّدين في الوقت المناسب
- الاحتفاظ بسجلات مالية لإعداد التقارير ووضع الميزانيات
- ربط النفقات بالرحلات أو الخدمات ذات الصلة
س3. كيف أنشئ فاتورة جديدة؟
لإنشاء فاتورة جديدة، انتقل إلى قسم الفواتير من القائمة الرئيسية وانقر على زر الإضافة.
سيُفتح نموذج يمكنك من خلاله ملء الحقول المطلوبة مثل:
- رقم الفاتورة
- اختيار المورّد
- الشركة المقدّمة للخدمة
- تحديد تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق
- يمكنك إضافة ملاحظات عند الحاجة
- تحديد حالة الفاتورة
يمكنك إضافة عناصر الفاتورة يدويًا أو ربط الرحلات بالفاتورة بالنقر على زر إضافة عنصر.
بمجرد الانتهاء، انقر على حفظ لتخزينها.
س4. ما هو رقم الفاتورة؟
رقم الفاتورة هو معرّف فريد يُخصَّص لكل فاتورة.
يمكنك إدخال رقم الفاتورة يدويًا عند إنشاء فاتورة جديدة، عادةً باستخدام الرقم الذي يقدّمه المورّد (من فاتورته).
س5. هل يمكنني تعديل فاتورة بعد حفظها؟
نعم، يمكنك تعديل فاتورة محفوظة بالنقر على أيقونة القلم/التعديل ضمن عمود الإجراء لتلك الفاتورة.
س6. كيف يمكنني ربط رحلة بفاتورة؟
لربط رحلة بفاتورة:
- افتح فاتورة أو أنشئها.
- انقر على زر ’+ إضافة رحلة’.
- ستظهر قائمة بالرحلات المرتبطة بالمورّد المحدد.
- اختر الرحلة (الرحلات) المعنية وانقر على ‘تعيين المحدد’ لربطها بالفاتورة.
- أخيرًا، انقر على حفظ.
س7. ماذا تعني حالة “مفتوحة” في الفاتورة؟
تعني حالة “مفتوحة” أن الفاتورة قد أُنشئت ولكن لم يُسدَّد أي مبلغ مقابلها بعد.
س8. هل توجد طريقة لإضافة خدمات متعددة ضمن فاتورة واحدة؟
نعم! أثناء إنشاء فاتورة أو تعديلها، استخدم زر ’+ إضافة عنصر’ لتضمين خدمات متعددة أو إضافة إدخالات تكلفة يدويًا.
يمكن أن يتضمّن كل عنصر عنوانًا وملاحظات العنصر وتكلفة الوحدة والكمية والضرائب المطبّقة. وسيحسب النظام الإجمالي تلقائيًا.
س9. هل يمكنني تعديل فاتورة بعد حفظها؟
نعم، يمكنك تعديل فاتورة محفوظة بالنقر على أيقونة القلم/التعديل ضمن عمود الإجراء في صفحة الفواتير.
يتيح لك ذلك تحديث حقول مثل التواريخ أو الحالة أو العناصر أو الرحلات المرتبطة.
س10. هل يمكنني إرفاق مستندات مثل الإيصالات أو ملفات PDF بفاتورة؟
نعم، يمكنك رفع الملفات (مثل ملفات PDF أو الصور). يمكنك أيضًا إضافة معلومات مهمة في قسم الملاحظات أو الإشارة إلى أرقام المستندات هناك.
س11. كيف يمكنني تتبّع الفواتير المتأخرة؟
يمكنك بسهولة تتبّع الفواتير المتأخرة عن طريق فرز القائمة أو تصفيتها حسب تاريخ الاستحقاق والحالة.
س12. ما الفرق بين المورّد والشركة المقدّمة للخدمة في الفاتورة؟
المورّد هو البائع الذي أصدر الفاتورة، والشركة المقدّمة للخدمة هي فرع شركتك الداخلي أو القسم المسؤول عن تلك المعاملة.
يساعد هذا في تتبّع المكان الذي تُتكبَّد فيه التكلفة ومَن هو البائع.