תשלום שבוצע

ש1 — מהו מודול התשלום שבוצע ומי משתמש בו?

  • מודול התשלום שבוצע מתעד תשלומים שהחברה שלכם הנפיקה (לספקים, לקבלנים וכו’).
  • צוותי הכספים משתמשים בו כדי לרשום, לעקוב ולהתאים תשלומים יוצאים.
  • צוות התפעול או הניהול עשוי להשתמש בו כדי לצרף נסיעות/חשבונות או להוסיף שורות הוצאה הקשורות לאותם תשלומים.
  • השתמשו בו כדי לייצא רשימות תשלומים, להעלות תשלומים בכמות גדולה או לנהל רשומות בכמות גדולה דרך תפריט שלוש הנקודות.

ש2 — היכן אני פותח את מסך התשלום שבוצע?

שלבים:

  1. מהתפריט הראשי, פתחו כספים.
  2. לחצו על תשלום שבוצע (הפריט עם סמל תשלום תחת כספים).
  3. הטבלה/רשימה של תשלום שבוצע תיפתח ותציג שורות תשלום (תאריך, שולם ל-, סטטוס, ספק, סך הכול, סכום ששולם, מס’ אסמכתה, פעולה).

ש3 — אילו עמודות מוצגות ברשימת התשלום שבוצע?

שלבים:

  • תאריך — מתי התשלום בוצע/נרשם.
  • שולם ל- — סוג המקבל (למשל שולם לקבלן).
  • סטטוס — מצב התשלום הנוכחי (למשל בוצע, ממתין).
  • ספק — שם הספק.
  • חברה — חברה קשורה (אם יש).
  • סך הכול — הערך/המטבע הכולל של התשלום.
  • סכום ששולם — כמה שולם בפועל.
  • מס’ אסמכתה — מספר האסמכתה של התשלום.
  • פעולה — סמלים לעריכה (עיפרון) או מחיקה (פח אשפה).

ש4 — כיצד אני מוסיף תשלום חדש (שלב אחר שלב)?

שלבים:

  1. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).

  2. לחצו על הכפתור + (הוספה) בפינה הימנית העליונה של הרשימה.

  3. בטופס הוספת תשלום שבוצע, מלאו את השדות הנדרשים הבאים:

    • ספק: פתחו את התפריט הנפתח של הספקים ובחרו את הספק.
    • חשבון: בחרו את החשבון מהתפריט הנפתח (החשבון שממנו הגיע התשלום).
    • מספר אסמכתה: הזינו את מספר הבנק/הקבלה/האסמכתה שלכם.
    • תאריך תשלום: בחרו את תאריך התשלום מהלוח.
    • סך הכול: בחרו מטבע והזינו את הסכום הכולל.
    • שולם ל-: בחרו למי שולם (למשל שולם לקבלן).
    • סטטוס תשלום: בחרו את הסטטוס (למשל ממתין / בוצע).
    • TDS: הזינו ערך TDS אם רלוונטי.
    • סכום ששולם: הזינו את הסכום ששולם בפועל.

  4. (אופציונלי) הוספת הוצאות:

  • לחצו על + הוצאה ← בחרו ספק (או טקסט חופשי) והזינו סכום ששולם עבור שורת ההוצאה.
  • חזרו כדי להוסיף מספר הוצאות.
  • “סך הכול ששולם” בתחתית יתעדכן.
  1. (אופציונלי) קישור חשבונות/נסיעות:
  • במקטע חשבונות/נסיעות לחצו על + נסיעה או + חשבון.
  • בחרו את הנסיעה או החשבון הקשורים והזינו את הסכום ששולם עבור כל שורה.
  1. בדקו את הסכומים וודאו שסך הכול וסכום(ההוצאות + החשבונות/הנסיעות) תואמים לערכים הצפויים.
  2. לחצו על שמירה (בפינה הימנית התחתונה).
  3. התשלום החדש יופיע ברשת.

ש5 — אילו שדות הם חובה ביצירת תשלום?

שלבים:

  • חובה (מוצגים עם כוכבית בטופס): ספק, חשבון, מספר אסמכתה, תאריך תשלום, סך הכול, שולם ל-, סטטוס תשלום, סכום ששולם.
  • מלאו שדות אלו תחילה — הטופס לא יישמר אם שדה חובה כלשהו ריק.

ש6 — כיצד אני מוסיף שורת הוצאה לתשלום שמור?

  1. פתחו שורת תשלום קיימת בלחיצה על סמל העריכה (עיפרון) בעמודת הפעולה.
  2. גללו אל הוצאות.
  3. לחצו על + הוצאה מימין לכותרת הוצאות.
  4. בשורה החדשה, בחרו את ספק ההוצאה (או הזינו תיאור) והקלידו את הסכום ששולם.
  5. חזרו אם אתם צריכים מספר שורות הוצאה.
  6. בדקו את סיכום הסכום הכולל ששולם מתחת לטבלה.
  7. לחצו על שמירה כדי לעדכן את התשלום.

ש7 — כיצד אני מקשר נסיעות או חשבונות לתשלום?

  1. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).
  2. פתחו את התשלום במצב עריכה (לחצו על סמל העיפרון).
  3. במקטע חשבונות/נסיעות, לחצו על + נסיעה כדי לצרף נסיעות או + חשבון כדי לצרף חשבונות ספקים.
  4. מהחלון הקופץ/הרשימה בחרו את הנסיעה או החשבון שברצונכם לשלם.
  5. הזינו את הסכום ששולם עבור שורת הנסיעה/החשבון הזו.
  6. חזרו עבור מספר נסיעות/חשבונות לפי הצורך.
  7. ודאו שהסכום הכולל ששולם תואם לסכום התשלום ושמרו.

ש8 — כיצד אני עורך רשומת תשלום קיימת?

  1. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).
  2. ברשימת התשלום שבוצע, אתרו את שורת התשלום שברצונכם לשנות.
  3. לחצו על סמל העריכה (עיפרון) בעמודת הפעולה.
  4. עדכנו כל שדה בחלון העריכה (ספק, חשבון, סך הכול, תאריך תשלום, TDS, סכום ששולם, הוצאות, נסיעות/חשבונות מקושרים).
  5. אמתו את הסכומים והפריטים המקושרים.
  6. לחצו על שמירה כדי להחיל את השינויים.

ש9 — כיצד אני מוחק תשלום בודד?

שלבים:

  1. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).
  2. ברשימת התשלום שבוצע מצאו את התשלום להסרה.
  3. לחצו על סמל המחיקה (פח אשפה) בעמודת הפעולה עבור אותה שורה.
  4. אשרו את המחיקה בתיבת דו-השיח לאישור (אם מוצגת).
  5. שורת התשלום תוסר מהרשת.

ש10 — כיצד אני מוחק תשלומים בכמות גדולה?

שלבים:

  1. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).
  2. ברשימת התשלום שבוצע, סמנו את תיבות הסימון משמאל עבור כל תשלום שברצונכם להסיר.
  3. לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) בסמוך לפינה הימנית העליונה של הרשימה.
  4. בחרו מחיקה בכמות גדולה מהתפריט הנפתח.
  5. אשרו את המחיקה בכמות גדולה בהנחיה.
  6. התשלומים שנבחרו יימחקו.

ש11 — כיצד אני מייצא (מוריד) רשומות תשלום?

שלבים:

  1. כרגע ההורדה אינה נתמכת, אך האפשרות זמינה.
  2. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).
  3. בדף התשלום שבוצע לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) בפינה הימנית העליונה.
  4. בחרו הורדה.
  5. המערכת תכין ותוריד ייצוא (Excel/CSV) של התשלומים המוצגים כעת (תוך התחשבות בחיפוש/במסננים).
  6. פתחו את הקובץ המיוצא ב-Excel או ביישום המועדף עליכם.

ש12 — כיצד אני מעלה תשלומים?

  1. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).
  2. לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) ברשימת התשלום שבוצע.
  3. בחרו העלאה.
  4. בחרו את תבנית ההעלאה בכמות גדולה המוגדרת מראש (Excel/CSV) הנדרשת על ידי המערכת שלכם.
  5. מלאו את התבנית בשורות תשלום (עקבו אחר שמות העמודות של התבנית במדויק).
  6. העלו את הקובץ המלא.
  7. המערכת תאמת ותייבא את התשלומים או תספק קובץ שגיאות לתיקונים.

ש13 — מה עושה אפשרות ההתאמה האישית בתפריט שלוש הנקודות?

  1. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).
  2. לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) ← בחרו התאמה אישית.
  3. תיבת דו-שיח של נראות עמודות תופיע (או אפשרויות רשת).
  4. סמנו או בטלו סימון של עמודות שברצונכם להציג/להסתיר ברשת התשלומים (למשל הסתרת חברה, הצגת TDS).
  5. לחצו על החלה כדי לשמור את תצוגת הרשת (היא מתעדכנת מיד).

ש14 — כיצד אני מחפש או מסנן תשלום מסוים?

  1. פתחו תשלום שבוצע (כספים ← תשלום שבוצע).
  2. השתמשו בתיבת החיפוש בפינה הימנית העליונה של רשימת התשלום שבוצע.
  3. בחרו שם תשלום שבוצע / תשלום שבוצע / מספר אסמכתה / סטטוס.
  4. הזינו מילות מפתח (שם ספק, מס’ אסמכתה וכו’).
  5. הקישו Enter או לחצו על סמל החיפוש — הטבלה מתעדכנת ומציגה את השורות התואמות.

ש15 — מה משמעות סטטוס התשלום וכיצד אני משתמש בו?

  • סטטוס התשלום מציין אם התשלום ממתין, בוצע או מצב אחר שהוגדר על ידי המערכת שלכם.
  • בעת יצירת תשלום, בחרו את הסטטוס הנכון בתפריט הנפתח סטטוס תשלום.
  • כדי לסמן תשלום ממתין כהושלם: ערכו את התשלום והגדירו סטטוס תשלום ← בוצע, עדכנו את הסכום ששולם ואת תאריך התשלום לפי הצורך, ולאחר מכן שמרו.
  • השתמשו בסטטוס כדי לסנן את הרשימה (למשל להציג רק תשלומים ממתינים) לפני הייצוא.

ש16 — כיצד נרשם TDS בתשלום?

שלבים:

  1. בהוספה/עריכה של תשלום מצאו את שדה ה-TDS.
  2. הזינו את סכום (או קוד) ה-TDS החל על תשלום זה.
  3. ה-TDS נשמר עם רשומת התשלום ויופיע כשתערכו או תייצאו את התשלום.
  4. שמרו את התשלום כדי לשמר את פרטי ה-TDS.

ש17 — כיצד אני משנה את מטבע התשלום?

שלבים:

  1. בטופס ההוספה/העריכה חפשו את שדה סך הכול הכולל תפריט נפתח של מטבע (למשל INR).
  2. לחצו על התפריט הנפתח של המטבע ובחרו את המטבע הדרוש לכם.
  3. הזינו את סכום סך הכול המספרי לאחר בחירת המטבע הנכון.
  4. ודאו שהסכומים בהוצאות או בחשבונות/נסיעות תואמים למטבע, או המירו אותם כראוי לפני השמירה.

ש18 — כיצד המערכת מאמתת את הסכומים והערכים לפני השמירה?

שלבים:

  1. כאשר אתם מזינים את סך הכול ואת הסכום ששולם, הטופס משווה את הסכומים לסכום שורות ההוצאה והנסיעה/החשבון.
  2. אם הסכומים אינם תואמים או שחסר שדה חובה, המערכת תציג שגיאות אימות (או תמנע שמירה).
  3. תקנו את השדות המודגשים (סכומים נכונים, הוסיפו את הרשומות הנדרשות) ולחצו שוב על שמירה.

ש19 — כיצד אני מטפל בתשלום חלקי (תשלום פחות מהסך הכול)?

שלבים:

  1. בהוספה/עריכה של תשלום הגדירו את סך הכול כסך הכול של החשבונית.
  2. הזינו את הסכום ששולם כסכום החלקי שאתם משלמים כעת.
  3. הגדירו את סטטוס התשלום כממתין (אם ברצונכם לציין שתשלום נוסף עומד לפירעון) או סטטוס אחר שתהליך העבודה שלכם משתמש בו.

ש20 — כיצד אני מייצא רק תשלומים של ספק מסוים (דוגמה: כל התשלומים ל-“Roadway Logistics”)?

שלבים:

  1. בתיבת החיפוש הזינו את שם הספק (למשל “Roadway Logistics”).
  2. הקישו Enter — הרשת תציג רק תשלומים לאותו ספק.
  3. לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) ובחרו הורדה כדי לייצא את הרשימה המסוננת.