إشعار دائن
س1. كيف أفتح وحدة الإشعار الدائن؟
الخطوات:
- من القائمة الرئيسية، انتقل إلى المالية.
- انقر فوق الإشعار الدائن.
- تُفتح قائمة/جدول الإشعارات الدائنة، موضّحةً أعمدة مثل العميل، شركة العميل، رقم الإشعار الدائن، رقم الفاتورة (الفواتير)، الفواتير المسوّاة، المبلغ، والحالة.
س2. فيمَ يُستخدم الإشعار الدائن؟
الإشعار الدائن مستند رسمي يُصدر لتقليل المبلغ المستحق من العميل. يُستخدم لـ:
- تعديل الفوترة الزائدة
- معالجة المبالغ المستردة أو الإلغاءات
- تصحيح أخطاء الفوترة
يمكن ربطه بفاتورة واحدة أو أكثر لتقليل المبلغ المستحق.
س3. كيف أنشئ إشعارًا دائنًا جديدًا؟
الخطوات:
- انتقل إلى المالية ← الإشعار الدائن.
- انقر فوق زر ”+” إضافة في أعلى اليمين.
- في نموذج إضافة إشعار دائن:
- حدّد التاريخ (أيقونة التقويم)
- اختر الشركة (شركتك المُصدِرة)
- أدخل رقم الإشعار الدائن (استخدم قاعدة الترقيم الخاصة بك)
- حدّد العملة (مثل INR)
- حدّد العميل (الدافع/العميل)
- أضف نوع الرسوم (مثل الأجرة الأساسية، أجرة المسافة)
- راجع الإجماليات: المجموع الفرعي، إجمالي الخصم، المبلغ الخاضع للضريبة، الضريبة، والإجمالي
- انقر فوق حفظ.
س4. ما الحقول الإلزامية؟
الحقول الإلزامية لإنشاء إشعار دائن هي:
- التاريخ
- الشركة
- رقم الإشعار الدائن
- العملة
- العميل
- نوع الرسوم
- تكلفة الوحدة
- عدد الوحدات (يلزم بند واحد على الأقل)
بدون بند صالح، لا يمكن حفظ الإشعار.
س5. كيف أضيف بندًا (الرسوم التي تُقيَّد دائنًا)؟
الخطوات:
- في نوع الرسوم، حدّد أو اكتب العنصر (مثل أجرة المسافة).
- أدخل تكلفة الوحدة (السعر لكل وحدة).
- أدخل عدد الوحدات.
- يُحسب المبلغ تلقائيًا (تكلفة الوحدة × الوحدات).
- لإضافة المزيد من البنود، انقر فوق أيقونة ”+” في عمود الإجراء وكرّر العملية.
س6. كيف أستخدم المجموعة لتنظيم البنود؟
الخطوات:
- انقر فوق + مجموعة (أعلى يمين منطقة العناصر).
- تظهر كتلة مجموعة جديدة. أضف بنودًا داخل هذه المجموعة (مفيد لفصل الخدمات/الضرائب حسب القسم).
- تجمع المجموعات مجاميعها الفرعية الخاصة وتسهم في الإجماليات العامة.
س7. كيف يمكن تطبيق خصم في الإشعار الدائن؟
الخطوات:
- انقر فوق زر + خصم (اللوحة اليمنى).
- اختر النوع (مبلغ ثابت أو نسبة مئوية) وأدخل القيمة.
- يُضمَّن الخصم في إجمالي الخصم ويقلّل المبلغ الخاضع للضريبة وفقًا لذلك.
س8. كيف أضيف الضريبة؟
الخطوات:
- في صف الضريبة (اللوحة اليمنى)، افتح القائمة المنسدلة للنسب (مثل 0%، 5%، 18%).
- عند الحاجة، انقر فوق أيقونة البحث للاختيار من نسب الضريبة المحدّدة مسبقًا.
- يحسب النظام إجمالي الضرائب على المبلغ الخاضع للضريبة ويحدّث الإجمالي.
س9. كيف تُحسب الإجماليات؟
المعادلات:
- المجموع الفرعي = مجموع جميع مبالغ البنود
- إجمالي الخصم = الخصومات + الخصومات الأخرى
- المبلغ الخاضع للضريبة = المجموع الفرعي - إجمالي الخصم
- إجمالي الضرائب = المبلغ الخاضع للضريبة × نسبة (نسب) الضريبة المحددة
- الإجمالي = المبلغ الخاضع للضريبة + إجمالي الضرائب
س10. كيف أحفظ وأعود إلى القائمة؟
الخطوات:
- انقر فوق حفظ (أسفل اليمين).
- ستعود إلى قائمة المالية ← الإشعار الدائن.
- سيظهر الإشعار الدائن الجديد بالحالة الحالة = غير مسوّى حتى يُطبَّق على الفواتير.
س11. كيف أعدّل إشعارًا دائنًا قائمًا؟
الخطوات:
- افتح المالية ← الإشعار الدائن.
- اعثر على الصف (استخدم شريط البحث عند الحاجة).
- انقر فوق أيقونة التعديل (✏️) في عمود الإجراء.
- غيّر حقول الترويسة والبنود والضريبة/الخصم حسب الحاجة.
- انقر فوق حفظ.
س12. كيف أربط/أطبّق الإشعار الدائن على الفاتورة (الفواتير)؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن.
- مرّر إلى قسم الفواتير المطبّقة (الأسفل).
- انقر فوق ”+” لإضافة فاتورة.
- حدّد الفاتورة (الفواتير) المراد التطبيق عليها (والمبلغ إذا كان التطبيق الجزئي مسموحًا).
- انقر فوق حفظ.
س13. ماذا تعني الحالة = غير مسوّى؟
“غير مسوّى” يعني أن قيمة الإشعار الدائن لم تُطبَّق بالكامل على الفواتير.
بمجرد مطابقة المبلغ وموازنته، تتغيّر الحالة إلى مسوّى، أو يصبح المبلغ المستحق صفرًا.
س14. هل يمكنني طباعة الإشعار الدائن؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن.
- انقر فوق طباعة (شريط الإجراءات السفلي).
- يُفتح عرض قابل للطباعة/PDF بناءً على قالبك.
س15. كيف أُنشئ فاتورة إلكترونية لإشعار دائن (IRN/رقم الإقرار)؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن المحفوظ.
- انقر فوق إنشاء فاتورة إلكترونية (شريط الإجراءات السفلي).
- انتظر استجابة نجاح من بوابة الفوترة الإلكترونية.
- عند النجاح، يُملأ رقم IRN ورقم الإقرار في القائمة.
س16. أين أرى رقم IRN ورقم الإقرار لاحقًا؟
الخطوات:
- انتقل إلى قائمة المالية ← الإشعار الدائن.
- راجع عمودي رقم IRN ورقم الإقرار لكل صف.
- استخدم شريط البحث للتصفية حسب رقم الإشعار الدائن أو العميل عند الحاجة.
س17. كيف ألغي إشعارًا دائنًا، وكيف يختلف ذلك عن الحذف؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن.
- انقر فوق إلغاء (شريط الإجراءات السفلي) لتمييزه كملغى (يبقى للتدقيق).
- الحذف يزيل السجل بالكامل (إن كان مسموحًا)، استخدمه بحذر.
س18. كيف أحذف إشعارًا دائنًا؟
الخطوات:
- افتح المالية ← الإشعار الدائن.
- انقر فوق أيقونة الحذف (🗑️) في عمود الإجراء للصف.
- أكّد الحذف.
س19. كيف أنزّل/أصدّر القائمة؟
الخطوات:
- في قائمة الإشعارات الدائنة، انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮) (أعلى اليمين).
- اختر تنزيل.
- حدّد التنسيق (Excel/PDF).
- يُنزَّل الملف إلى جهازك.
س20. كيف أبحث عن الإشعارات الدائنة أو أصفّيها؟
الخطوات:
- استخدم شريط البحث (أعلى اليمين) لكتابة اسم العميل أو رقم الإشعار الدائن أو رقم الفاتورة.
- للتصفية حسب التاريخ، حدّد نطاق التاريخ.
- سيعرض الجدول الصفوف المطابقة.
س21. كيف أخصّص الأعمدة في القائمة؟
الخطوات:
- في أسفل اليمين بالقرب من ترقيم الصفحات، انقر فوق أيقونة الترس (⚙️).
- في الحقول المرئية / الحقول المخفية، انقل الأعمدة حسب الحاجة.
- انقر فوق حفظ — يتحدّث الجدول بتخطيطك.
س22. كيف أضيف تطبيقًا جزئيًا للإشعار الدائن على فاتورة (إن كان مسموحًا)؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن ← الفواتير المطبّقة ← ”+”.
- حدّد الفاتورة.
- أدخل المبلغ المراد تطبيقه (≤ الرصيد الدائن المتبقي).
- انقر فوق حفظ.
س23. هل يمكنني تجميع البنود مع الاستمرار في تطبيق نسبة ضريبة واحدة؟
نعم. يمكنك إنشاء مجموعة واحدة أو أكثر للتنظيم وتطبيق نسبة ضريبة واحدة على المبلغ الخاضع للضريبة الإجمالي. ستشمل الإجماليات جميع المجموعات.
س24. كيف أرى من أنشأ إشعارًا دائنًا أو عدّله؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن.
- انقر فوق سجل التدقيق (الشريط السفلي).
- راجع الطوابع الزمنية وأسماء المستخدمين وتغييرات الحقول.
س25. كيف أتعامل مع إشعار دائن متعدد العملات؟
الخطوات:
- في إضافة/تعديل الإشعار الدائن، اضبط العملة على عملة فوترة العميل.
- أدخل البنود بشكل طبيعي — تُحسب الضرائب والإجماليات بتلك العملة.
- لتقارير التحويل، راجع التقارير المالية.
س26. ماذا يحدث للمبلغ المستحق؟
يعرض المبلغ المستحق المبلغ المتبقي في الإشعار الدائن بعد تطبيقه على الفواتير.
- إذا كان المبلغ المستحق = 0 ← مسوّى بالكامل.
- إذا كان المبلغ المستحق > 0 ← مسوّى جزئيًا أو غير مستخدم.
س27. ما الاستخدام الأساسي لهذه الوحدة؟
تساعدك وحدة الإشعار الدائن على:
- تسجيل تعديلات الائتمان مقابل العملاء
- تتبّع مبالغ الائتمان غير المسوّاة مقابل المسوّاة
- ربط الإشعارات الدائنة بالفواتير لتقليل المستحقات
- إنشاء فواتير إلكترونية متوافقة (إذا كان مفعّلًا)
س28. هل يمكن إصدار عدة إشعارات دائنة للعميل نفسه؟
نعم. يمكنك إنشاء عدة إشعارات دائنة لعميل واحد، لكل منها رقم إشعار دائن ومبلغ وفواتير مطبّقة خاصة به.
س29. ما الحقول المعروضة لكل إشعار دائن؟
تعرض قائمة الإشعارات الدائنة:
- العميل
- شركة العميل
- رقم الإشعار الدائن
- رقم الفاتورة (الفواتير)
- الفواتير المسوّاة
- التاريخ
- المبلغ
- الحالة (مسوّى/غير مسوّى)
- المبلغ المستحق
- رقم IRN
- رقم الإقرار
س30. هل من الإلزامي ربط الإشعار الدائن بفاتورة؟
لا. يمكنك حفظ إشعار دائن دون ربطه، لكنه يبقى غير مسوّى حتى يُطبَّق على فاتورة واحدة أو أكثر.
س31. لماذا حقل “رقم IRN”؟
يُخصَّص IRN (الرقم المرجعي للفاتورة) عند إنشاء فاتورة إلكترونية. يضمن الأصالة والامتثال لضريبة GST.
س32. هل يمكن تسوية الإشعارات الدائنة جزئيًا؟
نعم. يمكنك تطبيق جزء من قيمة إشعار دائن على فاتورة واحدة والاحتفاظ بالرصيد لأخرى.
س33. لماذا حقل ‘المبلغ المستحق’؟
يعرض المبلغ المستحق الرصيد المتبقي في إشعار دائن بعد تطبيقه على الفواتير.
- إذا كان المبلغ المستحق = 0 ← مسوّى بالكامل.
- إذا كان المبلغ المستحق > 0 ← مسوّى جزئيًا أو غير مستخدم.
س34. هل يمكنني تصدير جميع الإشعارات الدائنة في Excel؟
الخطوات:
- في قائمة الإشعارات الدائنة، انقر فوق قائمة النقاط الثلاث (⋮).
- اختر تنزيل ← Excel.
- سيُنزَّل الملف.
س35. هل يوجد سجل تدقيق لتغييرات الإشعار الدائن؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن.
- انقر فوق سجل التدقيق (الشريط السفلي).
- اطّلع على من أنشأه/عدّله ومتى.
س36. كيف يمكنني تصفية الإشعارات الدائنة حسب الحالة؟
الخطوات:
- في صفحة القائمة، افتح المرشّحات.
- حدّد حالة (تم الإنشاء/معتمد/مدفوع/مرفوض/غير مسوّى).
- يتحدّث الجدول لعرض الإشعارات المطابقة.
س37. ما ميزة التخصيص في صفحة الجدول ضمن النقاط الثلاث؟
تتيح لك إظهار/إخفاء الأعمدة في قائمة الإشعارات الدائنة — مفيدة لتخصيص عرضك (مثل إخفاء رقم IRN إذا لم يكن مطلوبًا).
س38. ما الإجراءات التي يمكنني اتخاذها من أيقونة الترس (⚙️) أو قائمة النقاط الثلاث (⋮)؟
- ⚙️ أيقونة الترس ← إعادة ترتيب أو تبديل الأعمدة المرئية في الجدول.
- ⋮ النقاط الثلاث ← التنزيل/التصدير، الإجراءات المجمّعة (إن كانت مفعّلة)، أو تخصيص الجدول.
س39. كيف يمكنني طباعة الإشعار الدائن؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن.
- انقر فوق طباعة (شريط الإجراءات السفلي).
- يُفتح ملف PDF ملائم للطباعة.
س40. كيف أربط إشعارًا دائنًا بفاتورة عميل؟
الخطوات:
- عدّل الإشعار الدائن.
- مرّر إلى الفواتير المطبّقة.
- انقر فوق ”+” لإضافة فاتورة.
- حدّد الفاتورة (الفواتير) المراد تطبيقها وانقر فوق حفظ.